Nhận xét thực trạng ứng dụng phân hệ Tra cứu
Phân hệ tra cứu của phần mềm KIPOS đã h trợ một cách đắc lực trong quá trình tìm tin, cung cấp cho ngƣời dùng những kiến thức tra cứu rõ ràng,
cụ thể và dễ hiểu, giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu mình cần một cách nhanh nhất và chính xác nhất. Khi đã có kiến thức về tra cứu vững vàng, bạn đọc có khả năng tiếp cận và áp dụng tri thức một cách tích cực, chủ động, hiệu quả trong từng phạm vi hoạt động cụ thể của mình. Từ đó nâng cao khả năng học tập độc lập, bởi vì khi đó bạn đọc đã nắm đƣợc phƣơng thức tổ chức tri thức, tìm kiếm thơng tin và sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất.
2.1.6. Cổng thông tin điện tử
Cổng thơng tin điện tử hay cịn gọi là Portal là bƣớc phát triển kế tiếp của công nghệ web, một hệ thống định danh và xác thực ngƣời dùng đăng nhập, từ đó cung cấp một giao diện web để ngƣời dùng dễ dàng truy cập, khai thác thông tin và dịch vụ. Portal có các tính năng giúp ngƣời quản trị thu thập, quản lý nhiều nguồn thơng tin khác nhau, từ đó phân phối chúng dƣới dạng các dịch vụ cho từng ngƣời dùng khác nhau tuỳ thuộc vào nhóm quyền, vào nhu cầu cũng nhƣ mục đích của ngƣời dùng đó.
Portal đƣợc xem nhƣ một điểm truy cập tập trung và duy nhất cho ngƣời dùng tìm kiếm thơng tin và tác nghiệp một cách thuận lợi và dễ dàng. Portal cũng đƣợc xem là một siêu website, nghĩa là ngoài tập hợp và liên kết thông tin từ nhiều nguồn thông tin khácnhau mà trƣớc đây nằm rải rác, phân tán khó khai thác; nó cịn có khả năng phân loại và tập hợp thôngtin theo chủ đề, nhằm làm cho thơng tin trở nên có ý nghĩa và dễ dàng khai thác hơn.
Portal phải là một công cụ quản lý q trình cộng tác đóng góp thơng tin vào hệ thống, cung cấp những thông tin cần thiết cho từng ngƣời sử dụng, bằng cách cho phép m i ngƣời có thể cá biệt hóa thơng tin theo nhu cầu của mình; cung cấp điểm truy cập tích hợp duy nhất cho mọi ngƣời sử dụng hệ thống tới mọi nguồn thông tin, tạo ra một cộng đồng ngƣời dùng tin chung.
KIPOS.WebPortal là giải pháp phần mềm cổng thông tin điện tử thƣ viện, có thể coi nhƣ một phân hệ, là một trong 3 thành phần cơ bản của giải pháp tổng thể KIPOS, bao gồm: KIPOS.Automation, KIPOS.Digital và KIPOS.WebPortal. Đây là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thơng tin các dịch vụ, ứng dụng phục vụ tác nghiệp của thƣ viện, đáp ứng các yêu cầu chung của một cổng thơng tin điện tử, đó là:
- Tập hợp và liên kết thông tin từ nhiều nguồn thông tin khác nhau, bao gồm: các CSDL thƣ mục, CSDL toàn văn của thƣ viện và CSDL mục lục liên hợp của một số thƣ viện khác...
- Phân loại thông tin theo chủ đề, theo bộ sƣu tập nhiều cấp, phục vụ cho tìm kiếm dễ dàng.
- Quản lý quá trình cộng tác đóng góp thơng tin vào hệ thống bao gồm quá trình biên soạn tƣ liệu, cung cấp tài liệu vào hệ thống, xét duyệt tài liệu, phát hành phân phối tài liệu, cũng nhƣ bảo trì các nội dung thông tin thông qua việc xây dựng và ứng dụng các quy trình phối hợp cơng việc đóng góp thơng tin.
