9. Dự kiến kết quả nghiờn cứu
1.2 Vai trũ của nguồn lực thụng tin đối với hoạt động giỏo dục, đào tạo tại Trường
1.2.2 Khỏi quỏt về Trung tõm Thụng tinThư viện Trường Đại học Đồng Nai
Trung tõm Thụng tin - Thư viện trường Đại học Đồng Nai được thành lập ngay từ những ngay đầu thành lập trường, năm 1976.
Từ thỏng 8 năm 2011, sau khi trở thành Trường Đại học Đồng Nai, Thư viờ ̣n được xem là bụ ̣ phõ ̣n khụng thể tỏch rời trong cụng tỏc giỏo dục, nghiờn cứu khoa học và học tõ ̣p của một trường học. Đối tượng phục vụ của Trung tõm: đội ngũ giảng viờn, cỏn bộ, cụng nhõn viờn, và sinh viờn thuộc Trường Đại học Đồng Nai.
Chức năng và nhiệm vụ
Chức năng chớnh của Trung tõm Thụng tin - Thư viện là: là nơi tổ chức thu thập cỏc loại nguồn thụng tin khoa học kỹ thuật, bỏo và tạp chớ, giỏo trỡnh, cỏc tư liệu khỏc phục vụ cho người dựng tin, gúp phần đắc lực và cú hiệu quả vào cụng tỏc đào tạo và nghiờn cứu khoa học của trường. Trung tõm Thụng tin - Thư viện là nơi tổ chức quản lý, lưu trữ, bổ sung, bảo quản cỏc dạng tài liệu (dạng in ấn và tài liệu số húa).
Nhiệm vụ của Trung tõm Thụng tin - Thư viện: xõy dựng hệ thống tra cứu mục lục điện tử để truy cập vào nguồn lực thụng tin trong và ngoài
thư viện một cỏch cú chọn lọc, phự hợp với yờu cầu của Ban Lónh đạo nhà trường, nhu cầu của đội ngũ giảng viờn, cỏn bộ, viờn chức và sinh viờn trong cơ quan và bạn đọc ngoài xó hội. Xõy dựng, phỏt triển và tổ chức nguồn lực, dịch vụ và điều kiện hoạt động, thụng tin chuyờn đề định kỳ theo nhu cầu cụng tỏc của cỏ nhõn, thụng tin sự kiện,
Người dựng tin và nhu cầu tin
Đặc điểm NDT.
NDT ở Trung tõm hiện cú khoảng 7.280 người. Để đỏp ứng yờu cầu của NDT một cỏch tốt nhất cần thiết phải phõn nhúm đối tượng NDT. Việc phõn nhúm sẽ giỳp xỏc định được NCT, loại hỡnh tài liệu, ngụn ngữ tài liệu…phự hợp với mỗi nhúm. Căn cứ vào NCT và qua khảo sỏt thực tế tại Trung tõm Trung tõm cú thể phõn chia NDT thành 3 nhúm chớnh:
Thành phần người dựng tin căn cứ vào nhiệm vụ đảm trỏch tại trường. Nhúm NDT Số lượng (người) Tỷ lệ % Lónh đạo – quản lý 50 0,7
Cỏn bộ, giảng viờn 278 3,8 Sinh viờn, học viờn 6952 95,5
Nhúm 1: Nhúm người dựng tin là cỏn bộ lónh đạo, quản lý
Nhúm người dựng tin này bao gồm: Ban Giỏm hiệu, trưởng phú cỏc khoa, trưởng phú cỏc phũng ban chức năng. Nhúm cú 50 người, chiếm tỉ lệ thấp nhất: 0,7 %
Nhúm 2: NDT là cỏn bộ phũng ban (chuyờn viờn và nhõn viờn thừa hành: 72 người) và giảng viờn (206 người) của Trường hiện cú 278 người,
chiếm 3,8% tổng số NDT tại Trung tõm. Đõy là nhúm cú trỡnh độ chuyờn mụn cao, cú kiến thức sõu rộng nờn NCT của họ cao và phong phỳ.
