thu thuần thực hiện trong kỳ thu được 12,71 đồng lợi nhuận sau thuế. Cho thấy, Ban QLCOVP kinh doanh đang có lãi, chứng tỏ mô hình kinh doanh cho thuê hoạt động TSCĐ đang hiệu quả.
tiếp) trên doanh thu là 86,72 % - trung bình tạo ra 100 đồng doanh thu năm 2020 Ban QLCOVP phải bỏ ra 86,72 đồng chi phí trực tiếp và trong năm 2019 trung bình tạo ra 100 đồng doanh thu thì Ban QLCOVP phải bỏ ra 81,77 đồng chi phí. Cho thấy hiệu quả tiết kiệm chi phí giảm. Bên cạnh đó, lợi nhuận hoạt động tài chính và lợi nhuận khác gia
tăng đóng góp vào lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp lần lượt là 0,12% và 0,1%.
Do đó, chỉ số ROS năm 2020 giảm so 4,72% so với năm 2019 do hiệu quả tiết kiệm
chi phí giảm mặc dù có sự gia tăng đóng góp của lợi nhuận hoạt động tài chính và lợi nhuận khác.
L Chỉ số lợi nhuận trên chi phí
Chỉ số lợi nhuận trên chi phí của Ban QLCOVP trong năm 2020 là 0,13, có nghĩa là cứ 100 đồng chi phí bỏ ra sẽ thu được 13 đồng lợi nhuận và cho thấy doanh nghiệp sử
dụng vốn TSCĐ cho thuê hoạt động hiệu quả. Năm 2019, thì chỉ số này là 0,21, đồng nghĩa với việc đơn vị đang kiểm soát chi phí và sử dụng nguồn vốn không tốt như 2019.
-I- Ket luận:
Vào năm 2020, cả 2 chỉ số PL của Ban QLCOVP đều lớn hơn 0, đồng nghĩa với việc đơn vị đang kinh doanh hoạt động cho thuê và sử dụng nguồn vốn hiệu quả. Tuy nhiên, so với năm 2019 thì đơn vị hoạt động kém hiệm quả hơn do Dịch Covid-19 và các nguyên nhân khác. Với tình hình dịch ngày càng biến động như hiện nay và gây ra không ít tổn thất trong môi trường vi mô - vĩ mô, Ban QLCOVP cần có biện pháp phù hợp đề kiểm soát việc kinh doanh và sử dụng nguồn vốn hiệu quả TSCĐ cho thuê hoạt động (Tòa nhà) đồng nghĩa với việc kiểm soát chỉ số PL.
Về cơ bản, có hai cách để có thể kiểm soát được chỉ số PL liên quan đến việc cho thuê hoạt động TSCĐ tại Ban QLCOVP, đó là kiểm soát doanh thu - đầu vào và kiểm soát chi phí - đầu ra. Cụ thể:
cơ CẤU TỔNG DOANH THU BAN QLCOVP - EVN HCMC
■ Doanh thu thuần ■ Doanh thu hoạt động tài chính ■ Thu nhập khác
cơ CẤU TỐNG DOANH THU THUAN BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ BAN QLCOVP - EVN HCMC
"Doanhthuchothuevaphiquanly BDoanhthukhac ■ Thu hộ (tiền điện)
Nguồn: Báo cáo kết quả sản xuất kinh Nguồn: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Ban QLCOVP năm 2020
Hình 2.2 Cơ cấu trong tổng doanh thu Ban QLCOVP
doanh Ban QLCOVP năm 2020
Hình 2.3 Cơ cấu trong tổng doanh thu thuầnbán hàng và cung cấp dịch vụ Ban QLCOVP bán hàng và cung cấp dịch vụ Ban QLCOVP
Thứ hai, kiểm soát chi phí trong quá trình sửa chữa, bao gồm sửa chữa lớn và
sửa chữa thường xuyên. Bởi vì đây là chi phí liên quan đến chức năng quản lý, cũng như khoản mục liên quan đến tài sản cố định cho thuê hoạt động của Ban QLCOVP và chiếm đáng kể trong phần tỷ trọng. Trong cơ cấu chi phí tại đơn vị, ngoài chi phí điện, nước, viễn thông thì chi phí sửa chữa tòa nhà đứng thứ 2 và chiếm tỷ trọng khoảng 25%, a Tiền lưong vả BHXH1 BHYT1
KPCD1 BHTN
• Chi phí dụng cụ sàn xuất Chi phí khấu hao TSCD
Chi phí sửa chữa TSCD - Sửa chữa -Thuengoai
■ Các chi phí và dịch vụ khác
Nguồn: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Ban QLCOVP năm 2020
2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT
ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LY CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG
CÔNG TY
ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ
-I- Mục tiêu hoạt động:
■ Quản lý và vận hành tòa nhà hiệu quả; hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh và sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động trong năm 2020 của Tổng công ty giao đầy đủ.