- Khả năng cá nhân hóa cổng thơng tin có thể xuất hiện tại nhiều mức. M i cá nhân sử dụng có thể đăng ký sử dụng các nguồn thông tin, các chuyên mục, chủ đề mà họ quan tâm nếu đã đƣợc phân quyền sử dụng. Hệ thống cung cấp các dịch vụ cảnh báo cho cá nhân về thay đổi, những điều kiện về nội dung theo yêu cầu ngƣời sử dụng, cũng nhƣ theo chỉ định của ngƣời quản trị.
- Ngƣời dùng chỉ cần tiếp cận duy nhất tới cổng thông tin qua một màn hình duy nhất trên một trang hiển thị duy nhất, ngƣời sử dụng có thể truy cập tới các nguồn thông tin khác nhau, dƣới nhiều định dạng khác nhau. Điều này làm tăng đáng kể hiệu quả khai thác nhờ vào việc tiếp cận dễ dàng, đầy đủ, chính xác, nhanh chóng tới mọi nguồn thơng tin của hệ thống.
Hình 2.37 :Kiến trúc Cổng thơng tin điện tử KIPOS.WebPortal
Cổng thông tin thƣ viện điện tử của Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội có địa chỉ là: http://thuvien.hou.edu.vn. Tại đây ngƣời dùng có thể tiếp cận nhiều nguồn thông tin khác nhau, là đƣờng dẫn đến nguồn tài liệu có trong thƣ viện. Mục lục tra cứu trực tuyến OPAC sẽ giúp bạn đọc tìm kiếm những tài liệu có trong CSDL thƣ viện, tìm kiếm và sử dụng tài liệu số. Bạn đọc đăng ký tài khoản bằng số thẻ thƣ viện của mình để sử dụng. Đây chính là cơng cụ giao tiếp giữa ngƣời dùng tin và thƣ viện.
Sự vận hành của cổng thông tin điện tử KIPOS đƣợc đặt trên nền tảng LogoWeb, đây là một hệ quản trị nội dung website đƣợc xây dựng trên các tiêu chuẩn cổng thông tin với sự kết hợp của công nghệ webparts và siêu dữ liệu MARCXML. Nhờ vậy nó đặc biệt linh động, dễ dàng tùy biến theo yêu cầu của thƣ viện. Các phân hệ đƣợc dựng sẵn nhƣ: quản lý tin tức, diễn đàn, RSS, JetPortal..., công nghệ LogoWeb cung cấp cho thƣ viện một giao diện web với hàng loạt các kênh thơng tin hữu ích cho độc giả.
Trên giao diện của Cổng thông tin điện tử Thƣ viện ĐH Mở Hà Nội, hình ảnh của thƣ viện nằm ở chính giữa, đƣợc thay đổi theo hiệu ứng slide. Phía trên là các tab chính: Trang chủ, Giới thiệu, Tra cứu, Liên kết nội bộ, Diễn đàn. Tab Tra cứu liên kết với phân hệ Tra cứu của phần mềm KIPOS, với các tính năng tra cứu nhƣ Tìm lƣớt, Tìm chun gia, Tìm từ khóa, Tìm tồn văn, giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu mình cần, biết đƣợc tình trạng tài liệu trong kho, có hay khơng có. Ngoài ra tab Ngƣời dùng sẽ cho bạn đọc biết thông tin về tài khoản của mình, đang mƣợn những cuốn sách nào, thời hạn khi nào phải trả..., tab này liên kết với Phân hệ lƣu thông của phần mềm.
