PHẦN 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.1. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TẠI CÁC DOANH
4.1.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong tại các doanh nghiệp sản xuất
xuất gạch trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh
Để hiểu rõ hơn thực trạng tổ chức công tác kế toán của một số doanh nghiệp sản xuất gạch trên địa bàn huyện Tiên Du, tác giả tiến hành điều tra qua
bảng hỏi (Phụ lục số 01). Kết quả điều tra cho thấy cả 3 doanh nghiệp này đều thuộc loại hình công ty cổ phần. Hiện tại chế độ kế toán áp dụng tại các công ty này đều được thực hiện theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
Theo như kế toán các công ty cung cấp thì những năm trước chế độ kế toán công ty áp dụng là theo chế độ kế toán DNNVV theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC, tuy nhiên từ ngày 01/01/2017 các công ty phải chuyển sang áp dụng Chế độ kế toán theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC thay thế cho QĐ số 48/2006/QĐ-BTC theo quy định của Bộ Tài chính.
4.1.2.1. Thực trạng tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Thực trạng tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại một số doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh được thể hiện ở bảng 4.3.
Bảng 4.3. Thực trạng công tác vận dụng chứng từ kế toán tại một số doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Bắc Hưng Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Tân Sơn Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Minh Đạo Biểu mẫu chứng từ
Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính; Tự thiết kế Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính; Tự thiết kế Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính; Tự thiết kế Kiểm tra chứng từ Có Có Có
Người kiểm tra Kế toán phụ trách phần hành và kế toán trưởng
Kế toán trưởng Kế toán trưởng
Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ
Có Có Có
Thời gian lưu trữ chứng từ
Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn
Nguồn: Khảo sát tại một số doanh nghiệp (2018) Khi được hỏi về “Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng gồm chỉ tiêu nào?” thì câu trả lời của các doanh nghiệp cho thấy
hầu hết các nhóm chỉ tiêu thuộc hệ thống biểu mẫu chứng từ do Bộ Tài chính ban hành được các doanh nghiệp áp dụng. Trừ có hệ thống chứng từ trong chỉ tiêu bán hàng bao gồm: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi; Thẻ quầy hàng là các doanh nghiệp không áp dụng. Chi tiết các chứng từ doanh nghiệp áp dụng được thể hiện ở bảng 4.4
Bảng 4.4. Thực trạng các loại chứng từ áp dụng tại một số doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh
Loại chứng từ Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Bắc Hưng Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Tân Sơn Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Minh Đạo I. Lao động tiền lương
Bảng chấm công x x x
Bảng chấm công làm thêm giờ x x x
Bảng thanh toán tiền lương x x x
Bảng thanh toán tiền thưởng x x x
Giấy đi đường x x x
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
x x x
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ x x x
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài x x x
Hợp đồng giao khoán x x x
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
x x x
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương x x x
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH x x x
II. Hàng tồn kho
Phiếu nhập kho x x x
Phiếu xuất kho x x x
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
x x x
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ x x x
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
x x x
Bảng kê mua hàng x x x
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
III. Bán hàng
Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 0 0 0
Thẻ quầy hàng 0 0 0
IV. Tiền tệ
Phiếu thu x x x
Phiếu chi x x x
Giấy đề nghị tạm ứng x x x
Giấy thanh toán tiền tạm ứng x x x
Giấy đề nghị thanh toán x x x
Biên lai thu tiền x x x
Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý x x x
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) x x x
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý)
x x x
Bảng kê chi tiền x x x
V. Tài sản cố định
Biên bản giao nhận TSCĐ x x x
Biên bản thanh lý TSCĐ x x x
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
x x x
Biên bản đánh giá lại TSCĐ x x x
Biên bản kiểm kê TSCĐ x x x
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ x x x
VI. Các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH x x x
Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản
x x x
Hóa đơn GTGT x x x
Hóa đơn bán hàng thông thường x x x
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 0 0 0
Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 0 0 0
Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính 0 0 0
Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn
x x x
Về tổ chức lập chứng từ:
Nhìn chung, qua khảo sát các doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng trên địa bàn huyện Tiên Du đều có sử dụng biểu mẫu chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính, tuy nhiên có một số chứng từ các doanh nghiệp vẫn tự thiết kế thêm để đáp ứng yêu cầu quản lý. Không có doanh nghiệp nào hoàn toàn tự thiết kế các chứng từ để sử dụng.
Việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ tại một số doanh nghiệp sản xuất gạch trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh khá giống nhau. Hầu hết các doanh nghiệp lập chứng từ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và sử dụng các chứng từ về lao động tiền lương, hàng tồn kho, tiền tệ, tài sản cố định và một số chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Ngoài ra có một số chứng từ các doanh nghiệp tự thiết kế nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng của các tổ, các phân xưởng sản xuất; giấy xác nhận mua hàng hóa không có hóa đơn...