Nhúm 3: NDT là sinh viờn, học viờn cú tỉ lệ cao nhất, chiếm 95,5% tổng số NDT ở Trung tõm. Do sự đa dạng của cỏc hỡnh thức đào tạo như: chớnh quy, vừa học vừa làm, liờn thụng, liờn kết nờn cú sự khỏc biệt về trỡnh độ và nhu cầu tiếp cận thụng tin.
Đặc điểm nhu cầu tin của người dựng tin NCT của nhúm NDT thư nhất:
- Như trờn đó núi, nhúm người dựng tin này là cỏc cỏn bộ lónh đạo, quản lý bao gồm Ban Giỏm hiệu, trưởng phú cỏc khoa, trưởng phú cỏc phũng ban chức năng.
Đặc điểm lao động của nhúm người dựng tin này:
+ Đối tượng lao động là thụng tin.
+ Hoạt động ra quyết định là hoạt động chủ yếu của nhúm NDT này. Người lónh đạo/ quản lý trong quỏ trỡnh chuẩn bị giải phỏp quản lý (ra quyết định) thường phải thực hiện cỏc chức năng thụng tin sau:
* Thu thập thụng tin cú tớnh chỉ đạo (văn bản phỏp quy, điều luật) thụng tin về tỡnh hỡnh hoạt động của đơn vị/ trường mỡnh.
* Tiếp thu/ nắm bắt thụng tin: đọc tài liệu, nghe bỏo cỏo
* Xử lý và chuyển húa thụng tin: đỏnh giỏ thụng tin, đưa ra giải phỏp
* Đưa ra thụng tin mới, quyết định về giải phỏp được lựa chọn. + Khụng gian hoạt động rộng và bao quỏt, họ thường xem xột cỏc vấn đề dưới con mắt kinh tế-chớnh trị-xó hội
+ Thời gian dành cho việc thực hiện chức năng thụng tin của nhúm NDT này rất hạn hẹp, trong khi ra quyết định lại rất gấp, tức thời
+ Việc lựa chọn phương ỏn quyết định đũi hỏi cỏc kiến thức chuyờn ngành, liờn ngành và mang tớnh kinh tế - kỹ thuật, cũng như kiến thức về tổ chức-quản lý
- Đặc điểm nhu cầu thụng tin
+ Nội dung thụng tin:
* Phổ bao quỏt rộng, nhưng mức độ tổng quỏt cao * Mức độ phõn tớch - tổng hợp thụng tin cao
* Cú tớnh kiến nghị và dự bỏo
* Gần sỏt với nội dung chuẩn bị quyết định và lựa chọn phương ỏn quyết định
+ Hỡnh thức sản phẩm thụng tin cho nhúm NDT này cần: * Cụ đọng, ngắn gọn, dễ hiểu;
* Nờu dữ kiện/số liệu/ bảng/đồ thị thay nhiều lời + Chất lượng sản phẩm thụng tin cho nhúm NDT này cần
* Phự hợp ngữ nghĩa: chớnh xỏc, tin cậy, khỏch quan, đầy đủ và mới
* Phự hợp thời gian: Nhanh, kịp thời
* Phự hợp phương thức tiếp nhận và thuận tiện. Cỏc dịch vụ thụng tin phự hợp đối với nhúm NDT này:
Cỏc hỡnh thức thụng tin cho nhúm này là: chuyờn đề, tổng quan, tổng luận, bản tin… Phương phỏp phục vụ nhúm người dựng tin này cú thể tỡm tin trực tiếp tại thư viện hoặc cú thể phục vụ đến tận nơi cho từng người khi cú yờu cầu cụ thể.
NCT của NDT nhúm thứ hai: Nhúm người dựng tin này chiếm tỉ lệ khỏ cao trong tổng số người dựng tin đến thư viện.