Phía dƣới, giao diện Cổng thơng tin đƣợc chia làm 3 phần: Tài liệu số, Tài liệu in, Tài liệu mới. Sự trình diễn nhƣ vậy giúp cho bạn đọc truy xuất vào CSDL của thƣ viện theo bộ sƣu tập nhanh hơn. Trong m i phần đó, lại phân chi ra các mục con nhƣ: Giáo trình, Sách tham khảo tiếng Việt, Sách tham khảo ngoại văn, Bài giảng, Bài trích, Luận văn, Khóa luận, Kết quả NCKH, Video. Đây cũng chính là các bộ sƣu tập đƣợc thƣ viện tổ chức và phân loại trong quá trình biên mục tài liệu tại phân hệ Biên mục của phần mềm.
Những tài liệu mới nhất sau khi biên mục sẽ đƣợc hiển thị tại mục Tài liệu mới. Hiệu ứng chạy lƣớt ngang với sự xuất hiện của 10 tài liệu giúp cho Cổng thông tin điện tử rất sinh động và thu hút, thể hiện tính cập nhật thơng tin của thƣ viện.
Bên cạnh đó, trên giao diện của Cổng thơng tin điện tử cịn có các mục Tin tức sự kiện, Hƣớng dẫn, Thƣ viện ảnh, Liên hệ... để h trợ bạn đọc trƣớc những yêu cầu thông tin, cũng nhƣ giải đáp các thắc mắc liên quan đến sử dụng thƣ viện.
Hình 2.38: Giao diện cổng thông tin điện tử
2.2. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quá trình ứng dụng phần mềm KIPOS
Sự phát triển vƣợt bậc của khoa học công nghệ tỏng những năm gần đây đã tác động sâu sắc đến mọi mặt trong hoạt động của ngành TTTV, đặc biệt là sự phát triển của cơng nghệ thơng tin và viễn thơng. Chính vì thế, tự động hóa cơng tác TTTV đang là xu thế tất yếu của ngành trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng.
Một hệ thống thơng tin tự động hóa bao gồm 4 yếu tố: nguồn thơng tin số, cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn nhân lực, hệ thống phần mềm. Các yếu tố này tác động ảnh hƣởng lẫn nhau. Trong đó yếu tố phần mềm đóng vai trị quan trọng trong quá trình tự động hóa thƣ viện, nhƣng để ứng dụng phần mềm một cách có hiệu quả, thì khơng thể khơng nhắc tới sự ảnh hƣởng của 3 yếu tố cịn lại.
2.2.1. Nguồn thơng tin số
Nguồn thơng tin số hay cịn gọi là nguồn thơng tin điện tử là hệ quả của cuộc cách mạng công nghệ thơng tin và số hóa, khi thơng tin tri thức ngày càng trở nên phong phú đa dạng, phát triển mạnh mẽ theo thời gian, khi nhu
cầu thông tin của xã hội ngày càng cao, các tài liệu với hình thức lƣu giữ truyền thống đã không đáp ứng đƣợc yêu cầu ngƣời sử dụng. Tài liệu số ra đời đã thực sự bắt đầu cho một cuộc cách mạng trong hoạt động thƣ viện.
Nguồn thông tin số bao gồm các tài liệu nhƣ sách, báo điện tử, CSDL, CD-ROM, các file multimedia… Hiện tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội có 2 nguồn thơng tin số là nguồn thơng tin số miễn phí,và nguồn thơng tin số ngoại sinh.
Nguồn thơng tin số miễn phí là nguồn tài liệu đƣợc thƣ viện download trên mạng, phân loại và biên tập phục vụ cho nhu cầu sử dụng của thƣ viện. Loại tài liệu số này chiếm phần lớn nguồn thông tin số của thƣ viện, ƣu điểm là khơng mất phí mua, đa dạng về nội dung và hình thức. Tuy nhiên, đó là nguồn thông tin không đƣợc kiểm duyệt kỹ lƣỡng, nên sẽ có nhiều tài liệu khơng có giá trị khoa học cao, và chất lƣợng tài liệu kém (mờ, nhòe chữ, mất trang…).