Việc lập chứng từ chủ yếu đều được lập trên máy vi tính, trừ có chứng từ tự thiết kế liên quan đến bảng chấm công của các tổ, phân xưởng được lập thủ công và giao cho các tổ trưởng các tổ sản xuất chấm công cho thành viên trong tổ đến cuối tháng nộp lại cho phòng kế toán để tính lương.
Tại các doanh nghiệp này không sử dụng các chứng từ liên quan đến thẻ quầy hàng; bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi; phiếu xuất kho hàng đại lý ký gửi, hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính bởi tại các doanh nghiệp này không có nghiệp vụ bán hàng gửi các đại lý, quá trình tiêu thụ hàng hóa chủ yếu là bán buôn, bán lẻ đến khách hàng tiêu dùng luôn là các cá nhân hoặc các công ty chứ không qua trung gian hay gửi hàng tại các đại lý nên không phát sinh các loại chứng từ đó.
Về công tác kiểm tra chứng từ:
Công tác kiểm tra chứng từ nhằm kiểm tra tính đầy đủ và chính xác về cập nhật đúng biểu mẫu, nội dung chứng từ ghi đúng, ghi đủ về tên, số hiệu chứng từ, ngày tháng lập chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán...
Qua khảo sát cho thấy các loại chứng từ trước khi ghi sổ kế toán đều được kiểm tra nội dung và xác minh tính pháp lý. Việc kiểm tra chứng từ kế toán một số công ty là do kế toán trưởng thực hiện (Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Minh Đạo và Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Tân Sơn) và một số công ty là do cả kế toán viên phụ trách phần hành và kế toán trưởng thực hiện (Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Bắc Hưng).
Tuy nhiên qua tìm hiểu về công tác kiểm tra chứng từ tại một số doanh nghiệp này cho thấy công tác kiểm tra chứng từ còn chưa chặt chẽ, chỉ mang tính hình thức một số chứng từ thiếu chữ ký nhưng vẫn được sử dụng để ghi sổ như hóa đơn bán hàng thiếu chữ ký khách hàng; hóa đơn bán bán lẻ thiếu có chữ ký của khách hàng, thủ kho; một số phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, nhập kho thiếu chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng...
Khi phỏng vấn trực tiếp Bà Nguyễn Thị Hải – kế toán viên Công ty cổ phần vật liệu Tân Sơn cho biết “Đa số các chứng từ chưa có đầy đủ chữ ký của của giám đốc ngay, phải đến khi có cơ quan kiểm tra về kiểm tra thì mới hoàn thiện, lúc này các chứng từ mới đầy đủ chữ ký của các thành phần liên quan”.
Về luân chuyển và lưu trữ chứng từ:
Kết quả khảo sát cho thấy tại một số doanh nghiệp sản xuất gạch trên địa bàn huyện Tiên Du đã tiến hành xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán từ khâu lập chứng từ, kiểm tra xét duyệt chứng từ, các bộ phận ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ đầy đủ. Các chứng từ sau khi sử dụng để ghi sổ xong được đưa vào lưu trữ, chứng từ được cất trong tủ tôn đặt tại phòng kế toán hoặc trong kho, thời gian lưu trữ chứng từ tại các doanh nghiệp là vĩnh viễn. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thường được thực hiện theo 4 bước:
Bước 1: Lập chứng từ Bước 2: Kiểm tra chứng từ
Bước 3: Phân loại chứng từ, ghi sổ kế toán Bước 4: Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền tại một số doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh được thể hiện ở sơ đồ 4.4.
Sơ đồ 4.4. Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền tại một số doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh
Bắc Ninh
Tuy nhiên, quy trình là vậy còn khi thực hiện các khâu trong quy trình cũng chưa được thực hiện đầy đủ, nhất là khâu ký duyệt của giám đốc và kế toán trưởng thường không được thực hiện đầy đủ ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đánh giá chung
Qua khảo sát, tìm hiểu về công tác vận dụng chứng từ kế toán tại một số doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh cho thấy các doanh nghiệp tổ chức lập chứng từ chủ yếu theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, các chứng từ được lập đúng biểu mẫu, đúng chế độ quy định hiện hành, các doanh nghiệp cũng căn cứ vào nhu cầu quản lý để thiết kế thêm các chứng từ cần thiết. Tuy nhiên, quy trình luân chuyển chứng từ còn chưa được thực hiện chặt chẽ ở khâu ký duyệt, công tác kiểm tra chứng từ kế toán cũng còn hạn chế khi không kiểm soát sát sao việc chứng từ có đầy đủ chữ ký của các thành phần có liên quan nên khi các chứng từ thiếu chữ ký vẫn được đưa vào ghi sổ bình thường, điều này dễ dẫn đến sai sót, gian lận.
