PHẦN 1 MỞ ĐẦU
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG
2.1.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất
Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp bao gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán.
2.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp sản xuất
Bộ máy kế toán là tập hợp những cán bộ, nhân viên viên kế toán cùng với những trang thiết bị, phương tiện, kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính của đơn vị.
Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp bố trí, phân công việc cho những người làm công tác kế toán trong đơn vị, sao cho bộ máy kế toán phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Hiện nay, có 3 mô hình tổ chức bộ máy kế toán cùng tồn tại. Đó là mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình hỗn hợp.
a) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Hình thức tổ chức kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Theo hình thức này, toán doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty), còn ở các đơn vi phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu kế toán của doanh nghiệp
Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội), phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, cả kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp.
Ưu điểm: Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm được kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó kiểm
tra, chỉ đạo sâu sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán
Nhược điểm: Tuy nhiên theo hình thức này có nhược điểm nếu như việc trang bị phương tiện, kỹ thuật, tính toán, ghi chép thông tin chưa nhiều, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp lại rải rác, phân tán thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh không kịp thời, bị hạn chế.
Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung được áp dụng đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, địa bàn sản xuất kinh doanh tập trung.
Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung được thể hiện ở sơ đồ 2.1 (Đoàn Xuân Tiên, 2010).
Sơ đồ 2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung
b) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vị của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán kho TSCĐ Kế toán bán hàng Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán vốn bằng tiền, vốn Nhân viên hạch toán ban đầu,
báo sổ từ đơn vị trực thuộc
Kế toán chi phí và tính giá thành
Theo hình thức này, doanh nghiệp thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng đơn vị kế toán cấp cơ sở. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường là những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lỗ, lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phân công như sau:
Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
- Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp.
- Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở. - Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp.
Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các báo cáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm. Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán của đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị mình cho phù hợp.
Ưu nhược điểm: Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, đảm bảo cho công tác kế toán gắn liền với hoạt động ở các bộ phận phụ thuộc, tạo điều kiện cho kế toán thực hiện tốt việc kiểm tra, giám sát trực tiếp tại chỗ các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ kịp thời cho chỉ đạo, điều hành các hoạt động của các đơn vị phụ thuộc. Tuy nhiên, nó chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin phục vụ cho điều hành chung toàn đơn vị, hạn chế việc kiểm tra, giám sát và đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị.
Điều kiện áp dụng: áp dụng ở các đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, phân tán có nhiều đơn vị trực thuộc trụ sở đóng ở nhiều địa phương khác nhau và hoạt động tương đối độc lập.
Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức trách, nhiệm vụ như các bộ phận kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, chỉ khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở.
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán phù hợp với những doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc đóng ở nhiều địa phương khác nhau địa bàn, hoạt động rộng. Hình thức này thường không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp.
Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức phân tán được thể hiện ở sơ đồ 2.2 (Đoàn Xuân Tiên, 2010).
Sơ đồ 2.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán
c) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kế toán kết hợp hai hình thức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận
Kế toán trưởng đơn vị cấp trên Kế toán các hoạt động thực hiện ở cấp trên Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận tổng hợp kế toán cho đơn vị trực thuộc Bộ phận Tài chính
Trưởng phòng, ban kế toán đơn vị trực thuộc Kế toán phần hành Kế toán phần hành Kế toán phần hành
kế toán và nhân viên ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến toàn doanh nghiệp và các bộ phận không tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng đã kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận kế toán khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phận công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chúng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.
Theo hình thức này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng. Đơn vị nào được tổ chức kế toán riêng thì được thành lập phòng kế toán để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm: còn đơn vị kế toán cấp cơ sở nào không tổ chức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
Trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp.
Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng.
Hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng.
Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo tài chính tổng hợp toàn doanh nghiệp.
Ưu điểm: theo hình thức tổ chức công tác kế toán này tạo điều kiện cho kế toán gắn với hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó, phục vụ quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Điều kiện áp dụng: Được áp dụng ở những đơn vị quy mô lớn có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế khác nhau, quy
mô và trình độ cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng, vừa tập trung vừa phân tán.
Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán được thể hiện ở sơ đồ 2.3 (Đoàn Xuân Tiên, 2010).
Sơ đồ 2.3. Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán vừa tập trung vừa phân tán
2.1.2.2. Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất
Tổ chức công tác kế toán được chia thành các nội dung: Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
a) Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán là việc tổ chức ban hành, lựa chọn chứng từ kế toán, lập, kiểm tra, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, phục vụ kịp thời cho việc phận loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán tốt có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý trong các đơn vị, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục Kế toán các
hoạt động cấp trên
Kế toán trưởng đơn vị cấp trên Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung
Nhân viên hạch toán ban đầu tại đơn vị trực
thuộc
Phòng, ban kế toán phân tán tại đơn vị
vụ cho việc ra quyết định. Đồng thời có ý nghĩa trong việc đảm bảo tính khách quan cho kế toán ghi sổ các số liệu kế toán. Vì vậy, mỗi đơn vị cần phải căn cứ vào hệ thống chứng từ ban hành theo chế độ kế toán để lựa chọn chứng từ phù hợp với đối tượng áp dụng cho đơn vị. Cần phải lựa chọn số lượng và chủng loại của chứng từ sao cho đáp ứng đầy đủ cho quá trình hạch toán. Các chứng từ được lựa chọn phải đảm bảo các yêu cầu: tên và số hiệu của chứng từ kế toán; ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán...
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định mang tính bắt buộc, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ: định khoản nội dung ghi trên chứng từ, quy mô kế hoạch nghiệp vụ kinh tế…
Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử phải tuân thủ theo đúng quy định của Chính phủ, chứng từ điện tử phải được in ra giấy và bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định về lưu trữ chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng là quy trình các bước vận động của chứng từ đảm bảo đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra chứng từ. Do có nhiều phần hành kế toán khác nhau sử dụng nhiều loại chứng từ khác nhau nên quy trình luân chuyển các loại chứng từ này khác nhau. Tuy nhiên quy trình luân chuyển chứng từ thường chia làm các bước chính sau:
* Tổ chức lập chứng từ:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ và chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ đó. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo mẫu quy định. Trong trường hợp chứng từ chưa có mẫu thì đơn vị kế toán tự thiết kế mẫu nhưng phải đảm bảo có đầy đủ nội dung đã quy định.
Khi lập chứng từ phải tuân thủ các quy định của chế độ chứng từ. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ phát sinh thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị lập để giao dịch với các tổ chức, cá