Nguồn thông tin số ngoại sinh là nguồn tài liệu số đƣợc thƣ viện đặt mua bên ngoài, bao gồm cả tài liệu số mua tại các đơn vị nhà xuất bản cũng nhƣ các công ty sách cung cấp. Đặc biệt, thƣ viện mua CSDL Proquest với số lƣợng 100 user. Đây là CSDL toàn văn lớn nhất hiện nay.
Ngồi ra thƣ viện cịn có một nguồn thơng tin số từ các CD luận văn, luận án, khóa luận, kết quả NCKH đã chuyển thành các file lƣu giữ trong thiết bị ổ cứng, chƣa đƣa lên hệ thống phần mềm, số lƣợng khoảng hơn 3000 tài liệu.
Phân hệ Quản lý kho tƣ liệu số của phần mêm KIPOS cho phép quản lý tất cả nguồn thông tin số ở các dạng tài liệu khác nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video… đồng thời có khả năng phân quyền truy cập cho ngƣời dùng. Hiện tại thƣ viện áp dụng chính sách cho bạn đọc sử dụng miễn phí tài liệu số
nhƣng không đƣợc phép download. Dự kiến trong thời gian tới, thƣ viện sẽ thay đổi chính sách lƣu thơng, cho phép bạn đọc download tài liệu với mức phí 5000 đồng/lƣợt.
Phân hệ tra cứu OPAC của phần mềm cho phép bạn đọc tìm kiếm tài liệu theo nhan đề, tác giả, loại hình tài liệu, từ khóa, hoặc có thể theo bộ sƣu tập của thƣ viện, h trợ bạn đọc một cách tối đa khi sử dụng tài liệu. Tất cả đều đƣợc phân loại, tập trung và giao tiếp tại Cổng thông tin thƣ viện điện tử.
2.2.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật là một trong 4 yếu tố cấu thành thƣ viện, có vai trị quan trọng trong các hoạt động của thƣ viện. Nguồn thông tin số không thể tồn tại nếu nhƣ khơng có hạ tầng mạng và hệ thống máy tính, đặc biệt trong thời đại ngày nay khi mà sự l i thời của công nghệ đang diễn ra từng ngày từng giờ. Có thể nói cơ sở vật chất kỹ thuật thể hiện sự vững mạnh của cơ quan thƣ viện trong quá trình hoạt động.
Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở sử dụng hệ thống đƣờng truyền internet ADSL với băng thông rộng. Hệ thống máy chủ bao gồm 2 máy, một máy đặt tại cơ sở chính, và một máy đặt tại thƣ viện, cùng bao gói CSDL dùng chung.
Cấu hình của máy chủ:
- Chip Intel® Xeon® Processor (E5620 @ 2.40GHz.) - CPU 2.4GHz
- RAM 8GB - HDD 1TB - Monitor 19 inch
Hệ thống máy trạm dùng để tra cứu bao gồm 30 máy tính, đƣợc đặt tại phịng mạng, bạn đọc tra cứu tìm kiếm tài liệu có trong kho, đồng thời có thể sử dụng truy cập sử dụng tài liệu số.
Cấu hình của máy trạm:
- Chip Intel® Pentium® Processor (G60 @ 2.8GHz.) - CPU 2.4GHz
- Main: G41 - RAM 2GB - HDD 500GB - Monitor 19 inch
Máy nghiệp vụ của cán bộ thƣ viện có tổng số 6 chiếc, có cấu hình tƣơng đƣơng với máy trạm. Tất cả hệ thống máy tính này đƣợc sử dụng từ năm 2013, nên tuổi thọ của máy còn rất dài. Bên cạnh đó thƣ viện cịn có hệ máy in, máy in mã vạch, máy đọc mã vạch, máy in thẻ phục vụ cho các công việc nghiệp vụ và quản lý lƣu thông tài liệu. Tất cả các thiết bị phụ trợ này đều đƣợc kết nối với phần mềm KIPOS, thực hiện các chức năng ứng với các tính năng của phần mềm. Ví dụ phân hệ Biên mục có tính năng in mã vạch, in nhãn tài liệu, nhờ có máy in và máy in mã vạch, thƣ viện có thể hồn tất cơng đoạn in nhãn, in mã vạch sau khi biên mục để chuẩn bị xếp giá. Hay máy in thẻ có tích hợp với phần mềm, để phân hệ lƣu thơng có thể thực hiện tính năng in thẻ bạn đọc để quản lý bạn đọc và tài liệu.
