Ngoài ra, KIPOS cũng h trợ nếu bạn muốn sửa biểu ghi thƣ mục ngay trên giao diện này chỉ cần kích đúp chuột vào biểu ghi đó trên cửa sổ giao diện siêu dữ liệu mô tả. Cửa sổ biên tập MARC sẽ hiển thị cho phép sửa các thông tin mong muốn. Đây chính là một ƣu điểm của phần mềm KIPOS, giúp đơn giản hóa các bƣớc các cơng đoạn thực hiện, có thể sử dụng nhiều tính năng khác nhau trên cùng một trình đơn/giao diện của các phân hệ khác nhau.
Nhận xét thực trạng ứng dụng phân hệ Biên tập tài liệu số
Phân hệ Biên tập tài liệu số của phần mềm KIPOS đã giúp thƣ viện xây dựng đƣợc kho tƣ liệu số hoàn thiện, phục vụ nhu cầu học tập từ xa của đông đảo bạn đọc. Tài liệu số đƣợc sau khi biên tập đƣợc trình duyệt theo chƣơng, phần và từng trang, giúp cho bạn đọc dễ dàng xem chỉ sau cú click chuột, giống nhƣ việc lật dở từng trang sách, có thể đọc ở bất cứ đâu khi có sẵn smart phone hay máy tính bảng.
Điều quan trọng là các tài liệu số sau khi biên tập đƣợc đính kèm biểu ghi thƣ mục, thuận tiện cho việc tra cứu tìm tin.
2.1.4. Phân hệ Quản lý Lưu thông
Lƣu thông tài liệu là khâu cuối cùng trong quy trình nghiệp vụ thƣ viện nhƣng là khâu giữ vị trí quan trọng nhằm đánh giá toàn bộ hiệu quả hoạt động của thƣ viện. Vì vậy, quy trình lƣu thơng phải đƣợc tổ chức khoa học nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và phổ biến thông tin tới đông đảo ngƣời dùng tin thƣ viện. Tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội, quy trình lƣu thơng đƣợc tự động hóa bằng cách sử dụng cơng nghệ mã vạch kết hợp với phần mềm KIPOS. Công nghệ mã vạch đã giúp thƣ viện thực hiện các thao tác tra cứu bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác, khơng nhầm lẫn nhƣ các thao tác thủ công thuần túy; Thao tác mƣợn - trả sách, báo, tài liệu cho bạn đọc tại kho đóng và kho mở đƣợc thực hiện một cách tự động, tăng vòng quay của sách phục vụ bạn đọc; Thực hiện kiểm kê kho tài liệu một cách thƣờng xuyên, không mất nhiều cơng sức, giúp lãnh đạo nắm đƣợc tình hình kho tài liệu tại bất kỳ thời điểm nào; Thống kê bạn đọc một cách nhanh chóng, chuẩn xác; phát hiện nhanh chóng và thơng báo tới bạn đọc mƣợn tài liệu quá hạn. Cán bộ thƣ viện sẽ không phải nhập các ký tự số thẻ bạn đọc cũng nhƣ mã số tài liệu, mà chỉ cần dung thiết bị quét mã vạch để quét thẻ bạn đọc và mã tài liệu. Việc này giúp cho công tác phục vụ bạn đọc đƣợc dễ dàng và nhanh chóng.
Quy trình ứng dụng công nghệ mã vạch tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội đƣợc tiến hành nhƣ sau: Thứ nhất, thƣ viện cần có sẵn CSDL về hồ sơ bạn đọc, bao gồm những thông tin: mã số thẻ, họ tên bạn đọc, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email, nghề nghiệp (nhóm ngƣời dùng). Mã số thẻ của bạn đọc sẽ đƣợc nhập vào CSDL đồng thời sẽ đƣợc tự động đƣợc mã hóa dƣới dạng mã vạch trên thẻ bạn đọc. Thứ hai, thƣ viện cần có CSDL về tài liệu, bao gồm những thông tin: mã số của tài liệu, tên sách, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản… Những thông tin thƣ mục này cũng đƣợc mã hóa dƣới dạng mã vạch gắn trên tài liệu.
Khi mƣợn sách, bạn đọc xuất trình thẻ thƣ viện, cán bộ thƣ viện vào trình đơn: Lưu thơngCho mượn giao diện kiểm tra thông tin độc giả sẽ xuất hiện. Cán bộ thƣ viện dùng thiết bị đọc mã vạch quét lên mã vạch in trên thẻ, sau đó nhấn Enter hoặc kích vào Chấp nhận.
Chƣơng trình sẽ mở tới tới trình đơn Độc giả - Mượn. Cán bộ thƣ viện chỉ cần quét mã vạch của tài liệu mà bạn đọc muốn mƣợn, tự động thông tin về tài liệu đó cũng nhƣ ngày mƣợn, ngày trả sẽ đƣợc lƣu trong dữ liệu của bạn đọc.
Hình 2.24: Giao diện cho mượn tài liệu
Khi trả sách, cán bộ thƣ viện mở mục Lưu thông Nhận trả trên phần mềm, quét thẻ bạn đọc và quét mã vạch tài liệu tƣơng tự nhƣ ghi mƣợn. Phần
bộ thƣ viện có thể biết đƣợc hiện trạng về sách, về bạn đọc nhƣ: sách nào đã có ngƣời mƣợn, sách nào đang r i trong kho, bạn đọc nào đã mƣợn sách quá hạn, thời gian quá hạn là bao nhiêu ngày…
Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở quy định số lƣợng sách m i lần mƣợn cho các nhóm độc giả là 10 cuốn/lần. Thời gian mƣợn là 1 kỳ học. Tuy nhiên vì lý do đơn vị đào tạo khơng tập trung, tản mác ở nhiều cơ sở, nên khi mƣợn sách của thƣ viện, bạn đọc phải đặt cọc tiền bằng 120% giá tiền của tài liệu. Đây chính là nhƣợc điểm lớn nhất trong quy trình lƣu thơng của thƣ viện.
Tài liệu sau khi đƣợc luân chuyển giữa hoạt động mƣợn và trả của bạn đọc, phần mềm sẽ tự động ghi nhận và thống kê số lƣợng bạn đọc mƣợn nhiều nhất, tài liệu nào đƣợc mƣợn nhiều nhất, tần xuất mƣợn trả trong một khoảng thời gian nhất định (ngày, tháng, năm), hay mật độ lƣu thông của một tài liệu... Chức năng thống kê của phần mềm KIPOS giúp cho cán bộ thƣ viện nắm đƣợc tình hình lƣu thơng của tài liệu, từ đó giúp ích cho việc nghiên cứu nhu cầu đọc, nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc.
Ngồi tính năng quản lý mƣợn, trả, gia hạn tài liệu, phân hệ lƣu thơng của KIPOS cịn có tính năng quản lý thông tin độc giả trong một cửa sổ với nhiều tab. Để truy cập thông tin của một độc giả, cán bộ thƣ viện chọn Độc giảBiểu ghi. Sau khi mã độc giả đƣợc kiểm tra xác thực, cửa sổ thơng tin độc
giả sẽ hiện lên. Tùy trình đơn đƣợc chọn, tab thơng tin tƣơng ứng sẽ đƣợc kích hoạt. Tính năng này giúp thƣ viện kiểm sốt đƣợc tình trạng sử dụng tài liệu của bạn đọc nhƣ: tài liệu đang mƣợn, tài liệu mƣợn quá hạn, danh sách những tài liệu bạn đọc đã từng mƣợn, hoạt động sử dụng tài liệu số của bạn đọc...
Tại giao diện này, cán bộ thƣ viện có thể sửa hồ sơ độc giả, mà khơng cần phải thốt để vào một trình đơn khác.
