Đối với các lớp hƣớng dẫn mở (Open-to-All)
Chuẩn bị
Đối với các lớp hƣớng dẫn mở, thƣ viện chỉ tập trung vào các kỹ năng chung nhƣ: Giới thiệu thƣ viện, Kỹ năng tìm kiếm tài liệu trong thƣ viện, Kỹ năng trích dẫn tài liệu, Sử dụng Endnote để trích dẫn tài liệu, Sử dụng e-book trong các cơ sở dữ liệu.
Nội dung của các lớp hƣớng dẫn mở này do nhân viên thƣ viện thiết kế dựa trên nhu cầu thực tế của đa số ngƣời dùng. Theo số liệu thống kê, các lớp hƣớng dẫn mở dần có xu hƣớng giảm số lƣợng ngƣời tham gia vì các lý do sau:
Không mang tính chất bắt buộc
Nội dung tổng quát, không liên quan đến nhu cầu trực tiếp của ngƣời dùng
Một số đã tham gia các khóa học khác do thƣ viện tổ chức
Không có sự hỗ trợ trực tiếp từ giảng viên
Nhân viên thƣ viện quyết định số lƣợng các lớp hƣớng dẫn và thời gian thực thiện dựa trên số lƣợng sinh viên đăng ký học theo học kì.
Nhân viên thƣ viện liên hệ với các phòng ban khác nhƣ IT và phòng quản trị để đặt trƣớc phòng và các trang thiết bị và máy tính cá nhân dành cho lớp học.
Phân công nhiệm vụ cho cán bộ thƣ viện phụ trách từng lớp, từng mảng.
Thiết kế nội dung
Giới thiệu tổng quan về thƣ viện, thời gian mở cửa, nội quy và chính sách sử dụng thƣ viện.
Hƣớng dẫn sử dụng các công cụ trực tuyến và phƣơng pháp tìm tin để tìm kiếm tài liệu, gia hạn và đặt trƣớc tài liệu cũng nhƣ đƣợc giới thiệu sơ lƣợc về nguồn tài nguyên thông tin của thƣ viện.
Giới thiệu tổng quan về trích dẫn tài liệu tham khảo, tầm quan trọng của trích dẫn tài liệu trong yêu cầu bài tập tại môi trƣờng đại học. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn, kiểu mô tả trích dẫn và bộ phận hỗ trợ sinh viên trong việc thực hiện trích dẫn.
Sau khi tham gia khóa học về kỹ năng trích dẫn tài liệu, ngƣời học đƣợc giới thiệu khóa học sử dụng phần mềm Endnote để làm trích dẫn và quản lý tài liệu tham khảo cũng nhƣ những công cụ có sẵn trực tuyến để làm trích dẫn.
Ngƣời học còn đƣợc hƣớng dẫn cách sử dụng sách điện tử trong các cơ sở dữ liệu khác nhau của thƣ viện. Do mỗi một nhà cung cấp khác nhau đều có điều khoản và yêu cầu sử dụng khác nhau nên các điều khoản sử dụng sách điện tử cũng khác nhau. Ngƣời dùng còn đƣợc hƣớng dẫn cách sử dụng sách điện tử trên các thiết bị di động với các hệ điều hành khác nhau nhƣ iOS, Android và tải sách điện tử về máy để sử các chức năng nhƣ ghi chú, đánh dấu,…
Các cán bộ thƣ viện trực tiếp đứng lớp thƣờng họp và đầu mỗi học kì để quyết định số lƣợng cũng nhƣ cải tiến nội dung giảng dạy.
Quảng bá các lớp hƣớng dẫn
Hiện tại, trƣờng đại học RMIT Việt Nam đang sử dụng Mạng nội bộ (Intranet) để làm kênh giao tiếp chính thức đối với cộng đồng RMIT Việt Nam. Tất cả các văn bản, thông báo, sự kiện, thông tin về các phòng ban của trƣờng đƣợc đăng tải một cách công khai trên mạng nội bộ này. Mạng nội bộ đƣợc chia làm 2 kênh: kênh dành cho nhân viên và kênh dành cho sinh viên. Tất cả các phòng ban đều có quyền đăng bài viết trên Mạng nội bộ. Đây cũng chính là kênh thông tin chính của thƣ viện để quảng bá các sản phẩm và dịch vụ của mình.
