9. Dự kiến kết quả nghiờn cứu
2.1 Cụng tỏc phỏt triển, quản trị nguồn lực thụng tin tại Thư viện Trường Đại học
2.1.1 Chớnh sỏch phỏt triển nguồn lực thụng tin
Nguyờn tắc phỏt triển nguồn tin
Trong kỷ nguyờn thụng tin, vấn đề lựa chọn thụng tin – tài liệu nào cú giỏ trị cao, phự hợp với thư viện mỡnh là một vấn đề quan trọng. Để cú thể lựa chọn được những tài liệu tốt nhất, cỏc cơ quan thư viện núi chung và Trung tõm núi riờng phải dựa trờn cỏc nguyờn tắc phỏt triển nguồn tin sau:
Nguyờn tắc tớnh tư tưởng. Phỏt triển nguồn tin là hoạt động mang tớnh giai cấp, khỏc nhau về quan điểm chớnh trị, bị chi phối bởi những khuynh hướng quan điểm của một giai cấp. Nếu khỏc nhau về bản chất, giai cấp và quan điểm phục vụ thỡ cụng tỏc phỏt triển nguồn tin sẽ khỏc nhau. Bởi lẽ thư viện là cơ quan văn hoỏ – giỏo dục của một giai cấp thống trị. Đõy là nguyờn tắc đầu tiờn trong phỏt triển nguồn tin. Ở thư viện Việt Nam núi chung và Trung tõm núi riờng, tớnh tư tưởng trong cụng tỏc phỏt triển nguồn tin được thể hiện ở cỏc quan điểm sau:
- Bổ sung tài liệu phự hợp thế giới quan của Chủ nghĩa Mỏc- Lờnin và tư tưởng Hồ Chớ Minh
- Bổ sung tài liệu phự hợp với đường lối chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước.
- Bổ sung tài liệu ưu tiờn những vấn đề, nhiệm vụ cấp thiết theo mỗi giai đoạn của đất nước.
Nguyờn tắc tớnh khoa học. Nguyờn tắc này đảm bảo tớnh phự hợp cho bộ sưu tập. Phỏt triển nguồn tin phải dựa trờn NCT của NDT, số lượng mỗi bản cho mỗi đầu sỏch, tỉ lệ sỏch tiếng việt và sỏch ngoại văn, tỉ lệ sỏch phõn chia cho phũng đọc và phũng mượn.
- Bổ sung tài liệu phải căn cứ vào đặc điểm, tớnh chất, loại hỡnh, chức năng nhiệm vụ của thư viện và đối tượng NDT
- Bổ sung phải kịp thời, thường xuyờn cú kế hoạch, xõy dựng diện ưu tiờn bổ sung. Khẳng định tớnh kịp thời của cụng tỏc bổ sung trong thư viện, trong thư gửi đồng chớ Litkenxơ ngày 17/5/1921, V.I.Lờnin viết: “đồng chớ và cả chỳng ta cần phải biết tuyệt đối chớnh xỏc sẽ bỏ tự ai hoăc người phụ trỏch của cơ quan tổng phỏt hành ấn phẩm trung ương hoặc người phụ trỏch mạng lưới thư viện, nhất định phải cú một trong hai người đú nếu mỗi cuốn sỏch Xụ - viết đó xuất bản được một thỏng rồi ( hay là 2 tuần? 6 tuần? ) mà chưa cú trong thư viện”.
Tiến hành hoạt động phỏt triển nguồn tin theo nguyờn tắc nhất định là việc làm cần thiết nhằm đưa Trung tõm Thụng tin Thư viện mỡnh phỏt triển đỳng hướng.
Chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin
Bất kỳ một cơ quan thư viện nào muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mỡnh, muốn đạt hiệu quả phục vụ tốt nhất điều quan trọng trước tiờn là phải xõy dựng cho được một VTL đủ lớn về số lượng, phong phỳ về chủng loại, phự hợp yờu cầu tin ngày càng cao của NDT. Tuy nhiờn để làm được điều đú khụng thể bổ sung ồ ạt cỏc tài liệu cú trờn thị trường mà phải tiến hành lựa chọn, cõn nhắc kỹ từng quyển sỏch, tờ bỏo. Cơ sở của việc lựa chọn được thể hiện trong chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin (Information development policy ).
Cụng tỏc phỏt triển nguồn tin khụng đơn giản chỉ là lựa chọn, đặt mua tài liệu mà cũn bao gồm nhiều vấn đề khỏc như thủ tục đặt hàng, mua bỏn, vấn đề phối hợp bổ sung, thanh lý tài liệu, vấn đề liờn quan tài chớnh. Chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một cơ quan thụng tin thư viện nào, là một văn bản xỏc định phương hướng phỏt triển VTL của cơ quan cựng cỏc quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, nhà cung cấp tài liệu, phự hợp khả năng tài chớnh cũng như cơ cấu tổ chức của từng cơ quan thụng tin thư viện, khẳng định phương chõm bổ sung tài liệu, cỏc diện chủ đề mà thư viện quan tõm thu thập cũng như cỏc thủ tục lựa chọn tài liệu. Để xõy dựng chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin, thư viện cần thu thập dữ liệu để phõn tớch và cần tham khảo ý kiến của đối tượng phục vụ.
Để biờn soạn chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin, vấn đề quan trọng trước tiờn là phải nghiờn cứu vai trũ, chức năng và mối liờn quan của CQTTTV trong hệ thống thụng tin quốc gia.
Vấn đề tiếp theo là phải nghiờn cứu cộng đồng người dựng tin. Ai đang được phục vụ và ai sẽ được phục vụ? Cần phải tiến hành cỏc cuộc khảo sỏt để xỏc định thành phần người dựng tin hiện tại cũng như tiềm năng và nhu cầu của họ.
Cụng việc tiếp theo thường là nghiờn cứu xem hiện tại cụng tỏc xõy dựng nguồn tin được tiến hành ra sao? Những thủ tục nào là hợp lý, những thủ tục nào cần phải thay đổi? Vốn tài liệu hiện tại trong kho cũng phải được nghiờn một cỏch tỉ mỉ, chi tiết để xỏc định mặt mạnh và mặt yếu của nú, những lý do dẫn đến những mặt mạnh và mặt yếu phải được tỡm ra, việc tham khảo ý kiến cỏc nhõn viờn cú trỏch nhiệm lựa chọn tài liệu trong quỏ khứ sẽ rất bổ ớch.
Trong quỏ trỡnh xõy dựng chớnh sỏch cũng cần chỉ ra cỏc điều kiện ràng buộc hay hạn chế của cơ quan, chẳng hạn như những khú khăn về tài chớnh, hạn chế về khụng gian, kho tàng, giỏ kệ. Chỳng ta khụng thể đề ra những tiờu chớ lựa chọn rộng rói trong khi kinh phớ dành cho bổ sung tài liệu lại quỏ eo hẹp, cũng như khụng đủ kho tàng giỏ kệ để cất giữ tài liệu; những hạn chế này cú thể ảnh hưởng tới diện đề tài cũng như cỏc loại tài hỡnh liệu được lựa chọn.
Những cam kết đối với cỏc CQTTTV trong mạng lưới về việc phõn chia diện bổ sung, việc chia sẻ nguồn tài liệu cũng cần phải được đặt ra như những điều kiện liờn quan bởi những vấn đề này sẽ cú ảnh hưởng trực tiếp tới cỏc quy định trong chớnh sỏch.
Bước cuối cựng là soạn thảo và thụng qua chớnh sỏch.