■ Đảm bảo đầu tư khai thác tòa nhà hiệu quả, không bị mất cân đối tài chính giữa doanh thu phát sinh từ việc cho thuê văn phòng và chi phí hoạt động, sửa chữa.
■ Sử dụng hợp lý và không vượt kế hoạch nguồn vốn của Ban QLCOVP và EVN HCMC trong công tác sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động, cân bằng giữa chất
lượng và
vốn sửa chữa bỏ ra.
■ Thực hiện hiệu quả phương chân 4Đ trong công tác sửa chữa tòa nhà là “Đúng tiến
độ, Đạt chất lượng, Đủ trình tự thủ tục, Đúng quy trình quy phạm”.
■ Tòa nhà đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật trước, trong và sau khi cho thuê hoạt động.
-I- Mục tiêu báo cáo tin cậy - minh bạch:
■ Đảm bảo tính đáng tin cậy của các khoản mục liên quan đến tài sản cố định cho thuê (chi phí sửa chữa, doanh thu hoạt động cho thuê) qua các yếu tố đúng thẩm
Để giúp cho nhân viên trong đơn vị dễ dàng tuân thủ theo hệ thống kiểm soát đã thiết lập nên đã ban hành Danh mục bộ tài liệu nội bộ, bao gồm sổ tay chất lượng, mô tả công việc, quy chế quản lý nội bộ, sổ tay khách thuê, quầy lễ tân, hướng dẫn trang bị văn phòng, hướng dẫn thoát nạn khi có cháy, .... Trong đó, sổ tay quy chế quản lỷ nội
bộ bao gồm các quy chế, quy trình, quy định liên quan đến công tác cho thuê văn
phòng,
sửa chữa TSCĐ và các hoạt động nội bộ khác.
Ban lãnh đạo chú trọng với công tác tổ chức kiểm tra chặt chẽ, thành lập ban kiểm tra, kiểm soát riêng từng phòng ban chức năng. Việc kiểm tra, kiểm soát căn cứ vào các quy định của nhà nước, chính phủ, của các bộ ngành có liên quan và đặc biệt là quy định,
quy trình, hướng dẫn, chỉ đạo của EVN HCMC và Ban QLCOVP trong từng thời kỳ. Định kỳ 2-3 tháng/năm, Ban QLCOVP thực hiện thành lập Đoàn kiểm tra nội bộ Ban QLCOVP nhằm kiểm soát việc tuân thủ theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo đơn vị và phát hiện kịp thời những sơ hở trong cơ chế quản lý, phòng ngừa rủi ro góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động quản lý của EVN HCMC và Ban QLCOVP. Theo
Quy chế số 03 về hoạt động của Đoàn Thanh tra, kiểm tra, đoàn kiểm tra nội bộ bao gồm Trưởng đoàn (ban lãnh đạo) và thành viên từ các phòng ban khác trong, trong đó sẽ
không có thành viên của phòng ban chuyên môn được kiểm tra.
❖Thực trạng năm 2020:
Vào 20/02/2020 Ban QLCOVP đã thành lập Đoàn kiểm tra nội bộ (Quý I) nhằm kiểm tra Phòng Kỹ thuật với Phó phòng HQCT là trưởng đoàn, dựa theo Kế hoạch số
507/KH-QLCOVP công tác kiểm tra, thanh tra, bảo vệ và phòng, chống tham nhũng của Ban Quản Lý Cao ồc Văn Phòng năm 2020.
chỉnh hàng năm (nếu có) và trình lên EVN HCMC phê duyệt. Ke hoạch bao gồm cả kế hoạch kinh doanh cho thuê và sửa chữa lớn, bảo trì, bảo dưỡng cao ốc.
❖ Thực trạng năm 2020:
EVN HCMC sau khi xem xét bản thảo kế hoạch do Trưởng ban QLCOVP trình cuối năm 2019, vào ngày 28/02/2020 đã ban hành Quyết định số 929/QĐ-EVNHCMC
về việc giao kế hoạch sản xuất kinh doanh - tài chỉnh — đầu tư xây dựng 2020. Văn bản trên tổng hợp các chỉ tiêu kế hoạch năm 2020 và danh mục công trình sửa chữa lớn của Ban QLCOVP liên quan đến tài sản cố định cho thuê (Tòa nhà Green Power).
Căn cứ tình hình biến động dịch Covid, bảng kế hoạch điều chỉnh đã được Trưởng ban QLCOVP đã phê duyệt và trình lên EVNHCMC. Sau đó, EVN HCMC đã ban hành
quyết định số 4441/ QĐ-EVNHCMC về việc tạm giao kế hoạch năm 2020 điều chỉnh cho các đơn vị trực thuộc Tổng công ty vào ngày 03 tháng 09 năm 2020.
