kiểm soát
nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP - EVN HCMC
Các thức triển khai:
Hoàn thiện cơ chế, quy định, quy chế phối hợp trong Ban lãnh đạo.
Yêu cầu các Phòng chức năng lập kế hoạch chi tiết và tổ chức triển khai thực hiện
nhiệm vụ được EVN HCMC phân công, đảm bảo tiến độ và chất lượng. Báo cáo và tổng
hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ hàng quý, cập nhật nhiệm vụ mới được giao.
Trưởng/ Phó ban nên trực tiếp tham gia giám sát việc kiểm tra định kỳ tại ban QLCOVP để có thể chủ động nắm được tình hình thực tế trong nội bộ đơn vị.
Dự kiến kết quả đạt được:
Giải pháp hoàn thiện cơ chế phối hợp, nâng cao công tác quản lý giúp Ban lãnh đạo có thể trực tiếp theo dõi tình hình kiểm soát nội bộ các quy trình liên quan đến hoạt động tòa nhà, tổng hợp ý kiến của Trưởng/phó phòng chức năng để nâng cao KSNB.
■ Giải pháp xây dựng cơ chế thu nhập, tiền lương cho người lao động hợp lý, có chế độ đãi ngộ người có trình độ cao, chuyên môn giỏi.
Cơ sở đề xuất:
Chế độ tiền lương theo cấp bậc/học vấn, tiền thưởng đôi khi chưa gắn với hiệu quả
công việc của cán bộ công nhân viên làm giảm đi năng lực công tác.
Một số cán bộ chưa đủ năng lực và kỹ năng chuyên môn hoặc chưa được đào tạo riêng về các thủ tục, chu trình liên quan đến công tác sửa chữa lớn và và cho thuê văn phòng. Từ đó, gây khó khăn và thiếu bài bản trong việc hoạt động quy trình.
Cách thức triển khai:
Hoàn thiện cơ chế đánh giá kết quả thực hiện công việc theo hiệu quả, năng suất và chất lượng theo hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất. Giám sát chặt chẽ việc thực hiện Bảng chỉ tiêu chấm điểm hiệu quả do Trưởng phòng chức năng thực hiện.
Tăng cường, mở rộng hợp tác trong nước và quốc tế về đào tạo nguồn nhân lực, đặc biệt trong công tác quản lý, cho thuê văn phòng và sửa chữa tòa nhà. Tạo môi
Thường xuyên tổ chức các cuộc thi, khảo sát đánh giá chất lượng nhân viên nội bộ
mà không phụ thuộc vào EVN HCMC. Đồng thời bổ sung các câu hỏi liên quan đến những rủi ro, sai sót thường mắc phải mà các đoàn kiểm tra đã thống kê.
Dự kiến kết quả đạt được:
Cán bộ sẽ có động lực và áp lực để làm việc hiệu quả, năng suất. Khi được đào tạo
về các chuyên môn sửa chữa và cho thuê tài sản, cán bộ sẽ đầy đủ năng lực và chuyên môn để thực hiện nghiệp vụ. Từ đó, giảm thiểu rủi ro và sai sót trong công việc.
3.2.2 Đánh giá rủi ro
■ Giải pháp hoàn thiện cơ chế quản trị rủi ro
Cơ sở đề xuất:
Việc đánh giá rủi ro còn dựa trên ý kiến chủ quan của các ban lãnh đạo và còn phụ
thuộc vào danh mục quản lý rủi ro của đầu tư xây dựng. Dưới tình hình xã hội hiện nay, có thể phát sinh thêm một số rủi ro (do chính sách nhà nước/ nhà thầu/ đơn vị) mà vẫn chưa được cập nhật kịp trong danh mục rủi ro. Như rủi ro gia tăng chi phí do kéo dài tiến độ thi công sửa chữa TSCĐ cho thuê.