+ Nội dung thụng tin: Mang tớnh chuyờn sõu phự hợp với những vấn đề mà họ đang giảng dạy và nghiờn cứu. Mức độ phõn tớch-tổng hợp thụng tin cao
+ Hỡnh thức : thụng tin phong phỳ, đa dạng
+ Chất lượng Thụng tin đũi hỏi cú tớnh mới, cập nhật, đầy đủ, chớnh xỏc
Nhúm này cú nhu cầu cao về tài liệu tham khảo: giỏo trỡnh, tài liệu chớnh trị, văn húa, xó hội, kinh tế của đất nước, thế giới, tài liệu cú nội dung liờn quan đến cỏc phương phỏp sư phạm, cụng nghệ dạy học…
Dạng tài liệu mà nhúm người dựng tin này thường dựng là sỏch, giỏo trỡnh, tài liệu dịch, tài liệu điện tử trờn internet, bỏo cỏo khoa học, tài liệu hội nghị, tạp chớ…
NCT của NDT nhúm thứ ba:
Đõy là nhúm NDT chủ yếu. Do cú nhiều hệ đào tạo, trỡnh độ khỏc nhau nờn trong nhúm này cũng phõn thành nhiều mức độ NCT khỏc nhau :
+ Nhúm NDT cú trỡnh độ đại học - cao đẳng: Là đối tượng thường xuyờn sử dụng thư viện và cú NCT cao nhất. Chớnh vỡ vậy, Trung tõm tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viờn học tập, nghiờn cứu, phỏt huy cao nhất khả năng của mỡnh, biến quỏ trỡnh đào tạo của nhà trường thành quỏ trỡnh tự đào tạo đối với mỗi sinh viờn. Nhúm NDT này được đào tạo 3-4 năm với mục đớch là trang bị những kiến thức chuyờn mụn và kỹ năng thực hành chuyờn ngành của mỡnh.
1.2.3 Nguồn lực thụng tin với hoạt động giỏo dục đào tạo của nhà trường
- Nguồn lực thụng tin hỗ trợ đổi mới phương phỏp giảng dạy và nghiờn cứu khoa học
- Nguồn lực thụng tin hỗ trợ sinh viờn nõng cao chất lượng học tập
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NGUỒN LỰC THễNG TIN VÀ CễNG
TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THễNG TIN TẠI TRUNG TÂM THễNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI
2.1 Cụng tỏc phỏt triển nguồn lực thụng tin tại Trung tõm Thụng tin - Thư viện Trường Đại học Đồng Nai
2.1.1 Chớnh sỏch phỏt triển nguồn lực thụng tin
Nguyờn tắc phỏt triển nguồn lực thụng tin
Nguyờn tắc tớnh tư tưởng Nguyờn tắc tớnh khoa học.
Chớnh sỏch phỏt triển nguồn lực thụng tin
Chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin cơ bản chứa hầu hết những phần sau:
- Mục đớch nhiệm vụ - Đối tượng phục vụ - Lựa chọn tài liệu - Thanh lý tài liệu - Đỏnh giỏ - kiểm kờ - Sưu tập đặc biệt - Nối mạng
- Khả năng ngõn sỏch và tiềm năng của đơn vi, chất lượng đội ngũ cỏn bộ thư viện, CS VCKT
- Mục tiờu thường xuyờn và mục tiờu ưu tiờn của thư viện - Tư cỏch phỏp lý
- Tầm cỡ và chức năng, nhiệm vụ của thư viện - Đối tượng, thành phần NDT
- Khả năng thiết lập mối quan hệ mua bỏn với cỏc đối tỏc bờn ngoài
Tiờu chớ lựa chọn tài liệu
- Tiờu chớ về tớnh phự hợp, tớnh khoa học - Tiờu chớ về tớnh chớnh đỏng và tin cậy - Tiờu chớ về tớnh cập nhật
- Tiờu chớ về ngụn ngữ
- Tiờu chớ về dạng thức của tài liệu
2.1.2 Kinh phớ bổ sung tài liệu
Đối với cỏc cơ quan thư viện núi chung, nguồn tài chớnh cú được bao gồm :
Ngõn sỏch nhà nước cấp hoặc hỗ trợ Vốn của tổ chức
Cỏc khoản thu từ phớ dịch vụ thư viện
Cỏc nguồn tài trợ của tổ chức, cỏ nhõn trong và ngoài nước. Với Trung tõm, nguồn kinh phớ bao gồm kinh phớ do trường, tỉnh Đồng Nai cấp và kinh phớ từ cỏc khoản thu dịch vụ thư viện.
