Hiện tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội đang áp dụng chính sách lƣu thơng đối với tài liệu số là bạn đọc không phải trả phí khi sử dụng,
tuy nhiên tài liệu chỉ có thể xem, khơng download hay copy đƣợc, nên việc quản lý các khoản phí cũng nhƣ khoản nợ của bạn đọc chỉ tiến hành khi mƣợn tài liệu bản in.
Thực tế, trƣớc khi thƣ viện sử dụng phần mềm KIPOS, chính sách thu tiền đặt cọc khi mƣợn sách đã có, cán bộ thƣ viện quản lý trên sổ viết tay. Tới khi sử dụng phần mềm thƣ viện KIPOS, vẫn tiếp tục tiến hành quản lý các khoản phí đó bằng phƣơng pháp thủ công là viết và ký sổ, mà không dùng đến tính năng ghi nợ của phân hệ lƣu thơng sẵn có trong phần mềm.
Thƣ viện là nơi làm thẻ cho bạn đọc. Thẻ này chính là thẻ sinh viên đồng thời cũng là thẻ thƣ viện. Trong phân hệ lƣu thông, cán bộ thƣ viện in thẻ cho bạn đọc ngay tại giao diện Độc giả sau khi đã cập nhật đầy đủ thông tin bạn đọc, và ảnh thẻ của bạn đọc. Ảnh đƣợc lƣu trong thƣ mục trên máy chủ, đƣợc quản lý bởi phân hệ Quản trị kho tƣ liệu số. Mặc định chƣơng trình h trợ máy in thẻ nhựa và in theo kích thƣớc thẻ chuẩn: 85.5x54mm.
Nhận xét thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý lưu thông
Ứng dụng phân hệ Quản lý lƣu thông của phần mềm KIPOS, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã tự động hóa quy trình mƣợn trả sách, công tác thống kê tài liệu cũng nhƣ thống kê bạn đọc đƣợc tiến hành nhanh chóng, dễ dàng. Ngồi ra dƣới sự h trợ của cơng nghệ mã vạch đã giảm thiểu công sức của cán bộ thƣ viện, đồng thời tránh sai sót khi nhập mã số tài liệu trong quá trình cho mƣợn. Phần in thẻ bạn đọc có tích hợp đầu đọc mã vạch và thẻ nhựa rất đẹp và tiện lợi. Bên cạnh đó thƣ viện sử dụng phần mềm để in các báo cáo thống kê đầy đủ và chi tiết. Tuy nhiên thƣ viện cần thay đổi lại chính sách cho mƣợn tài liệu, bỏ đi quy định đặt tiền cƣợc sách, để bạn đọc đến với thƣ viện đƣợc thoải mái hơn.
2.1.5. Phân hệ Tra cứu
Trong xã hội học tập, thông tin trở thành nhu cầu không thể thiếu đối với ngƣời học. Để thỏa mãn nhu cầu thông tin cho mình địi hỏi ngƣời học phải có những kỹ năng tra cứu và đánh giá thông tin. Việc nắm bắt đƣợc các kỹ năng tra cứu thông tin giúp ngƣời đọc không những trang bị tốt cho mình nguồn tài liệu phong phú mà cịn giúp mình làm chủ đƣợc nguồn tin, đánh giá đƣợc những thơng tin mình tìm thấy để phục vụ cho q trình học tập. Ngồi việc học trên lớp với những tài liệu của giảng viên cho sẵn, nếu đƣợc trang bị kỹ năng tra cứu vững vàng, ngƣời học khơng bị bó hẹp trong nguồn tài liệu sẵn có đó mà họ có thể tìm kiếm đƣợc tài liệu trong thƣ viện hoặc ở những nơi khác.
Phần mềm KIPOS với các tính năng tra cứu thơng minh đã giúp ngƣời dùng tìm kiếm thơng tin một cách nhanh chóng, dễ dàng mà chỉ mất vài giây, với hai giao diện tra cứu: trên windows cho cán bộ thƣ viện và trên web cho
bạn đọc với nhiều tính năng tìm kiếm hiệu quả: tìm lƣớt, tìm theo từ khóa, tìm chun gia, tìm kiếm tồn văn.