Hình 2.25: Giao diện hồ sơ độc giả
Hình 2.26: Giao diện hoạt động đầu mục của độc giả
Để xem tình trạng sử dụng tài liệu số của bạn đọc, cán bộ thƣ viện đăng nhập vào KIPOS.Client, từ trình đơn Độc giảHoạt động. Giao diện kiểm tra thông tin bạn đọc sẽ xuất hiện. Trên giao diện này, thủ thƣ dùng máy quét mã vạch hoặc nhập tay vào mã vạch của thẻ độc giả và nhấn Enter hoặc kích vào
Chấp nhận. Cửa sổ thơng báo tình trạng hoạt động METS của bạn đọc sẽ hiển
thị các tài liệu mà bạn đọc đang xem, các tài liệu đã hết hạn, và nhật ký xem.
Hình 2.27: Giao diện hoạt động METS của độc giả
Nếu bạn đọc muốn xem các hoạt động, tài khoản của mình thì bạn đọc có thể xem trên địa chỉ trên website thƣ viện bằng tài khoản đăng nhập: Đăng
nhậpNgười dùngThơng tin tài khoản web
Hình 2.28: Giao diện thơng tin độc giả trên web
Hiện tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội đang áp dụng chính sách lƣu thơng đối với tài liệu số là bạn đọc khơng phải trả phí khi sử dụng,
tuy nhiên tài liệu chỉ có thể xem, khơng download hay copy đƣợc, nên việc quản lý các khoản phí cũng nhƣ khoản nợ của bạn đọc chỉ tiến hành khi mƣợn tài liệu bản in.
Thực tế, trƣớc khi thƣ viện sử dụng phần mềm KIPOS, chính sách thu tiền đặt cọc khi mƣợn sách đã có, cán bộ thƣ viện quản lý trên sổ viết tay. Tới khi sử dụng phần mềm thƣ viện KIPOS, vẫn tiếp tục tiến hành quản lý các khoản phí đó bằng phƣơng pháp thủ cơng là viết và ký sổ, mà khơng dùng đến tính năng ghi nợ của phân hệ lƣu thơng sẵn có trong phần mềm.
Thƣ viện là nơi làm thẻ cho bạn đọc. Thẻ này chính là thẻ sinh viên đồng thời cũng là thẻ thƣ viện. Trong phân hệ lƣu thông, cán bộ thƣ viện in thẻ cho bạn đọc ngay tại giao diện Độc giả sau khi đã cập nhật đầy đủ thông tin bạn đọc, và ảnh thẻ của bạn đọc. Ảnh đƣợc lƣu trong thƣ mục trên máy chủ, đƣợc quản lý bởi phân hệ Quản trị kho tƣ liệu số. Mặc định chƣơng trình h trợ máy in thẻ nhựa và in theo kích thƣớc thẻ chuẩn: 85.5x54mm.
Nhận xét thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý lưu thông
Ứng dụng phân hệ Quản lý lƣu thông của phần mềm KIPOS, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã tự động hóa quy trình mƣợn trả sách, công tác thống kê tài liệu cũng nhƣ thống kê bạn đọc đƣợc tiến hành nhanh chóng, dễ dàng. Ngồi ra dƣới sự h trợ của cơng nghệ mã vạch đã giảm thiểu công sức của cán bộ thƣ viện, đồng thời tránh sai sót khi nhập mã số tài liệu trong q trình cho mƣợn. Phần in thẻ bạn đọc có tích hợp đầu đọc mã vạch và thẻ nhựa rất đẹp và tiện lợi. Bên cạnh đó thƣ viện sử dụng phần mềm để in các báo cáo thống kê đầy đủ và chi tiết. Tuy nhiên thƣ viện cần thay đổi lại chính sách cho mƣợn tài liệu, bỏ đi quy định đặt tiền cƣợc sách, để bạn đọc đến với thƣ viện đƣợc thoải mái hơn.