Nhân viên thƣ viện sẽ tiến hành đăng các thông báo và sự kiện về các lớp cũng nhƣ nội dung hƣớng dẫn lên Mạng nội bộ. Sinh viên và giảng viên sẽ chọn và đăng ký học trực tiếp trên mạng. Đồng thời, ngƣời đọc sẽ nhận đƣợc email nhắc nhở về thời gian học của các lớp.
Thƣ viện sử dụng các công cụ hỗ trợ khác nhƣ email, Facebook và các banner để quảng bá về các lớp hƣớng dẫn.
Xem xét và đánh giá
Vào cuối mỗi học kì, nhân viên thƣ viện sẽ họp nhóm để tổng kết và đánh giá các lớp hƣớng dẫn mở này dựa trên nội dung, phƣơng pháp trình bày cũng nhƣ là ứng dụng các kỹ thuật, phƣơng pháp mới trong trình bày. Sau đó, nhóm sẽ tiến hành thay đổi nội dung sao cho phù hợp hơn cho học kì sau.
Đối với các lớp hƣớng dẫn đƣợc thiết kế theo nội dung môn học (Tailored workshop)
Chuẩn bị
Vào đầu mỗi học kì, nhân viên thƣ viện chuyên trách sẽ chủ động liên hệ với giảng viên để tiến hành thiết kế nội dung các lớp hƣớng dẫn cũng nhƣ tìm hiểu và góp ý cho yêu cầu bài tập của môn học. Nội dung các lớp hƣớng dẫn phải đƣợc sự đồng ý từ phía giảng viên và nhân viên thƣ viện và nội dung phải phù hợp với nhu cầu thực tế của sinh viên.
Sau khi thống nhất về phần nội dung và phƣơng pháp giảng dạy, nhân viên thƣ viện sẽ dựa vào số lƣợng sinh viên đăng ký học để quyết định số lƣợng cũng nhƣ thời gian tổ chức các lớp.
Nhân viên thƣ viện sẽ liên hệ với bộ phận thiết bị trƣờng học để đăng ký sử dụng các phòng thực hành với máy tính.
Thiết kế nội dung
Nội dung các lớp hƣớng dẫn này sẽ bám sát chƣơng trình học của mỗi lớp do đó đòi hỏi phải có sự chuẩn bị khá kĩ về những hiểu biết cơ bản về môn học. Tùy theo yêu cầu của giảng viên mà nội dung các lớp vẫn xoay quanh các vấn đề: Phân tích yêu cầu bài tập, Kỹ năng nghiên cứu, giới thiệu nguồn tài nguyên thƣ viện, kỹ năng sử dụng bộ máy tìm tin và các thủ thuật, Kỹ năng trích dẫn tài liệu. Đây chính là bƣớc “tùy biến” của thƣ viện trong việc đáp ứng nhu cầu tin cụ thể của từng khóa. Thực chất, nội dung chính của các lớp không khác là mấy so với các lớp hƣớng dẫn mở cho ngƣời dùng, tuy nhiên điều khác biệt ở đây chính là nội dung nguồn tài nguyên thông tin và các ví dụ trong sử dụng trong lớp học đều liên quan đến nhu cầu tin hiện tại của ngƣời dùng. Điều này làm tăng sự hứng khởi và sự tập trung của sinh viên trong suốt quá trính học.
Giảng viên hỗ trợ thƣ viện bằng cách khuyến khích sinh viên tham gia và điển danh giúp tăng sự uy tín của thƣ viện cũng nhƣ gia tăng số lƣợng sinh viên tham gia.
Thời gian tổ chức linh hoạt hơn do có sự bàn bạc và thống nhất giữa thƣ viện và giảng viên.