Tìm lướt: là tìm theo các từ, cụm từ, ký tự… theo trật tự vần chữ cái
dạng từ điển. Cách tìm lƣớt thƣờng đƣợc sử dụng khi ngƣời tìm tin khơng nhớ thật chính xác từ khóa, từ chuẩn để tìm tin hoặc dùng trong trƣờng hợp muốn tham khảo thêm các từ khóa, thuật ngữ khác để tìm tin cho phù hợp với mục đích tìm kiếm.
Để thực hiện tính năng tìm lƣớt, trên thanh cơng cụ Tìm kiếmTìm lướt, rồi gõ từ khóa mang nội dung cần tìm.
Ví dụ: Muốn tìm cuốn sách “Cambridge companion to moderm Bristish
culture”. Nhƣng bạn khơng nhớ chính xác tên cuốn sách đó mà chỉ nhớ nó bắt đầu bằng cụm từ “Cambridge”. Khi đó chức năng tìm lƣớt sẽ nhanh chóng giúp bạn tìm ra tài liệu mình cần.
Hình 2.30: Giao diện tìm lướt
Tìm theo từ khóa: Chức năng này tƣơng đƣơng với tìm kiếm nâng cao.
Có thể dùng nháy kép để tìm chính xác một cụm từ nào đó, dùng dấu ? để thay thế một từ mà bạn chƣa biết, dùng dấu * thay thế cho một chu i từ.
trong tiêu đề, xuất bản sau năm 2005, và tên tác giả là Bigsby. Lúc này, chức năng tìm từ khóa sẽ giúp bạn đọc tìm ra cuốn sách đó.
Hình 2.31: Giao diện tìm theo từ khóa
Tìm tin trình độ cao: là một trong những phƣơng thức tìm kiếm đặc
biệt và hiệu quả khi nó cho phép ngƣời dùng xây dựng các biểu thức điều kiện tìm kiếm dựa trên các quy ƣớc về trƣờng tìm kiếm, quy ƣớc về ký hiệu tốn tử.
Quy ƣớc về trƣờng tìm kiếm: a - tác giả, t - nhan đề, s - chủ đề, g -
điểm truy cập chính ( gồm a:, t:, s:,), d - năm xuất bản, aw - mọi trƣờng Quy ƣớc về ký hiệu tốn tử tìm kiếm: & và, + hoặc, - khơng
Ví dụ: Muốn tìm cuốn sách “Kỹ thuật sản xuất muối khoáng từ nƣớc
biển” của tác giả Vũ Bội Tuyền. Bạn chỉ nhớ đƣợc 1 vài thơng tin nhƣ trong nhan đề có từ “sản xuất muối khoáng”, tác giả tên Tuyền, xuất bản năm 197 mấy. Bạn có thể xây dựng biểu thức điều kiện nhƣ sau để tìm kiếm: a: tuyền
& t:sản xuất muối khống & d: 197? ( Biểu thức này có nghĩa là tìm tác giả
tên Tuyền và nhan đề có chứa từ “sản xuất muối khống” và xuất bản khoảng năm 197 mấy )
Hình 2.32: Giao diện tìm tin trình độ cao
Tìm kiếm tồn văn: là phƣơng thức truy tìm từ khóa mà sử dụng bất cứ
từ ngữ nào trong tài liệu từ nhan đề cho đến nội dung đều đƣợc.
Ví dụ: Muốn tìm cuốn sách “Decontamination of fresh and minimally
processed produce”. Bạn gõ cụm từ “fresh and minimally” thì KIPOS sẽ truy tìm sự xuất hiện của cụm từ này trong cả nhan đề, tóm tắt… và cả nội dung của tài liệu.
