PHẦN 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHO
4.3.2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
4.3.2.1. Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán đảm bảo tuân thủ đúng về tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của chứng từ
Tổ chức thực hiện hệ thống chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của công tác kế toán, mọi nghiệp vụ tài chính kế toán phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng phán ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và dùng để ghi sổ kế toán, vì vậy giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán là vô cùng quan trọng.
Hoàn thiện tổ chức lập chứng từ:
Các doanh nghiệp cần hoàn thiện tốt hơn nữa hệ thống chứng từ áp dụng tại đơn vị theo hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành. Các chứng từ được lập phải đảm bảo đúng biểu mẫu, nội dung, số lượng, giá trị...
Hoàn thiện khâu kiểm tra chứng từ kế toán:
Các doanh nghiệp cần tăng cường kiểm tra tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập cũng như bên ngoài chuyển đến, chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính đúng đắn của chứng từ mới dùng chứng từ đó ghi sổ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có vi phạm chế độ, chính sách, thì phải từ chối không thực hiện và báo cáo cho cấp trên biết để xử lý kịp thời.
Khi lập chứng từ kế toán phải lập đầy đủ liên theo quy định, đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên cùng một nội dung, ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yêu cầu, gạch bỏ phần để trống, không được sửa chữa tẩy xoá trên chứng từ, mọi chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của các thành phần có liên quan.
- Định kỳ, bộ phận kiểm soát của Công ty phải tiến hành kiểm tra tất cả các chứng từ kế toán. Bởi vì hiện nay đa phần các công ty không có bộ phận kiểm soát, yêu cầu đặt ra đối với doanh nghiệp là phải kiểm tra chứng từ thật chặt chẽ.
Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán:
Quy trình luân chuyển cần được kế toán trưởng đưa ra bằng văn bản, mô tả rõ ràng quy trình cho các nhóm hoạt động trong từng chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để chặt chẽ hơn, quy trình lập và luân chuyển chứng từ
cần được trình bày theo dạng văn bản và dạng lưu đồ, đồng thời đính kèm các mẫu biểu có liên quan đến quy trình đó. Lưu đồ về luân chuyển chứng từ được sử dụng để theo dõi quá trình luân chuyển chứng từ doanh nghiệp, mô tả quá trình luân chuyển của chứng từ từ khi được lập đến quá trình xử lý. Việc chuyển quy trình lập và luân chuyển chứng từ thành dạng lưu đồ mang lại lợi ích rất lớn do tính khái quát, thể hiện một cách logic đường đi của từng loại chứng từ kế toán qua từng bộ phận và quy trình xử lý như thế nào, hơn nữa các lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán không chỉ dành cho bộ phận kế toán mà liên quan đến rất nhiều đối tượng, thuộc các bộ phận, trình độ khác nhau trong doanh nghiệp.
Hoàn thiện công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán:
Tài liệu kế toán là căn cứ, cơ sở quan trọng và mang tính pháp lý cho các thông tin do kế toán cung cấp, do vậy chế độ bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình nghiên cứu, kiểm tra, kiểm soát thông tin... Các doanh nghiệp cần phân loại chứng từ, tài liệu và sắp xếp tài liệu trong tủ, trong kho lưu trữ một cách khoa học. Thực hiện công tác vệ sinh hàng ngày, hàng tuần tránh mối mọt, ảnh hưởng tới công tác bảo quản tài liệu kế toán.
4.3.2.2. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán phán ánh chính xác, linh hoạt, mở chi tiết theo các đối tượng quản lý hợp lý
Mặc dù một số doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng trên địa bàn huyện Tiên Du– tỉnh Bắc Ninh đã đáp ứng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của bộ trưởng BTC nhưng vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục:
- Tại Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Tân Sơn có thể hạn chế trong việc mở chi tiết đối với TK154, việc nhiều tài khoản mở chi tiết sẽ khiến làm tăng khối lượng công việc cho nhân viên kế toán trong khi công ty cũng không tận dụng hết các tài khoản chi tiết trong công tác quản lý. Công ty có thể tham khảo cách mở tài khoản chi tiết của Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Bắc Hưng và Công ty cổ phần vật liệu xây dựng Tân Sơn, 2 công ty này mở tài khoản chi tiết đơn giản hơn mà vẫn mang lại hiệu quả trong công tác kế toán của đơn vị. - Có một số tài khoản chưa được sử dụng chính xác: Một số doanh nghiệp phản ánh chi phí bán hàng vào TK 6422 trong khi đó công ty quy định TK 6421: Chi phí bán hàng, TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh
nghiệp cần tập hợp các chi phí như chi phí liên quan nhân viên kinh doanh, nhân viên vận chuyển hàng đi tiêu thụ... liên quan đến hoạt động bán hàng, tiêu thụ sản phẩm phản ánh vào TK 6421 thay vì phản ánh vào TK 6422 để công tác quản lý chi phí của doanh nghiệp được chính xác hơn.
