9. Dự kiến kết quả nghiờn cứu
2.1 Cụng tỏc phỏt triển, quản trị nguồn lực thụng tin tại Thư viện Trường Đại học
2.1.6 Bảo quản nguồn lực thụng tin
Mụi trường kho tài liệu
- Nhiệt độ trong kho luụn ở mức 25oC - 35 oC, độ ẩm thường xuyờn trờn 50% gõy ảnh hưởng xấu đến việc bảo quản tài liệu
- Ánh sỏng:
Hệ thống đốn thắp sỏng trong kho tài liệu chủ yếu là đốn neon nhưng khụng được đặt trong hộp kớnh. Cỏc đốn được lắp gần cỏc kệ sỏch do trần kho thấp, do đú, việc giảm bớt bức xạ ỏnh sỏng trong kho chưa được bảo đảm.
- Khụng khớ:
Thư viện chỉ cỏch đường lưu thụng khoảng 20m nờn bầu khụng khớ luụn bị ụ nhiễm bởi khớ thải của xe cộ, kết hợp với bụi bẩn cú sẵn trong khụng khớ bỏm vào tài liệu.
- Cỏc loại cụn trựng, nấm mốc, gặm nhắm:
Trong điều kiện kho sỏch khụng lớn, vốn tài liệu khụng quỏ nhiệu, cỏn bộ thư viện thường xuyờn làm cụng tỏc nội dịch nờn tỏc hại của cỏc loại cụn trựng và gặm nhắm là khụng đỏng kể.
Những yờu cầu chung: + Khụng thấm nước.
+ Khụng tiếp xỳc trực tiếp với ỏnh sỏng thiờn nhiờn. + Đảm bảo độ ẩm hợp lý: 50-60%
+ Chống sự xõm nhập của chuột bọ, cụn trựng. + Chống bụi.
+Chống hỏa hoạn.
+Chống lóng phớ khụng gian.
Thiết kế tiểu khớ hậu phự hợp tớnh chất vật lý của từng loại tài liệu. Giỏ kệ phự hợp với kớch cỡ và hỡnh dạng của tài liệu.
Cú kế hoạch bảo quản thường xuyờn, sữa chữa, phục chế, đúng bỡa cứng... đối với tài liệu.
Thường xuyờn nhắc nhở về ý thức bảo quản tài liệu với bài đọc.
2.1.7. Thanh lọc tài liệu
Thanh lý là cụng việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những bản thừa, sỏch ớt sử dụng hoặc khụng cũn sử dụng nữa.
Thanh lý là một thủ tục thường khụng bao gồm trong văn bản chớnh sỏch phỏt triển bộ sưu tập do dú độc giả hiếm khi biết được những gỡ được giữ lại, những gỡ được loại bỏ và lý do tại sao. Người ta dễ cú ấn tượng sai lạc về việc thanh lý và cú cảm giỏc rằng thư viện đang loại bỏ đi những tài liệu quan trọng. Và chớnh những cỏn bộ làm thanh lý cũng gặp những cản trở đối với hoạt động này như: tõm lý sợ mắc sai lầm, khuyết điểm, cú những tài liệu mà cỏn bộ khụng thể xỏc định được chõn giỏ trị của tài liệu, phải thay đổi hồ sơ tài liệu …
Thanh lý là hoạt động cần thiết của thư viện và cú ý nghĩa trong phỏt triển bộ sưu tập.
Tiết kiệm diện tớch kho: Mỗi năm thư viện bổ sung hàng ngỡn cuốn sỏch- bỏo tạp chớ. mỗi năm thụng tin khoa học cụng nghệ, xó hội lại tăng lờn theo hàm số mũ, thay đổi với sự phỏt triển tiến bộ hơn. Và do vậy, sẽ cú trong thư viện những tài liệu đó quỏ cũ, thụng tin lạc hậu khụng cũn được người dựng tin giảm thời gian và cụng sức truy cập đồng thời giỳp tỡm được tài liệu mong muốn mà cú giỏ trị trong kho tàng sỏch.
