Theo Bộ môn Kiểm toán trường Đại học Kinh tế (2014):
■ Nâng cao hiệu quả sử dụng của vốn đầu tư đối với tài sản cố định trên cơ sở đầu tư
không lãng phí, đúng mục đích.
■ Đảm bảo việc sử dụng hiệu quả các tài sản cố định.
■ Sử dụng TSCĐ đúng mục đích và đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của TSCĐ. Theo EBRD (2014):
■ Hợp đồng cho thuê là bản chất của rủi ro đối với từng loại tài sản cho thuê. Do đó, cần kiểm soát các yếu tố khi ký kết hợp đồng cho thuê, các rủi ro liên quan đến
quy trình
quản lý hợp đồng cho thuê tài sản và tìm cách giảm thiểu tổn thất, trung hòa tác động
của rủi ro đối với hoạt động của các công ty cho thuê.
1.3.2 Quy trình kiểm soát tài sản cố định cho thuê hoạt động
Quy trình kiểm soát TSCĐ cho thuê hoạt động gồm các hoạt động: đầu tư TSCĐ; quản lý sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ; khấu hao tài sản cố định; đánh giá TSCĐ.
1.3.2.1 Quy trình cho thuê hoạt động TSCĐ
Dựa theo Bbmantra (2020), quy trình cho thuê tài sản được chia thành 3 khâu chính:
Cho thuê - Tổ chức theo dõi và thực hiện hợp đồng - Thu tiền cho thuê theo hợp đồng và ghi nhận doanh thu.
W . ... Tiếp nhận và xử lý yêu cầu thuê TSCĐ
xác về yêu cầu thuê hoạt động TSCĐ của khách hàng.
Bộ phận chuyên môn thẩm định đề xuất cho thuê và trình lên cấp quản lý phê duyệt. Các tài liệu cần thiết bao gồm: thông tin khách hàng, giấy phép nhập khẩu/ bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ bản sao bảng cân đối kế toán đã được kiểm toán, ...
> Nội dung kiểm soát:
- Nghiệp vụ cho thuê hoạt động TSCĐ là có thật. - Giá thuê TSCĐ hợp lý.
- Khách hàng thông qua thẩm định có khả năng thanh toán tiền thuê TSCĐ.
> Thủ tục kiểm soát:
- Đối chiếu và ghi yêu cầu đặt hàng, thông tin khách hàng vào phần mềm theo dõi. - Sử dụng thủ tục đánh số liên tiếp đối với Yêu cầu cho thuê/ Giấy điền thông tin. - Giá thuê TSCĐ phải được cấp quản lý phê duyệt.
- Thẩm định khách hàng qua giấy phép kinh doanh, tình hình tài chính, tham quan website hoặc nơi làm việc khác (nếu có).
- Giấy xác nhận cho thuê TSCĐ với khách hàng.
> Rủi ro:
- Cập nhật thông tin khách hàng lên hệ thống theo dõi không chính xác, đầy đủ. - Phê duyệt yêu cầu của kháchh hàng thuê không đủ tiêu chuẩn theo chính sách thẩm
định dẫn đến rủi ro khách hàng mất khả năng thanh toán.
- Trao đổi khách hàng không đúng giá được phê duyệt bởi cấp quản lý. - Nghiệp vụ cho thuê TSCĐ là không có thật.
❖ Bước 2: Hợp đồng cho thuê tài sản
Căn cứ vào yêu cầu thuê đã được cấp thẩm quyền phê duyệt, cán bộ kinh doanh tiến hành thỏa thuận, hoàn tất thủ tục và thương thảo hợp đồng với khách hàng. Sau khi thương thảo, cán bộ kinh doanh hoàn chỉnh hợp đồng và trình ký.
> Nội dung kiềm soát:
- Kiểm soát sự chính xác và đầy đủ của các điều khoản hợp đồng. - Kiểm soát hợp đồng cho thuê theo VAS 06 và IFRS 16:
+ Xác định đúng bản chất hợp đồng thuê: cho thuê hoạt động hoặc cho thuê tài chính (Căn cứ vào bản chất các điều khoản trong hợp đồng, dựa theo VAS 06).
+ Hợp đồng cho thuê tài sản hợp lệ, hợp pháp.
+ Các điều khoản về thanh toán và thời hạn thuê hợp lý: số tiền thuê định kì phải trả và các khoản thanh toán tiền cọc, phí thanh toán chậm, phí quản lý, ...; thời hạn thuê cơ bản mà trong đó hợp đồng thuê là không thể hủy ngang, thường là 3-5 năm.