Ngoài ra, khả năng tra cứu liên thƣ viện của Kipos rất mạnh mẽ, khả năng tìm kiếm đồng thời hàng trăm thƣ mục với các thƣ viện trong và ngoài nƣớc. Tại giao diện tra cứu của Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội, bạn đọc có thể tra cứu liên thƣ viện với một số thƣ viện lớn trên thế giới và trong nƣớc nhƣ: Thƣ viện Quốc hội Mỹ, Thƣ viện Quốc gia Australia, Thƣ viện Quốc gia Việt Nam, Thƣ viện ĐH Quốc gia TPHCM, Thƣ viện ĐH Bách khoa HN.
Hình 2.34: Giao diện tìm kiếm liên thư viện
Ví dụ: Bạn muốn tìm cuốn sách “ The C# programming language”
đƣợc lƣu trữ trong thƣ viện quốc gia Australia hoặc lƣu trong thƣ viện Congress, thì click chọn National Library of Australia, chọn Nhan đề và gõ chữ The C# programming language, chọn Tìm kiếm, kết quả sẽ là:
Hình 2.35: Giao diện kết quả tìm kiếm liên thư viện
Kết quả tra cứu cuối cùng của tất cả các loại tìm kiếm bao giờ cũng thể hiện rất rõ ràng các nội dung từ mô tả cuốn sách, cho đến việc thể hiện cuốn sách ở dạng nào, tài liệu văn bản hay tài liệu số.
Hình 2.36: Giao diện chung kết quả tìm kiếm
Nhận xét thực trạng ứng dụng phân hệ Tra cứu
Phân hệ tra cứu của phần mềm KIPOS đã h trợ một cách đắc lực trong quá trình tìm tin, cung cấp cho ngƣời dùng những kiến thức tra cứu rõ ràng,
cụ thể và dễ hiểu, giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu mình cần một cách nhanh nhất và chính xác nhất. Khi đã có kiến thức về tra cứu vững vàng, bạn đọc có khả năng tiếp cận và áp dụng tri thức một cách tích cực, chủ động, hiệu quả trong từng phạm vi hoạt động cụ thể của mình. Từ đó nâng cao khả năng học tập độc lập, bởi vì khi đó bạn đọc đã nắm đƣợc phƣơng thức tổ chức tri thức, tìm kiếm thơng tin và sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất.
2.1.6. Cổng thông tin điện tử
Cổng thơng tin điện tử hay cịn gọi là Portal là bƣớc phát triển kế tiếp của công nghệ web, một hệ thống định danh và xác thực ngƣời dùng đăng nhập, từ đó cung cấp một giao diện web để ngƣời dùng dễ dàng truy cập, khai thác thông tin và dịch vụ. Portal có các tính năng giúp ngƣời quản trị thu thập, quản lý nhiều nguồn thơng tin khác nhau, từ đó phân phối chúng dƣới dạng các dịch vụ cho từng ngƣời dùng khác nhau tuỳ thuộc vào nhóm quyền, vào nhu cầu cũng nhƣ mục đích của ngƣời dùng đó.
Portal đƣợc xem nhƣ một điểm truy cập tập trung và duy nhất cho ngƣời dùng tìm kiếm thơng tin và tác nghiệp một cách thuận lợi và dễ dàng. Portal cũng đƣợc xem là một siêu website, nghĩa là ngoài tập hợp và liên kết thông tin từ nhiều nguồn thông tin khácnhau mà trƣớc đây nằm rải rác, phân tán khó khai thác; nó cịn có khả năng phân loại và tập hợp thôngtin theo chủ đề, nhằm làm cho thơng tin trở nên có ý nghĩa và dễ dàng khai thác hơn.
Portal phải là một công cụ quản lý q trình cộng tác đóng góp thơng tin vào hệ thống, cung cấp những thông tin cần thiết cho từng ngƣời sử dụng, bằng cách cho phép m i ngƣời có thể cá biệt hóa thơng tin theo nhu cầu của mình; cung cấp điểm truy cập tích hợp duy nhất cho mọi ngƣời sử dụng hệ thống tới mọi nguồn thông tin, tạo ra một cộng đồng ngƣời dùng tin chung.
