Quá trình ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm Thôngtin Thƣ

Chƣơng 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ ỨNG DỤNG

1.4. Quá trình ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm Thôngtin Thƣ

Thƣ viện Viện Đại học Mở

1.4.1. Quá trình chuyển đổi từ Libol và Dspace sang KIPOS

Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, việc chuyển đổi từ thƣ viện truyền thống sang thƣ viện điện tử/thƣ viện số đang là xu thế chung của các thƣ viện đại học tại Việt Nam, nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc. Nắm bắt đƣợc xu thế đó Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở (trƣớc đây là Phòng Thƣ viện) đã bắt đầu xây dựng thƣ viện điện tử từ năm 2008 với sự ứng dụng phần mềm Libol 6.0 do Công ty Tinh Vân cung cấp.

Libol đƣợc coi là phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp đầu tiên ở Việt Nam. Phiên bản 6.0 có đầy đủ 9 phân hệ chức năng phục vụ cho các công tác nghiệp vụ thƣ viện và phục vụ ngƣời dùng tin:

- Phân hệ Quản lý - Phân hệ Bổ sung - Phân hệ Biên mục

- Phân hệ Ấn phẩm định kỳ - Phân hệ Lƣu thông

- Phân hệ Bạn đọc - Phân hệ Sƣu tập số

- Phân hệ Mƣợn liên thƣ viện - Phân hệ Tra cứu

Tuy nhiên trên thực tế phân hệ Sƣu tập số trong phần mềm Libol không hoạt động đƣợc. Từ phía nhà cung cấp phần mềm cũng không khắc phục đƣợc l i đó. Đến năm 2012, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã sử dụng thêm phần mềm mã nguồn mở Dspace, với mục đích vừa có thể quản lý tài liệu truyền thống trên phần mềm Libol, vừa tạo lập đƣợc các bộ sƣu tập số trên Dspace, nhằm phục vụ nhu cầu học từ xa của các bạn sinh viên.

Thực trạng đó đã dẫn đến nhiều bất lợi cho công tác làm nghiệp vụ cũng nhƣ tra cứu sử dụng tài liệu của bạn đọc, bởi hai phần mềm này hoạt động độc lập, không liên kết biểu ghi thƣ mục với tệp tin tài liệu số, không chung giao diện truy cập. Phần mềm mã nguồn mở thƣờng không hoàn toàn tƣơng thích mới phần mềm mã nguồn đóng (ở đây là Dpace – phần mềm mã nguồn mở và Libol – Phần mềm mã nguồn đóng). Khi thƣ viện đã đầu tƣ cho việc thiết lập các định dạng lƣu trữ dữ liệu và ứng dụng phần mềm đóng, thì việc cố gắng tích hợp những giải pháp phần mềm mã nguồn mở là rất tốn kém và cực kỳ khó khăn. Từ trƣớc tới nay, chƣa có một nhà sản xuất phần mềm nào làm đƣợc điều đó.

Qua khảo sát thực tế, và tổng hợp dữ liệu cho thấy từ năm 2008 đến năm 2013, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã biên mục đƣợc khoảng 18.000 biểu ghi thƣ mục trên phần mềm Libol. Tuy nhiên thời gian này, thƣ viện không sử dụng Khung phân loại. Dữ liệu biên mục chỉ bao gồm các trƣờng: Tiêu đề, Tác giả, Thông tin xuất bản, Thông tin vật lý, Từ khóa. Vì thế việc sắp xếp tài liệu trong thƣ viện đƣợc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, và theo quy ƣớc của cán bộ thƣ viện. Dữ liệu mô tả thƣ mục chỉ để phục vụ cho việc bạn đọc tra cứu tài liệu, việc tìm kiếm tài liệu trong kho vô cùng khó khăn.

Bên cạnh đó phần mềm mã nguồn mở Dspace đƣợc sử dụng với mục đích xây dựng các bộ sƣu tập số, đã gặp những khó khăn trong việc bảo mật dữ liệu. Có khoảng 10.000 tài liệu số đã đƣợc đăng tải trên tài khoản Dspace của thƣ viện từ năm 2012 tới năm 2014, chủ yếu là các tài liệu sƣu tập trên mạng, không mang nhiều giá trị khoa học, bạn đọc chỉ đƣợc quyền đọc chứ không đƣợc quyền tải về. Mặc dù vậy dữ liệu vẫn không tránh khỏi tình trạng bị đánh cắp.

Ngoài ra trong quá trình sử dụng song song cả 2 phần mềm trên cùng một hệ thống dữ liệu đã dẫn đến tình trạng phức tạp hóa công đoạn biên mục

tài liệu. Cán bộ thƣ viện vừa phải thực hiện biên mục dữ liệu mô tả của một tài liệu xếp giá, đồng thời lại lặp lại thao tác biên mục cho nội dung số của tài liệu đó ở một giao diện phần mềm khác.

