Các đơn vị lại được chia nhỏ thành các bộ sưu tập. Ví dụ như trong Bộ sưu tập Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công lại được chia nhỏ thành các khóa đào tạo nhằm tạo thuận lợi trong việc quản lý tài liệu và thuận tiện khi tra cứu.
Hình 2.3: Các đơn vị con trong Bộ sưu tập Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công
- Biên mục tài liệu: Sau khi thiết lập xong các đơn vị và bộ sưu tập, CSDL cho từng tài liệu được nhập lên thông qua nhóm “Biên mục tài liệu” gồm account của các cán bộ thư viện. Việc biên mục này do cán bộ phòng Biên mục và cán bộ phòng Máy tính tra cứu thực hiện. Dữ liệu nhập lên cho mỗi tài liệu gồm:
+ Thông tin nhan đề chính (thêm thông tin nhan đề song song nếu có). + Tác giả (trường hợp nhập luận văn, luận án, nhập thêm người hướng dẫn trong trường tác giả).
+ Thông tin xuất bản: nhập năm xuất bản, nhà xuất bản, lần xuất bản. + Định dạng loại hình tài liệu.
+Từ khóa cho tài liệu. + Nội dung tóm tắt tài liệu.
+ Thông tin vật lý của tài liệu: số trang, khổ cỡ.
+Tải file dữ liệu toàn văn. Hiện TV chưa đưa file dữ liệu toàn văn của tài liệu lên phần mềm. Để hoàn tất các khâu biên mục, bắt buộc phải tải file. Vì vậy, trước mắt chọn file trắng để đưa lên.
Khi mô tả tài liệu trong Dspace, ba trường bắt buộc là nhan đề, tác giả và năm xuất bản. Các yếu tố khác như nhà xuất bản, tóm tắt, từ khóa, chủ đề, ngôn ngữ, loại hình tài liệu … là tùy chọn, phụ thuộc vào tài liệu khi cập nhật. Trong Dspace, các trường này được hiển thị trong biểu ghi thư mục của tài liệu và được định chỉ mục, phục vụ cho việc xem thông tin và tìm tin.
Giao diện dành cho người nhập tài liệu vào hệ thống giúp việc biên mục và bổ sung tài liệu vào các bộ sưu tập dễ dàng.