Qua bảng số liệu trên chúng ta có thể thấy được mức độ sử dụng các sản phẩm của NDT tại thư viện. Hệ thống mục lục phiếu NDT không sử dụng chiếm 48,09%, sử dụng dưới 10 lần trên một tháng là 32,78% và sử dụng trên 10 lần là 19,13% . Điều này cho thấy hiện nay NDT rất ít sử dụng hệ thống mục lục phiếu để tra tìm tài liệu. Nguyên nhân là do mấy năm trở lại đây thư viện không cập nhật dữ liệu và một số phiếu mục lục bị mất không được bổ sung và NDT cho rằng tra tìm tài liệu bằng mục lục phiếu rất mất thời gian, độ cập nhật thấp. Số lượng ít NDT vẫn sử dụng hệ thống mục lục phiếu là bởi vì họ vẫn chưa quen sử dụng máy tính và không biết cách tra cứu trên máy tính.
Đối với sản phẩm là Thư mục thông báo sách mới được NDT quân tâm sử dụng với tần suất NDT sử dụng hàng tháng dưới 10 lần chiếm 56,83%. Sử dụng trên 10 lần chiếm 18,03%, không sử dụng là 25,24%. Vì NDT của thư viện chủ yếu là học viên của các khóa vì vậy rất quan tâm tới các sách mới thư viện cập nhật đặc biệt các sách văn học, chính trị và các tài liệu văn bản pháp luật được thư viện cập nhật nhanh chóng nhằm phục vụ tới NDT một cách nhanh nhất.
Đối với sản phẩm Thư mục chuyên đề tần suất sử dụng hàng tháng dưới 10 lần là 54,70%, sử dụng trên 10 lần 27,07% và không sử dụng là 18,23%. Như vậy sản phẩm này được NDT thỉnh thoảng sử dụng. Hầu hết NDT đánh giá chất lượng sản phẩm là tốt và trung bình. Sản phẩm này chủ yếu là nhóm NDT là cán bộ, nghiên cứu sinh, cán bộ lãnh đạo quản lý.
Cơ sở dữ liệu thư mục được NDT sử dụng thường xuyên nhiều hơn so với hệ thống mục lục phiếu. Qua khảo sát tần suất NDT sử dụng sản phẩm này hàng tháng dưới 10 lần 60%, trên 10 lần 23,78% và không sử dụng chỉ chiếm 16,22%. Như vậy sản phẩm CSDL thư mục của thư viện được NDT quan tâm và sử dụng với tần suất thường xuyên
Cơ sở dữ liệu toàn văn cũng được NDT sử dụng với tần suất nhiều. Qua khảo sát tần suất NDT sử dụng trên 10 lần hàng tháng là 22,22%, dưới 10 lần 57,78%, không sử dụng 20%. Điều này cho thấy mức độ NDT sử dụng sản phẩm này của thư viện là thường xuyên. Sản phẩm cơ sở dữ liệu toàn văn của thư viện mặc dù CSDL toàn văn không nhiều nhưng mức độ sử dụng của NDT rất lớn và quân tâm nhiều. Vì vậy thư viện cần tích cực quan tâm, đầu tư cho sản phẩm này.
2.1.2. Dịch vụ thông tin - thƣ viện
Dịch vụ thông tin chiếm vị trí quan trọng trong mỗi cơ quan thông tin thư viện, chúng được xem là các công cụ, phương tiện hoạt động do cơ quan thông tin thư viện tạo ra để xác định, truy cập, khai thác, quản lý các nguồn, hệ thống thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu bạn đọc
Các hoạt động dịch vụ của thƣ viện phục vụ NDT bao gồm:
Dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ và cho mƣợn tài liệu về nhà: Đây là hoạt động thường xuyên của thư viện. Tuy nhiên có sự phân biệt rõ ràng giữa NDT là cán bộ, giảng viên làm việc tại trường và học viên các hệ đào tạo tại trường. Đối với NDT là cán bộ, giảng viên làm việc tại trường mỗi người đều có một sổ mượn tài liệu để có thể mượn tài liệu và không cần làm thẻ thư viện, tuy nhiên cán bộ nào có nhu cầu muốn làm thẻ thư viện vẫn làm thẻ cho những cán bộ, giáo viên muốn làm thẻ. Đối với NDT là học viên đào tạo các hệ tại trường buộc phải làm thẻ thư viện mới được mượn tài liệu, NDT được cấp thẻ thư viện khi sử dụng thư viện đều phải xuất trình và thẻ dung cho hết cả khóa học cho đến khi tốt nghiệp khóa học NDT phải nộp lại thẻ thư viện cho thư viện. Đối với NDT là không phải là cán bộ, giảng và học viên trong nhà trường muốn sử dụng thư viện cần phải có giấy giới thiệu và chỉ được đọc tài liệu tại chỗ những dạng tài liệu sau: Sách, tạp chí, đồ án, luận án, luận văn, các sản phẩm do thư viện làm ra để phục vụ tra cứu. Mảng tư liệu mật về ngành công an, tức là các chuyên đề, báo đề tài cấp trường và cấp Bộ NDT ngoài trường không được phép khai thác.
