■ Giải pháp tăng cường thẩm định khách hàng đi thuê
Cơ sở đề xuất:
Ban QLCOVP chưa giải quyết được vấn đề phát sinh từ phía khách hàng đi thuê như là tình hình hoạt động, khả năng thanh toán hoặc hành vi cố ý sai phạm trong quá khứ, mà chỉ tập trung vào nâng cao hiệu quả kinh doanh sản xuất từ phía cán bộ. Từ đó, gây nên khó khăn trong việc kiểm soát các khoản thu/ và xử lý tình huống bất ngờ. Vì thế, đơn vị nên tăng cường thẩm định khách hàng.
Cách thức triển khai:
Chủ động xây dựng các hoạt động kiểm soát từ ngay giai đoạn tiếp nhận yêu cầu cho thuê của khách hàng. Ngoài giấy phép kinh doanh/ giấy phép đầu tư của khách thuê,
Ban lãnh đạo nên phân công cá nhân hoặc tập thể đánh giá về tình hình hoạt động của công ty khách hàng thông qua Báo cáo tài chính sau kiểm toán, và cập nhật tin tức hoạt động trên trạng mạng và các hồ sơ về hành vi cố ý sai phạm trong quá khứ. Sau khi thẩm
định, đơn vị sẽ thiết lập kênh thông tin cập nhật tình hình các khách hàng để theo dõi. Nhằm giảm thiểu rủi ro về danh tiếng và môi trường, Ban QLCOVP nên lập danh sách các hoạt động bị loại trừ trong tất cả các trường hợp bất hợp pháp hoặc bị hạn chế nghiêm trọng theo quốc gia hoặc luật quốc tế. (Dựa theo EBRD)
Dự kiến kết quả đạt được:
Ban QLCOVP sẽ hạn chế rủi ro danh tiếng xấu bởi người đi thuê và đảm bảo khách
hàng đi thuê không phá sản/vi phạm pháp luật để không ảnh hưởng khả năng thanh toán.
Từ đó, giảm thiểu rủi ro thanh toán và tránh tranh chấp trong tương lai.
■ Kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện sửa chữa
Cách thức triển khai:
Triển khai lập tiến độ chi tiết từng công trình theo biểu đồ quản lý dự án - Gantt Chart,
việc lập tiến độ các công trình phải bắt đầu từ giai đoạn lập danh mục kế hoạch, cập nhật
hàng tháng thay vì thực hiện trong giai đoạn thi công. Trên cơ sở đó, Trưởng ban sẽ phê duyệt biểu đồ tiến độ đã lập, tổng hợp báo cáo về Tổng công ty để giao tiến độ cụ thể.
Thắt chặt quy định về việc kiểm soát tài liệu từ các phòng ban khác trước khi lưu chuyển đến phòng ban tiếp theo trong quy trình, để giảm bớt áp lực công việc và thời gian khi tài liệu còn sai sót nhiều. Đơn vị có thể in danh mục hồ sơ, chứng từ theo từng giai đoạn và kẹp vào bộ hồ sơ tương ứng, cán bộ trước khi chuyển giao tài liệu sẽ kiểm tra lại và đánh vào các ô tương ứng.
Nâng cao trách nhiệm của Phòng KHKD trong việc kiểm soát chặt chẽ các bước triển
khai và tiến độ thực hiện. Lãnh đạo các đơn vị cần khen thưởng, động viên kịp thời, đồng
thời cũng cương quyết xử lý nếu cán bộ thiếu trách nhiệm, không hoàn thành nhiệm vụ.
Dự kiến kết quả đạt được:
Dưới sự thắt chặt quy định và ứng dụng công nghệ vào kiểm soát và quản lý, các phòng ban khác sẽ hoàn thành hồ sơ đầy đủ và đúng tiến độ. Việc lập danh mục hồ sơ, chứng từ sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian trong việc kiểm soát đầy đủ, hợp lệ chứng từ.
■ Giải pháp kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng biểu mẫu
Cơ sở đề xuất:
Các công trình được thi công bởi các nhà thầu khác nhau không sử dụng mẫu giống
nhau do đó hồ sơ quyết toán/ nghiệm thu không mang tính nhất quán.
Cách thức triển khai:
Dự kiến kết quả đạt được:
Khi có biểu mẫu riêng, các cán bộ sẽ dễ dàng căn cứ vào để lập chứng từ, hồ sơ, tờ
trình, quyết định và có căn cứ để chuyển đến các nhà thầu.
■ Giải pháp tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát toà nhà (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cơ sở đề xuất:
Triển khai quản lý theo chủ đề của EVN HCMC, nâng cao hiệu quả quản lý.
Cách thức triển khai:
Tiếp tục hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin để quản lý công trình sửa chữa, thường xuyên cập nhật dữ liệu đầy đủ, chất lượng vào hệ thống để quản lý. Đẩy mạnh sử dụng các chương trình, công cụ thương mại, có sẵn (Hệ thống đấu thầu qua mạng), đến các chương trình dùng chung trong tập đoàn (chương trình IMIS - đánh giá thầu).
Để nâng cao hiệu quả trong kiểm soát, đơn vị nên xây dựng hệ thống cập nhật kết quả đánh giá nhà thầu hằng năm, để làm cơ sở phục vụ công tác lựa chọn nhà thầu của năm tiếp theo và cập nhật kết quả đã thẩm định khách hàng đi thuê, xây dựng hệ thống theo dõi tình hình kinh doanh của khách hàng.
Dự kiến kết quả đạt được:
Thông tin sẽ nhất quán, đầy đủ và chính xác hơn khi ứng dụng công nghệ vào quản
lý. Ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi quy trình và sự phối hợp giữa các phòng ban.