- Các doanh nghiệp cần chủ động mở chi tiết tài khoản theo cấp 2,3 đến từng mặt hàng kinh doanh để biết được mặt hàng nào kinh doanh hiệu quả hơn như khi phản ánh tài khoản 511: doanh bán hàng và cung cấp dịch vụ có thể xác định doanh thu của từng sản phẩm quá tiểu khoản 5112 như:
TK 51121: doanh thu thành phẩm gạch đặc TK 51122: doanh thu thành phẩm gạch 2 lỗ TK 51123: doanh thu thành phẩm gạch 6 lỗ...
Bên cạnh đó việc tiếp tục vận dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 theo quy định của chế độ kế toán các doanh nghiệp áp dụng cũng rất cần thiết và quan trọng trong công tác hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp.
4.3.2.3. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết triệt để, quản lý, lưu trữ sổ sách chặt chẽ
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp, vì vậy hệ thống sổ rất quan trọng trong công tác kế toán. Để thực hiện tốt ghi và mở sổ kế toán các doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống số sách kế toán hơn nữa theo các giải pháp sau:
- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống sổ kế toán theo hướng ghi chép đơn giản nhưng vẫn đảm bảo cung cấp số liệu kế toán trung thực, chính xác. Hệ thống sổ phải khoa học, đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu tạo thuận tiện cho việc kiểm tra và ứng dụng tin học vào công tác kế toán.
- Công ty nên mở thêm sổ chi tiết theo dõi doanh thu của từng mã sản phẩm để có thể biết được sản phẩm nào bán có hiệu quả kinh tế nhất, từ đó có kế hoạch sản xuất, tiêu thụ trong tương lại góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các công ty phải quản lý chặt chẽ sổ kế toán và phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân của người giữ và ghi sổ, sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm việc ghi sổ và giữ sổ trong suốt toàn bộ thời
gian, khi thay đổi người giữ sổ, ghi sổ phải tổ chức bàn giao có sự đồng ý và xác nhận của kế toán trưởng, bảo quản và lưu trữ sổ sách theo đúng quy định
4.3.2.4. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán xây dựng và lập các báo cáo kế toán quản trị, kết hợp tính toán, phân tích báo cáo tài chính
Ngoài việc lập BCTC một số doanh nghiệp sản xuất gạch trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh nên tổ chức tính toán, phân tích báo cáo tài chính nhằm đánh giá tình hình tài hính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, dòng tiền lưu chuyển sau mỗi kỳ hoạt động hiện tại cũng như trong tương lai của doanh nghiệp.
Như đã đánh giá ở phần thực trạng, tại một số doanh nghiệp sản xuất gạch xây dựng trên địa bàn huyện Tiên Du – tỉnh Bắc Ninh công tác tổ chức kế toán quản trị trong các doanh nghiệp chưa được quan tâm, chú trọng. Với quy mô nhỏ và vừa, có những hạn chế về tiềm lực tài chính, năng lực quản trị và năng lực chuyên môn nên công tác kế toán quản trị chưa được chú trọng thực hiện. Vì vậy để hoàn thiện công tác báo cáo kế toán quản trị là rất quan trọng. Các doanh nghiệp cần có bộ phận kế toán quản trị riêng có năng lực, trình độ chuyên môn phù hợp để có thể xây dựng, phân tích báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý một cách nhanh chóng, chính xác, từ đó có những đề xuất, tham mưu đúng đắn cho ban lãnh đạo trong quản lý tài sản, nguồn vốn cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để áp dụng kế toán quản trị vào công tác kế toán, các doanh nghiệp cần phải giải quyết căn bản những cơ sở sau :
- Tổ chức và hoàn thiện quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh; từng bước xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng sản xuất kinh doanh, chuẩn bị đầy đủ năng lực về tài chính.
- Xác lập hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh và định hướng phát triển hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh để làm cơ sở xác lập, định hướng thiết kế, xây dựng mô hình kế toán quản trị.
- Xác lập và cải tiến nội dung, mối quan hệ trong công tác kế toán hiện nay (đa số nội dung công tác kế toán của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hiện nay chỉ tập trung vào công tác kế toán tài chính), cải tiến mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất kinh doanh.
- Nhanh chóng tuyển dụng và đào tạo lại nhân sự kế toán với định hướng đa dạng hoá nghiệp vụ và sử dụng thành thạo các công cụ xử lý thông tin hiện đại.
- Nhanh chóng phát triển và kiện toàn hệ thống xử lý thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh tự động hoá. Đây là điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật tiền đề áp dụng kế toán quản trị và kế toán quản trị chỉ có thể áp dụng, tác động tích cực, hiệu quả với điều kiện xử lý thông tin hiện đại.