Trước tiờn, cỏn bộ làm cụng tỏc phỏt triển nguồn lực thụng tin phải tạo lập chớnh sỏch bổ sung, xỏc định diện bổ sung cho giai đoạn hiện tại dựa trờn NCT và nguồn kinh phớ được cấp. Từ phớa cỏc cơ quan phỏt hành sỏch theo định kỳ sẽ gửi danh mục sỏch mới tới Trung tõm. Dựa vào danh mục tài liệu của cơ quan phỏt hành, cỏn bộ Trung tõm sẽ đối chiếu xem xột cỏc yếu tố liờn quan như: giỏ cả, NXB, nội dung tài liệu… từ đú để đưa ra danh sỏch tài liệu và số lượng bản cho mỗi đầu sỏch, gửi lờn ban giỏm đốc Trung tõm xem xột. Danh sỏch đó được ban giỏm đốc duyệt sẽ phải gửi lờn ban lónh đạo nhà trường phờ duyệt và cấp kinh phớ. Danh sỏch này sẽ quyết định số lượng và loại tài liệu được bổ sung. Danh sỏch những tài liệu được chốt gửi tới cỏc cơ quan phỏt hành sỏch, nhà xuất bản. Giữa Trung tõm và cơ quan sẽ làm hợp đồng mua bỏn sỏch. Khi tài liệu được chuyển về Trung tõm sẽ kiểm tra chất lượng và kớ nhận tài liệu. Phũng kế toỏn – tài vụ trường thanh toỏn tiền cho nhà sỏch bằng hỡnh thức chuyển khoản.
2.1.4 Cỏc hỡnh thức phỏt triển nguồn lực thụng tin
Hỡnh thức bổ sung khởi đầu Bổ sung hiện tại.
Bổ sung hoàn bị
Hiện nay Trung tõm mới chỉ thực hiện bổ sung hiện tại, chưa cú điều kiện để bổ sung hồi cố.
2.1.5 Cỏc nguồn bổ sung tài liệu
Cỏc thư viện núi chung và Trung tõm núi riờng cú 2 phương thức phỏt triển nguồn tin chớnh ( cũn gọi là phương thức bổ sung ): Bổ sung phải trả tiền và bổ sung khụng phải trả tiền.
- Nguồn mua: Đõy là kờnh bổ sung phải trả tiền ( mua ), là hỡnh thức chủ yếu của cỏc thư viện để đảm bảo bổ sung được những tài liệu mong muốn. Nguồn bổ sung phải trả tiền được chia làm 2 loại: Nguồn mua sỏch và nguồn mua ấn phẩm tiếp tục.
- Nguồn biếu tặng, trao đổi, liờn kết: Đõy là phương thức bổ sung khụng phải trả tiền.
- Nguồn lưu chiểu
2.1.6 Bảo quản nguồn lực thụng tin
Bảo quản nguồn lực thụng tin hiện nay cú thể chia làm 2 nội dung; Bảo quản tài liệu truyền thống và bảo quản tài liệu điện tử/ tài liệu số. - Bảo quản tài liệu truyền thống: Bảo quản tài liệu truyền thống bao gồm cỏc biện phỏp nhằm hạn chế những tỏc nhõn gõy hư hỏng tài liệu như sinh vật (chuột, giỏn, mối, nấm mốc, vi khuẩn), vật lý và húa học (nhiệt độ, độ ẩm, ỏnh sỏng), tỏc động của con người (ý thức bảo quản và sử dụng tài liệu)
- Bảo quản tài liệu điện tử/tài liệu số: Vấn đề bảo quản tài liệu số là vấn đề quan trọng bậc nhất khi cỏc thư viện xõy dựng thư viện số. Trung tõm hiện chỉ cú 01 cỏn bộ chuyờn ngành Cụng nghệ thụng tin nờn vấn đề bảo quản nguồn tài nguyờn số là vấn đề khú khăn.
2.1.7 Thanh lọc tài liệu
Thanh lý là cụng việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những bản thừa, sỏch ớt sử dụng hoặc khụng cũn sử dụng nữa.