- Tiết kiệm tiền: Khoản tiền từ thanh lý tài liệu cũng là khoản kinh phớ đỏng kể gúp phần hỗ trợ lại cho kinh phớ bổ sung những tài liệu mới trong điều kiện kinh phớ dành cho bổ sung ở Trung tõm cũn nhiều hạn chế.
- Tạo lập khụng gian cho tài liệu mới: Việc thanh lý tài liệu sẽ giải phúng số lượng tài liệu trong kho, đưa lại diện tớch kho cho những tài liệu mới bổ sung
- Trước khi chương trỡnh thanh lý thực hiện, phải cú sự đỏnh giỏ cỏc chớnh sỏch, mục đớch của thư viện. Việc đỏnh giỏ gồm: Phõn tớch tỡnh hỡnh hiện tại, xem xột cỏc phương ỏn cú thể, tớnh khả thi của chương trỡnh thanh lý, sự hợp tỏc giữa cỏc loại hỡnh thư viện liờn quan, cỏc loại hỡnh tài liệu sẽ được lựa chọn, giỏ cả.
Cỏc tiờu chớ thanh lý : Theo H.F. Mc Graw, thanh lý tài liệu cú cỏc tiờu chớ sau: 1. Bản trựng
2. Quà tặng khụng mong muốn 3. Sỏch lỗi thời về giỏ trị thụng tin 4. Lần xuất bản thay thế
5. Sỏch rỏch nỏt, cũ kỹ
7. Cỏc bộ tập khụng cần thiết, khụng sử dụng được 8. Ấn phẩm định kỳ khụng cú bảng tra
Quy trỡnh thanh lý: Để cụng tỏc thanh lý hiệu quả thỡ quy trỡnh thanh lý phải được tiến hành chặt chẽ:
- thành lập hội đồng thanh lý, cú đại diện ban lónh đạo thư viện, cơ quan chủ quản, đại diện phũng ban bộ phận, đại diện bạn đọc
- Hội đồng họp, bàn bạc, ra quyết định, đề ra tiờu chớ thanh lý, nờu mục đớch, lý do, nhõn sự, văn bản
- Nờn mở khoỏ đào tạo tập huấn ngắn ngày
- Để tiến hành thanh lý, trước hết phải chuẩn bị:
Lập danh mục tài liệu dự kiến thanh lý Thụng bỏo danh mục tài liệu thanh lý cho cỏc đơn vị liờn quan
Hội nhập và xử lý ý kiến đúng gúp … từ đú đưa ra bản danh mục tài liệu thanh lý chớnh thức
Với VTL hạn chế nờn hoạt động thanh lý tại Trung tõm khụng được diễn ra thường xuyờn. Dựa theo cỏc tiờu chớ của H.F. Mc Graw mà Trung tõm quyết định những tài liệu nào trong thư viện mỡnh đưa vào diện thanh lý. Ngoài ra, do sự thay đổi về địa điểm mỗi lầm chuyển kho sỏch mà thư viện đó thanh lọc nhiều tài liệu. Gần đõy nhất, 5/ 2012 thư viện đó thanh lý số lượng lớn tài liệu là 5000 cuốn, cụ thể
Số thứ tự
Tiờu chớ thanh lý tài liệu Số lượng tài liệu thanh lý (đơn vị : cuốn ) 1 2 3 4 5 Bản trựng
Quà tặng khụng mong muốn Sỏch lỗi thời về giỏ trị thụng tin Lần xuất bản thay thế Sỏch mất trang, cũ nỏt khụng sử dụng được 540 1100 1360 750 1250
Bảng: Tài liệu thanh lý đợt thàng 5 / 2012
Với bỏo - tạp chớ: Bỏo : Trung tõm Thụng tin tiến hành thanh lý đối với cỏc số bỏo quỏ 3 năm tớnh từ ngày được xuất bản. Với tạp chớ thỡ Trung tõm sẽ lưu lại và đúng thành từng quyển.