Với đặc thù là một Viện đào tạo đa ngành, phát triển mạnh mô hình đào tạo từ xa, nên thƣ viện phải là nơi cung cấp tận nơi nguồn học liệu cho ngƣời dạy cũng nhƣ ngƣời học. Trƣớc những hạn chế khi sử dụng cùng một lúc hai phần mềm cho việc quản lý vốn tài liệu thƣ viện, quản lý bạn đọc, và h trợ công tác nghiệp vụ, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã quyết định chuyển đổi từ phần mềm Libol 6.0 và phần mềm Dspace sang sử dụng duy nhất phần mềm KIPOS, kết hợp tổng thể cả quản trị thƣ viện tích hợp và quản lý thƣ viện số. Tháng 8 năm 2014 là mốc đánh dấu cho sự chuyển đổi to lớn trong công tác thƣ viện của Trung tâm.

Với tính năng nhập khẩu dữ liệu thông qua giao thức Z39.50, KIPOS dễ dàng chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm Libol sang KIPOS. Sự chuyển đổi dữ liệu này đã đƣợc sự h trợ từ phía nhà sản xuất phần mềm KIPOS - Công ty CP Phần mềm Hiện Đại. Trong khoảng thời gian 1 tháng, việc chuyển đổi 18 nghìn biểu ghi từ phần mềm Libol sang KIPOS đã hoàn thành, trong đó đã chuyển đổi thành công 10 nghìn biểu ghi, phát hiện hơn 6 nghìn biểu ghi trùng, và khoảng 2 nghìn biểu ghi bị mất, do khi chƣa chuyển đổi xong, hệ thống phần mềm Libol đã bị xóa. Cùng với đó, thƣ viện cũng đã xóa phần mềm Dspace ngay sau khi KIPOS đi vào hoạt động.

Quá trình chuyển đổi dữ liệu gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc lọc biểu ghi trùng, và trộn biểu ghi. Nguyên nhân xuất phát từ vấn đề các cơ sở thƣ viện đặt tại nhiều nơi, cùng sử dụng chung một hệ thống máy chủ CSDL, sau khi bổ sung sách về thƣ viện trung tâm, phân tán sách tới các thƣ viện thành viên, thì cán bộ thƣ viện tại các thƣ viện thành viên tiến hành biên mục

mà không kiểm tra trùng, nên dẫn đến có rất nhiều biểu ghi trùng trong CSDL.

Bên cạnh đó là vấn đề sử dụng Khung phân loại. Trƣớc đây, khi dùng Libol, thƣ viện không sử dụng Khung phân loại nào, sau khi ứng dụng KIPOS, cùng với xu thế chung của các thƣ viện, và mục tiêu xây dựng thƣ viện số, nên thƣ viện đã sử dụng Khung phân loại DDC23 là khung phân loại mới nhất hiện nay. Chính vì thế, sau khi chuyển đổi dữ liệu xong, thƣ viện phải hồi cố lại toàn bộ dữ liệu, gán ký hiệu phân loại cho m i tên tài liệu. Cùng với đó là việc biên tập tài liệu số cho m i biểu ghi thƣ mục nếu tài liệu đó có bản điện tử. Trung tâm TTTV tiến hành song song cả hai việc: định ký hiệu phân loại cho tài liệu và biên tập tài liệu số trên phần mêm KIPOS, in nhãn và in mã vạch gán cho từng tài liệu.

Công việc chuyển đổi và hồi cố dữ liệu đã hoàn thành trong khoảng thời gian hơn 2 tháng với sự huy động tối đa nguồn nhân lực tại thƣ viện. Hiện nay, số lƣợng dữ liệu trong phần mềm KIPOS của thƣ viện đƣợc thể hiện qua bảng sau:

STT CSDL Biểu ghi thư mục Tài liệu số

1 Sách tiếng Việt 8996 594

2 Sách ngoại văn 496 0

3 Luận văn luận án 0 308

4 Khóa luận 1185 0

5 Kết quả NCKH 0 47

6 Bài giảng 0 18

TỔNG 10.667 967

1.4.2. So sánh phần mềm KIPOS với Libol

Phần mềm KIPOS và Libol là phần mềm thƣơng mại (hay phần mềm mã nguồn đóng). Dựa trên những tiêu chí đánh giá về phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp thì cả hai phần mềm này đều có những điểm chung, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí. Tuy nhiên, nếu so sánh dựa trên những tiêu chí đánh giá phần mềm thƣ viện số thì có sự khác biệt rất lớn. Bản thân phần mềm Libol là phần mềm quản trị tích hợp thƣ viện, nhƣng KIPOS là một giải pháp tổng thể, bao gồm cả quản trị tích hợp và bộ sƣu tập số. Sự kết hợp hai trong một này đã khiến cho KIPOS ƣu việt hơn hẳn, đặc biệt phù hợp với những thƣ viện đẩy mạnh phát triển thƣ viện số, thƣ viện từ xa.

