9. Dự kiến kết quả nghiờn cứu
3.4 Tăng cường ứng dụng cụng nghệ thụng tin
Sử dụng phần mềm quản lý hệ thống và tự động hoỏ:
Theo xu hướng chung, mục tiờu của cỏc thư viện cỏc trường đại học đều hướng vào việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin để tự động hoỏ mọi hoạt động của Trung tõm Thụng tin - Thư viện, xõy dựng thư viện thành thư viện hiện đại. Việc xõy dựng thư viện hiện đại phải tuõn thủ những nguyờn tắc chung là:
- Tớnh thống nhất trong hệ thống thư viện đại học và cao đẳng để đảm bảo sự liờn thụng.
- Tớnh hợp chuẩn quốc tế về cụng nghệ thụng tin và thư viện. - Tớnh kế thừa dữ liệu từ cỏc phần mềm cũ.
- Tớnh thõn thiện với người sử dụng. - Tớnh ổn định của hệ thống.
Tiờu phớ về phần mềm:
Tiờu phớ chung:
- Phần mềm quản trị thư viện phải là một hệ tớch hợp bao gồm nhiều phõn hệ (module) đỏp ứng cỏc chức năng hoạt động nghiệp vụ thư viện như: bổ sung, biờn mục, tra cứu trực tuyến (OPAC), quản lý lưu thụng, quản lý ấn phẩm định kỳ, quản lý mượn liờn thư viện, quản lý hệ thống…
- Tuõn theo cỏc chuẩn quốc tế và quốc nội về hoạt động thư viện thụng tin:
+ Khổ mẫu trao đổi ISO 2709
+ Khổ mẫu MARC 21 hoặc UNIMARC. + Chuẩn tỡm kiếm tài liệu Z39.50.
+ Hỗ trợ cụng tỏc biờn mục theo cỏc quy tắc khỏc nhau như : ISBD, AACR2, TCVN 4739 – 89.
+ Hỗ trợ khung phõn loại khỏc nhau như DDC, UDC, khung đề mục chủ đề.
- Cú khả năng tớch hợp dữ liệu số: Cú khả năng thu thập, bổ sung tổ chức khai thỏc cỏc tài liệu số hoỏ.
- Hỗ trợ tiếng việt và đa ngụn ngữ: Giải quyết triệt để vấn đề mó tiếng Việt, mở rộng giao diện và sử dụng đa ngụn ngữ (Anh, Phỏp, Nga, Trung) sử dụng cả hai bảng mó UNICODE và TCVN 5712.
- Hổ trợ mó vạch: Cú khả năng sử dụng cụng nghệ mó vạch trong việc quản lý kho, bạn đọc và lưu thụng tư liệu.
- Liờn thụng: Phải đảm bảo sự liờn thụng với cỏc thư viện trong nước và quốc tế :
+ Xuất nhập dữ liệu hai chiều với bất kỳ phần mềm nào.
+ Tra cứu liờn thư viện với chuẩn Z39.50 cả về phớa mỏy trạm (Client) và mỏy chủ (Server).
- Cú khả năng lưu trữ thụng tin lớn.
+ CSDL thư mục cú khả năng lưu trữ trờn một triệu biểu ghi.
+ CSDL toàn văn cú khả năng lưu trữ trờn một triệu tài liệu đó số hoỏ như DOC, PDF, HTML, …
- Bảo đảm yếu tố về cụng nghệ:
Phần mềm quản trị thư viện điện tử phải phỏt triển trờn những cụng nghệ hiện đại nhất của cụng nghệ thụng tin, cho phộp dễ dàng cập nhật, nõng cấp mở rộng đa người dựng, cú thiết kế mở để cú thể tớch hợp cới cỏc hệ thống khỏc, phải tuõn thủ cỏc chuẩn cụng nghệ thụng tin hiện đại trong nước và quốc tế.