2.1.5. Phân hệ Tra cứu
Trong xã hội học tập, thông tin trở thành nhu cầu không thể thiếu đối với ngƣời học. Để thỏa mãn nhu cầu thơng tin cho mình địi hỏi ngƣời học phải có những kỹ năng tra cứu và đánh giá thông tin. Việc nắm bắt đƣợc các kỹ năng tra cứu thông tin giúp ngƣời đọc khơng những trang bị tốt cho mình nguồn tài liệu phong phú mà cịn giúp mình làm chủ đƣợc nguồn tin, đánh giá đƣợc những thơng tin mình tìm thấy để phục vụ cho q trình học tập. Ngồi việc học trên lớp với những tài liệu của giảng viên cho sẵn, nếu đƣợc trang bị kỹ năng tra cứu vững vàng, ngƣời học khơng bị bó hẹp trong nguồn tài liệu sẵn có đó mà họ có thể tìm kiếm đƣợc tài liệu trong thƣ viện hoặc ở những nơi khác.
Phần mềm KIPOS với các tính năng tra cứu thơng minh đã giúp ngƣời dùng tìm kiếm thơng tin một cách nhanh chóng, dễ dàng mà chỉ mất vài giây, với hai giao diện tra cứu: trên windows cho cán bộ thƣ viện và trên web cho
bạn đọc với nhiều tính năng tìm kiếm hiệu quả: tìm lƣớt, tìm theo từ khóa, tìm chun gia, tìm kiếm tồn văn.
Tìm lướt: là tìm theo các từ, cụm từ, ký tự… theo trật tự vần chữ cái
dạng từ điển. Cách tìm lƣớt thƣờng đƣợc sử dụng khi ngƣời tìm tin khơng nhớ thật chính xác từ khóa, từ chuẩn để tìm tin hoặc dùng trong trƣờng hợp muốn tham khảo thêm các từ khóa, thuật ngữ khác để tìm tin cho phù hợp với mục đích tìm kiếm.
Để thực hiện tính năng tìm lƣớt, trên thanh cơng cụ Tìm kiếmTìm lướt, rồi gõ từ khóa mang nội dung cần tìm.
Ví dụ: Muốn tìm cuốn sách “Cambridge companion to moderm Bristish
culture”. Nhƣng bạn khơng nhớ chính xác tên cuốn sách đó mà chỉ nhớ nó bắt đầu bằng cụm từ “Cambridge”. Khi đó chức năng tìm lƣớt sẽ nhanh chóng giúp bạn tìm ra tài liệu mình cần.
Hình 2.30: Giao diện tìm lướt
Tìm theo từ khóa: Chức năng này tƣơng đƣơng với tìm kiếm nâng cao.
Có thể dùng nháy kép để tìm chính xác một cụm từ nào đó, dùng dấu ? để thay thế một từ mà bạn chƣa biết, dùng dấu * thay thế cho một chu i từ.
trong tiêu đề, xuất bản sau năm 2005, và tên tác giả là Bigsby. Lúc này, chức năng tìm từ khóa sẽ giúp bạn đọc tìm ra cuốn sách đó.
Hình 2.31: Giao diện tìm theo từ khóa
Tìm tin trình độ cao: là một trong những phƣơng thức tìm kiếm đặc
biệt và hiệu quả khi nó cho phép ngƣời dùng xây dựng các biểu thức điều kiện tìm kiếm dựa trên các quy ƣớc về trƣờng tìm kiếm, quy ƣớc về ký hiệu tốn tử.
Quy ƣớc về trƣờng tìm kiếm: a - tác giả, t - nhan đề, s - chủ đề, g -
điểm truy cập chính ( gồm a:, t:, s:,), d - năm xuất bản, aw - mọi trƣờng Quy ƣớc về ký hiệu tốn tử tìm kiếm: & và, + hoặc, - khơng
Ví dụ: Muốn tìm cuốn sách “Kỹ thuật sản xuất muối khoáng từ nƣớc
biển” của tác giả Vũ Bội Tuyền. Bạn chỉ nhớ đƣợc 1 vài thông tin nhƣ trong nhan đề có từ “sản xuất muối khống”, tác giả tên Tuyền, xuất bản năm 197 mấy. Bạn có thể xây dựng biểu thức điều kiện nhƣ sau để tìm kiếm: a: tuyền
& t:sản xuất muối khống & d: 197? ( Biểu thức này có nghĩa là tìm tác giả
tên Tuyền và nhan đề có chứa từ “sản xuất muối khoáng” và xuất bản khoảng năm 197 mấy )
Hình 2.32: Giao diện tìm tin trình độ cao
Tìm kiếm tồn văn: là phƣơng thức truy tìm từ khóa mà sử dụng bất cứ
từ ngữ nào trong tài liệu từ nhan đề cho đến nội dung đều đƣợc.