Thụng thường, việc chuẩn bị chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin được giao cho cỏn bộ làm cụng việc phỏt triển nguồn tin . ở đõy, dựa trờn cỏc phương hướng phỏt triển KHCN của quốc gia hay của ngành, kết quả điều tra nhu cầu người dựng tin, cần xõy dựng mụ hỡnh và cỏc mức độ bổ sung cho từng chuyờn ngành cụ thể. Dự thảo chớnh sỏch được chuyển tới Uỷ ban phỏt triển nguồn xem xột và cho ý kiến, và nếu mọi chuyện xuụn xẻ thỡ Giỏm đốc CQTTTV sẽ cho cụng bố chớnh sỏch như là một văn bản chớnh thức của cơ quan. Tuy nhiờn, việc viết một chớnh sỏch phỏt triển nguồn thụng tin khụng chỉ hoàn toàn trụng cậy vào một nhúm nhỏ cỏn bộ trong CQTTTV. Một khi văn bản phỏc thảo được viết ra, việc thảo luận rộng rói trong cơ quan và người dựng tin là cực kỳ quan trọng để đi đến những quan điểm chung. Cơ quan quản lý cấp trờn cần phải được thụng bỏo đầy đủ về nội dung của chớnh sỏch,
đõy là vấn đề đặc biệt quan trọng, cú liờn quan đến cỏc cam kết hỗ trợ tài chớnh từ phớa cơ quan quản lý sau này.
Một điểm nữa cũng cần phải được nhấn mạnh là một chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin phải được viết với sự hợp tỏc chặt chẽ với cỏc CQTTTV khỏc trong khu vực. Ngày nay, như đó nhấn mạnh ở trờn, khụng cú một thư viện hay một cơ quan thụng tin nào cú thể tồn tại độc lập, riờng biệt. Khụng cú một CQTTTV nào cú thể hy vọng là cú đầy đủ tư liệu về tất cả cỏc lĩnh vực. Do đú, sự tham gia của cỏc thư viện hay cơ quan thụng tin liờn quan trong quỏ trỡnh biờn soạn và thụng qua chớnh sỏch là điều bắt buộc.
Việc sửa chữa, hiệu chỉnh chớnh sỏch cũng rất quan trọng. Cú nhiều yếu tố tỏc động đến quỏ trỡnh thực thi chớnh sỏch như sự phỏt triển của cỏc ngành khoa học, cỏc định hướng ưu tiờn phỏt triển KHCN của quốc gia, sự tăng giảm kinh phớ dành cho bổ sung tài liệu, thành phần bạn đọc,.... do vậy, trong chớnh sỏch cũng cần quy định định kỳ sửa chữa và bổ sung, cập nhật.
Chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin cơ bản chứa hầu hết những phần sau: - Mục đớch nhiệm vụ
- Đối tượng phục vụ - Lựa chọn tài liệu - Thanh lý tài liệu - Đỏnh giỏ - kiểm kờ - Sưu tập đặc biệt - Nối mạng
Trong điều kiện ngõn sỏch hạn chế nờn cần phải cú chớnh sỏch bổ sung hợp lý, cơ sở việc lựa chọn đú là quy tắc, nguyờn tắc được thể hiện trong chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin.
Chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin cú ý nghĩa rất lớn: Là kim chỉ nam cho mọi hoạt động bổ sung. Chớnh sỏch bổ sung xỏc định những nhu cầu trước mắt và lõu dài của NDT, đặt ra những ưu tiờn trong việc phan bồ kinh phi để đỏp ứng nhu cầu của họ; đồng thời thiết lập những tiờu chuẩn chất lượng cho việc lựa chọn tài liệu làm giảm tớnh chủ quan cỏ nhõn, giỳp đảm bảo tớnh liờn tục và nhất quỏn của bộ sưu tập khi cú sự thay đổi cỏn bộ bổ sung hày quản lý.
Cơ sở để xõy dựng chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin:
Cỏn bộ bổ sung và lónh đạo nhà trường khi xõy dựng chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin cần căn cứ ở cỏc nội dung sau:
- Khả năng ngõn sỏch và tiềm năng của đơn vi, chất lượng đội ngũ cỏn bộ thư viện, CS VCKT
- Mục tiờu thường xuyờn và mục tiờu ưu tiờn của thư viện - Tư cỏch phỏp lý
- Tầm cỡ và chức năng, nhiệm vụ của thư viện - Đối tượng, tành phần NDT
- Khả năng thiết lập mối quan hệ mua bỏn với cỏc đối tỏc bờn ngoài
Từ những cơ sở trờn sẽ đề ra được nội dung của chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin . Để thực hiện được chớnh sỏch này cú hiệu quả, đội ngũ cỏn bộ bổ sung phải cú trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ, tầm hiểu biết sõu rộng đồng thời tham khảo ý kiến của cỏc chuyờn gia đầu ngành để xõy dựng được nguồn tài liệu cú giỏ trị. Người chịu trỏch nhiệm bổ sung phải biết phõn tớch cỏc nguồn tin đú như thế nào. Việc đỏnh giỏ một nguồn tin cú thể bắt đầu ngay cả khi đang cú nguồn tin này trờn tay. Trước tiờn cỏn bộ bổ sung cú thể bắt đầu bằng việc trớch dẫn thư mục của nguồn tin đú. Cỏc trớch dẫn thư mục cú thể giỳp bạn xỏc định tớnh hữu ớch của nguồn tin
Đỏnh giỏ ban đầu: - Tỏc giả, tờn tài liệu - Thời gian xuất bản - In ấn hoặc tỏi bản - Nhà xuất bản
Phõn tớch nội dung: - Định hướng người sử dụng - Lý giải mục đớch
- Diện bao quỏt - Văn phong
- Quan điểm đỏnh giỏ
Kết cấu của một văn bản chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin thụng thường chia làm 3 phần
+ Phần 1: Cỏc quan điểm chung về phỏt triển nguồn tin ở cơ quan, phần này phải nờu rừ:
- Chức năng-nhiệm vụ của Trung tõm thụng tin–thư viện - Vai trũ của Trung tõm
- Quan hệ với cỏc cơ quan cú cựng chức năng, quan hệ phối hợp phỏt triển nguồn tin.
- Đối tượng phục vụ của Trung tõm - Nờu cỏc tham số của VTL, gồm:
* Diện bố sung * Lĩnh vực ưu tiờn * Lĩnh vực trọng điểm * Cỏc tài liệu bổ sung
* Cỏc loại hỡnh tài liệu dự dịnh bổ sung
+ Phần 2: Nờu chi tiết cỏc lĩnh vực chuyờn mụn và cỏc mức độ thu thập tài liệu trong từng lĩnh vực
- Xỏc định cỏc lĩnh vực chuyờn mụn theo đối tượng NDT - Xỏc định mức độ bổ sung: * Tài liệu cơ bản
* Tài liệu trọn bộ * Tài liệu đơn
* Tài liệu khụng thu thập - Xỏc định tỉ lệ bỏ sung của cỏc tài liệu
+ Phần 3: Xỏc định cỏc vấn đề khỏc trong chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin như: Số bản / mỗi đầu sỏch
Ngụn ngữ ưu tiờn
Phõn bổ kinh phớ cho mỗi loại tài liệu Phối hợp bổ sung
Tài liệu biếu tặng Thanh lý…
Để xõy dựng một chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin thành cụng, người lập chớnh sỏch phải nắm rừ được những điểm mạnh, yếu của VTL cơ quan mỡnh; hiểu rừ NCT của NDT, và trước hết là nguồn tài chớnh dành cho phỏt triển nguồn tin được phõn bổ như thế nào.
Trờn thực tế tại Trung tõm, theo cỏn bộ bổ sung cho biết: Chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin được vạch ra rừ ràng, trong mỗi giai đoạn cú những diện bổ sung ưu tiờn, diện bổ sung mở rộng, số lượng bản cho mỗi đầu sỏch, tỉ lệ phõn chia sỏch cho phũng đọc và mượn…Những người tham gia xõy dựng chớnh sỏch là cỏn bộ bổ sung của Trung tõm, phú giỏm đốc kiểm duyệt và tham khảo ý kiến của cỏn bộ trong thư viện. Mỗi năm trung bỡnh Trung tõm cú từ 3-5 đợt bổ sung. Việc xõy dựng chớnh sỏch bổ sung sẽ giỳp cho cụng tỏc phỏt triển nguồn tin được tiến hành chặt chẽ, hợp lý và tuõn thủ đỳng nguyờn tắc đề ra.