Chƣơng 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG
2.3. Đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm KIPOS
2.3.2. Những hạn chế
Về phần mềm
Ngồi những ƣu điểm và tiện ích đã mang lại cho thƣ viện, phần mềm KIPOS khi triển khai ứng dụng tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở vẫn có những hạn chế nhất định, đó là:
- Phần mềm khơng cung cấp tính năng bảng tra cứu phụ trợ trong quá trình biên mục.
- Giao diện tác nghiệp của phần mềm chƣa đƣợc đẹp và sinh động.
- Phân hệ biên tập tài liệu số cịn phức tạp, và nhiều cơng đoạn, nên để có đƣợc một tài liệu số đƣợc biên tập chi tiết, cán bộ thƣ viện phải mất nhiều thời gian và công sức. Đặc biệt là trong quá trình tạo cấu trúc logic cho tài liệu số, phần mềm khơng có lựa chọn tự tạo con trỏ tệp, nên cán bộ thƣ viện phải tự kéo thả các file của chƣơng/phần từ cửa sổ tệp tin nguồn sang chƣơng/phần của cấu trúc logic tƣơng ứng
- Trong phân hệ biên mục, phần mềm không tự động lƣu nội dung đã nhập khi cán bộ thƣ viện chƣa kịp cập nhật. Nên nếu vì lý do khách quan, bị gián đoạn giữa chừng, thì cán bộ thƣ viện lại phải nhập lại từ đầu.
- Khi tạo ảnh đại diện cho tài liệu, phần mềm khơng tự động điều chỉnh kích cỡ ảnh, phải qua một thao tác tạo ảnh đại diện. Tuy nhiên khi ảnh đại diện đƣợc tạo, thì ảnh gốc vẫn cùng tồn tại song song, đôi khi gây ra sự nhầm lẫn trong quá trình liên kết link, đồng thời tạo sự rối file ở trong kho tƣ liệu số.
- Phần mềm đóng nên khơng tác động nhiều từ phía cán bộ thƣ viện sử dụng. Muốn sửa đổi gì thì đều phải có sự can thiệp từ phía nhà cung cấp, tạo ra tính bị động trong quá trình sử dụng của thƣ viện.
- Thiếu sự tƣơng tác giữa thƣ viện và nhà cung cấp phần mềm, nên một số hạn chế của phần mềm ít đƣợc phản ánh lại với nhà cung cấp để thay đổi và hoàn thiện.
- Mọi việc cài đặt, vận hành, bảo trì, sửa chữa đều phụ thuộc và nhà cung cấp phần mềm, nên khi gặp sự cố hay l i trong quá trình sử dụng mất nhiều thời gian để sửa chữa.
- Phần mềm KIPOS là một phần mềm mới ở Việt Nam, lại là phần mềm đi tiên phong trong sự phát triển một giải pháp tổng thể cho thƣ viện, đƣợc viết bởi đội ngũ kỹ thuật trẻ, nên sẽ có những hạn chế khơng thể tránh khỏi.
Về phía người dùng
Bên cạnh những hạn chế từ phía phần mềm, thì những hạn chế từ phía ngƣời sử dụng phần mềm cũng là những yếu tố ảnh hƣởng tới việc ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội chƣa có đƣợc hiệu quả cao nhất. Những hạn chế đó là:
- Phần mềm KIPOS có rất nhiều phân hệ với các tính năng hữu ích, tuy nhiên Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội vẫn chƣa sử dụng hết các tính năng đó. Phân hệ bổ sung và phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ dƣờng nhƣ chƣa đƣợc thƣ viện sử dụng.
- Trong q trình biên mục, có nhiều tài liệu cán bộ thƣ viện khơng biên mục trƣờng tóm tắt, nên hạn chế trong q trình tra cứu thơng tin tài liệu của độc giả. Độc giả khơng rõ nội dung của tài liệu nói về vấn đề gì, khó khăn và mất cơng sức cho việc tìm kiếm thơng tin cần thiết. Ngồi ra, vấn đề định từ khóa cũng nhƣ chủ đề cho tài liệu vẫn còn sơ sài, gây hạn chế cho việc tìm tin.
- Chính sách lƣu thơng của thƣ viện còn nhiều hạn chế, với quy định đặt cọc tiền phí băng 120% giá tiền của tài liệu, nên chƣa thu hút đƣợc độc giả,
đặc biệt là các bạn sinh viên – nhóm ngƣời dùng tin chính của thƣ viện, đồng thời gây ra phiền phức trong quá trình mƣợn trả, khi vừa quẹt thẻ bạn đọc và mã vạch của sách trên phần mềm, vừa phải ký sổ giao nhận tiền.
- Số lƣợng cán bộ nghiệp vụ của thƣ viện quá ít, nên tiến độ xử lý tài liệu diễn ra chậm. Đặc biệt là tài liệu số, hiện tại còn khoảng khoảng 6000 tài liệu số chƣa đƣợc biên tập để phục vụ bạn đọc.
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KIPOS TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN
VIỆN ĐẠI HỌC MỞ