Cũng giống như hoạt động tạo nguồn, cụng việc trước tiờn của hoạt động mua hàng là nghiờn cứu thị trường; đỏnh giỏ hoàn cảnh kinh doanh và tiềm lực của doanh nghiệp. Đõy sẽ là cỏc căn cứ để doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng.
Lập và thực hiện kế hoạch mua hàng.
Dựa vào cỏc căn cứ quan trọng ở trờn, cỏc doanh nghiệp xõy dựng kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua hàng là bộ phận quan trọng của kế hoạch kinh doanh, nú quan hệ mật thiết với hoạt động tạo nguồn, ngoài ra nú cũn cú mối quan hệ với cỏc kế hoạch khỏc như kế hoạch bỏn hàng, kế hoạch tài chớnh.
Nội dung của kế hoạch mua hàng: Kế hoạch mua hàng xỏc định lượng hàng cần mua, cỏc nhà cung ứng, khối lượng, chất lượng từng chủng loại hàng húa cụ thể, tổng giỏ trị của từng loại.
Thực hiện kế hoạch mua.
Đối với mỗi hỡnh thức mua hàng khỏc nhau thỡ quỏ trỡnh mua hàng cũng khỏc nhau, ở đõy ta sẽ xem xột trường hợp tương đối khỏi quỏt là mua hàng theo hợp đồng. Quỏ trỡnh mua hàng theo hợp đồng được thực hiện theo cỏc bước sau:
+ Tổ chức giao dịch, đàm phỏn để ký kết hợp đồng mua hàng.
Đàm phỏn: được tiến hành nhằm thỏa thuận cỏc điều khoản về hàng húa, giỏ cả và điều kiện thanh toỏn. Núi một cỏch đơn giản, đàm phỏn là sự trao đổi, mặc cả, tranh luận với cựng một mục đớch là đi đến thỏa thuận giữa cỏc bờn. Đàm phỏn là một khõu rất cần thiết, kết quả của nú là cơ sở để ký kết một hợp đồng.
Cỏc hỡnh thức đàm phỏn bao gồm: đàm phỏn qua thư tớn, đàm phỏn qua điện thoại, đàm phỏn bằng cỏch gặp gỡ trực tiếp.
Trỡnh tự quỏ trỡnh đàm phỏn: hỏi giỏ-> thương lượng-> đặt hàng-> xỏc nhận điều kiện-> chấp nhận và ký hợp đồng.
Ký kết hợp đồng:
Việc giao dịch đàm phỏn cú kết quả sẽ dẫn đến một hợp đồng mua bỏn. Hợp đồng mua bỏn chớnh là sự thỏa thuõn giữa bờn mua và bờn bỏn, trong đú quy định bờn bỏn phải cung cấp hàng húa và quyền sở hữu hàng húa, bờn mua phải thanh toỏn tiền hàng và nhận hàng. Hợp đồng mua bỏn là cơ sở để cỏc bờn chuẩn bị hàng húa, làm tốt nghĩa vụ của mỡnh, là căn cứ để phõn xử trỏch nhiệm mỗi bờn khi cú tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng. Hợp đồng thể hiện dưới hỡnh thức văn bản là bắt buộc đối với cỏc doanh nghiệp Việt Nam. Một hợp đồng phải cú cỏc điều khoản chủ yếu, nếu thiếu một trong cỏc điều khoản này thỡ coi như hợp đồng chưa hỡnh thành. Cỏc điều khoản chủ yếu gồm: tờn hàng; số lượng và cỏch xỏc định; quy cỏch, phẩm chất và cỏch xỏc định; giỏ cả, đơn giỏ, tổng giỏ; điều khoản thanh toỏn; điều khoản giao hàng.
Với hợp đồng phức tạp, nhiều mặt hàng thỡ cú thờm cỏc phụ lục của hợp đồng, nú là bộ phận khụng thể tỏch rời của hợp đồng. Nếu trong trường hợp khụng quy định khỏc về điều khoản tựy nghi thỡ hai bờn coi như sẽ thực hiện theo quy định của Nhà nước.
+ Tổ chức thực hiện hợp đồng.
Sau khi ký kết hợp đồng mua bỏn, nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của cỏc bờn đó được xỏc lập, doanh nghiệp với tư cỏch là một bờn ký hợp đồng, tiến hành sắp xếp những phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dừi tiến độ thực hiện hợp đồng. Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ của mỡnh, doanh nghiệp cũn phải yờu cầu bờn bỏn thực hiện trỏch nhiệm của họ để hợp đồng được thực hiện đỳng tiến độ, trỏnh gõy cản trở hoặc chậm thời gian thực hiện, dẫn đến những hậu quả xấu ảnh hưởng đến kinh tế của hai bờn.
SƠ ĐỒ QUY TRèNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MUA BÁN TRONG NƯỚC
Theo dừi và đỏnh giỏ hoạt động mua hàng.
Để việc theo dừi được thuận lợi, doanh nghiệp nờn lập hồ sơ về nguồn cung ứng. Trong bộ hồ sơ đú, doanh nghiệp sẽ lưu trữ một phiếu theo dừi của mỗi nhà cung cấp cú ghi chộp đầy đủ kết quả của tất cả cỏc vụ giao dịch buụn bỏn với nhà cung cấp đú. Bộ hồ sơ bao gồm số liệu về giỏ cả, số lượng hàng đó nhập, mức chiết khầu và những thụng tin mua bỏn khỏc. Một bộ hồ sơ như vậy sẽ là mụt chỉ dẫn cú giỏ trị cho việc mua hàng sau này. Doanh nghiệp dựa vào kết quả theo dừi dú để đỏnh giỏ toàn bộ hoạt động mua hàng, so sỏnh kết quả đạt được với kế hoạch đề ra.
CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CễNG TÁC TẠO NGUỒN VÀ MUA HÀNG NễNG SẢN XUẤT KHẨU Ở CễNG TY SẢN
XUẤT-DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU NAM HÀ NỘI
Đụn đốc bờn giao hàng
Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển
Thanh toỏn
2.1 Khỏi quỏt về Cụng ty sản xuất-dịch vụ và xuất nhập khẩu Nam Hà Nội 2.1.1 Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty