Trong trƣờng hợp muốn thêm trƣờng hoặc thêm trƣờng con dữ liệu, ngƣời biên mục click phải vào lề phía bên trái rồi chọn các chức năng mà ngƣời biên mục muốn. Chỉ những trƣờng lặp mới thêm đƣợc trƣờng dữ liệu.
Hình 2.6: Giao diện Thêm trường con
Tuy nhiên không phải tài liệu nào thƣ viện cũng tạo ảnh đại diện cho biểu ghi, cũng nhƣ biên mục đầy đủ các trƣờng dữ liệu.Trong quá trình biên mục, để biên mục đƣợc nhanh hơn, cán bộ thƣ viện đã lƣợc bớt đi một số trƣờng. Nhiều tài liệu biên mục cịn sơ sài, thiếu trƣờng tóm tắt, định từ khóa thì q ít, khiến cho việc tra cứu chƣa triệt để.
Ví dụ: Cuốn “Kế tốn chi phí” của TS. Nguyễn Khắc Hùng biên mục thiếu trƣờng tóm tắt và trƣờng từ khóa có đặt một từ khóa “kế tốn chi phí” rất sơ sài.
Hình 2.7: Giao diện kết quả biên mục sau khi tra cứu trên OPAC (khơng có trường tóm tắt) (khơng có trường tóm tắt)
Nhập khẩu dữ liệu thư mục
Nhập khẩu dữ liệu thƣ mục là một trong những tính năng quan trọng của một hệ thống phần mềm thƣ viện tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế. Chức năng nhập khẩu dữ liệu của KIPOSClient giúp cho thƣ viện của bạn dễ dàng thu thập và nhập vào các biểu ghi thƣ mục từ các hệ thống khác, cho phép giảm tối đa thời gian và chi phí xây dựng CSDL, nâng cao chất lƣợng dữ liệu.
Trong quá trình chuyển đổi dữ liệu từ Libol sang KIPOS, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã sử dụng triệt để tính năng nhập khẩu dữ liệu thƣ mục này.
Phần mềm KIPOS làm việc với các biểu ghi MARC ở định dạng MARCXML, mà các biểu ghi dữ liệu từ phần mềm Libol ở định dạng ISO2709 nên trƣớc khi nhập khẩu dữ liệu từ Libolsang KIPOS, phải thực hiện thao tác chuyển đổi định dạng. Cán bộ thƣ viện truy cập theo trình đơn Cơng
cụ Chuyển đổi MARCXML-ISO2709; chọn kiểu chuyển đổi, chọn tệp nguồn và tệp đích, nhấn nút Chạy.
Sau khi kết thúc quá trình chuyển đổi định dạng, thƣ viện mới tiếp tục thực hiện nhập khẩu siêu dữ liệu. Thao tác thực hiện rất đơn giản: Hệ thốngNhập khẩu siêu dữ liệu
Hình 2.9: Giao diện Nhập khẩu siêu dữ liệu
Nhấn vào nút chọn các tệp tin nguồn để chọn tệp tin siêu dữ liệu định dạnh MARCXML.
- Tên tệp: Các tệp tin nguồn đƣợc chọn
- File: Số tệp và thứ tự tệp đang xử lý, tên tệp đang đƣợc xử lý. Tại một
thời điểm chƣơng trình chỉ làm việc với 1 tệp dữ liệu nguồn.
- BIBLIOGRAPHIC: Chỉ ra loại biểu ghi đang xử lý là thƣ mục. Chƣơng
trình có thể phân biệt và xử lý nhiều loại biểu ghi siêu dữ liệu khác nhau.
- Tổng sổ bản ghi: Tổng số bản ghi của tệp nguồn
- Bản ghi lỗi: Số bản ghi bị l i
- Lỗi CSDL: Số bản ghi trong quá trình nhập khẩu bị l i CSDL
- Nhập khẩu thành công: Số bản ghi đã nhập khẩu thành công của tệp
KIPOSClient đồng thời thông báo trạng thái của công việc nhập khẩu dữ liệu thơng qua hiển thị tiến trình và thơng điệp, giúp cho thƣ viện có đầy đủ thơng tin về q trình nhập khẩu siêu dữ liệu thƣ mục.
Nhận xét thực trạng ứng dụng phân hệ Biên mục
Phân hệ Biên mục của phần mềm KIPOS đã h trợ tối đa công tác biên mục của thƣ viện, giúp cho thƣ viện xây dựng đƣợc cơ sở dữ liệu thƣ mục chính xác, đầy đủ mà các bƣớc tiến hành đƣợc rút gọn hơn nhiều. Không cần phải qua biên mục sơ lƣợc nhƣ nhiều phần mềm khác.
