Chƣơng 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG
1.3. Khái quát về Trung tâm Thôngtin Thƣ viện Viện Đại học Mở
1.3.4. Đặc điểm vốn tài liệu
Vốn tài liệu là yếu tố đầu tiên cấu thành nên thƣ viện, và tài sản quý giá, là sức mạnh tiềm lực của thƣ viện. Khi vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc càng lớn, càng thu hút bạn đọc. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của KHKT, vốn tài liệu trong các thƣ viện ngày càng phát triển với nội dung và hình thức đa dạng phong phú.
Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở với đặc thù là một trong hai thƣ viện trung tâm của Viện, là đầu mối về công tác thƣ viện cho 12 chi nhánh thƣ viện nằm rải rác tại các cơ sở đào tạo khác nhau, nên vốn tài liệu của thƣ viện tập trung đầy đủ các chuyên ngành đào tạo của Viện.
Qua điều tra trực tiếp, hiện trạng vốn tài liệu của Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở tại cơ sở Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội thể hiện trong các bảng sau:
STT Môn loại Số tên sách Số bản sách
1 Kinh tế 858 1549
2 Tài chính ngân hàng 690 1291
3 Kiến trúc 787 1683
4 Công nghệ sinh học 524 1067
5 Tạo dáng công nghiệp 682 1496
6 Công nghệ thông tin 603 1508
7 Luật 502 1002 8 Du lịch 556 1094 9 Khoa học xã hội 867 1397 10 Sách ngoại văn 489 973 11 Kết quả NCKH 212 212 12 Khóa luận 2300 2300 13 Luận văn 767 767 14 Luận án 21 21 15 Báo tạp chí 98 4248 TỔNG 9.956 20.608
STT CSDL Số file 1 Sách tiếng Việt 6587 2 Sách ngoại văn 356 3 Luận văn 767 4 Luận án 21 5 Khóa luận 2300 6 Kết quả NCKH 212 7 Bài giảng 832 TỔNG 11.075
Bảng 1.2: Số lượng tài liệu số (thống kê tháng 6/2015)
Ngoài ra thƣ viện còn mua CSDL Proquest từ Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia với 100 user. Đây là CSDL đa ngành cung cấp các bài báo, tạp chí, luận án, tài liệu hội nghị, công trình nghiên cứu khoa học dƣới dạng tóm tắt, toàn văn, hình ảnh, đồ họa đƣợc xuất bản từ năm 1905 tới nay, bao gồm cả ngôn ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.
1.3.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
Ngƣời dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi thƣ viện, là đối tƣợng phục vụ của công tác thông tin tƣ liệu. Ngƣời dùng tin vừa là khách hàng của dịch vụ thông tin vừa là ngƣời sản sinh ra thông tin mới. Họ luôn là cơ sở để định hƣớng các hoạt động của thƣ viện, họ tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin, họ biết các nguồn thông tin và có thể đánh giá các nguồn tin đó.
Qua quá trình khảo sát trực tiếp, và điều tra bằng bảng hỏi về đặt điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội, kết quả thu đƣợc nhƣ sau:
- Tổng số phiếu điều tra phát ra là: 670 phiếu - Số phiếu thu lại là 518 phiếu
Đạt tỉ lệ: 77,3 %
Sau khi phân tích kết quả khảo sát, có thể chia đối tƣợng ngƣời dùng tin của thƣ viện ra làm 3 nhóm sau:
- Nhóm 1: Ngƣời dùng tin là cán bộ quản lý
- Nhóm 2: Ngƣời dùng tin là giảng viên, cán bộ nghiên cứu - Nhóm 3: Ngƣời dùng tin là sinh viên
Vì những đặc điểm riêng của từng nhóm nên nhu cầu tin của các nhóm khác nhau. Thƣ viện phải có trách nhiệm nghiên cứu đánh giá nhu cầu tin của bạn đọc, tìm mọi biện pháp để hoàn thiện công tác phục vụ đƣợc tốt nhất, thỏa mãn tối đa nhu cầu tin. Có nhƣ vậy mới khẳng định đƣợc chất lƣợng và hiệu quả của thƣ viện.
Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý, các phòng ban
Nhóm này bao gồm giám đốc, các cán bộ phòng ban của Viện, của Trung tâm TTTV. Số lƣợng ngƣời dùng tin thuộc nhóm này có khoảng 250 ngƣời. Họ vừa tham gia vào công tác quản lý, lãnh đạo, vừa tham gia vào công tác nghiên cứu giảng dạy, họ là những ngƣời đề ra mục tiêu định hƣớng phát triển cho cơ quan.
- Tổng số phiếu điều tra phát ra: 152 phiếu - Số phiếu thu lại: 114 phiếu, chiếm tỉ lệ 75%.
Qua phân tích phiếu điều tra, phỏng vấn một số cán bộ tại Trung tâm TTTV và cán bộ quản lý của Viện ĐH Mở Hà Nội, thu đƣợc kết quả đặc điểm nhu cầu tin của nhóm ngƣời dùng tin này nhƣ sau:
- Những thông tin về cách thức quản lý, thông tin về nguồn nhân lực, nguồn tài chính, quan hệ ngoại giao hợp tác, những thành tựu trong nghiên cứu khoa học
- Thông tin cập nhật mới nhất, chính xác và ngắn gọn
- Những thông tin đa chiều hoặc theo chuyên đề đƣợc nhóm ngƣời dùng tin này đặc biệt quan tâm.
Vì vậy để phục vụ tốt nhóm ngƣời dùng tin này, thƣ viện cần phát triển dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc đến tận nơi ngƣời dùng, các bản tin điện tử ngắn ngọn, nhanh chóng phù hợp với việc ra quyết định.
Nhóm người dùng tin là giảng viên, cán bộ nghiên cứu
Nhóm đối tƣợng này là những ngƣời có trình độ đại học trở nên và tích cực tham gia vào các hoạt động nghiên cứu khoa học. Họ là ngƣời cung cấp những thông tin bài giảng, tài liệu giáo trình, báo cáo nghiên cứu khoa học… cho thƣ viện. Họ là nhóm đối tƣợng ngƣời dùng tin khoa học và thƣờng xuyên của thƣ viện. Tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở, nhóm ngƣời dùng tin này có khoảng hơn 200 ngƣời. Tuy nhiên do mô hình phân tán của Viện, các cán bộ giảng dạy tại các cơ sở khác nhau, nên số lƣợng ngƣời dùng tin tới thƣ viện rất ít. Qua quá trình khảo sát bằng phiếu điều tra, nhóm đối tƣợng là giảng viên, cán bộ nghiên cứu tới thƣ viện chủ yếu là của hai khoa Kiến trúc và Tài chính ngân hàng.
- Tổng số phiếu điều tra phát ra: 134 phiếu - Số phiếu thu lại: 105 phiếu, chiếm tỉ lệ 78,4%.
Qua phân tích, đặc điểm nhu cầu tin của nhóm ngƣời dùng tin này nhƣ sau:
- Những thông tin khoa học mới, các công trình nghiên cứu khoa học mang giá trị cao, những phát minh sáng chế, những nghiên cứu thực nghiệm.
- Những thông tin chuyên đề, những thông báo sách mới, các thông tin về chuyên ngành cụ thể
- Nhu cầu tin mang tính tổng hợp và chuyên sâu, mang tính đầy đủ và logic.
Nhóm người dùng tin là sinh viên
Đây là nhóm ngƣời dùng tin chiếm số lƣợng đông đảo nhất. Nhu cầu thông tin của họ là rất lớn. Họ thƣờng xuyên sử dụng thƣ viện. Đặc biệt trong những kỳ nghiên cứu khoa học, kỳ thi, tốt nghiệp. Sinh viên của hai khoa Kiến trúc và Tài chính ngân hàng chiếm hầu hết số lƣợng ngƣời dùng tin thuộc nhóm này tới thƣ viện. Ngoài ra các sinh viên của khoa khác cũng tới sử dụng thƣ viện, nhƣng không nhiều, do mô hình đào tạo từ xa cũng nhƣ các cơ sở đào tạo không tập trung của Viện. Vì vậy, ngoài nhu cầu sử dụng các tài liệu in ấn truyền thống sách giáo trình, sách tham khảo, thì nhu cầu sử dụng tài liệu số của nhóm ngƣời dùng tin này rất lớn.
Thƣ viện cần đẩy mạnh phát triển tài liệu số, để bạn đọc có thể sử dụng thƣ viện ngay tại nhà hoặc bất cứ đâu mà không phải tới trực tiếp thƣ viện. Bên cạnh đó với mục tiêu đổi mới giáo dục nhằm đào tạo nguồn nhân lực có chất lƣợng đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế, thì việc đổi mới phƣơng pháp dạy và học, giúp cho sinh viên chủ động hơn trong việc tiếp thu kiến thức, tự học tự nghiên cứu, giảng viên thay đổi cách dạy cũng nhƣ bài giảng. Từ đó đặt ra cho Trung tâm TTTV cần phải có những thay đổi về hình thức phục vụ sao cho phù hợp, nhƣ tăng giờ phục vụ, áp dụng biện pháp mƣợn liên thƣ viện, trao đổi chia sẻ thông tin giữa các đơn vị khác.
- Tổng số phiếu điều tra phát ra: 384 phiếu
- Số phiếu thu lại đƣợc là 299 phiếu, chiếm tỉ lệ 77,8%.