Những yờu cầu cụ thể về chức năng nghiệp vụ của phần mềm thư viện:
Bổ sung:
+ Lập đơn đặt tài liệu, xõy dựng hồ sơ về cỏc nguồn cung ứng tài liệu. + Theo dừi hiện trạng thực hiện đơn đặt và nhận tài liệu.
+ Quản lý quỹ bổ sung.
+ Thực hiện cỏc chức năng bỏo cỏo, thống kờ, quản lý tài liệu bổ sung và kế toỏn ngõn sỏch bổ sung.
Biờn mục:
+ Thực hiện biờn mục dễ dàng. Tạo cỏc biểu ghi thư mục mới theo MARC FORMAT qui định, sửa đổi hoặc xoỏ biểu ghi khụng phự hợp.
+ Cú khả năng xử lý cỏc trường với độ dài thay đổi, cú khả năng tuỳ biến cỏc yếu tố mụ tả theo yờu cầu của thư viện.
+ Cú khả năng quản lý và mụ tả nhiều loại hỡnh tài liệu khỏc nhau: sỏch, bỏo, tạp chớ, tài liệu nghe nhỡn, …
+ Cú khả năng lưu trữ, hiển thị và tiềm kiếm toàn văn cỏc tài liệu số ở dạng văn bản, õm thanh và hỡnh ảnh.
+ Cú khả năng hỗ trợ cụng tỏc biờn mục theo cỏc tiờu chuẩn và quy tắc mụ tả khỏc nhau, và cỏc khung phõn loại, khung đề mục chủ đề khỏc nhau.
+ Cú khả năng trao đổi dữ liệu thư mục dựa theo MARC FORMAT và tiờu chuẩn ISO 2709.
+ Cú khả năng chuyển đổi biểu ghi trong việc in phiếu mục lục, nhón sỏch, ấn phẩm thư mục …
+ Cú khả năng hỗ trợ UNICODE, hỗ trợ tiếng Việt theo nhiều bảng mó (TCVN – 6909, TCVN – 5712, VNI …) và đa ngụn ngữ (Anh, Phỏp, Nga, Trung).
Tra cứu trực tuyến:
+ Cho phộp tra cứu mọi thụng tin tại chỗ cũng như truy cập từ xa. + Cho phộp tỡm tin theo nhiều dấu hiệu tỡm kiếm khỏc nhau. + Giao diện tỡm kiếm thõn thiện, dễ sử dụng.
+ Tỡm kiếm và hiển thị kết quả đa ngụn ngữ. + Cho phộp tỡm kiếm toàn văn với dung lượng lớn.
+ Cú khả năng sắp xếp kết quả trở lại theo cỏc tiờu chớ khỏc nhau. + Hỗ trợ cỏc dịch vụ khỏc cho người dựng như đăng ký mượn, gia hạn mượn, cung cấp thụng tin về tỡnh trạng mượn tài liệu…
Quản lý lưu thụng :
+ Quản lý người đọc: đăng ký, cấp thẻ, gia hạn thẻ, quản lý hồ sơ người đọc.
+ Theo dừi việc mượn trả tài liệu nhanh chúng, thuận lợi và chặc chẽ. + Cung cấp thụng tin về tỡnh hỡnh sử dụng tài liệu: tài liệu đang mượn, tài liệu quỏ hạn, tần số sử dụng, tài liệu mới…
+ In thư yờu cầu trả tài liệu quỏ hạn, ghi nhận ý kiến gúp ý của người đọc.
+ Cho phộp sử dụng mó vạch trong việc quản lý và phục vụ. + Thống kờ người đọc, hoạt động đọc…
Quản lý xuất bản phẩm định kỡ và xuất bản phẩm tiếp tục : + Quản lý bổ sung.
+ Biờn mục cỏc tờn ấn phẩm mới. + Kiểm soỏt lưu thụng.
Quản lý kho:
+ Cung cấp cỏc thụng tin liờn quan đến kho tài liệu. + In nhón tài liệu để kiểm kờ.
+ Kiểm kờ qua mó vạch.
