a. Tập hợp chi phí ở các nhà máy, phân xưởng
b.3. Phản ánh trên sổ kế toán chi phí mua ngoài khác
b.3.3. Phản ánh trên sổ kế toán chi phí hàng nhập
Nội dung chi phí
Chi phí hàng nhập được theo dõi thông qua tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập - May gia công
Chi phí hàng nhập bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí xuất nhập khẩu và phí ngân hàng.
Chi phí vận chuyển phát sinh khi công ty vận chuyển nguyên liệu nhập khẩu trong nước từ các tỉnh thành khác như thành phố Hồ Chí Minh về kho Tổng Công ty hay Cảng Đà Nẵng về kho. Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập và tài khoản 331 - chi tiết cho đơn vị vận chuyển.
Đối với chi phí bốc xếp, Tổng công ty sử dụng nhân công trong đơn vị để bốc xếp hàng hóa, nguyên liệu vào kho, do đó hàng tháng khi trích quỹ lương nhân công bốc xếp, kế toán
hạch toán chi phí này vào tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập và tài khoản 334 - Phải trả người lao động.
Chi phí xuất nhập khẩu bao gồm các chi phí liên quan đến việc làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng như phí lưu công, phí D/O (phí cung cấp lệnh giao hàng của tàu), handling, bốc xếp hàng lên tàu, phí lao vụ... Đối với các khoản chi bằng tiền mặt, khi nhân viên ứng tiền đi nhập khẩu hàng hóa, nghiệp vụ được hạch toán vào tài khoản 141 - Tạm ứng và tài khoản tiền tương ứng, nghiệp vụ này sẽ được kế toán tiền mặt theo dõi. Sau khi thanh toán tiền phí nhập khẩu, căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan, kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản 621013 - Chi phí hàng nhập và ghi giảm tài khoản 141 - Tạm ứng và in ra phiếu kế toán. Đối với các khoản chi thanh toán qua ngân hàng với doanh nghiệp vận tải, căn cứ vào hóa đơn giá do doanh nghiệp vận tải gửi đến, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm và in ra phiếu kế toán. Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào bảng kê và sổ chi tiết tài khoản 621013 và các tài khoản liên quan khác. Bộ chứng từ chi phí hàng nhập khẩu được lưu gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng (hoặc hóa đơn), phiếu kế toán, B/L...
Phí ngân hàng phát sinh gồm các khoản phí chuyển tiền khi Tổng công ty thanh toán qua ngân hàng cho đối tác. Chi phí này được kế toán cập nhật vào tài khoản 621013 và tài khoản 112 - Chi tiết theo từng ngân hàng dựa trên giấy báo có từ ngân hàng.
Do lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều và liên tục nên để giảm bớt khối lượng công việc chi phí hàng nhập được tập hợp chung, cuối kỳ phân bổ cho từng sản phẩm theo giá gia công.
Trình tự phản ánh thực tế
Ví dụ về chi phí bill nhập thực tế phát sinh tại Tổng công ty tháng 12/2018 như sau: Ngày 17/12/2018, sau khi phát sinh chi phí nhập khẩu, đơn vị vận tải (Chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa Thời Đại tại Đà Nẵng) gửi hóa đơn số 0001226 (Xem phụ lục số 22) đến phòng Tài chính - Kế toán tại Tổng công ty.
Ngày 22/12/2018, căn cứ vào hóa đơn số 0001226 do đơn vị vận chuyển gửi tới, kế toán nợ phải trả nhập số liệu vào phần mềm Bravo và in ra phiếu kế toán số 331-65. Phiếu kế toán này được chuyển cho kế toán trưởng ký sau đó được đóng tập lưu theo quy định kèm với hóa đơn và B/L.
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY
36 Ông Ích Đường, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng
Đơn vị: CN CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN HÀNG HÓA THỜI ĐẠI TẠI ĐN
Địa chỉ: Đà Nẵng CHỨNG TỪ Ngày 22/12/18 22/12/18 Tổng cộng
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn triệu hai trăm sáu mươi bảy ngàn hai trăm ba mươi đồng chẵn.
Máy tính sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào bảng kê tài khoản (Xem phụ lục số 23) và sổ chi tiết tài khoản 621013, 331, 141, 112.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp kết xuất chứng từ ghi sổ (Xem phụ lục số 24) và sổ cái tài khoản và lưu theo quy định.
Bảng 2.16: Sổ cái tài khoản 6210132
TỔNG CÔNG TY CP DỆT MAY HÒA THỌ VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY
36 Ông Ích Đương, Quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng
Tên Tài khoản Dư đầu kỳ
Tiền gửi VNĐ – Ngân hàng Công thương Đà Nẵng …
Tạm ứng – văn phòng công ty
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - may FOB Phải trả cho người bán – Văn phòng công ty Phải trả công nhân viên
Tổng phát sinh Dư cuối kỳ