Tài liệu số đƣợc đính kèm vào biểu ghi thƣ mục MARC,và đƣợc biên tập theo tiêu chuẩn METS, giúp cho bạn đọc sử dụng tài liệu số đƣợc dễ dàng, xem theo chƣơng phần, theo trang… Việc phân quyền sử dụng tài liệu số cho bạn đọc rõ ràng, có thể xem hoặc download tùy thuộc vào chính sách lƣu thông của thƣ viện.

Tiêu chuẩn METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) cung cấp một cơ chế linh hoạt để mã hóa siêu dữ liệu mô tả, quản trị và cấu trúc cho một đối tƣợng số trong thƣ viện, và để thể hiện các mối quan hệ phức tạp giữa các hình thức khác nhau của siêu dữ liệu. Bởi vậy nó có thể cung cấp một tiêu chuẩn thống nhất cho việc trao đổi các đối tƣợng số giữa các kho trong thƣ viện.

METS là một sáng kiến của liên đoàn thƣ viện số phát triển tiếp tục từ dự án MOA2, cung cấp 1 khổ mẫu tiêu chuẩn XML để mã hóa siêu dữ liệu cho việc quản lý các đối tƣợng số trong 1 kho hay trao đổi các đối tƣợng giữa các kho trong thƣ viện số. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, tiêu chuẩn METS có thể dung để thay thế cho Submission Information Package (SIP), Archival Information Package (AIP), hay Dissemination Information Package (DIP) trong mô hình tra cứu hệ thống thông tin lƣu trữ mở (OAIS). Một tiêu chuẩn METS bao gồm 5 phần chính:

- Siêu dữ liệu mô tả: phần siêu dữ liệu mô tả có thể chỉ ra siêu dữ liệu mô tả bên ngoài tiêu chuẩn METS (Ví dụ: một khổ mẫu MARC trong OPAC) hoặc bao gồm siêu dữ liệu mô tả mã hóa bên trong, hoặc cả hai.

- Siêu dữ liệu quản trị: cung cấp thông tin về tạo dựng và lƣu trữ các File

nhƣ thế nào, quyền sở hữu trí tuệ, siêu dữ liệu về nguồn gốc của đối tƣợng thƣ viện số, và thông tin về các File gốc cấu tạo nên đối tƣợng thƣ viện số.

- Nhóm Files: liệt kê tất cả các File cấu tạo nên các phiên bản điện tử của

đối tƣợng số.

- Sơ đồ cấu trúc: Sơ đồ cấu trúc là trung tâm chính của 1 file METS.

Phần này mô tả cấu trúc thứ bậc của đối tƣợng thƣ viện số, tạo liên kết giữa các phần tử của cấu trúc đó với các tệp nội dung và siêu dữ liệu liên quan.

- Cơ chế vận hành: đƣợc sử dụng để liên kết các hoạt động quản lý với

phần nội dung của một đối tƣợng đƣợc mô tả theo tiêu chuẩn METS.

Cơ chế tìm tin của KIPOS so với Libol có một sự khác biệt rất lớn. KIPOS cung cấp hai giao diện tìm kiếm: giao diện tác nghiệp và giao diện web. Giao diện tác nghiệp giúp cho cán bộ thƣ viện tìm kiếm những thông tin về tài liệu phục vụ cho việc biên mục tài liệu cũng nhƣ biên tập tài liệu số ngay trên giao diện xử lý nghiệp vụ. Giao diện web cung cấp các tính năng tìm kiếm vƣợt trội. Ngoài các tính năng thông dụng của một phần mềm thƣ viện điện tử: tìm lƣớt, tìm theo từ khóa, tìm theo toán tử, tìm kiếm toàn văn; thì KIPOS còn cung cấp tính năng tìm tin trình độ cao – một sự khác biệt hoàn toàn so với phần mềm Libol. Tìm kiếm chuyên gia là một phƣơng pháp tìm tin dựa trên quy ƣớc về các trƣờng tìm kiếm: a – tác giả, t – nhan đề, s – chủ đề, g – điểm truy cập chính, d – năm xuất bản, aw – mọi trƣờng; tạo cho ngƣời dùng có nhiều hơn các toán tử tìm tin, đa dạng các phƣơng thức tìm, phù hợp với các nhu cầu sử dụng khác nhau.

1.4.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm KIPOS tại Trung tâm Thông tin- Thư viện Viện Đại học Mở Trung tâm Thông tin- Thư viện Viện Đại học Mở

Ngày nay phần mềm thƣ viện đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với việc xây dựng một thƣ viện điện tử. Nó quyết định đến sự hiệu quả của việc tạo ra các sản phẩm thông tin phụ vụ nhu cầu của bạn đọc. Để đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm thƣ viện tại một cơ quan TTTV, cần dựa trên các tiêu chí sau:

Phần mềm phải đáp ứng đƣợc yêu cầu tự động hóa các nghiệp vụ chuẩn của thƣ viện với chức năng: bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến, quản lý lƣu thông, quản lý ấn phẩm định kỳ, quản lý kho tài liệu số, mƣợn liên thƣ viện, quản trị hệ thống. Đồng thời phải tuân thủ các chuẩn quốc tế về hoạt động thông tin thƣ viện, có thể tích hợp với các thiết bị phụ trợ trong thƣ viện, thống nhất trong từ quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động một cách tối đa.

Ứng dụng phần mềm thƣ viện sẽ tối ƣu hóa phƣơng thức tìm kiếm thông tin, thông qua các sản phẩm thông tin đƣợc tạo ra sau khi sử dụng phần mềm thƣ viện. Đó là hệ thống cơ sở dữ liệu thƣ mục, cơ sở dữ liệu toàn văn, hệ thống tra cứu trực tuyến… Từ đó phát triển nhu cầu đọc, nhu cầu nghiên cứu và nâng cao kỹ năng thông tin cho bạn đọc.

Thông tin đƣợc luân chuyển nhanh chóng, kịp thời và chính xác từ các tài liệu đến với bạn đọc, thỏa mãn nhu cầu tin và mở rộng nhu cầu tin mới, giúp bạn đọc phát triển tƣ duy sáng tạo.

Việc quản lý tài liệu in cũng nhƣ tài liệu số đƣợc tiến hành một cách khoa học dễ dàng. Bất kỳ lúc nào cũng có thể thống kê một cách chi tiết theo yêu cầu của ngƣời sử dụng.

Phần mềm thƣ viện chính là công cụ đắc lực phục vụ cho nhu cầu học tập từ xa trong chƣơng trình đào tạo của trƣờng. Với đặc thù cơ sở không tập trung, cho nên vấn đề phục vụ tài liệu học tập từ xa thông qua mạng internet là mục tiêu hàng đầu của trƣờng. Thƣ viện phải là nơi cung cấp các tài liệu số, các dịch vụ thông tin, các cơ sở dữ liệu để tạo điều kiện học tập, và nghiên cứu tốt nhất cho bạn đọc.

Chƣơng 2: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KIPOS TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 2.1. Thực trạng ứng dụng ứng dụng phần mềm KIPOS

2.1.1. Phân hệ Biên mục

Một trong những công đoạn quan trọng làm nên thành công của hoạt động nghiệp vụ thông tin thƣ viện, đó là biên mục tài liệu. Biên mục tài liệu nhằm tạo ra công cụ thƣ mục, thực hiện việc kiểm soát thƣ mục, giúp cho việc tổ chức sắp xếp tài liệu theo hệ thống khoa học, dễ dàng tra cứu, tạo thuận lợi cho việc chia sẻ nguồn tài nguyên.

Phân hệ Biên mục trong Phần mềm Quản lý Thƣ viện KIPOS đã h trợ tối đa nhất công tác biên mục tài liệu tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở, cho phép cán bộ thƣ viện dễ dàng tạo lập các CSDL thƣ mục, các bộ sƣu tập có chất lƣợng, tuân thủ các chuẩn và quy tắc nghiệp vụ.

Để bắt đầu biên mục một biểu ghi mới, cán bộ thƣ viện vào theo trình

đơn Hệ thốngBiểu ghi MARCTạo mới, hoặc trên thanh công cụ MARC

nhấn vào nút Tạo mới biểu ghi MARC:

Giao diện trình biên tập biểu ghi MARC - MarcEditor sẽ xuất hiện. Mặc định, chƣa có bộ sƣu tập nào đƣợc chọn và giao diện cũng không xuất hiện các ô nhập dữ liệu.

Hình 2.1: Giao diện Trình biên tập MARC

Ngƣời cán bộ biên mục phải chọn bộ sƣu tập cho tài liệu. Bộ sƣu tập đƣợc xây dựng theo nhu cầu của thƣ viện, đƣợc tạo lập trƣớc khi tiến hành biên mục với tính năng thiết lập sƣu tập trong phân hệ này. Điều này cho phép các thƣ viện tạo lập các khuôn mẫu biên mục và trình diễn thông tin thƣ mục theo từng loại tài liệu đặc thù, đáp ứng hoàn toàn nhu cầu mô tả và hiển thị thông tin thƣ mục theo nhu cầu cá biệt của mình.

Hình 2.2: Giao diện thiết lập bộ sưu tập

Sau khi lựa chọn Bộ sƣu tập, cửa sổ biên mục MARC sẽ xuất hiện bao