Ví dụ: Muốn tìm cuốn sách “Decontamination of fresh and minimally
processed produce”. Bạn gõ cụm từ “fresh and minimally” thì KIPOS sẽ truy tìm sự xuất hiện của cụm từ này trong cả nhan đề, tóm tắt… và cả nội dung của tài liệu.
Ngoài ra, khả năng tra cứu liên thƣ viện của Kipos rất mạnh mẽ, khả năng tìm kiếm đồng thời hàng trăm thƣ mục với các thƣ viện trong và ngoài nƣớc. Tại giao diện tra cứu của Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội, bạn đọc có thể tra cứu liên thƣ viện với một số thƣ viện lớn trên thế giới và trong nƣớc nhƣ: Thƣ viện Quốc hội Mỹ, Thƣ viện Quốc gia Australia, Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Thƣ viện ĐH Quốc gia TPHCM, Thƣ viện ĐH Bách khoa HN.
Hình 2.34: Giao diện tìm kiếm liên thư viện
Ví dụ: Bạn muốn tìm cuốn sách “ The C# programming language”
đƣợc lƣu trữ trong thƣ viện quốc gia Australia hoặc lƣu trong thƣ viện Congress, thì click chọn National Library of Australia, chọn Nhan đề và gõ chữ The C# programming language, chọn Tìm kiếm, kết quả sẽ là:
Hình 2.35: Giao diện kết quả tìm kiếm liên thư viện
Kết quả tra cứu cuối cùng của tất cả các loại tìm kiếm bao giờ cũng thể hiện rất rõ ràng các nội dung từ mô tả cuốn sách, cho đến việc thể hiện cuốn sách ở dạng nào, tài liệu văn bản hay tài liệu số.
Hình 2.36: Giao diện chung kết quả tìm kiếm
Nhận xét thực trạng ứng dụng phân hệ Tra cứu
Phân hệ tra cứu của phần mềm KIPOS đã h trợ một cách đắc lực trong quá trình tìm tin, cung cấp cho ngƣời dùng những kiến thức tra cứu rõ ràng,
cụ thể và dễ hiểu, giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu mình cần một cách nhanh nhất và chính xác nhất. Khi đã có kiến thức về tra cứu vững vàng, bạn đọc có khả năng tiếp cận và áp dụng tri thức một cách tích cực, chủ động, hiệu quả trong từng phạm vi hoạt động cụ thể của mình. Từ đó nâng cao khả năng học tập độc lập, bởi vì khi đó bạn đọc đã nắm đƣợc phƣơng thức tổ chức tri thức, tìm kiếm thơng tin và sử dụng thơng tin một cách hiệu quả nhất.
2.1.6. Cổng thông tin điện tử
Cổng thơng tin điện tử hay cịn gọi là Portal là bƣớc phát triển kế tiếp của công nghệ web, một hệ thống định danh và xác thực ngƣời dùng đăng nhập, từ đó cung cấp một giao diện web để ngƣời dùng dễ dàng truy cập, khai thác thông tin và dịch vụ. Portal có các tính năng giúp ngƣời quản trị thu thập, quản lý nhiều nguồn thơng tin khác nhau, từ đó phân phối chúng dƣới dạng các dịch vụ cho từng ngƣời dùng khác nhau tuỳ thuộc vào nhóm quyền, vào nhu cầu cũng nhƣ mục đích của ngƣời dùng đó.