Thanh lý là hoạt động cần thiết của thư viện và cú ý nghĩa trong phỏt triển bộ sưu tập như:
- Tiết kiệm diện tớch kho - Tiết kiệm tiền
Cỏc tiờu chớ thanh lý : Theo H.F. Mc Graw, thanh lý tài liệu cú 8 tiờu chớ
Quy trỡnh thanh lý: Để cụng tỏc thanh lý hiệu quả thỡ quy trỡnh thanh lý phải được tiến hành chặt chẽ
2.1.8 Phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn lực thụng tin
Trong thời kỳ bựng nổ thụng tin số lượng xuất bản phẩm tăng theo hàm số mũ đồng thời giỏ cả tài liệu tăng lờn nhanh liờn tục làm cho khụng một thư viện nào cú thể đỏp ứng được toàn bộ nhu cầu của bạn đọc. Để giải quyết điều đú cần tới sự phối hợp và chia sẻ nguồn lực thụng tin giữa cỏc cơ quan thụng tin-thư viện trong cụng tỏc phỏt triển nguồn lực thụng tin.
- Phối hợp bổ sung
Phối hợp trong phỏt triển nguồn lực thụng tin hay gọi phối hợp bổ sung giỳp tranh tỡnh trạng biệt lập, khộp kớn thụng tin trong một thư viện, trỏnh trựng lặp lóng phớ thụng tin, phỏt huy được thế mạnh bổ sung của từng vựng, khu vực, giỳp tiết kiệm kinh phớ cụng sức, thời gian cho cỏc thư viện và quan trọng hơn cả là cú thể đỏp ứng và thoả món NCT đa dạng của bạn đọc.
- Chia sẻ nguồn lực thụng tin
Việc chia sẻ nguồn lực thụng tin trước đõy thường gặp khú khăn vỡ tài liệu chủ yếu là dạng truyền thống, cơ sở hạ tầng cụng nghệ thụng tin và viễn thụng chưa cú hoặc chưa đủ mạnh. Nhưng hiện nay, việc chia sẻ đó trở nờn dễ dàng hơn khi cỏc đơn vị thư viện đều xõy dựng mụ hỡnh thư viện số, với nguồn tài nguyờn số phong phỳ và phỏt triển mau lẹ. Trung tõm tham gia chia sẻ nguồn lực thụng tin từ nguồn thư viện số với cỏc
trung tõm thụng tin thư viện trong cả nước. Phương thức chia sẻ chủ yếu là chia sẻ nguồn tài liệu Trung tõm tạo lập được trong thư viện số. Hiện Trung tõm đó cú liờn kết thư viện số với 34 trường đại học cao đẳng, như: Đại học Sư phạm kỹ thuật, đại học Phạm Văn Đồng, đại học tài chớnh kế toỏn, đại học Đụng Á, đại học Duy Tõn, cao đẳng Kinh tế Cụng nghệ thành phố Hồ Chớ Minh…
2.1.9 Cỏn bộ làm cụng tỏc phỏt triển nguồn lực thụng tin
Đội ngũ cỏn bộ bổ sung ở Trung tõm cũng chớnh là những người đảm nhận hầu hết mọi khõu trong nghiệp vụ thư viện. Họ đảm nhận cụng việc từ bổ sung, biờn mục, xử lý tài liệu, lưu thụng, đến làm thẻ thư viện. Trong cụng tỏc bổ sung, họ đúng vai trũ quyết định đến chất lượng VTL. Để đưa ra được danh sỏch những tài liệu bổ sung, họ phải quan tõm đến chương trỡnh đào tạo của nhà truờng, đặc điểm, sở thớch, trỡnh độ NCT của từng nhúm NDT ở Trung tõm. Một cỏn bộ bổ sung đó lập ra hũm thư để thu thập ý kiến của NDT về tất cả mọi hoạt động của thư viện, nhu cầu về những tài liệu mà trung tõm chưa thu thập kịp thời... Dựa vào đú nhúm cỏn bộ bổ sung sẽ thảo luận, cõn đối với kinh phớ được cấp để đưa ra diện cỏc tài liệu bổ sung trong giai đoạn hiện tại.
Để xõy dựng được nguồn lực thụng tin phong phỳ và cú giỏ trị, yờu cầu đặt ra cho cỏn bộ làm cụng tỏc phỏt triển nguồn lực rất cao. Họ phải nắm được bước đi của thời đại được phản ỏnh trong tài liệu, phải cú đủ trỡnh độ để nhận biết chất lượng của tài liệu, đỏp ứng nhu cầu cao nhất