Quảng bá/ Giới thiệu các lớp hƣớng dẫn
Với sự hỗ trợ của giảng viên, lịch học của các lớp hƣớng dẫn đƣợc giảng viên chia sẽ trên hệ thống học tập trực tuyến Blackboard của từng môn học.
Hệ thống Blackboard là một môi trƣờng học tập ảo và là một hệ thống quản trị khóa học trực tuyến. Đó là một hệ thống trực tuyến giúp ngƣời dạy quản lý các khóa học, thiết kế các mô hình lớp học. Hệ thống này có thể tích hợp đƣợc với hệ thống thông tin của sinh viên cũng nhƣ có thể chứng thực việc đăng nhập.
Về phía ngƣời dùng, Blackboard là một công cụ học trực tuyến nơi mà tất cả thông tin về giảng viên, khóa học, yêu cầu bài tập sẽ đƣợc đăng tải. Mục đích của Blackboard là kết hợp việc dạy và học trực tuyến với việc dạy và học truyền thống. Đây chính là một công cụ hết sức hữu ích trong môi trƣờng đại học khi mà sinh viên có thể học tập mà không cần phải hoàn toàn tƣơng tác với giảng viên.
Thêm vào đó, nhân viên thƣ viện sẽ có đƣợc danh sách sinh viên của môn học để gửi email mời sinh viên tham dự. Trong email, nhân viên thƣ viện đều gửi kèm cho giảng viên để tăng tính thuyết phục đối với sinh viên.
Xem xét và đánh giá
Sau khi hoàn tất các lớp, vào cuối học kì, nhân viên thƣ viện sẽ làm việc với giảng viên để đánh giá sự tiến bộ của sinh viên thông qua chất lƣợng của bài tập và ý kiến đóng góp từ phía giảng viên và sinh viên. Cán bộ thƣ viện sẽ tiếp thu ý kiến từ giảng viên qua đó điều chỉnh nội dung cũng nhƣ phƣơng pháp giảng dạy. Đây cũng chính là lí do tại sao các lớp này đƣợc gọi là các lớp hƣớng dẫn đƣợc thiết kế theo môn học (Tailored workshop)
Các lớp hƣớng dẫn trực tuyến (online tutorials)
Đối với một số môn học của sinh viên năm 2, 3 - khi mà sinh viên đã khá quen thuộc với các kỹ năng tìm tin - thƣ viện thiết kế song song các hƣớng dẫn trực tuyến với các lớp trực tiếp. Điều này sẽ giúp cho sinh viên có cơ hội ôn lại hoặc xem trƣớc nội dung của các lớp vào bất cứ thời gian nào.
Nội dung của các lớp hƣớng dẫn này xoay quanh việc hoàn thiện kỹ năng tìm tin và các cách tiếp cận các dữ liệu trực tuyến sẵn có phù hợp với từng môn học. Đây cũng chính là một phƣơng pháp giảng dạy mới (Blended learning - Học tập hỗn
hợp) đang đƣợc áp dụng trong phƣơng pháp dạy và học tại một số nƣớc trên thế giới. Ngƣời học sẽ đƣợc học kết hợp giữa việc giảng dạy trực tiếp và cận nội dung và một số hƣớng dẫn trực tuyến. Ngƣời học sẽ chủ động hơn trong vấn đề thời gian và địa điểm.
Cán bộ thƣ viện phải có kĩ năng sử dụng các công cụ trực tuyến để thiết kế bài giảng nhƣ Google Sites, Google Forms và các công cụ làm phim trực tuyến nhƣ Screenr và Youtube.
Các lớp hƣớng dẫn trực tuyến dựa trên nội dung của các lớp hƣớng dẫn đƣợc thiết kế theo nội dung môn học nhằm thu hút số lƣợng sinh viên tham gia. Nhân viên thƣ viện sử dụng tiện ích Google Sites để tạo ra một website. Nội dung website đƣợc thiết kế tƣơng tự nhƣ một lớp hƣớng dẫn đƣợc thiết kế theo nội dung môn học bao gồm phân tích yêu cầu bài tập, thiết lập chiến lƣợc tìm và các kĩ năng cần thiết để tìm tài liệu. Các phần đều có ví dụ minh họa bằng video để sinh viên có thể tự học.