Cách thức triển khai:
Trên cơ sở nhân viên hiện có của Ban QLCOVP, xem xét lựa chọn những cán bộ từ các phòng ban trong đơn vị có trình độ chuyên môn cao, am hiểu sâu để thành lập Tổ quản trị rủi ro, hoạt động kiêm nhiệm. Tổ quản trị rủi ro định kỳ xem xét phân tích, đánh
giá rủi ro và báo cáo làm cơ sở để các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc thiết kế và tổ chức thực hiện các thủ tục KSNB. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế hoạch quản trị rủi ro phải được đánh giá lại định kỳ, tối thiểu hai lần mỗi năm, bảo đảm phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh của EVN, đơn vị. Hoặc tổ chức họp
3.2.3 Hoạt động kiểm soát
■ Giải pháp tăng cường thẩm định khách hàng đi thuê
Cơ sở đề xuất:
Ban QLCOVP chưa giải quyết được vấn đề phát sinh từ phía khách hàng đi thuê như là tình hình hoạt động, khả năng thanh toán hoặc hành vi cố ý sai phạm trong quá khứ, mà chỉ tập trung vào nâng cao hiệu quả kinh doanh sản xuất từ phía cán bộ. Từ đó, gây nên khó khăn trong việc kiểm soát các khoản thu/ và xử lý tình huống bất ngờ. Vì thế, đơn vị nên tăng cường thẩm định khách hàng.
Cách thức triển khai:
Chủ động xây dựng các hoạt động kiểm soát từ ngay giai đoạn tiếp nhận yêu cầu cho thuê của khách hàng. Ngoài giấy phép kinh doanh/ giấy phép đầu tư của khách thuê,
Ban lãnh đạo nên phân công cá nhân hoặc tập thể đánh giá về tình hình hoạt động của công ty khách hàng thông qua Báo cáo tài chính sau kiểm toán, và cập nhật tin tức hoạt động trên trạng mạng và các hồ sơ về hành vi cố ý sai phạm trong quá khứ. Sau khi thẩm
định, đơn vị sẽ thiết lập kênh thông tin cập nhật tình hình các khách hàng để theo dõi. Nhằm giảm thiểu rủi ro về danh tiếng và môi trường, Ban QLCOVP nên lập danh sách các hoạt động bị loại trừ trong tất cả các trường hợp bất hợp pháp hoặc bị hạn chế nghiêm trọng theo quốc gia hoặc luật quốc tế. (Dựa theo EBRD)
Dự kiến kết quả đạt được:
Ban QLCOVP sẽ hạn chế rủi ro danh tiếng xấu bởi người đi thuê và đảm bảo khách
hàng đi thuê không phá sản/vi phạm pháp luật để không ảnh hưởng khả năng thanh toán.
Từ đó, giảm thiểu rủi ro thanh toán và tránh tranh chấp trong tương lai.
■ Kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện sửa chữa
Cách thức triển khai:
Triển khai lập tiến độ chi tiết từng công trình theo biểu đồ quản lý dự án - Gantt Chart,
việc lập tiến độ các công trình phải bắt đầu từ giai đoạn lập danh mục kế hoạch, cập nhật
hàng tháng thay vì thực hiện trong giai đoạn thi công. Trên cơ sở đó, Trưởng ban sẽ phê duyệt biểu đồ tiến độ đã lập, tổng hợp báo cáo về Tổng công ty để giao tiến độ cụ thể.
Thắt chặt quy định về việc kiểm soát tài liệu từ các phòng ban khác trước khi lưu chuyển đến phòng ban tiếp theo trong quy trình, để giảm bớt áp lực công việc và thời gian khi tài liệu còn sai sót nhiều. Đơn vị có thể in danh mục hồ sơ, chứng từ theo từng giai đoạn và kẹp vào bộ hồ sơ tương ứng, cán bộ trước khi chuyển giao tài liệu sẽ kiểm tra lại và đánh vào các ô tương ứng.
Nâng cao trách nhiệm của Phòng KHKD trong việc kiểm soát chặt chẽ các bước triển
khai và tiến độ thực hiện. Lãnh đạo các đơn vị cần khen thưởng, động viên kịp thời, đồng
thời cũng cương quyết xử lý nếu cán bộ thiếu trách nhiệm, không hoàn thành nhiệm vụ.
Dự kiến kết quả đạt được:
Dưới sự thắt chặt quy định và ứng dụng công nghệ vào kiểm soát và quản lý, các phòng ban khác sẽ hoàn thành hồ sơ đầy đủ và đúng tiến độ. Việc lập danh mục hồ sơ, chứng từ sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian trong việc kiểm soát đầy đủ, hợp lệ chứng từ.
■ Giải pháp kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng biểu mẫu
Cơ sở đề xuất:
Các công trình được thi công bởi các nhà thầu khác nhau không sử dụng mẫu giống
nhau do đó hồ sơ quyết toán/ nghiệm thu không mang tính nhất quán.
Cách thức triển khai:
Dự kiến kết quả đạt được: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi có biểu mẫu riêng, các cán bộ sẽ dễ dàng căn cứ vào để lập chứng từ, hồ sơ, tờ
trình, quyết định và có căn cứ để chuyển đến các nhà thầu.