+ Chi tiết về trách nhiệm thanh toán chi phí bảo trì và sửa chữa và các khoản khác.
Nguồn: IFRS 16 - Leases
Hinh 1.4 Quy trình kiểm soát hợp đồng cho thuê theo cách nhìn của kế toán (a) Phân loại thuê tài sản:
Bên cho thuê cần phân loại từng thuê tài sản của mình là thuê hoạt động hoặc thuê tài chính. Phân loại thuê tài sản là thuê tài chính hay thuê hoạt động phụ thuộc vào bản chất của giao dịch hơn là hình thức hợp đồng.
Phân loại thuê tài sản được thực hiện tại ngày bắt đầu của giao dịch thuê và chỉ được đánh giá lại khi có sửa đổi thuê tài sản. Thay đổi ước tính (ví dụ, thay đổi trong ước tính tuổi thọ kinh tế hoặc giá trị còn lại của tài sản cơ sở), hoặc thay đổi tình huống (ví dụ, bên thuê phá sản), không dẫn đến sự phân loại mới của thuê tài sản cho mục đích
kế toán.
(b) Xác định hợp đồng bao gồm thuê tài sản
Theo IFRS 16 (2016), tại thời điểm bắt đầu của hợp đồng, đơn vị cần đánh giá liệu
hợp đồng là, hoặc bao gồm, thuê tài sản. Hợp đồng là, hoặc bao gồm, thuê tài sản nếu hợp đồng chuyển giao quyền kiểm soát việc sử dụng tài sản xác định trong một khoảng thời gian để nhận được khoản tiền thuê.
Hợp đồng thuê hoạt động tài sản đạt được các tiêu chí như sau: + Tài sản cho thuê là tài sản xác định.
+ Khách hàng có quyền thu được đáng kể các lợi ích kinh tế từ việc sử dụng tài sản
(c) Tách biệt các cấu phần của hợp đồng
Đối với hợp đồng là, hoặc bao gồm, thuê tài sản, đơn vị cho thuê cần hạch toán mỗi cấu phần thuê tài sản trong hợp đồng là thuê tài sản tách biệt với các cấu phần không
phải là thuê tài sản.
Hợp đồng có thể bao gồm khoản phải trả bởi bên thuê cho hoạt động và chi phí mà
không chuyển giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho bên thuê (khoản phí tính cho các công việc hành chính, những chi phí khác phát sinh gắn liền với thuê tài sản). Khoản phải trả như vậy không làm phát sinh một cấu phần riêng biệt của hợp đồng, nhưng được xem là một phần của tổng giá trị khoản thanh toán được phân bổ cho các cấu phần được xác định riêng biệt của hợp đồng.
(d) Thời hạn thuê
Đơn vị cần xác định thời hạn thuê là thời hạn không thể hủy ngang của thuê tài sản,
cùng với: thời hạn gắn liền với quyền chọn gia hạn hợp đồng thuê nếu bên thuê chắc chắn thực hiện quyền chọn đó; và thời hạn gắn liền với quyền chọn để chấm dứt thuê tài
sản nếu bên thuê chắc chắn không thực hiện quyền chọn đó.
■ Kiểm soát sự chính xác và đầy đủ của các điều khoản hợp đồng.
Đối chiếu các điều khoản hợp đồng, giá thuê với yêu cầu cho thuê và giá thuê được ban lãnh đạo phê duyệt.
■ Kiếm soát hồ sơ:
- Định dạng trước hợp đồng cho thuê, mẫu thông tin khách hàng theo mẫu nhất định;
- Các khoản thanh toán trong hợp đồng không phân tách giữa doanh thu cho thuê và chi phí hành chính quản lý, ...
- Các điều kiện trong hợp đồng không đáp ứng hình thức cho thuê hoạt động. - Hợp đồng không xác định thời hạn thuê.
- Ghi sai trên hợp đồng về thời hạn, thủ tục thanh toán, trách nhiệm.
❖ Bước 3: Thực hiện hợp đồng
Giao mặt bang: Sau khi ký hợp đồng được 2 bên ký kết, đơn vị sẽ tiến hành bàn giao
TSCĐ cho thuê hoạt động cho khách hàng.
> Nội dung kiểm soát:
- Giao đúng quy cách, tình trạng TSCĐ đã thỏa thuận trong hợp đồng. - Khách hàng thực sự đã nhận được TSCĐ cho thuê hoạt động.
> Thủ tục kiểm soát:
- Đối chiếu yêu cầu thuê tài sản và hợp đồng thuê. - Thực hiện kiểm kê tài sản cùng với khách hàng.
- Bất kiêm nhiệm cán bộ theo dõi hợp đồng - kiểm kê tài sản giao hàng. - Tất cả các chứng từ bàn giao phải đánh số và có chữ ký hợp lệ.
> Rủi ro:
- Bàn giao TSCĐ cho thuê không đúng quy cách, yêu cầu của khách hàng.
- Khách hàng không tham gia quá trình kiểm tra tình trạng tài sản, vẫn lập biên bản. - Các nghĩa vụ trong hợp đồng được thực hiện không đúng, đầy đủ.
❖ Bước 4: Thu tiền cho thuê theo hợp đồng - Ghi nhận và xác định giá trị
Tới kỳ hạn, đơn vị thu tiền thuê theo hợp đồng, ghi nhận nghiệp vụ vào sổ kế toán.
> Nội dung kiểm soát:
> Thủ tục kiểm soát:
- Kiểm soát giấy đề nghị thanh toán phải có chữ ký của người có thẩm quyền và khớp
thông tin với hợp đồng cho thuê.
- Kiểm soát việc lập hóa đơn: Phân quyền cho cán bộ/phòng cụ thể để phát hành hóa
đơn; Đối chiếu hợp đồng với biên bản giao nhận mặt bằng, phiếu thu và yêu cầu thanh
toán; Hóa đơn phải hợp lệ, hợp pháp, được đánh số liên tục và lưu trữ. Quy định cán
bộ kiểm tra lại hóa đơn trước khi đưa khách hàng. - Mở số chi tiết theo dõi công nợ từng khách hàng.
- Đối chiếu sổ chi tiết doanh thu và sổ theo dõi khách hàng. - Định kỳ, đối chiếu sổ phụ ngân hàng và số dư trong sổ chi tiết. - Định kỳ, gửi báo cáo cho khách hàng để đối chiếu.
- Có quy trình cut-off doanh thu định kỳ.
- Chia tách nhiệm vụ: Thông báo thu tiền - Theo dõi thu tiền - Lập hóa đơn. - Đánh số thứ tự lên phiếu thu và đánh dấu lên hóa đơn số phiếu thu.
- Đề ra quy định quản lý các khoản công nợ khó đòi, các khoảng trích lập dự phòng.
> Rủi ro:
- Phát hành sai hóa đơn (về giá trị, tên, mã số thuế, thông tin khách hàng). - Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt, không đúng giá trị. - Không theo dõi doanh thu theo từng đối tượng khách hàng.
- Ghi nhận sai tính chất tài khoản, niên độ về doanh thu và chi phí. - Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn.
❖ Bước 5: Chấm dứt hợp đồng
> Thủ tục kiểm soát:
- Phân trách nhiệm cho phòng chuyên môn/ cán bộ cụ thể phụ trách việc kiểm soát vật chất TSCĐ cho thuê hoạt động.
- Tách biệt trách nhiệm thực hiện - kiểm soát vật chất - ghi nhận.
- Công tác chấm dứt hợp đồng, kiểm soát vật chất sau cho thuê và thanh toán tiền cọc
phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.
- Kiểm soát biên bản, chứng từ liên quan đến việc thanh lý hợp đồng.
> Rủi ro:
- Thanh toán tiền cọc mặc dù khách thuê vi phạm hợp đồng. - Không thu đủ tiền cho thuê khách hàng còn nợ.
- Tình trạng TSCĐ sau khi thuê không đạt tiêu chuẩn, kỹ thuật.
1.3.2.2 Quy trình sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động
Trình tự thực hiện đầu tư xây dựng theo: Điều 50 của Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 và điều 6 của Nghị định 59/2015/ NĐ-CP về quản lý dự án đầu tư xây dựng bao gồm 3 giai đoạn: chuẩn bị, thực hiện và kết thúc xây dựng đưa vào thi công.-I- Sửa chữa (theo phương thức thuê ngoài)
Nguồn: Luật Xây dựng số 50/2014/QH13
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ:
❖ Bước 1: Khảo sát xây dựng, đề nghị sửa chữa
Dựa theo mẫu văn bản đề nghị sửa chữa, đơn vị/ phòng ban trước khi sửa chữa phải
lập đề nghị/kế hoạch về việc sửa chữa cơ sở vật chất và nêu rõ về hiện trạng, hạng mục, dự kiến kinh phí hoàn thành.
> Nội dung kiểm soát:
- Việc sửa chữa phải đúng với nhu cầu thực tế của đơn vị và phù hợp tình trạng kỹ thuật của TSCĐ.
- Tổng số chi phí dự kiến sửa chữa phù hợp với khối lượng của từng hạng mục công
trình và toàn bộ công trình.
> Thủ tục kiểm soát:
- Tất cả nhu cầu sửa chữa đều phải có biên bản khảo sát thực trạng hư hỏng đã được phê duyệt bởi người cáo thẩm quyền theo quy định của đơn vị. Chỉ những người được
phân công mới có thể lập biên bản khảo sát.
- Tách bạch chức năng giữa người lập biên bản khảo sát và người phê duyệt.
- Tách bạch chức năng giữa người lập danh mục sửa chữa và người lập kế hoạch vốn,
kinh phí dự kiến.
- Tất cả các công trình sửa chữa phải có văn bản quyết định kế hoạch sửa chữa được
cấp thẩm quyền phê duyệt. Văn bản quyết định sẽ được đánh số liên tục và bản sao
chuyển về phòng kế toán để theo dõi.
❖ Bước 2: Xây dựng thiết kế và dự toán
Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, ngày 22 tháng 12 năm 2014 về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính:
Sửa chữa lớn mang tính chất khôi phục hoặc nâng cấp, cải tạo khi TSCĐ bị hư hỏng nặng hoặc theo yêu cầu đảm bảo kỹ thuật để nâng cao năng lực sản xuất và hiệu suất hoạt động của tài sản. Thời gian tiến hành sửa chữa lớn thường dài và mức chi phí phát sinh nhiều. Do vậy doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch dự toán cho từng công trình
sửa chữa lớn.
Sửa chữa nhỏ, bảo trì, bảo dưỡng theo yêu cầu kỹ thuật nhằm đảm bảo cho tài sản
cố định có thể hoạt động tốt, bình thường. Công việc sửa chữa được tiến hành thường xuyên và thời gian sửa chữa ngắn, chi phí sửa chữa thường phát sinh không lớn do vậy không phải lập dự toán.
Sau khi có quyết định thông qua kế hoạch sửa chữa, phòng ban chuyên môn sẽ tiến
hành lập báo cáo kinh tế kỹ thuật và dự toán công trình bằng phương thức tự làm hoặc thuê nhà thầu tư vấn.
> Nội dung kiểm soát:
- Dự toán bộ phận công trình, hạng mục công trình phù hợp với kế hoạch vốn. - Kiểm soát tính đầy đủ, hợp lí của các dự toán, các bộ phận công trình để đảm bảo
các chi phí bộ phận công trình được tính toán một cách đầy đủ nhất.
- Dự toán phải thể hiện rõ ràng và hợp lý về số lượng, giá trị cũng như thời gian dự tính sẽ hoàn thành các mục.
> Thủ tục kiểm soát:
- Tất cả các PAKT-DT đều phải được thẩm định, chỉ những cán bộ được phân công mới thực hiện thẩm định. Thẩm định theo thông tư 18/2016/TT-BXD Quy định chi
- Tất cả các PAKT-DT phải có văn bản quyết định được cấp thẩm quyền phê duyệt, hợp lệ, hợp pháp. Văn bản quyết định sẽ được đánh số liên tục và chuyển về phòng
kế toán để bảo quản và làm căn cứ hạch toán chi phí.
- Tách bạch nhiệm vụ, quyền lợi của người lập kế hoạch vốn - lập kỹ thuật, dự toán - thẩm định PAKT-DT.
> Rủi ro kiểm soát:
- Báo cáo thẩm định PAKT-DT không được thực hiện bởi cán bộ chuyên môn, từ đó
không chứng minh được sự phù hợp của PAKT-DT trước khi đưa vào thi công. Gây
khó khăn cho kế toán trong việc theo dõi và hạch toán các chi phí trong PAKT- DT.
- Thiếu văn bản quyết định phê duyệt PAKT-DT trước khi tiến hành thi công. - Cán bộ thẩm định thiếu năng lực, thẩm định không đúng quy trình pháp luật.
GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN:
❖ Bước 3,4: Ke hoạch và lựa chọn nhà thầu thi công xây lắp/ giám sát
Sau khi PAKT-DT được phê duyệt, bộ phận chịu trách nhiệm lựa chọn nhà thầu sẽ căn cứ vào yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm đối với nhà thầu để thực hiện lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu và lập hồ sơ mời thầu.
Căn cứ vào Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 của Quốc Hội,
trình
tự thực hiện đấu thầu gồm các bước chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, đánh giá hồ sơ