1.1.3 .Tổ chức nghiên cứu và triển khai
3.2. Xây dựng quy trình kiểm tra các tổ chức NC&TK
3.2.1. Các bước chuẩn bị kiểm tra các tổ chức NC&TK
a. Gửi thông báo kiểm tra tới các tổ chức NC&TK và cơ quan chủ quản
Thông báo kiểm tra phải đƣợc gửi tới các tổ chức NC&TK và cơ quan chủ quan ít nhất 2 tuần trƣớc khi tiến hành kiểm tra với mục đích:
Yêu cầu các tổ chức NC&TK chuẩn bị báo cáo theo các tiêu chí của mẫu báo cáo kiểm tra, ấn địn thời gian và địa điểm để đoàn kiểm tra thực hiện nhiệm vụ.
Đề nghị cơ quan chủ quản cử ngƣời phối hợp thực hiện trên công tác kiểm tra.
b. Thành lập đoàn kiểm tra
Việc thành lập đoàn kiểm tra là bắt buộc. Đoàn kiểm tra phải đƣợc tổ chức một cách gọn nhẹ và hợp lý; đoàn kiểm tra của Bộ KH&CN gồm:
Trƣởng đồn là lãnh đạo của Văn phịng Đăng ký hoạt động KH&CN.
Uỷ viên thƣ ký là chuyên viên của Văn phịng Đăng ký, có nhiệm vụ ghi chép biên ban kiểm tra và sau mỗi đợt kiểm tra lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra tình lãnh đạo Bộ.
Uỷ viên là đại diện của cơ quan chủ quản (nếu có). Trƣờng hợp kiểm tra tổ chức NC&TK do cá nhân thành lập thì khơng có cơ quan chủ quản.
Về phía tổ chức NC&TK, bắt buộc phải có lãnh đạo của tổ chức NC&TK. Ngồi ra cịn có cán bộ giúp việc do lãnh đạo chỉ định. Trình tự kiểm tra gồm các nội dung chính:
- Lãnh đạo tổ chức NC&TK trình bày báo cáo hoạt động của đơn vị; - Trao đổi, thảo luận;
- Trƣởng đồn kiểm tra tổng kết. - Thơng qua báo cáo kết quả kiểm tra.
c. Công cụ kiểm tra:
Lý thuyết khoa học quản lý đã chỉ rõ, chủ thể quản lý có thể dùng các cơng cụ trong q trình kiểm tra, đó là:
- Bảng tiêu chuẩn công việc: đối với các tổ chức NC&TK, bảng tiêu chuẩn công việc đƣợc xây dựng trên cơ sở lĩnh vực hoạt động KH&CN đƣợc ghi trong Chứng nhận đăng ký hoạt động KH&CN do Bộ KH&CN cấp. Trong thực tế, có một
số các tổ chức NC&TK hoạt động không đúng chức năng đƣợc ghi trong Chứng nhận đăng ký hoạt động KH&CN, mà Luận văn sẽ đề cập đến tại những phần sau.
- Nội quy, quy chế, pháp luật: trong Chứng nhận đăng ký hoạt động KH&CN không ghi quy chế hoạt động, nhƣng tổ chức NC&TK hoạt động với tƣ cách một
thực thể trong xã hội do Nhà nƣớc quản lý, bởi vậy nó phải tuân thủ các quy định của pháp luật, mà cụ thể là các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến lĩnh vực KH&CN, ví dụ: Luật KH&CN, Luật chuyển giao công nghệ, Luật Sở hữu trí tuệ, Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật... và các văn bản pháp quy dƣới luật.
- Biên bản kiểm tra: đƣợc chuẩn bị theo mẫu, nhƣng phải đƣợc lập trong quá trình tiến hành kiểm tra hoạt động của các tổ chức NC&TK.
3.2.2. Các bước tiến hành của quy trình kiểm tra tổ chức NC&TK
Sau khi thực hiện bƣớc chuẩn bị cho quá trình kiểm tra, các bƣớc tiến hành của quy trình kiểm tra các tổ chức NC&TK bao gồm:
Bước 1: Kiểm tra các thơng tin chính trong Chứng nhận đăng ký hoạt động KH&CN
Đây là một thủ tục bắt buộc, mục tiêu của bƣớc này là xác định đúng đối tƣợng cần kiểm tra về tên gọi, quy mơ (lớn, nhỏ), loại hình tổ chức NC&TK (tƣ nhân, tập thể, Nhà nƣớc...), trụ sở, các đơn vị trực thuộc...
Bước 2: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra thông qua việc lĩnh vực hoạt động KH&CN đã đăng ký và các quy định khác của pháp luật
- Là công việc quan trọng của q trình kiểm tra. Nó đóng một vai trị đặc biệt quan trọng, quyết định đối với chất lƣợng của hoạt động kiểm tra.