Giám đốc, Kế toán trưởng Kế toán viên đốc, Kế Giám toán trưởng Thủ quỹ Kế toán viên Lưu trữ và bảo quản Người cần chi tiền Duyệt chi Lập phiếu chi Ký phiếu chi Chi tiền Ghi sổ Giấy đề nghị thanh toán, các chứng từ liên quan
4.1.2.2. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Về hệ thống tài khoản, theo kết quả khảo sát cho thấy 100% doanh nghiệp được khảo sát đều có nhu cầu mở thêm tài khoản chi tiết để theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán. Tùy theo yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp mà họ sẽ mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3.
Bảng 4.5. Thực trạng hệ thống tài khoản tại một số doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh
Công ty CP SX&TM Bắc Hưng Công ty CP VLXD Tân Sơn Công ty CP VLXD Minh Đạo
Bổ sung tài khoản Có Có Có
Loại tài khoản bổ sung Cấp 2 Cấp 2, cấp 3 Cấp 2
Nguồn: Khảo sát tại một số doanh nghiệp (2018) Hiện tại các doanh nghiệp này sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1 theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC bao gồm:
- Loại tài khoản Tài sản, bao gồm: TK 111; TK 112; TK 131; TK 133; TK 136; TK 138; TK 141; TK 151; TK 152; TK 153; TK 154; TK 155; TK 156; TK 211; TK 214; TK 241; TK 242.
- Loại tài khoản Nợ phải trả, bao gồm: TK 331; Tk 333; TK 334; TK 335; TK 336; TK 338; TK 341; TK 353
- Loại tài khoản Vốn chủ sở hữu, bao gồm: TK 411; TK 413; TK 421 - Loại tài khoản Doanh thu, bao gồm: TK 511, TK 515
- Loại tài khoản Chi phí sản xuất, kinh doanh, bao gồm: TK 632; TK 635; TK 642
- Loại tài khoản Thu nhập khác, bao gồm: TK 711
- Loại tài khoản Chi phí khác, bao gồm: TK 811; TK 821 - Loại tài khoản xác định kết quả kinh doanh, bao gồm: TK 911
Ngoài các tài khoản tổng hợp sử dụng theo quy định các doanh nghiệp còn mở bổ sung một tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Một số tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 được các doanh nghiệp mở bổ sung được thể hiện ở bảng 4.6.
Bảng 4.6. Một số tài khoản chi tiết mở bổ sung tại một số doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Bắc Hưng
Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Tân Sơn
Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Minh Đạo
TK 112 Mở chi tiết cấp 2:
TK 1121: Tiền VNĐ gửi ngân hàng BIDV
TK 1122: Ngoại tệ gửi ngân hàng
Mở chi tiết cấp 2:
TK 1121: Tiền VNĐ gửi ngân hàng TK 1122: Ngoại tệ gửi ngân hàng Mở chi tiết cấp 3:
- TK 11211: Tiền gửi VNĐ gửi ngân hàng Công thương Tiên Sơn
- TK 11212: Tiền gửi VNĐ gửi ngân hàng Agribank Tiên Sơn
- TK 11213: Tiền gửi VNĐ gửi ngân hàng Techcombank
- TK 11214: Tiền gửi VNĐ gửi ngân hàng TMCP Bưu điện Liên Việt
Mở chi tiết cấp 2:
TK 1121: Tiền VNĐ gửi ngân hàng Công thương Tiên Sơn TK 1122: Ngoại tệ gửi ngân hàng
TK 131 Mở chi tiết cấp 2:
- TK 1311: Phải thu khách hàng bằng tiền mặt
- TK 1312: Phải thu khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng
Mở chi tiết cấp 2:
- TK 1311: Phải thu khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng
- TK 1312: Phải thu khách hàng bằng tiền mặt
Mở chi tiết cấp 2:
- TK 1311: Phải thu khách hàng bằng tiền mặt
- TK 1312: Phải thu khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng
TK 152 Mở chi tiết cấp 2: - TK 1521: Đất - TK 1522: Than - TK 1523: Dầu máy - TK 1524: Nguyên liệu khác Mở chi tiết cấp 2: - TK 1521: Than - TK1522: Đất -TK1523: Dầu Diezel -TK 1524: Dầu nhớt - TK 1525: Nguyên liệu khác Mở chi tiết cấp 2: - TK 1521: Than - TK 1522: Đất -TK 1523: Dầu máy - TK 1524: Nguyên liệu khác TK 154 Mở chi tiết cấp 2:
- TK 1541: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - bán thành phẩm gạch 2 lỗ
- TK 1542: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - bán thành phẩm gạch 6 lỗ
- TK 1543: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - bán thành phẩm gạch đặc
- TK 1544: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang – thành phẩm gạch đặc nung
- TK 1545: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang – thành phẩm gạch lỗ nung
Mở chi tiết cấp 2:
TK 1541: Chi phí sản xuất kinh doanh dở doanh bán thành phẩm gạch mộc
TK 1542: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang bán thành phẩm gạch mộc sấy
TK 1543: Chi phí sản xuất kinh doanh dở