Qua phân tích, đặc điểm nhu cầu tin của nhóm ngƣời dùng tin này nhƣ sau:
- Những thông tin phục vụ cho việc học tập chiếm khoảng 65,8%. Tài liệu phục vụ chủ yếu là giáo trình, tài liệu tham khảo.
- Những thông tin phục vụ cho nghiên cứu khoa học chiếm khoảng 12,2%, các tài liệu gốc, luận văn, khóa luận, kết quả NCKH là những tài liệu đƣợc các bạn quan tâm và sử dụng để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của mình.
- Ngoài ra các thông tin trên tạp chí chuyên ngành, báo tạp chí phục vụ nhu cầu giải trí cũng là nhu cầu không thể thiếu đối với các bạn sinh viên, chiếm khoảng 22%.
Có thể nói nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở rất đa dạng, cùng với xu thế phát triển khoa học công nghệ và sự đổi mới giáo dục hiện nay, thƣ viện cần phải có những phƣơng thức phục vụ phù hợp thu hút nhiều hơn nữa ngƣời dùng tin, để thƣ viện luôn là giảng đƣờng thứ hai của ngƣời học.
Qua thống kê phiếu điều tra của ngƣời dùng tin tại thƣ viện, đã thu đƣợc kết quả về mức độ đáp ứng của các loại hình tài liệu trong thƣ viện nhƣ sau:
Mức độ đáp ứng /
Loại hình tài liệu Rất tốt Tốt Khá TB Yếu
Giáo trình 12,8% 35.5% 38,2% 10,1% 3,4%
Tài liệu tham khảo 10,6% 38,4% 37,7% 8,9% 4,4%
Luận án, Luận văn, KQ NCKH
14.2% 40,1% 37,6% 5,9% 2,2%
Báo tạp chí 5,7% 30,4% 35,6% 18,3% 10%
Tài liệu số 18,4% 42,5% 30,8% 6,2% 12,1%
1.4. Quá trình ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện Viện Đại học Mở Thƣ viện Viện Đại học Mở
1.4.1. Quá trình chuyển đổi từ Libol và Dspace sang KIPOS
Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, việc chuyển đổi từ thƣ viện truyền thống sang thƣ viện điện tử/thƣ viện số đang là xu thế chung của các thƣ viện đại học tại Việt Nam, nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc. Nắm bắt đƣợc xu thế đó Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở (trƣớc đây là Phòng Thƣ viện) đã bắt đầu xây dựng thƣ viện điện tử từ năm 2008 với sự ứng dụng phần mềm Libol 6.0 do Công ty Tinh Vân cung cấp.
Libol đƣợc coi là phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp đầu tiên ở Việt Nam. Phiên bản 6.0 có đầy đủ 9 phân hệ chức năng phục vụ cho các công tác nghiệp vụ thƣ viện và phục vụ ngƣời dùng tin:
- Phân hệ Quản lý - Phân hệ Bổ sung - Phân hệ Biên mục
- Phân hệ Ấn phẩm định kỳ - Phân hệ Lƣu thông
- Phân hệ Bạn đọc - Phân hệ Sƣu tập số
- Phân hệ Mƣợn liên thƣ viện - Phân hệ Tra cứu
Tuy nhiên trên thực tế phân hệ Sƣu tập số trong phần mềm Libol không hoạt động đƣợc. Từ phía nhà cung cấp phần mềm cũng không khắc phục đƣợc l i đó. Đến năm 2012, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã sử dụng thêm phần mềm mã nguồn mở Dspace, với mục đích vừa có thể quản lý tài liệu truyền thống trên phần mềm Libol, vừa tạo lập đƣợc các bộ sƣu tập số trên Dspace, nhằm phục vụ nhu cầu học từ xa của các bạn sinh viên.
Thực trạng đó đã dẫn đến nhiều bất lợi cho công tác làm nghiệp vụ cũng nhƣ tra cứu sử dụng tài liệu của bạn đọc, bởi hai phần mềm này hoạt động độc lập, không liên kết biểu ghi thƣ mục với tệp tin tài liệu số, không chung giao diện truy cập. Phần mềm mã nguồn mở thƣờng không hoàn toàn tƣơng thích mới phần mềm mã nguồn đóng (ở đây là Dpace – phần mềm mã nguồn mở và Libol – Phần mềm mã nguồn đóng). Khi thƣ viện đã đầu tƣ cho việc thiết lập các định dạng lƣu trữ dữ liệu và ứng dụng phần mềm đóng, thì việc cố gắng tích hợp những giải pháp phần mềm mã nguồn mở là rất tốn kém và cực kỳ khó khăn. Từ trƣớc tới nay, chƣa có một nhà sản xuất phần mềm nào làm đƣợc điều đó.