- Thực chất của bƣớc này là thiết lập các tiêu chuẩn kiểm tra. Các tiêu chuẩn kiểm tra tổ chức NC&TK, trƣớc hết phải đƣợc thiết lập trên cơ sở nhiệm vụ của nó ghi trong lĩnh vực đƣợc phép hoạt động nhƣ đã đăng ký, sau nữa việc thực hiện các nhiệm vụ này phải dựa trên nền tảng của các quy định của pháp luật, nội quy, quy chế hoạt động do đơn vị chủ quản quy định, nội quy, quy chế hoạt động của chính tổ chức NC&TK đề ra - tất nhiên các nội quy và quy chế này phải nằm trong khuôn khổ các quy định của pháp luật.
- Mục tiêu của bƣớc này là xác định các hoạt động thực tiễn của tổ chức NC&TK có đúng nhƣ đã đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động KH&CN do Bộ KH&CN cấp hay không.
Bước 3: Đo lường thực tiễn hoạt động của đối tượng bị kiểm tra
- Việc đo lƣờng phải xuất phát từ những tiêu chuẩn đã đƣợc xác lập. Đo lƣờng bao gồm việc thực hiện công việc và kết quả của công việc.
- Mục tiêu của bƣớc này là đối chiếu, so sánh giữa hoạt động và kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đề ra, từ đó có thể phát hiện những sai lầm và sai lệch.
Bước 4: Đánh giá
- Việc đánh giá phải khách quan và bắt buộc phải dựa trên kết quả kiểm tra; - Mục tiêu của bƣớc này là nhằm làm cho tổ chức NC&TK - đối tƣợng bị kiểm tra thấy rõ những mặt mạnh và yếu của mình, trên cơ sở đó để những hoạt động KH&CN trong tƣơng lai có hiệu quả.
Bước 5: Kết luận
- Phải nêu rõ, ngắn gọn những ƣu điểm và nhƣợc điểm chính của tổ chức NC&TK trên cơ sở kết quả kiểm tra;
- Mục tiêu của bƣớc này là giúp các cơ quan quản lý thấy rõ hiệu quả hoạt động của tổ chức NC&TK - đối tƣợng bị kiểm tra, đồng thời cũng chỉ rõ cho đối tƣợng bị kiểm tra biết hiệu quả hoạt động của họ.
Bước 6: Biện pháp điều chỉnh
Khi phát hiện những ƣu điểm của hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức, các nhà quản lý phải đƣa ra các giải pháp nhằm phát huy, kế thừa và nhân rộng nó. Bên cạnh đó phải kịp thời khích lệ, động viên bằng các hình thức khen thƣởng đối với các cá nhân, bộ phận thực hiện cơng việc đó. Khi phát hiện ra sai lầm và sai lệch, ngƣời quản lý cần phải tập trung phân tích vấn đề để tìm ra nguyên nhân sai lầm và sai lệch, từ đó có kế hoạch đƣa ra những giải pháp điều chỉnh hữu hiệu.
Bước 7: Viết báo cáo tổng hợp
Sau mỗi kỳ kiểm tra, đoàn kiểm tra phải viết báo cáo tổng hợp trình lãnh đạo cấp trên; Nội dung chính của bảo cáo tổng hợp bao gồm:
+ Thống kê, tổng hợp các vấn đề.
+ Tổng hợp các đề xuất, khuyến nghị của cơ sở (các tổ chức NC&TK)
+ Khuyến nghị của đoàn kiểm tra về các thay đổi chính sách cần tiếp tục nghiên cứu để hoàn thiện.
3.2.3. Kiểm tra đột xuất
Kiểm tra đột xuất tại các tổ chức NC&TK là công tác kiểm tra không nằm trong kế hoạch kiểm tra định kỳ. Kiểm tra đột xuất đƣợc tiến hành khi:
- Tổ chức NC&TK vi phạm ở mức độ trầm trọng trong hoạt động (vi phạm các điều cấm của Luật KH&CN; vi phạm đƣờng lối, chủ trƣơng, hay chính sách của Đảng và nhà nƣớc).
- Vi phạm một số quy định cụ thể nhƣ chế độ thuế, hợp đồng lao động v.v. - Có đơn thƣ tố cáo hoặc phản ánh trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng. - Trong các trƣờng hợp phải kiểm tra đột xuất, đoàn kiểm tra phải yêu cầu cơ sở báo cáo rõ sự việc, làm rõ mức độ sai phạm, chính xác hố các thơng tin, đề xuất biện pháp xử lý, viết báo cáo tổng hợp trình các cấp có thẩm quyền.
- Một số trƣờng hợp kiểm tra đột xuất khác do sự khởi xƣớng của Văn phòng Đăng ký hoạt động KH&CN.