+ Thống kờ tài liệu đang cho mượn, tài liệu mất, tài liệu tu sửa… Mượn liờn thư viện:
+ Quy định chế độ mượn liờn thư viện, quản lý hồ sơ cỏc thư viện trong hệ thống mượn liờn thư viện.
+ Kiểm soỏt việc xuất nhập tài liệu.
+ Cho phộp trao đổi tài liệu thư mục qua FORMAT trung gian theo chuẩn ISO 2709.
+ Theo dừi tỡnh hỡnh mượn liờn thư viện, lập bỏo cỏo thống kờ. Quản trị hệ thống:
+ Thực hiện quản trị người dựng để đảm bảo an toàn dữ liệu.
+ Cho phộp thực hiện cỏc chức năng bảo mật, sao lưu và phục hồi dữ liệu.
+ Cú cỏc biện phỏp kỹ thuật bảo đảm hệ thống hoạt động thụng suốt và liờn tục.
Tiờu chớ về cụng nghệ thụng tin:
Mụi trường và mụ hỡnh ứng dụng:
Phần mềm chạy trờn mạng theo cỏc chuẩn cụng nghệ về truyền thụng của mụi trường internet/ Intranet theo mụ hỡnh Client/ Server.
Hệ điều hành: Phải hoạt động được trờn hệ điều hành Microsoft hoặc Linux.
Hệ quản trị CSDL: Phải hoạt động được ớt nhất trờn hai hệ quản trị thụng dụng, đồng thời đảm bảo khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa hai hệ quản trị này.
Mỏy chủ: Đối với một thư viện cỡ vừa và nhỏ (trờn 500 ngàn biểu ghi và trờn 20.000 độc giả) mỏy chủ thớch hợp là P.IV – 500, 512 Mb Ram, 40 Gb HDD.
Mỏy trạm: Khụng đũi hỏi cỏc mỏy trạm phải cài đặt những thành phần nào khỏc ngoài trỡnh duyệt web để đơn giản trong việc sử dụng, bảo trỡ và tương thớch với cỏc mỏy trạm cú cấu hỡnh khỏc.
Cỏc tiờu chớ khỏc:
- Khụng hạn chế số lượng mỏy trạm. - Tớnh ổn định về tốc độ.
- Hệ thống CSDL phải cú cơ chế sao lưu và dễ dàng khụi phục khi gặp sự cố.
Tiờu chớ về kinh nghiệm triển khai và dịch vụ hậu mói.
- Kinh nghiệm: Nhà cung cấp phải cú trờn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm thư viện.
- Số lượng khỏch hàng: Cần phải cú những thụng tin của khỏch hàng đó sử dụng phần mềm từ 2 năm trở lờn để kiểm tra tớnh hiệu quả và tớnh ổn định của phần mềm.
- Hậu mói: Nhà cung cấp phải hỗ trợ trực tuyến trờn Internet, cú chớnh sỏch hỗ trợ và chuyển giao cụng nghệ và bảo hành miễn phớ trong thời gian ớt nhất 24 thỏng.
Cỏc tiờu chớ khỏc.
- Bản quyền: Phần mềm phải cú xuất xứ rừ ràng, tuõn thủ chặc chẽ luật bản quản quyền việt nam và quốc tế.
Hiện nay cú rất nhiều phần mềm cho thư viện điện tử đang được chào bỏn. Sau khi tỡm hiểu và nghe khuyến cỏo của cỏc chuyờn gia, chỳng tụi đó chọn:
Phần mềm tớch hợp: Libol 6.0 của cụng ty tin học Tinh Võn.
- Phần mềm này cú những ưu điểm sau:
+ Đảm bảo được cỏc tiờu chớ đó trỡnh bày ở trờn. + Giỏ thành thấp.
+ Cú khả năng cung cấp thiết bị. + Đó cú nhiều cơ quan sử dụng. - Nhược điểm:
+ Phần mềm này khụng được Thư viện Quốc Gia Việt Nam và hệ thống Thư viện cụng cộng nhà nước lựa chọn. Đồng thời tiềm lực của cụng ty Tinh Võn khụng lớn.