Trang thiết bị hiện đại là điều kiện để ngƣời dùng tin sử dụng các dịch vụ thƣ viện một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất, cũng nhƣ việc khai thác sử dụng nguồn thông tin số đƣợc thuận tiện và hiệu quả. Đây cũng chính là sự ảnh hƣởng của yếu tố cơ sở vật chất tới phần mềm thƣ viện.
2.2.3. Nguồn nhân lực
Trong các hoạt động xã hội của con ngƣời, vấn đề nguồn nhân lực luôn đƣợc xem là vấn đề then chốt, quyết định sự phát triển toàn diện của m i quốc gia. Kinh nghiệm của nhiều nƣớc cho thấy đầu tƣ cho phát triển nguồn nhân lực đƣợc coi là chìa khóa của tăng trƣởng và phát triển. Con ngƣời luôn đƣợc coi là mục tiêu, là động lực cho sự phát triển kinh tế - xã hội. Trong cƣơng lĩnh xây dựng đất nƣớc thời kỳ quá độ chủ nghĩa xã hội (bổ sung phát triển năm 2011) của Đảng ghi rõ: “Con ngƣời là trung tâm của chiến lƣợc phát triển, đồng thời là chủ thể phát triển”.
Trong hoạt động thông tin thƣ viện, nguồn nhân lực là cầu nối giữa vốn tài liệu và ngƣời dùng tin. Thông qua cán bộ thƣ viện, ngƣời dùng tin tiếp cận với tài liệu khai thác những thơng tin mình cần. Nhờ có cán bộ thƣ viện, tài liệu đƣợc phục vụ phù hợp với nhu cầu, tập quán, thói quen của bạn đọc nhƣ học tập, nghiên cứu, giải trí... Họ là nhân tố trực tiếp tác động đến hiệu quả hiệu quả của sản phẩm và dịch vụ thƣ viện. Chính họ là ngƣời vận hành các tất cả các hoạt động trong thƣ viện, bao gồm cả việc vận hành các phân hệ trong phần mềm thƣ viện.
Hiện nay hệ thống thƣ viện Viện ĐH Mở Hà Nội có tổng số 25 cán bộ làm việc tại các chi nhánh thƣ viện và các khoa trực thuộc trƣờng. Tại Trung tâm TTTV cơ sở Thanh Trì có 6 cán bộ, trong đó có 3 cán bộ trình độ thạc sĩ, 2 cán bộ trình độ cử nhân và 1 cán bộ trình độc cao đẳng.
Về trình độ chuyên mơn của cán bộ thƣ viện tại Trung tâm: có 2 cán bộ chuyên ngành tin học, 2 cán bộ chuyên ngành thông tin thƣ viện, 1 cán bộ chuyên ngành phát hành sách, 1 cán bộ chuyên ngành văn hóa. Nhìn chung đội ngũ cán bộ thƣ viện tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội có trình độ nghiệp vụ vững vàng, trình độ tin học tốt, là những ngƣời trẻ tuổi năng động và nhiệt huyết với công việc. Với đội ngũ cán bộ có trình độ và chun mơn
nhƣ vậy, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội hồn tồn có thể phát triển thƣ viện số, sử dụng phần mềm thƣ viện cũng nhƣ các các thiết bị tin học trong thƣ viện thành thạo, duy trì các hoạt động trong q trình tự động hóa