Tuy nhiên trong q trình biên mục, có nhiều tài liệu thƣ viện khơng biên mục trƣờng tóm tắt. Việc này sẽ khiến cho bạn đọc khó xác định những tài liệu có nội dung phù hợp với nhu cầu tin của mình trong quá trình tra cứu tin. Ngồi ra thƣ viện khơng biên mục báo, tạp chí, nên đã bỏ sót một lƣợng lớn thơng tin mới và cập nhật thƣờng xuyên này.
Trong lần chuyển đổi và hồi cố dữ liệu, thƣ viện đã thuê cộng tác viên sửa biểu ghi, nên nhiều biểu ghi biên mục bị trùng dù đã kiểm tra trùng trƣớc khi biên mục, lý do là l i chính tả trong quá trình đánh máy.
2.1.2. Phân hệ Quản lý Kho tư liệu số
Trong thƣ viện truyền thống thì việc quan trọng nhất là tổ chức kho tƣ liệu của mình một cách có khoa học để có thể quản lý và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và hiệu quả. Trong thƣ viện số cũng vậy, việc tổ chức kho tƣ liệu số cũng nhằm mục đích quản lý tài liệu số một cách dễ dàng. Phân hệ Quản lý Kho tƣ liệu số của phần mềm KIPOS đƣợc xây dựng dựa trên mục đích đó. Ngƣời sử dụng có thể dễ dàng tải các tệp tin từ máy client lên server một cách trực quan thông qua giao diện với khung màn hình client và server hiển thị song song giúp cho việc quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn.
Để sử dụng phân hệ này, cán bộ thƣ viện vào Hệ thốngQuản lý kho
tư liệu số. Khi chọn chức năng quản lý kho tƣ liệu số, cửa sổ quản lý kho tài
liệu số sẽ xuất hiện
Hình 2.10: Giao diện Quản lý kho tư liệu số
- Khung màn hình thứ nhất nằm phía bên trái của cửa sổ quản lý kho tƣ liệu số giúp thƣ viện quản lý các dữ liệu trên máy tính hiện thời mà bạn đang sử dụng. Khung quản lý này cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản của windows.
- Khung màn hình thứ hai nằm phía bên phải của cửa sổ quản lý kho tƣ liệu số giúp thƣ viện quản lý các tƣ liệu đƣợc số hóa trên máy chủ mà tƣ liệu số đƣợc lƣu trữ. Khung màn hình quản lý này cũng cung cấp các tính năng cơ bản của Windows, và cung cấp một số tính năng phục vụ hiệu quả cho việc quản lý, xử lý các tài liệu số một cách hiệu quả.
M i khung màn hình lại đƣợc chia nhỏ hơn thành 2 ngăn: một ngăn chứa các thƣ mục gốc, ngăn còn lại chứa thƣ mục con, chi tiết trong thƣ mục gốc. Thƣ viện có thể đƣa dữ liệu từ máy tính của bạn lên máy chủ đồng thời tải dữ liệu từ máy chủ về máy tính của bạn một cách dễ dàng. Khung màn hình đƣợc bố trí song song giúp bạn dễ dàng quản lý và chuyển giao dữ liệu
giữa máy chủ và máy tính của bạn. Các tình trạng dữ liệu đang ở thƣ mục nào, việc tải dữ liệu về và đƣa dữ liệu lên ra sao đều đƣợc hiển thị ở bên dƣới đáy của cửa sổ.
Để tải dữ liệu từ máy tính lên kho tƣ liệu số của KIPOS, cán bộ thƣ viện chỉ cần chọn nút Chuyển tới. Cửa sổ cho phép chọn ổ đĩa/ thƣ mục cần mở. Cửa sổ này hiển thị tất cả các ổ đĩa và thƣ mục trong máy tính của thƣ viện. Lựa chọn ổ đĩa hoặc thƣ mục đó rồi chọn OK ổ đĩa hoặc thƣ mục đó sẽ đƣợc hiển thị trên khung hiển thị thƣ mục.
Hình 2.11: Giao diện Quản lý kho tư liệu số với các tệp nội dung
Cán bộ thƣ viện thực hiện các thao tác Sao chép từ khung màn hình
máy khách rồi Dán vào khung màn hình máy chủ tại các thƣ mục đã tạo sẵn. Thƣ mục dữ liệu sẽ đƣợc phân cấp theo hình cây, vì thế dễ dàng cho thƣ viện trong việc tạo các thƣ mục dữ liệu theo ý muốn, để dễ dàng quản lý. Đặc biệt các tệp tin trong thƣ mục đƣợc sắp xếp theo thứ tự Alphabeta, hiển thị dầy đủ thơng tin (tên, kích thƣớc, kiểu, ngày sửa đổi cuối cùng)
Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở tổ chức kho tƣ liệu số theo các bộ sƣu tập, tức là bao gồm: Sách tiếng Việt, Sách ngoại văn, Luận văn, Luận án,
Khóa luận, Kết quả NCKH, Bài giảng. Trong m i bộ sƣu tập lớn, các tài liệu số đƣợc phân chia theo từng lĩnh vực chuyên ngành ứng với các mục chính trong bảng phân loại DDC:
- 000: Tổng quát
- 100: Triết học và tâm lý học - 200: Tôn giáo
- 300: Khoa học xã hội - 400: Ngôn ngữ
- 500: Toán học và khoa học tự nhiên - 600: Kỹ thuật
- 700: Nghệ thuật - 800: Văn học - 900: Lịch sử địa lý
Ở một số lĩnh vực thuộc chuyên ngành đào tạo của trƣờng, thì bộ sƣu tập trong kho tài liệu số đƣợc phân cấp sâu hơn.
