1.1.3 .Tổ chức nghiên cứu và triển khai
1.3. Khái niệm quy trình kiểm tra
1.3.1. Quy trình kiểm tra cơ bản
Quy trình kiểm tra cơ bản gồm các nội dung sau:
7 Nguyễn Nhƣ Ý, Đại từ điển tiếng Việt, NXB Văn hố – Thơng tin, Hà Nội 1998, tr.65 8
* Thiết lập các tiêu chuẩn
Thiết lập tiêu chuẩn là công việc đầu tiên của quá trình kiểm tra. Nó đóng một vai trị đặc biệt quan trọng, quyết định đối với chất lƣợng của hoạt động kiểm tra. Tuy nhiên, việc xác lập tiêu chuẩn là một cơng việc khơng đơn giản. Vì vậy, địi hỏi các nhà quản lý phải có sự quan tâm và đầu tƣ thích đáng.
Tiêu chuẩn là yêu cầu phải hồn thành nhiệm vụ theo một quy trình khoa học để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lƣợng cao. Tiêu chuẩn đƣợc phân ra thành nhiều loại hình khác nhau:
- Tiêu chuẩn định tính
Tiêu chuẩn định tính thƣờng liên quan tới thái độ, trách nhiệm đối với công việc; những chuẩn mực giá trị trong ứng xử bên trong và ứng xử bên ngoài... Tiêu chuẩn định tính thƣờng mang tính chung chung, trừu tƣợng và tƣơng đối khó xác định cũng nhƣ khó đo lƣờng. Chính vì vậy địi hỏi các nhà quản lý phải sử dụng tới tƣ duy logic và tƣ duy phi logic.
- Tiêu chuẩn định lƣợng
Tiêu chuẩn định lƣợng thƣờng liên quan tới các chỉ tiêu, các thông số về kinh tế - kỹ thuật và đƣợc biểu hiện qua các con số, có thể cân đong đo đếm đƣợc.
Tiêu chuẩn cũng có thể đƣợc chia thành:
- Tiêu chuẩn trong quy trình thực hiện cơng việc - Tiêu chuẩn về các dịch vụ và sản phẩm
T
Thhiiếếtt llậậpp
c
cáácc ttiiêêuu cchhuuẩẩnn ĐoĐo llưườờnngg
C
Cáácc ggiiảảii pphháápp
đ
Một số yêu cầu khi xây dựng các tiêu chuẩn: - Về nội dung của tiêu chuẩn:
+ Tiêu chuẩn phải phù hợp với mục tiêu và năng lực của tổ chức + Cụ thể, rõ ràng, gắn liền với cơng việc và đối tƣợng
+ Chính xác, dễ sử dụng
- Về cách thức xây dựng tiêu chuẩn: + Lựa chọn những ngƣời có năng lực + Đầu tƣ về thời gian và tài chính
* Đo lƣờng
Việc đo lƣờng phải xuất phát từ những tiêu chuẩn đã đƣợc xác lập. Đo lƣờng bao gồm việc thực hiện công việc và kết quả của công việc. Đây là hoạt động đối chiếu, so sánh giữa hoạt động và kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đề ra, từ đó có thể phát hiện những sai lầm và sai lệch. Việc đo lƣờng không phải lúc nào cũng đƣợc thực hiện một cách dễ dàng và chính xác, nhất là đối với những cơng việc và đối tƣợng phức tạp, tiêu chuẩn không rõ ràng hay mang tính định tính. Trong trƣờng hợp nhƣ vậy, đơi khi nhà quản lý có thể dùng khả năng phân tích của mình để phán đốn và chỉ ra các sai lệch.
- Một số phƣơng pháp đo lƣờng: + Đánh giá bằng điểm và đồ thị + Xếp hạng luân phiên
+ So sánh cặp đôi
+ Đo lƣờng điểm mấu chốt
+ Sử dụng các công cụ ISO, hộp đen
- Một số yêu cầu trong quá trình đo lƣờng việc thực hiện kết quả:
+ Không đƣợc mang tiêu chuẩn của một công việc này sang để áp đặt, đánh giá một công việc khác.
+ Loại bỏ những thành kiến và định kiến cá nhân trong quá trình đo lƣờng, đánh giá.
+ Tiến hành đo lƣờng, đánh giá thƣờng xuyên, đúng yêu cầu, đúng mục đích và quy trình.
+ Kết quả đo lƣờng phải phù hợp với công việc, chức năng, nhiệm vụ của ngƣời thực hiện công việc.
+ Đo lƣờng phải chỉ ra đƣợc sai lệch một cách chính xác và nguyên nhân của những sai lệch đó.
* Các giải pháp điều chỉnh
- Đối với ƣu điểm
Khi phát hiện những ƣu điểm của hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức, các nhà quản lý phải đƣa ra các giải pháp nhằm phát huy, kế thừa và nhân rộng nó. Bên cạnh đó phải kịp thời khích lệ, động viên bằng các hình thức khen thƣởng đối với các cá nhân, bộ phận thực hiện cơng việc đó.
- Đối với nhƣợc điểm
Khi phát hiện ra sai lầm và sai lệch, ngƣời quản lý cần phải tập trung phân tích vấn đề để tìm ra nguyên nhân sai lầm và sai lệch, từ đó có kế hoạch đƣa ra những giải pháp điều chỉnh hữu hiệu.
Sửa chữa sai lầm và điều chỉnh sai lệch là những công việc liên quan đến toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý. Tuỳ theo nội dung sai lầm và sai lệch mà nhà quản lý có thể thực hiện phƣơng án điều chỉnh phù hợp. Có thể điều chỉnh những nội dung trong lập kế hoạch (mục tiêu, phƣơng án), hay điều chỉnh trong công tác tổ chức (thiết kế bộ máy, phân công công việc, giao quyền), hoặc điều chỉnh trong công tác lãnh đạo (nội dung hay cách thức lãnh đạo), thậm chí điều chỉnh ngay trong công tác kiểm tra (tiêu chuẩn, đo lƣờng). Những phƣơng án điều chỉnh đó là căn cứ vào nguyên nhân dẫn tới những sai lầm và sai lệch.
Nếu nhƣ công việc xác lập tiêu chuẩn, đo lƣờng kết quả là những cơng việc khó khăn thì việc đƣa ra các giải pháp điều chỉnh lại càng khó khăn hơn.