Thanh lý khụng phải là một hoạt động trong chốc lỏt, khụng là hoạt động tỏch rời khỏi cỏc hoạt động của quỏ trỡnh phỏt triển VTL. Khi đưa ra quyết định thanh lý một tài liệu nào đú phải xem xột cỏc yếu tố liờn quan như: mục đớch của thư viện , ngõn sỏch để mua tài liệu mong muốn, mối quan hệ của tài liệu đú với những tài liệu khỏc cú cựng chủ đề, mức độ mà cơ quan thư viện thực hiện như một cơ quan lưu trữ, sự hữu ớch của tài liệu trong tương lai. Chỉ khi quan tõm, xem xột cỏc yếu tố trờn thỡ cụng tỏc thanh lý mới cú thể thực hiện đỳng đắn và thành cụng.
2.1.8. Cỏn bộ làm cụng tỏc phỏt triển nguồn tin tại Trung tõm
Khẳng định vai trũ của cỏn bộ thư viện, Lờnin từng núi: “ Người thủ thư là linh hồn của sự nghiệp thư viện. Biết bao nhiờu việc phụ thuộc vào thủ thư; họ phải say sưa với sự nghiệp của mỡnh, biết làm việc với quần chỳng”. Phỏt triển nguồn tin là một cụng việc thỳ vị, trớ tuệ, thỏch thức và bổ ớch của một cỏn bộ. Một cỏn bộ thư viện cần phải biết tài liệu gỡ đang phỏt hành, cỏi gỡ đó phỏt hành, cỏi gỡ trong sưu tập thư viện và cỏi gỡ đú cú thể tỡm thấy ở một nơi nào khỏc, họ cũng cần phải nhận biết chất lượng của sỏch bỏo mà họ sẽ thu thập về cho đơn vị mỡnh. Như một người bỏn hàng, người thủ thư phải nhận thấy được nhu cầu và ý thớch của độc giả, phải đún đầu và khơi dậy mối quan tõm của độc giả đối với tài liệu mà cơ quan họ cú. Trong điều kiện ngõn sỏch vừa phải và khụng gian eo hẹp, để phỏt triển được một bộ sưu tập hữu ớch, thớch hợp, xỏc thực, gõy cảm hứng, thu hỳt và dễ dàng tiếp cận là một cỏch thức đối với cỏn bộ thư viện. Đũi hỏi cỏn bộ thư viện ngoài cần cú chuyờn mụn nghiệp vụ, tầm hiểu biết nhất định về cỏc nhúm ngành đào tạo trong trường thỡ họ cũng cần phải khộo lộo, thoỏng và thực dụng.
Từ năm 1976 - 1998 thư viện cú hai cỏn bộ, từ năm 1999 đến 2004 cú 5 cỏn bộ, trong đú 2 người trỡnh độ trung cấp, cao đẳng và 3 người trỡnh độ đại học chuyờn ngành thư viện. Đến nay cú 09 cỏn bộ.
- Về số lượng: cỏn bộ thư viện trường ớt, khụng đủ để thực hiện cỏc khõu cụng tỏc thư viện trong hiện tại cũng như trong tuơng lai.
- Về trỡnh độ: Mặc dự đó được đào tạo chuyờn ngành thư viện nhưng cỏn bộ thư viện hiện nay vỡ trỡnh độ tin học và ngoại ngữ cũn hạn chế, do đú việc tin học húa thư viện hầu như triển khai chậm, tài liệu nước ngoài trong thư viện cũn rất ớt.
- Việc bố trớ cỏn bộ thư viện trường chưa hợp lý, chưa cú cỏn bộ chuyờn trỏch từng khõu cụng tỏc nhất định của thư viện để cú điều kiện chuyờn mụn húa, nõng cao tay nghề, và khụng phỏt huy được chất lượng và hiệu quả cụng tỏc.
Túm lại, cỏn bộ thư viện trường mới chỉ thực hiện cỏc khõu kỹ thuật đơn thuần một cỏch thụ động, thiếu sự năng động sỏng tạo trong cụng tỏc thư viện, cỏn bộ thư viện trường chưa thực hiện đỳng vai trũ mụi giới giữa tài liệu và người sử dụng tài liệu mà ngày nay là mụi giới giữa thụng tin và người dựng tin. Cỏn bộ thư viện chưa tạo được sự hấp dẫn của thư viện đối với cỏn bộ, giảng viờn, và sinh viờn của truờng.