■ Giải pháp tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát toà nhà
Cơ sở đề xuất:
Triển khai quản lý theo chủ đề của EVN HCMC, nâng cao hiệu quả quản lý.
Cách thức triển khai:
Tiếp tục hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin để quản lý công trình sửa chữa, thường xuyên cập nhật dữ liệu đầy đủ, chất lượng vào hệ thống để quản lý. Đẩy mạnh sử dụng các chương trình, công cụ thương mại, có sẵn (Hệ thống đấu thầu qua mạng), đến các chương trình dùng chung trong tập đoàn (chương trình IMIS - đánh giá thầu).
Để nâng cao hiệu quả trong kiểm soát, đơn vị nên xây dựng hệ thống cập nhật kết quả đánh giá nhà thầu hằng năm, để làm cơ sở phục vụ công tác lựa chọn nhà thầu của năm tiếp theo và cập nhật kết quả đã thẩm định khách hàng đi thuê, xây dựng hệ thống theo dõi tình hình kinh doanh của khách hàng.
Dự kiến kết quả đạt được:
Thông tin sẽ nhất quán, đầy đủ và chính xác hơn khi ứng dụng công nghệ vào quản
lý. Ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi quy trình và sự phối hợp giữa các phòng ban.
3.2.4 Thông tin và truyền thông
■ Giải pháp xây dựng hệ thống mạng nội bộ Ban QLCOVP
Cơ sở đề xuất:
Phụ thuộc vào hệ thống mạng nội bộ của EVN HCMC, chưa xây dựng cổng thông tin riêng biệt để cập nhật chính xác những văn bản, thông tin liên quan đến công tác hoạt
động của đơn vị. Do đó, một số cán bộ muốn xem thông tin sẽ mất rất nhiều thời gian để
thư sẽ cập nhật thông tin còn hiệu lực từ phía EVN HCMC và các văn bản nội bộ của Ban QLCOVP. Hệ thống nội bộ mới sẽ sắp xếp phân loại hệ thống văn bản theo từng bộ phận, từng hoạt động chuyên môn nghiệp vụ cũng như thể hiện văn bản nào còn hiệu lực, văn bản nào hết hiệu lực để dễ dàng tra cứu.
Trường hợp ban lãnh đạo không có ngân sách về lĩnh vực này, văn thư có thể thường xuyên thống kê danh sách các văn bản còn hiệu lực, phân theo lĩnh vực chuyên môn và cập nhật đến các phòng ban khác.
Dự kiến kết quả đạt được:
Các văn bản nội bộ QLCOVP và EVN HCMC/ EVN sẽ gia tăng độ đáng tin cậy về mặt hiệu lực. Cán bộ cũng thuận tiện trong việc tìm kiếm văn bản liên quan đến chuyên môn của mình.
3.2.5 Giám sát
■ Giải pháp tăng cường thanh tra, kiểm tra nội bộ giữa các phòng
Cơ sở đề xuất:
Việc chưa chú trọng vào giám sát đặc biệt là giám sát thường xuyên sẽ không kịp thời giải quyết những tồn tại trong quy trình cho thuê/ sửa chữa.
Cách thức triển khai:
Ban QLCOVP nên phân công một cá nhân hoặc tập thể chuyên giám sát thường xuyên từng mảng công tác. Việc giám sát sẽ được thực hiện ở từng hạng mục sửa chữa và từng hợp đồng cho thuê văn phòng.
Tổng hợp các tồn tại được chỉ ra trong các đợt kiểm tra, kiểm toán trong năm 2020,
kết hợp với danh mục rủi ro trong các mảng công tácm thông báo cho các phòng chức năng. Trên cơ sở đó, lãnh đạo các phòng chức năng tổ chức phổ biến rút kinh nghiệm và tự kiểm tra, tự rà soát hồ sơ quản lý chất lượng, tránh không để xảy ra sai sót lặp lại.
Dự kiến kết quả đạt được:
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tại chương 3 này, căn cứ vào những tồn tại đã nêu ở chương 2 tác giả đã trình bày một số giải pháp tương ứng nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động với yêu cầu và định hướng phát triển của ban lãnh đạo Ban QLCOVP.
KÉT LUẬN
Đề tài: “Kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động tại Ban Quản lý Cao ốc Văn phòng thuộc Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh” được thực
hiện gồm các nội dung sau:
Thứ nhất: Hệ thống hóa và bổ sung các vấn đề mang tính chất lý luận về hệ thống
KSNB tài sản cố định cho thuê. Từ đó làm cơ sở cho việc đánh giá hệ thống KSNB tài sản cố định cho thuê tại Ban QLCOVP.