❖ Tổng kết:
Hệ thống kế hoạch phát triển dài hạn và ngắn hạn được Trưởng ban Ban QLCOVP xây dựng hiệu quả và chi tiết, từ đó thể hiện được cách thức điều hành khoa học của ban quản lý. Kế hoạch đề ra dựa trên tình hình thực tế của việc hoạt động tài sản cố định cho
thuê (Tòa nhà Green Power). Đặc biệt trong năm 2021 có nhiều biến động do dịch Covid,
ban quản lý đã trình lên kế hoạch điều chỉnh phù hợp lên EVN HCMC.
2.3.2.3Tính trung thực và giá trị đạo đức:
Đạo đức nghề nghiệp rất quan trọng trong công tác của toàn thể cán bộ nhân viên trong Ban QLCOVP, nó góp phần hạn chế rủi ro cho việc kiểm soát TSCĐ cho thuê hoạt
động rất lớn.
Ban lãnh đạo tại đơn vị rất coi trọng tính trung thực và giá trị đạo đức do đó đã nghiêm túc tuân thủ các quy định về pháp luật, quy trình, văn bản chế độ của nhà nước,
qua đó, đơn vị quy định các quy tắc ứng xử chung phù hợp với văn hóa ứng xử của EVN,
văn hóa của Ban QLCOVP và các tiêu chí của “Người công nhân Thành phố điện mang tên Bác". Quyết định này còn quy định về việc bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ sản xuất kinh doanh, các hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý kỷ luật trong các mảng công tác diễn ra tại đơn vị.
Ngoài ra, để giảm thiểu những áp lực và cơ hội dẫn đến những hành vi thiếu trung thực của nhân viên, Ban QLCOVP đã xây dựng QC-10 Quy chế thi đua khen thưởng
trong Ban quản lỷ Cao ốc văn phòng với đạo đức là tiêu chí cơ bản. Việc tổ chức thi
đua khen thưởng định kỳ là nền tảng để phấn đấu và giải quyết công việc khó khăn từ đó làm giảm rủi ro về đạo đức. Ban QLCOVP còn đề phương án Tiền lương tối thiểu tăng hàng năm để giảm áp lực về kinh tế đối với cán bộ tại đơn vị.
Để đảm bảo tính trung thực và giá trị đạo đức của cấp quản lý tại đơn vị, Ban lãnh đạo luôn làm gương cho các cán bộ nhân viên khi chấp hành đúng theo Quyết định số
4054/ QĐ-EVNHCMC về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban quản lỷ cao ốc văn phòng, quy định về nghĩa vụ, trách nhiệm của trưởng và phó ban Ban
QLCOVP và chịu sự giám sát của EVN HCMC.
> Ve mặt phối hợp với công ty mẹ EVN HCMC: Hằng năm, Ban QLCOVP đều
đốc thúc cán bộ học tập chuyên đề “Đẩy mạnh học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” và tham gia cuộc thi viết luận về "Đạo đức Hồ Chí Minh ” với chủ đề đa dạng do EVN HCMC tổ chức. Ngoài ra, các cán bộ cũng được tham dự các lớp học tổ chức thường niên về văn hóa doanh nghiệp và hoàn thành cuộc thi “Văn hóa doanh nghiệp” do EVN HCMC tổ chức.
2.3.2.4Cơ cấu tổ chức - Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Kiểm soát TSCĐ cho thuê hoạt động (Tòa nhà) là nhiệm vụ chính của Ban QLCOVP, do đó tất cả các phòng ban chuyên môn đều tham gia vào quá trình cho thuê và sữa chữa tòa nhà Green Power.
chức và hoạt động của Ban quản lỷ cao ốc văn phòng và Quy định số Qyđ-17 về chức
năng, nhiệm vụ các phòng ban Quản lỷ Cao ốc Văn phòng:
-I- Công tác cho thuê hoạt động TSCĐ
> Quyen hạn và trách nhiệm:
Trưởng ban là người điều hành trực tiếp và phê duyệt các thủ tục, ký hợp đồng cho
thuê hoạt động TSCĐ (thuê văn phòng).
> Phối hợp, hợp tác giữa các ban:
Mỗi phòng ban hoạt động được phân định rõ trách nhiệm và đảm nhiệm từng phần
trong quá trình kiểm soát cho thuê hoạt động TSCĐ. Trong đó, Phòng kế hoạch và kinh doanh đảm nhiệm chính về công tác cho thuê văn phòng. Đồng thời, các phòng ban khác
phối hợp theo chuyên môn của mình. Cụ thể:
+ Phòng Kế hoạch - kinh doanh: Tổ chức thực hiện về công tác kinh doanh cho thuê mặt bằng, tiến hành bàn giao mặt bằng; đầu mối tiếp nhận thông tin khách hàng; tổ chức đàm phán và trình ký kết hợp đồng cho thue và theo dõi quản lý việc thực hiện hợp
đồng cho thuê trong Ban.