KIPOS.WebPortal là giải pháp phần mềm cổng thông tin điện tử thƣ viện, có thể coi nhƣ một phân hệ, là một trong 3 thành phần cơ bản của giải pháp tổng thể KIPOS, bao gồm: KIPOS.Automation, KIPOS.Digital và KIPOS.WebPortal. Đây là điểm truy cập tập trung và duy nhất, tích hợp các kênh thơng tin các dịch vụ, ứng dụng phục vụ tác nghiệp của thƣ viện, đáp ứng các yêu cầu chung của một cổng thơng tin điện tử, đó là:
- Tập hợp và liên kết thông tin từ nhiều nguồn thông tin khác nhau, bao gồm: các CSDL thƣ mục, CSDL toàn văn của thƣ viện và CSDL mục lục liên hợp của một số thƣ viện khác...
- Phân loại thông tin theo chủ đề, theo bộ sƣu tập nhiều cấp, phục vụ cho tìm kiếm dễ dàng.
- Quản lý quá trình cộng tác đóng góp thơng tin vào hệ thống bao gồm quá trình biên soạn tƣ liệu, cung cấp tài liệu vào hệ thống, xét duyệt tài liệu, phát hành phân phối tài liệu, cũng nhƣ bảo trì các nội dung thông tin thông qua việc xây dựng và ứng dụng các quy trình phối hợp cơng việc đóng góp thơng tin.
- Khả năng cá nhân hóa cổng thơng tin có thể xuất hiện tại nhiều mức. M i cá nhân sử dụng có thể đăng ký sử dụng các nguồn thông tin, các chuyên mục, chủ đề mà họ quan tâm nếu đã đƣợc phân quyền sử dụng. Hệ thống cung cấp các dịch vụ cảnh báo cho cá nhân về thay đổi, những điều kiện về nội dung theo yêu cầu ngƣời sử dụng, cũng nhƣ theo chỉ định của ngƣời quản trị.
- Ngƣời dùng chỉ cần tiếp cận duy nhất tới cổng thông tin qua một màn hình duy nhất trên một trang hiển thị duy nhất, ngƣời sử dụng có thể truy cập tới các nguồn thông tin khác nhau, dƣới nhiều định dạng khác nhau. Điều này làm tăng đáng kể hiệu quả khai thác nhờ vào việc tiếp cận dễ dàng, đầy đủ, chính xác, nhanh chóng tới mọi nguồn thơng tin của hệ thống.
Hình 2.37 :Kiến trúc Cổng thơng tin điện tử KIPOS.WebPortal
Cổng thông tin thƣ viện điện tử của Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở Hà Nội có địa chỉ là: http://thuvien.hou.edu.vn. Tại đây ngƣời dùng có thể tiếp cận nhiều nguồn thông tin khác nhau, là đƣờng dẫn đến nguồn tài liệu có trong thƣ viện. Mục lục tra cứu trực tuyến OPAC sẽ giúp bạn đọc tìm kiếm những tài liệu có trong CSDL thƣ viện, tìm kiếm và sử dụng tài liệu số. Bạn đọc đăng ký tài khoản bằng số thẻ thƣ viện của mình để sử dụng. Đây chính là cơng cụ giao tiếp giữa ngƣời dùng tin và thƣ viện.
Sự vận hành của cổng thông tin điện tử KIPOS đƣợc đặt trên nền tảng LogoWeb, đây là một hệ quản trị nội dung website đƣợc xây dựng trên các tiêu chuẩn cổng thông tin với sự kết hợp của công nghệ webparts và siêu dữ liệu MARCXML. Nhờ vậy nó đặc biệt linh động, dễ dàng tùy biến theo yêu cầu của thƣ viện. Các phân hệ đƣợc dựng sẵn nhƣ: quản lý tin tức, diễn đàn, RSS, JetPortal..., công nghệ LogoWeb cung cấp cho thƣ viện một giao diện web với hàng loạt các kênh thơng tin hữu ích cho độc giả.
Trên giao diện của Cổng thông tin điện tử Thƣ viện ĐH Mở Hà Nội, hình ảnh của thƣ viện nằm ở chính giữa, đƣợc thay đổi theo hiệu ứng slide. Phía trên là các tab chính: Trang chủ, Giới thiệu, Tra cứu, Liên kết nội bộ, Diễn đàn. Tab Tra cứu liên kết với phân hệ Tra cứu của phần mềm KIPOS, với các tính năng tra cứu nhƣ Tìm lƣớt, Tìm chun gia, Tìm từ khóa, Tìm tồn văn, giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu mình cần, biết đƣợc tình trạng tài liệu trong kho, có hay khơng có. Ngoài ra tab Ngƣời dùng sẽ cho bạn đọc biết thông tin về tài khoản của mình, đang mƣợn những cuốn sách nào, thời hạn khi nào phải trả..., tab này liên kết với Phân hệ lƣu thông của phần mềm.
Phía dƣới, giao diện Cổng thơng tin đƣợc chia làm 3 phần: Tài liệu số, Tài liệu in, Tài liệu mới. Sự trình diễn nhƣ vậy giúp cho bạn đọc truy xuất vào CSDL của thƣ viện theo bộ sƣu tập nhanh hơn. Trong m i phần đó, lại phân chi ra các mục con nhƣ: Giáo trình, Sách tham khảo tiếng Việt, Sách tham khảo ngoại văn, Bài giảng, Bài trích, Luận văn, Khóa luận, Kết quả NCKH, Video. Đây cũng chính là các bộ sƣu tập đƣợc thƣ viện tổ chức và phân loại trong quá trình biên mục tài liệu tại phân hệ Biên mục của phần mềm.
Những tài liệu mới nhất sau khi biên mục sẽ đƣợc hiển thị tại mục Tài liệu mới. Hiệu ứng chạy lƣớt ngang với sự xuất hiện của 10 tài liệu giúp cho Cổng thông tin điện tử rất sinh động và thu hút, thể hiện tính cập nhật thơng tin của thƣ viện.
Bên cạnh đó, trên giao diện của Cổng thơng tin điện tử cịn có các mục Tin tức sự kiện, Hƣớng dẫn, Thƣ viện ảnh, Liên hệ... để h trợ bạn đọc trƣớc những yêu cầu thông tin, cũng nhƣ giải đáp các thắc mắc liên quan đến sử dụng thƣ viện.
Hình 2.38: Giao diện cổng thông tin điện tử
2.2. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quá trình ứng dụng phần mềm KIPOS
Sự phát triển vƣợt bậc của khoa học công nghệ tỏng những năm gần đây đã tác động sâu sắc đến mọi mặt trong hoạt động của ngành TTTV, đặc biệt là sự phát triển của cơng nghệ thơng tin và viễn thơng. Chính vì thế, tự động hóa cơng tác TTTV đang là xu thế tất yếu của ngành trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng.
Một hệ thống thơng tin tự động hóa bao gồm 4 yếu tố: nguồn thơng tin số, cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn nhân lực, hệ thống phần mềm. Các yếu tố này tác động ảnh hƣởng lẫn nhau. Trong đó yếu tố phần mềm đóng vai trị quan trọng trong quá trình tự động hóa thƣ viện, nhƣng để ứng dụng phần mềm một cách có hiệu quả, thì khơng thể khơng nhắc tới sự ảnh hƣởng của 3 yếu tố cịn lại.
2.2.1. Nguồn thơng tin số
Nguồn thơng tin số hay cịn gọi là nguồn thơng tin điện tử là hệ quả của cuộc cách mạng công nghệ thơng tin và số hóa, khi thơng tin tri thức ngày càng trở nên phong phú đa dạng, phát triển mạnh mẽ theo thời gian, khi nhu
cầu thông tin của xã hội ngày càng cao, các tài liệu với hình thức lƣu giữ