Đối với dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ: NDT đến thư viện, mượn tài liệu và ngồi tại phòng đọc để đọc, đọc xong tài liệu NDT có trách nhiệm trả lại cho thủ thư hoặc xếp lên giá, không được phép mang về nhà, vì trong kho sách này chủ yếu là sách mật nên NDT không được mượn về nhà hay mang ra khỏi thư viện.
Dịch vụ cho mƣợn tài liệu về nhà: Dịch vụ này cho phép NDT đăng ký, tìm kiếm tài liệu, sau đó mượn về nhà trong khoảng thời gian nhất định để nghiên cứu và sử dụng. Thời gian sử dụng tài liệu của bạn đọc sẽ nhiều hơn và không phụ thuộc vào giờ phục vụ của thư viện. NDT được mượn tài liệu trong thời gian là 15 ngày, mỗi lẫn mượn chỉ được mượn 2 cuốn. Hình thức mượn là NDT được tự do vào trong kho tìm và lấy sách theo sự hướng dẫn của cán bộ thư viện. Trong thời gian mượn là 15 ngày, nếu NDT muốn có thêm thời gian để nghiên cứu tài liệu thì NDT có thể gọi điện đến Thư viện và gia hạn tài liệu. NDT chỉ được gia hạn tối đa là 2 lần.
Dịch vụ tra cứu thông tin: Là dịch vụ “bao gồm các hoạt động nhằm mục đích cung cấp cho NDT những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có” . Đối với dịch vụ này NDT đưa ra các thông tin theo yêu cầu, cán bộ thư viện có trách nhiệm phân tích yêu cầu và tìm tin theo yêu cầu của NDT. Dịch vụ này chủ yếu là nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý và nhóm đội ngũ các nhà nghiên cứu khoa học và giảng viên sử dụng. Dịch vụ sẽ cung cấp tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau như: trang in, photocopy, file mềm với phần nội dung là các bản tóm tắt, giới thiệu, hoặc toàn văn theo các chủ đề hoặc các tiêu chuẩn, quy chuẩn, các bài báo, tạp chí công an.
Dịch vụ đặc biệt rất hữu ích với bạn đọc khi sưu tầm tài liệu để làm chuyên đề nghiên cứu khoa học, các bài tập, các khóa luận tốt nghiệp hay luận văn… với các nội dung đó là:
- Danh mục tài liệu theo yêu cầu bạn đọc
- Cung cấp danh mục các Quy chuẩn, tiêu chuẩn
- Danh mục các đề tài nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn có trong thư viện
- Tra cứu và cung cấp tài liệu điện tử toàn văn như: các bài báo, tạp chí chuyên ngành PCCC, tạp chí Công an nhân dân…theo yêu cầu của bạn đọc.
- Cung cấp bản photo hoặc scan khóa luận tốt nghiệp, đồ án, luận văn, luận án (theo quy định bản quyền)
- Cung cấp số liệu thống kê tài liệu và lập danh mục các tài liệu tham khảo Để đặt yêu cầu bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp tại thư viện hoặc gọi điện thoại, gửi mail cho cán bộ thư viện phụ trách. Cán bộ phụ trách sẽ chủ động liên lạc trao đổi, xác nhận lại các yêu cầu từ phía bạn đọc và tiến hành tìm kiếm. Khi có kết quả sẽ có danh mục gồm nhan đề và bản tóm tắt nội dung tài liệu và phí dịch vụ sẽ được gửi cho bạn đọc để lựa chọn tài liệu phù hợp. Nếu là bản mềm hoặc bản photo thì cán bộ phụ trách sẽ gọi trực tiếp cho bạn đọc hoặc sẽ gửi trực tiếp lên đơn vị mà bạn đọc đang công tác.
Tất cả các yêu cầu này sẽ được cán bộ thư viện lưu lại cùng với kết quả tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu để phục vụ cho những lần sau, và sau mỗi yêu cầu luôn có cán bộ phụ trách lấy thông tin phản hồi của người dùng đánh giá cho dịch vụ để có những điều chỉnh, rút kinh nghiệm để phục vụ lần sau tốt hơn.
Dịch vụ internet: Dịch vụ cho phép NDT có thể đến thư viện và sử dụng mạng internet thông qua hệ thống máy tính tại thư viện. NDT được vào và sử dụng mạng internet của thư viện miễn phí, ngoài ra NDT có thể sử dụng máy tính cá nhân và sử dụng mạng Wifi miễn phí tại thư viện.
Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu: Là dịch vụ giúp NDT có được bản sao các loại tài liệu tại thư viện. Các bản sao có thể ở dưới dạng in hoặc dưới dạng điện tử. Các bản sao dưới dạng in tức là photo tài liệu, các bản sao dưới dạng điện tử tức là các tài liệu dưới dạng file được cung cấp cho NDT bằng cách sao chép (copy) hoặc các tài liệu được scan lại theo yêu cầu của NDT.
Tần suất sử dụng các hoạt động dịch vụ của NDT Dịch vụ Tần suất sử dụng hàng tháng Trên 10 lần (%) Dƣới 10 lần (%) Không sử dụng (%)
Đọc tài liệu tại chỗ 61,38 34,92 3,7
Mượn tài liệu về nhà 25,2 55,91 19,89
Dịch vụ tra cứu thông
tin 39,56 46,15 14,29
Dịch vụ internet 51,08 41,4 7,53
Dịch vụ cung cấp bản
sao tài liệu 22,28 28,26 49,46