Đội ngũ cỏn bộ bổ sung ở Trung tõm cũng chớnh là những người đảm nhận hầu hết mọi khõu trong nghiệp vụ thư viện. Họ đảm nhận cụng việc từ bổ sung, biờn mục, xử lý tài liệu, lưu thụng, đến làm thẻ thư viện. Trong cụng tỏc bổ sung, họ đúng vai trũ quyết định đến chất lượng VTL. Để đưa ra được danh sỏch những tài liệu bổ sung, họ phải quan tõm đến chương trỡnh đào tạo của nhà truờng, đặc điểm, sở thớch, trỡnh độ NCT của từng nhúm NDT ở Trung tõm. Một cỏn bộ bổ sung đó lập ra hũm thư để thu thập ý kiến của NDT về tất cả mọi hoạt động của thư viện, nhu cầu về những tài liệu mà trung tõm chưa thu thập kịp thời... Dựa vào đú nhúm cỏn bộ bổ sung sẽ thảo luận, cõn đối với kinh phớ được cấp để đưa ra diện cỏc tài liệu bổ sung trong giai đoạn hiện tại.
Trong thời kỳ hội nhập và mở rộng cỏc mối quan hệ như hiện nay, yờu cầu về trỡnh độ ngoại ngữ và tin học là một thỏch thức và yờu cầu đặt ra cho cỏn bộ thư viện núi chung và cỏn bộ làm cụng tỏc phỏt triển nguồn tin núi riờng. Hiện tại, Trung tõm đó cú một cỏn bộ bổ sung tốt nghiệp chuyờn ngành Cụng nghệ thụng tin đó cú thể đỏp ứng được yờu cầu tin học hoỏ thư viện và cỏc nghiệp vụ liờn quan. Tuy nhiờn, yờu cầu về ngoại ngữ thỡ Trung tõm chưa đỏp ứng được. Do vậy, để nõng cao chất lượng cụng tỏc phỏt triển nguồn tin thỡ điều thiết yếu trước tiờn là phải nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ, trỡnh độ ngoại ngữ, tin học cho đội ngũ cỏn bộ. Muốn vậy, Trung tõm phải gửi cỏn bộ tham gia cỏc lớp học nõng cao nghiệp vụ thường được tổ chức ở Thư viện Quốc gia Việt Nam, cỏc trung tõm khoa học cụng nghệ, cỏc cơ quan thư viện khỏc để học hỏi trao đổi kinh nghiệm. Và quan
trọng hơn cả là chớnh họ phải cú được niềm đam mờ nghề nghiệp, tự học hỏi để nõng cao trỡnh độ bản thõn.
Để tạo lập được một bộ sưu tập VTL phong phỳ và cú giỏ trị, yờu cầu đặt ra cho cỏn bộ bổ sung rất cao. Họ phải nắm được bước đi của thời đại được phản ỏnh trong tài liệu, phải cú đủ trỡnh độ để nhận biết chất lượng của tài liệu, đỏp ứng nhu cõu cao nhất của NDT, nhận thức được trỏch nhiệm, vai trũ của mỡnh trong sự nghiệp thư viện của nước nhà.
2.1.9 Phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn lực thụng tin
Trong thời kỳ bựng nổ thụng tin số lượng xuất bản phẩm tăng theo hàm số mũ đồng thời giỏ cả tài liệu tăng lờn nhanh liờn tục làm cho khụng một thư viện nào cú thể đỏp ứng được toàn bộ nhu cầu của bạn đọc. Để giải quyết điều đú cần tới sự phối hợp giữa cỏc cơ quan, đơn vị thụng tin trong cụng tỏc phỏt triển nguồn tin.
Phối hợp trong phỏt triển nguồn tin hay gọi phối hợp bổ sung giỳp tranh tỡnh trạng biệt lập, khộp kớn thụng tin trong một thư viện, trỏnh trựng lặp lóng phớ thụng tin, phỏt huy được thế mạnh bổ sung của từng vựng, khu vực, giỳp tiết kiệm kinh phớ cụng sức, thời gian cho cỏc thư viện và quan trọng hơn cả là cú thể đỏp ứng và thoả món NCT đa dạng của bạn đọc.