+ Phòng Kỹ thuật: Phụ trách kiểm tra tình trạng kỹ thuật và sửa chữa trước, trong và sau khi cho thuê, phối hợp bàn giao mặt bằng, ...
+ Phòng Tài chính - kế toán: Theo dõi quản lý tình hình thu tiền cọc/ tiền thuê mặt bằng và chuyển tiền thu về EVN HCMC kịp thời, thực hiện công tác hạch toán doanh thu và chi phí cho thuê văn phòng, theo dõi quản lý tình hình sử dụng hoá đơn.
+ Phòng Hành chính và quản trị (Phối hợp): Thẩm định dự thảo hợp đồng cho thuê
các tờ trình và biên bản liên quan đến công tác sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động theo quy chế phân cấp.
> Phối hợp, hợp tác giữa các ban:
Các Trưởng/phó phòng có quyền hạn và trách nhiệm phê duyệt hồ sơ chuyên môn, trình lên các cấp lãnh đạo phê duyệt và thực hiện các quyền hạn được quy định trong
Sổ
tay mô tả công việc do Ban QLCOVP ban hành.
Mỗi phòng ban hoạt động được phân định rõ trách nhiệm và đảm nhiệm từng phần
trong quá trình kiểm soát sửa chữa tài sản cố định cho thuê. Trong đó, Phòng kế hoạch - kinh doanh đảm nhiệm chính tham mưu cho lãnh đạo về sửa chữa lớn TSCĐ cho thuê hoạt động.
Từ mô hình cơ cấu tổ chức, Ban QLCOVP đã bố trí thành 2 khâu tách bạch, do 2 phòng ban chủ trì khác nhau: Khâu thực hiện quy trình - khâu thẩm tra, thẩm định trong xuyên suốt quá trình.
■ Khâu thực hiện quy trình công tác sửa chữa có sự tham gia bởi 4 phòng ban chuyên môn và có 3 ban đảm nhiệm chính theo từng giai đoạn khác nhau trong quy trình.
+ Phòng Kế hoạch - kinh doanh: Chủ trì công tác sửa chữa lớn, thực hiện công tác xây dựng kế hoạch sửa chữa lớn, công tác quản lý đấu thầu, công tác ký kết và theo dõi thực hiện hợp đồng.
+ Phòng Kỹ thuật: Thực hiện công tác khảo sát và lập danh mục SCL; giám sát và phối hợp với nhà thầu thi công; tổ chức công tác nghiệm thu các công trình SCL; tham gia công tác đánh giá thầu do phòng KHKD chủ trì và thẩm định do HCQT chủ trì.
+ Phòng Tài chính - kế toán: Theo dõi, kiểm tra thanh toán giá trị thực hiện các hợp
sữa chữa Phòng Hành chính và quản trị là đơn vị chủ đạo với sự phối hợp của các chuyên
viên phòng ban chuyên môn khác. Phòng HCQT sẽ trình Trưởng ban lập quyết định tổ chức tổ chuyên gia để thẩm định các hồ sơ, thủ tục trong giai đoạn sửa chữa lớn TSCĐ cho thuê hoạt động. Trong giai đoạn thanh quyết toán, Phòng HQCT sẽ trình Trưởng ban
lập quyết định thành lập tổ thẩm tra quyết toán các hồ sơ thanh quyết toán.
2.3.2.5Nhân sự
Ban QLCOVP luôn coi trọng đội ngũ người lao động tại đơn vị vì nhân sự là yếu tố thành bại trong việc kiểm soát tòa nhà.
■ Tuyển dụng nhân sự:
Ban QLCOVP được quyền lựa chọn, đề nghị để EVN HCMC tuyển lao động hoặc ủy quyền cho Ban QLCOVP tuyển lao động theo Quy chế tuyển dụng lao động hiện hành của EVN HCMC.
Thực trạng trong thời gian gần đây và cụ thể năm 2020, đơn vị không trực tiếp tổ chức tuyển dụng mà gửi đề nghị đến EVN HCMC tuyển dụng lao động. Để đảm bảo chất lượng nhân sự nội bộ, tháng 10 năm 2013 Ban QLCOVP đã ban hành Sổ tay mô tả công việc để xác định chức danh công việc, tiêu chuẩn yêu cầu năng lực tương ứng với
từng vị trí và chuyên môn và mô tả công việc để các ứng viên, cán bộ có thể hình dung nội dung công việc của bản thân.
■ Đào tạo nguồn nhân lực: