thể hiện ở sơ đồ 2.3 (Đoàn Xuân Tiên, 2010).
Sơ đồ 2.3. Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán vừa tập trung vừa phân tán
2.1.2.2. Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất
Tổ chức công tác kế toán được chia thành các nội dung: Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
a) Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán là việc tổ chức ban hành, lựa chọn chứng từ kế toán, lập, kiểm tra, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, phục vụ kịp thời cho việc phận loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán tốt có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý trong các đơn vị, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục Kế toán các
hoạt động cấp trên
Kế toán trưởng đơn vị cấp trên Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung
Nhân viên hạch toán ban đầu tại đơn vị trực
thuộc
Phòng, ban kế toán phân tán tại đơn vị
vụ cho việc ra quyết định. Đồng thời có ý nghĩa trong việc đảm bảo tính khách quan cho kế toán ghi sổ các số liệu kế toán. Vì vậy, mỗi đơn vị cần phải căn cứ vào hệ thống chứng từ ban hành theo chế độ kế toán để lựa chọn chứng từ phù hợp với đối tượng áp dụng cho đơn vị. Cần phải lựa chọn số lượng và chủng loại của chứng từ sao cho đáp ứng đầy đủ cho quá trình hạch toán. Các chứng từ được lựa chọn phải đảm bảo các yêu cầu: tên và số hiệu của chứng từ kế toán; ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán...
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định mang tính bắt buộc, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ: định khoản nội dung ghi trên chứng từ, quy mô kế hoạch nghiệp vụ kinh tế…
Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử phải tuân thủ theo đúng quy định của Chính phủ, chứng từ điện tử phải được in ra giấy và bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định về lưu trữ chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng là quy trình các bước vận động của chứng từ đảm bảo đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra chứng từ. Do có nhiều phần hành kế toán khác nhau sử dụng nhiều loại chứng từ khác nhau nên quy trình luân chuyển các loại chứng từ này khác nhau. Tuy nhiên quy trình luân chuyển chứng từ thường chia làm các bước chính sau:
* Tổ chức lập chứng từ:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ và chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ đó. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo mẫu quy định. Trong trường hợp chứng từ chưa có mẫu thì đơn vị kế toán tự thiết kế mẫu nhưng phải đảm bảo có đầy đủ nội dung đã quy định.
Khi lập chứng từ phải tuân thủ các quy định của chế độ chứng từ. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ phát sinh thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị lập để giao dịch với các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán. Người lập, người ký duyệt chứng từ và những người khác ký tên trên
chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử phải in ra giấy và lưu trữ theo đúng quy định. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hay có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi, đối với các chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán và nghị định số 174/2016/NĐ - CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ, Thông tư số 200/2014/TT – BTC ngày 11/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 28/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán. Một số chứng từ bắt buộc như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền… Một số chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn: Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế, doanh nghiệp có thể thêm bớt các chỉ tiêu áp dụng cho yêu cầu của riêng mình như giấy đề nghị tạm ứng, biên bản giao nhận tài sản cố định…
* Tổ chức kiểm tra chứng từ:
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính;
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã ký kết,...
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,...
* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho hợp lý. Có như vậy mới đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan thực hiện được công việc của mình. Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần phải tổ chức xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của từng bộ phận liên quan đến sử dụng chứng từ nhằm giảm bớt các thủ tục không cần thiết.
Việc bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán phải do người đại diện theo pháp luật của đơn vị chịu trách nhiệm.Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng tại bộ phận kế toán kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc kết thúc công việc. Tùy theo từng loại chứng từ kế toán mà tổ chức lưu trữ tại đơn vị trong thời hạn tối thiểu 5 năm, 10 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn (theo quy định tại điều 41 Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015).
Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao bản chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc có xác nhận (Nguyễn Thị Tâm và Nguyễn Xuân Tiến, 2010).
b) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là việc xác lập sử dụng các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết phù hợp với đặc thù riêng của mỗi đơn vị. Hệ thống tài khoản kế toán xây dựng phản phản ánh được đầy đủ toàn bộ hoạt động cụ thể về kinh tế, tài chính, phản ánh khách quan về quá trình tái sản xuất của đơn vị. Đồng thời hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng phải cung cấp các thông tin đáp ứng cho việc kiểm tra, kiểm soát và phân tích hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Theo chế độ kế toán hiện hành, hệ thống tài khoản kế toán ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính được
áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong phạm vi cả nước có quy mô lớn. Hệ thống tài khoản kế toán ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 28/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc mọi thành phần kinh tế trong cả nước.
Các đơn vị căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong chế độ kế toán tiến hành lập kế hoạch cho việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình. Đồng thời cần chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu, phương pháp hạch toán của tài khoản tổng hợp. Trường hợp đơn vị cần bổ sung hay sửa đổi tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 về tên gọi, kết cấu, nội dung hạch toán cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp nhận bằng văn bản của Bộ Tài chính trước khi thực hiện. Ngoài ra các đơn vị có thể mở thêm tài khoản cấp 2, cấp 3 đối với những tài khoản không có quy định riêng cho cấp 2 hay cấp 3 trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán ban hành nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị thì không phải đề nghị Bộ Tài chính chấp thuận (Nguyễn Thị Tâm và Nguyễn Xuân Tiến, 2010).
c) Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là phương tiện để hệ thống hóa thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau. Để đáp ứng được yêu cầu của thông tin kế toán thì việc tổ chức hệ thống sổ kế toán cần đáp ứng được những yêu cầu cụ thể:
- Phải đảm bảo mối quan hệ giữa trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị;
- Phải đảm bảo quan hệ giữa sổ tổng hợp với các sổ kế toán chi tiết mở cho các TK cấp 1 cần theo dõi chi tiết;
- Phải đảm bảo quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán với nhau đảm bảo tính chính xác của việc hệ thống hóa thông tin kế toán.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày tháng lập sổ, ngày tháng khóa sổ, chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, sổ kế toán phải được đánh số trang và đóng dấu giáp lai các trang.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng, trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng cuối trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót chỉ được sửa chữa bằng 3 phương pháp: phương pháp cải chính, phương pháp ghi số âm và phương pháp ghi bổ sung.
Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính (BCTC) và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.
Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính, sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.
Tùy theo đặc điểm của từng đơn vị về quy mô, tính chất và đặc điểm hoạt động kinh doanh, về yêu cầu quản lý, về trình độ và năng lực của cán bộ kế toán và khả năng trang bị phương tiện của đơn vị để lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán sao cho phù hợp. Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong những hình thức sổ kế toán sau đây: hình thức kế toán nhật ký chung; hình thức kế toán nhật ký – sổ cái; hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; hình thức kế toán nhật ký – chứng từ; hình thức kế toán trên máy vi tính.
* Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái
Đây là hình thức kế toán đơn giản bởi đặc trưng về số lượng, kết cấu các loại sổ cũng như về trình tự hạch toán.
- Trong hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký - sổ
cái. Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
- Tách rời việc ghi chép kế toán ở tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế toán ở các tài khoản chi tiết và ghi ở 2 loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các tài khoản cấp 1 vì có thể kiểm tra được trính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toán cấp 1 ngay ở dòng tổng cộng số phát sinh trong sổ nhật ký sổ cái
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế toán ít.
- Nhược điểm: Không áp dụng tại các đơn vị có quy mô lớn và vừa, có nhiều nghiệp vụ phát sinh, nội dung phức tạp, sử dụng nhiều tài khoản,... kết