Thứ hai: Khóa luận nêu thực trạng hoạt động KSNB TSCĐ cho thuê tại Ban QLCOVP. Tác giả nêu sơ lược về tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động của Ban QLCOVP và sử dụng phương pháp thu thập tài liệu kết hợp phỏng vấn để phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB theo năm cấu phần của COSO. Kết quả khảo sát cho
thấy Ban lãnh đạo ban QLCOVP rất chú trọng trong việc KSNB TSCĐ cho thuê thông qua các chính sách và quy định nội bộ được ban hành dựa trên tiêu chuẩn ISO. Bên cạnh
đó, việc kiểm soát cho thuê và sửa chữa TSCĐ được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, có sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận nhằm hạn chế rủi ro. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như công tác giám sát kiểm tra vẫn chưa được thực hiện độc lập, chưa có cổng thông tin nội bộ riêng biệt trong Ban QLCOVP, một số cán bộ còn đảm nhận các mảng công tác khác nhau. Nguyên nhân chính gây nên những hạn chế là do mức độ nhận thức của Ban lãnh đạo và sự thiếu cân bằng nguồn nhân lực tại đơn vị.
Thứ ba: Từ những hạn chế trên tác giả đã đưa ra các biện pháp nâng cao hoàn thiện
hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê tại Ban QLCOVP.
Với những nội dung nghiên cứu cơ bản trên, khóa luận đã hoàn thành tương đối mục tiêu nghiên cứu đề ra. Tác giả mong muốn góp phần nhỏ vào quá trình hoàn thiện
TÀI LIỆU THAM KHẢO
-I- Danh mục tài liệu tham khảo bằng tiếng Việt
Bộ Công Thương (2010), Quyết định số: 768/QĐ-BCT, ngày 05 tháng 02 năm 2010
về việc thành lập Công ty mẹ - Tổng công ty Điện lực TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội.
Bộ môn kiểm toán - Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2014), Giáo trình kiểm toán, tái bản lần 6, NXB Kinh tế, TP.Hồ Chí Minh.
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (2010), Thông tư số 27/2010/TT- BNNPTNT hướng dẫn về quy trình, thủ tục đầu tư sửa chữa lớn, xây dựng nhỏ tài sản cố định hàng năm từ nguồn sự nghiệp có tính chất đầu tư tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức khoa học công nghệ và các ban quản lý dự án thuộc bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn quản lý, ngày 04 tháng 5 năm 2010, Hà Nội.
Bộ Tài chính (2002), Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002
ban hành Chuẩn mực số 06 Cho thuê tài sản, Hà Nội.
Bộ Tài chính (2013), Thông tư Sổ 45/2013/TT-BTC, ngày 25 tháng 4 năm 2013 về hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định, Hà Nội.
Bộ Tài chính (2014), Thông tư sổ 200/2014/TT-BTC, ngày 22 tháng 12 năm 2014 về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, Hà Nội.
Bộ Tài chính (2017), Thông tư 107/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp, ngày 10 tháng 10 năm 2017, Hà Nội.
Bộ Xây dựng (2013), Thông tư 10/2013/TT-BXD, ngày 25 tháng 07 năm 2013 về quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng công trình xây dựng, Hà Nội.
Chính phủ (2009), Nghị định 85/2009/NĐ-CP hướng dẫn thi hành luật đấu thầu và
Chính phủ (2014), Nghị định 63/2014/NĐ-CP, ngày 26 tháng 06 năm 2014 về quy định chi tiết thi hành một số điều của luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu, Hà Nội.
Chính phủ (2015), Nghị định 59/2015/NĐ-CP, ngày 18 tháng 06 năm 2015 về quản
lý dự án đầu tư xây dựng, Hà Nội.
Chính phủ (2019), Nghị định 68/2019//NĐ-CP, ngày 14 tháng 8 năm 2019 về quản
lý chi phí đầu tư xây dựng, Hà Nội. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
EVN HCMC (2020), Báo cáo tài chính năm 2020 sau kiểm toán, truy cập tại
<https://www.evnhcmc.vn/Ebook/XemTin?Cat=ttdn&ID=76>, [2 May 2021]
Lê Thị Thúy (2016), Hoàn thiện công tác kiểm toán chu kỳ tài sản cố định trong