Song song với các chỉ dẫn, nhân viên thƣ viện còn lồng ghép vào các bài tập thực hành. Khi sinh viên thực hành, hệ thống sẽ tự động sao lƣu và cán bộ thƣ viện có thể xem đƣợc kết quả thông qua hệ thống Google Forms. Điều này giúp cho việc đánh giá trình độ của sinh viên cũng nhƣ tính hiệu quả của các lớp học trực tuyến này.
Mỗi học kì, yêu cầu về bài tập nghiên cứu của sinh viên đều khác nhai cho nên cán bộ thƣ viện đều phải chuẩn bị thiết kế nội dung mới cho tùng học kì
Do kinh phí dành cho đào tạo cán bộ thƣ viện khá hạn hẹp nên hầu hết cán bộ thƣ viện đều phải tự trang bị cho mình các kỹ năng mềm này bằng việc tự học, học qua mạng và học qua sách vở.
Thƣ viện ĐH RMIT Việt Nam có một cơ sở dữ liệu trực tuyến rất hữu ích cho việc học tập trực tuyến đó là Lynda.com. Đây là một cơ sở dữ liệu các video trực tuyến hƣớng dẫn ngƣời dùng sử dụng các phần mềm, các khóa học nhiếp ảnh, kĩ năng mềm nhƣ thuyết trình, làm việc nhóm…Các video đều đƣợc thiết kế một cách khoa học và chuyên nghiệp bởi các chuyên gia bao gồm từng chƣơng, từng phần. Tùy vào nội dung, mỗi khóa học đều cung cấp các bài thực hành cho ngƣời học tải về. Ngƣời học sau khi học xong một khóa có thể in chứng chỉ do Lynda.com cấp.
Hình 2.2: Hình chụp cơ sở dữ liệu Lynda.com
Tƣ vấn tìm tin
Tƣ vấn tìm tin là một trong những loại hình dịch vụ của thƣ viện. Khi ngƣời dùng có nhu cầu về tìm kiếm thông tin phục vụ cho nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu, thƣ viện sẽ cung cấp dịch vụ này với việc phân tích yêu cầu tin, xác định nguồn tin và tìm tin chính xác.
Quy trình tiếp nhận câu hỏi tìm tin
Tiếp nhận câu hỏi Áp dụng phƣơng pháp phỏng vấn ngƣời dùng xác định lại nhu cầu tin tiến hành tìm tin Cung cấp thông tin cho ngƣời dùng
Tiếp nhận thông tin phản hồi
Ngƣời sử dụng dịch vụ sẽ phải gửi thông tin về bài tập chủ đề nghiên cứu cho cán bộ thƣ viện. Cán bộ thƣ viện khi tiếp nhận sẽ phải tiến hành phỏng vấn ngƣời dùng để xác định lại nhu cầu tin. Cán bộ thƣ viện sau đó phân tích chủ đề sau đó xác định đƣợc nguồn thông tin chính.
Sau khi xác định nguồn tin, cán bộ thƣ viện sẽ tiến hành tìm tin với một số từ khóa chính để bảo đảm nguồn tin chứa thông tin liên quan đến nhu cầu tin của ngƣời dùng.
Cuối cùng, cán bộ thƣ viện hƣớng dẫn ngƣời dùng sử dụng bộ máy tìm tin của nguồn tin (có thể là cơ sở dữ liệu, sách vở và các trang thông tin miễn phí…).
Khi sử dụng dịch vụ này, ngƣời dùng cần phải liên hệ trƣớc với nhân viên thƣ viện để sắp xếp lịch tƣ vấn.
Đối với các câu hỏi tham khảo đơn giản về tìm tài liệu cho một chủ đề, cán bộ thƣ viện dựa vào kinh nghiệm và bộ máy tìm tin để hƣớng dẫn ngƣời dùng đến chính xác vị trí của kho tài liệu.