Trong khi trờn thế giới, hỡnh thức phối hợp bổ sung đó ra đời và thực hiện từ lõu như ở Thư viện Quốc gia Phỏp, Thư viện Quốc gia Hungary, Trung Quốc, Mỹ thỡ ở Việt Nam, đến nay hỡnh thức này vẫn cũn ở tỡnh trạng lý thuyết nặng hơn thực hành.
Để cú thể phối hợp bổ sung, cỏc thư viện cần phải cú những điều kiện sau: - Phải cú một tổ chức chỉ đạo thống nhất
- Sự nghiệp thư viện phải phỏt triển thành hệ thống, mạng lưới - Phải cú trang thiết bị liờn hợp với nhau
- Phải thụng bỏo rộng rói thành phần VTL giữa cỏc cơ quan - Ngõn sỏch ổn định
- Trỡnh độ ý thức cỏn bộ cao
2.2. Thực trạng nguồn lực thụng tin của Thư viện Trường Đại họcĐồng Nai Đồng Nai
2.2.1. Tiờu chớ phỏt triển nguồn tin / lựa chọn tài liệu
Xuất phỏt từ tỡnh hỡnh thực tế với những thay đổi về hỡnh thức đào tạo, cơ chế quản lý và kinh phớ hạn hẹp đũi hỏi Trung tõm phải nghiờn cứu xõy dựng một chớnh sỏch phỏt triển nguồn tài nguyờn thụng tin phự hợp với tỡnh hỡnh mới. Năm 2011, Trung tõm đó xõy dựng một số tiờu chớ cho chớnh sỏch phỏt triển nguồn tin tại trung tõm.
Chớnh sỏch bao gồm:
- Tiờu chớ về tớnh phự hợp, tớnh khoa học: Nội dung, chủ đề tài liệu phải bỏm sỏt chương trỡnh đào tạo của trường. Đối tượng của tài liệu là sinh viờn, học viờn và giảng viờn. Vốn tài liệu phải theo từng chuyờn ngành, được phỏt triển ưu tiờn theo cỏc bước:
+ Bổ sung giỏo trỡnh và tài liệu phục vụ gần nhất với những hoạt động học tập và giảng dạy của từng chuyờn ngành (theo đề cương chi tiết của từng tớn chỉ);
+ Bổ sung tài liệu chuyờn khảo (tài liệu tham khảo) của từng lĩnh vực, nhằm tạo
điều kiện cho sinh viờn, học viờn mở rộng phạm vi nghiờn cứu cũng như tỡm hiểu sõu hơn về một lĩnh vực;
+ Bổ sung tài liệu tra cứu cho từng chuyờn ngành: Bỏch khoa thư, từ điển chuyờn ngành, từ điển ngụn ngữ, niờn giỏm, tài liệu thống kờ…
- Tiờu chớ về tớnh chớnh đỏng và tin cậy: Ưu tiờn lựa chọn những tài liệu của cỏc nhà xuất bản và nhà phỏt hành cú uy tớn, cỏc nhà khoa học, cỏc tỏc giả, người biờn tập, người hiệu đớnh… cú danh tiếng. 105
- Tiờu chớ về tớnh cập nhật: Tài liệu được lựa chọn phải đảm bảo mới về mặt khoa học, đặc biệt trong lĩnh vực khoa học và cụng nghệ.
- Tiờu chớ về ngụn ngữ: ưu tiờn bổ sung tài liệu tiếng Việt nhằm đảm bảo phục vụ số đụng là sinh viờn, học viờn. Tuy nhiờn vốn tài liệu nước ngoài cũng cần được phỏt triển, trong đú ưu tiờn tài liệu viết bằng ngụn ngữ tiếng Anh.
- Tiờu chớ về dạng thức của tài liệu: Trung tõm ưu tiờn bổ sung tài liệu truyền thống như sỏch, bỏo, tạp chớ (dạng in ấn). Tuy nhiờn để theo kịp với xu hướng phỏt triển của cỏc thư viện hiện đại, đỏp ứng những nhu cầu mới của người dựng tin, cỏc loại hỡnh tài liệu hiện đại cần được phỏt triển song song với tài liệu truyền thống.