Qua khảo sát thực tế, và tổng hợp dữ liệu cho thấy từ năm 2008 đến năm 2013, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã biên mục đƣợc khoảng 18.000 biểu ghi thƣ mục trên phần mềm Libol. Tuy nhiên thời gian này, thƣ viện không sử dụng Khung phân loại. Dữ liệu biên mục chỉ bao gồm các trƣờng: Tiêu đề, Tác giả, Thông tin xuất bản, Thông tin vật lý, Từ khóa. Vì thế việc sắp xếp tài liệu trong thƣ viện đƣợc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, và theo quy ƣớc của cán bộ thƣ viện. Dữ liệu mô tả thƣ mục chỉ để phục vụ cho việc bạn đọc tra cứu tài liệu, việc tìm kiếm tài liệu trong kho vô cùng khó khăn.
Bên cạnh đó phần mềm mã nguồn mở Dspace đƣợc sử dụng với mục đích xây dựng các bộ sƣu tập số, đã gặp những khó khăn trong việc bảo mật dữ liệu. Có khoảng 10.000 tài liệu số đã đƣợc đăng tải trên tài khoản Dspace của thƣ viện từ năm 2012 tới năm 2014, chủ yếu là các tài liệu sƣu tập trên mạng, không mang nhiều giá trị khoa học, bạn đọc chỉ đƣợc quyền đọc chứ không đƣợc quyền tải về. Mặc dù vậy dữ liệu vẫn không tránh khỏi tình trạng bị đánh cắp.
Ngoài ra trong quá trình sử dụng song song cả 2 phần mềm trên cùng một hệ thống dữ liệu đã dẫn đến tình trạng phức tạp hóa công đoạn biên mục
tài liệu. Cán bộ thƣ viện vừa phải thực hiện biên mục dữ liệu mô tả của một tài liệu xếp giá, đồng thời lại lặp lại thao tác biên mục cho nội dung số của tài liệu đó ở một giao diện phần mềm khác.
Với đặc thù là một Viện đào tạo đa ngành, phát triển mạnh mô hình đào tạo từ xa, nên thƣ viện phải là nơi cung cấp tận nơi nguồn học liệu cho ngƣời dạy cũng nhƣ ngƣời học. Trƣớc những hạn chế khi sử dụng cùng một lúc hai phần mềm cho việc quản lý vốn tài liệu thƣ viện, quản lý bạn đọc, và h trợ công tác nghiệp vụ, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã quyết định chuyển đổi từ phần mềm Libol 6.0 và phần mềm Dspace sang sử dụng duy nhất phần mềm KIPOS, kết hợp tổng thể cả quản trị thƣ viện tích hợp và quản lý thƣ viện số. Tháng 8 năm 2014 là mốc đánh dấu cho sự chuyển đổi to lớn trong công tác thƣ viện của Trung tâm.
Với tính năng nhập khẩu dữ liệu thông qua giao thức Z39.50, KIPOS dễ dàng chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm Libol sang KIPOS. Sự chuyển đổi dữ liệu này đã đƣợc sự h trợ từ phía nhà sản xuất phần mềm KIPOS - Công ty CP Phần mềm Hiện Đại. Trong khoảng thời gian 1 tháng, việc chuyển đổi 18 nghìn biểu ghi từ phần mềm Libol sang KIPOS đã hoàn thành, trong đó đã chuyển đổi thành công 10 nghìn biểu ghi, phát hiện hơn 6 nghìn biểu ghi trùng, và khoảng 2 nghìn biểu ghi bị mất, do khi chƣa chuyển đổi xong, hệ thống phần mềm Libol đã bị xóa. Cùng với đó, thƣ viện cũng đã xóa phần mềm Dspace ngay sau khi KIPOS đi vào hoạt động.
Quá trình chuyển đổi dữ liệu gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc lọc biểu ghi trùng, và trộn biểu ghi. Nguyên nhân xuất phát từ vấn đề các cơ sở thƣ viện đặt tại nhiều nơi, cùng sử dụng chung một hệ thống máy chủ CSDL, sau khi bổ sung sách về thƣ viện trung tâm, phân tán sách tới các thƣ viện thành viên, thì cán bộ thƣ viện tại các thƣ viện thành viên tiến hành biên mục
mà không kiểm tra trùng, nên dẫn đến có rất nhiều biểu ghi trùng trong CSDL.
Bên cạnh đó là vấn đề sử dụng Khung phân loại. Trƣớc đây, khi dùng Libol, thƣ viện không sử dụng Khung phân loại nào, sau khi ứng dụng KIPOS, cùng với xu thế chung của các thƣ viện, và mục tiêu xây dựng thƣ