Ví dụ trong thƣ mục 600 – Kỹ thuật đƣợc phân chia thành các thƣ mục con là:
- 660: Kỹ thuật hóa học - 670: Cơng nghệ sản xuất - 680: Sản xuất chuyên dụng - 690: Nhà và xây dựng
Các tài liệu số trƣớc khi đƣợc tải lên máy chủ, đều đƣợc tách file ra thành từng trang dạng jpg thông qua phần mềm PDF X Change View, để tiến hành biên tập tài liệu số theo chuẩn METS.
Nhận xét thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý kho tư liệu số
Với các tính năng ƣu việt của một phần mềm quản lý, KIPOS đã h trợ đắc lực công tác quản lý dữ liệu của Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở. Phân hệ này đã giúp thƣ viện quản lý các tệp tin từ xa,cho phép cán bộ thƣ viện tập hợp các tệp tin tài liệu số và tải lên server, quản trị từ xa kho dữ liệu số của mình.
Các tính năng nhƣ: duyệt xem, tải lên, tải về, sửa chữa tệp tin nội dung, tạo ảnh đại diện… đã rất hữu ích trong việc xây dựng các bộ sƣu tập số trên hệ thống máy chủ, giúp cho công đoạn biên mục, biên tập dữ liệu đƣợc nhanh chóng và thuận tiện.
2.1.3. Phân hệ Biên tập tài liệu số
Biên tập tài liệu số là việc xây dựng cấu trúc cho tài liệu số, giúp cho việc sử dụng tài liệu số của bạn đọc trở nên dễ dàng, thƣ viện có thể quản lý chặt chẽ việc truy cập tài liệu của bạn đọc. KIPOS biên tập tài liệu số theo chuẩn METS. M i đối tƣợng số sẽ đƣợc đính kèm vào một ghi thƣ mục MARC đã biên mục trƣớc đó. Tùy vào cách mà ngƣời sử dụng muốn biên tập tài liệu số nhƣ thế nào để phục vụ cho việc tìm kiếm, có thể theo chƣơng/phần, theo trang, hoặc cả hai. Một cấu trúc tài liệu số biên tập theo chuẩn METS (hay còn gọi là biểu ghi METS) sau khi hoàn tất, sẽ bao gồm 2 phần chính:
- Vùng tệp: là vùng nội dung của một đối tƣợng số bao gồm:
+ file<Sec>: phần tệp toàn nội dung của một đối tƣợng số.
+ file<Grp>: phần nhóm tệp từng nội dung theo từng chƣơng/phần của tài liệu.
+ file<FID>: tên tệp gắn với nội dung của tài liệu là các trang, chƣơng/phần của tài liệu
+ <Flocat>: đƣờng dẫn trỏ tới tệp nội dung trên bộ sƣu tập số của máy chủ.
+ <Fcontent>: tệp nội dung nhúng do ngƣời dùng tự biên soạn trên bộ công cụ HTML
- Bản đồ cấu trúc: một tài liệu số chuẩn METS phải có 2 loại bản đồ cấu trúc sau:
+ Bản đồ cấu trúc Physical: là cấu trúc vật lý số trang của cuốn sách, loại cấu trúc này h trợ ngƣời dùng sử dụng tài liệu theo kiểu lật trang, lật tuần tự từ trang bắt đầu đến trang kết thúc.
+ Bản đồ cấu trúc Logical: là cấu trúc logic của tài liệu, cho phép trình diễn lật đến một chƣơng, phần bất kì của cuốn sách theo cách ngƣời sử dụng biên tập.
Quá trình biên tập tài liệu số của Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đƣợc tiến hành nhƣ sau:
Ví dụ: Biên tập tài liệu số “Kết cấu nhà cao tầng bê tông cốt thép” của Lê Thanh Huấn.
Chọn Hệ thống Biểu ghi METS Tạo mới… hoặc truy cập nhanh qua thanh công cụ METS trên giao diện. Cửa sổ thuộc tính phần tử gốc của METS sẽ xuất hiện:
Tại cửa sổ này, nhập các thơng tin thuộc tính của đối tƣợng số: - Mã hệ thống : mã do chƣơng trình tự sinh ngẫu nhiên.
- Mã cục bộ: là mã đối tƣợng số do thƣ viện quy định. Tuy nhiên Thƣ viện Viện ĐH không sử dụng mã cục bộ nên phần này để trống
- Nhãn : nhập tên tài liệu “Kết cấu nhà cao tầng bê tông cốt thép” - Loại : chọn loại tài liệu “Sách giáo trình”
Hình 2.13: Cửa sổ biên tập METS
Để tạo nội dung cho đối tƣợng số, kích chuột vào nút Liên kết tệp để liên kết các tệp tin tài liệu ở kho lƣu trữ tài liệu số. Lựa chọn đúng tài liệu số cần liên kết. Chọn tất cả các tệp tin của tài liệu đó, sau đó chọn Map to METS. Các tệp tin sẽ đƣợc đƣa vào khung màn hình vùng tệp.
Sau khi liên kết nội dung cho đối tƣợng số, tại cửa sổ biên tập METS cán bộ thƣ viện phải xây dựng cấu trúc vật lý và cấu trúc logic cho tài liệu, bao gồm hai loại cấu trúc: Cấu trúc vật lý và cấu trúc logic
- Cấu trúc vật lý: tạo mục lục theo từng trang - Cấu trúc logic: tạo mục lục theo chƣơng phần
Cấu trúc vật lý
Tại phần màn hình bản đồ cấu trúc, kích chuột phải vào
StructMapThêm bản đồ cấu trúc
2.15: Trình đơn thêm StructMap
Một cửa sổ các đặc tính Bản đồ cấu trúc xuất hiện, chọn Loại Vật lýOK
Sau khi thêm cấu trúc vật lý kích chuột phải vào
<StructMaps(physical)> một trình đơn trỏ xuống. Lựa chọn Thêm phần div.
Hình 2.17: Trình đơn thêm phần div
Lựa chọn các thuộc tính cho phần tử div - Loại: Page
- Nhãn: Mô tả cho loại vừa chọn ở trên – trang
- Số phần tử: Nhập tổng số trang của tài liệu số (Số lƣợng hình ảnh sau khi tách trang tài liệu số) – 173 (Tài liệu trong ví dụ có 173 trang nên
số phần tử sẽ là 173)
- Kiểu đánh số: Tùy chọn kiểu số hiển thị - 1, 2, 3
Lựa chọn Tự tạo con trỏ tệp để các tệp tin sẽ tự động liên kết tƣơng ứng với các trang vật lý vừa tạo. Sau đó Chấp nhận
Hình 2.18: Cửa sổ thuộc tính phần tử div
Khi hoàn thành một cấu trúc vật lý hồn chỉnh sẽ có giao diện nhƣ sau: Cấu trúc tài liệu vật lý tạo xong tƣơng ứng với các tệp tin nguồn ở vùng tệp.
Cấu trúc logic
Cấu trúc Logic dùng để tạo mục lục các chƣơng, phần cho tài liệu. Để tạo một cấu trúc logic thực hiện các bƣớc sau:
Trỏ chuột vào StructMap, kích chuột phải chọn Thêm bản đồ cấu trúc. Chọn loại LogicOK
Hình 2.20: Cửa sổ đặc tính StructMap
Tƣơng tự nhƣ cấu trúc Vật lý, ta cũng cần phải tạo phần div cho cấu trúc đó. Kích chuột phải một trình đơn đổ xuống chọn Thêm phần div
Lựa chọn các thuộc tính cho phần tử div - Loại: chapter
- Nhãn: Mô tả cho loại vừa chọn ở trên - Chương
- Số phần tử: Nhập tổng số Chƣơng/phần của tài liệu số – 8 (Tài liệu trong ví dụ có 6 chương, phần Lời nói đầu và phần Mục lục, nên số phần tử sẽ là 8)
- Kiểu đánh số: Tùy chọn kiểu số hiển thị - 1, 2, 3
Tiếp theo cán bộ thƣ viện phải tự kéo thả các <file>FID của
chƣơng/phần từ cửa sổ các tệp tin nguồn vùng tệp sang các chƣơng/phần của cấu trúc logic tƣơng ứng ở bên cửa sổ Cấu trúc tài liệu. Ở đây khơng có lựa chọn Tự tạo con trỏ tệp bởi các chƣơng không phải là tuần tự bởi một chƣơng có thể bắt đầu từ <file>FID này đến <file>FID khác. Khi hoàn thành một cấu trúc logic hồn chỉnh sẽ có giao diện nhƣ sau:
Vì khi thêm phần div cho cấu trúc logic, mặc định các chƣơng sẽ tự