1.1.3 .Tổ chức nghiên cứu và triển khai
1.3. Khái niệm quy trình kiểm tra
1.3.3. Phương pháp kiểm tra
Phương pháp kiểm tra là toàn bộ cách thức đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở lựa chọn những công cụ, phương tiện và cách thức phù hợp nhằm đạt tới kết quả kiểm tra chính xác và khách quan.
Phƣơng pháp kiểm tra bao gồm các nhân tố: Xác định Ưu & Nhược điểm So sánh với tiêu chuẩn Đo lường Hoạt động và Kết quả hoạt động Hoạt động và Kết quả hoạt động Phân tích Nguyên nhân Ưu & Nhược điểm Xây dựng các giải pháp Thực hiện các giải pháp Kết quả Mong muốn
+ Phân công chủ thể kiểm tra phù hợp với chức vị + Lựa chọn công cụ và phƣơng tiện kiểm tra phù hợp + Lựa chọn cách đo lƣờng phù hợp
Sự phù hợp của công cụ, phƣơng tiện và cách thức đo lƣờng gắn liền với chủ thể, đối tƣợng, hoàn cảnh kiểm tra.
Chủ thể kiểm tra có thể là một ngƣời, một nhóm ngƣời với các tầng nấc khác
nhau. Tuỳ thuộc vào mục đích, nội dung, tính chất của cơng việc, đối tƣợng và hồn cảnh mà chủ thể kiểm tra lựa chọn những công cụ và cách thức kiểm tra phù hợp.
Một số công cụ kiểm tra
- Bảng tiêu chuẩn công việc
- Nội quy, quy chế, pháp luật
- Các công cụ kĩ thuật: Biểu đồ Gantt, PERT (Program Evaluation and Review Technique) v.v.
Một số cách kiểm tra
- Kiểm tra trực tiếp và kiểm tra gián tiếp - Kiểm tra khâu trọng điểm
- Kiểm tra chéo giữa các bộ phận
- Kiểm tra ngẫu nhiên và kiểm tra mặc nhiên - Kiểm tra toàn bộ với kiểm tra bộ phận
Với mỗi loại hình và nội dung kiểm tra khác nhau sẽ có những yêu cầu và nguyên tắc kiểm tra khác nhau. Tuy nhiên, có thể đƣa ra các yêu cầu cơ bản của công tác kiểm tra nhƣ sau:
- Công việc kiểm tra cần phải đƣợc thiết kế theo các kế hoạch và chức vị. Mọi vấn đề kiểm tra và kỹ thuật kiểm tra phải phản ánh những đòi hỏi và nội dung của kế hoạch. Bởi lẽ, cơ sở và nguyên nhân phải kiểm tra là dựa vào kế hoạch. - Công việc kiểm tra cần phải đƣợc thiết kế phù hợp với đặc điểm cá tính của nhà quản lý.
Kiểm tra là một công việc và chức năng của nhà quản lý nhằm làm cho các kế hoạch và mục tiêu của tổ chức chắc chắn trở thành hiện thực. Các phƣơng thức kiểm tra chỉ là một công cụ để nhà quản lý thực hiện cơng việc của mình. Vì vậy, các nhà quản lý chỉ sử dụng hệ thống kiểm tra hiệu quả khi những hệ thống đó phù hợp với năng lực và sở thích của họ.
- Việc kiểm tra phải đƣợc thực hiện tại những điểm trọng yếu trong toàn bộ hệ thống.
- Kiểm tra phải khách quan.
Kiểm tra phải khách quan từ việc thiết kế tiêu chuẩn, đo lƣờng đến việc diễn đạt kết quả kiểm tra.
- Kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí và văn hố tổ chức. - Kiểm tra phải tiết kiệm và hiệu quả
- Kiểm tra phải tạo động lực để hoàn thiện và phát triển tổ chức.