8 Khá nghiêm trọng 9 Rất nghiêm trọng 10 Rất nghiêm trọng
Nhận diện rủi ro Phân tích Mức
độ Giai đoạn Ke hoạch SCL
Rủi ro trong công tác kế hoạch:
Đề nghị giao kế hoạch không đúng với thực tế triển khai thực hiện.
- Thiếu kinh nghiệm trong quản lý dự án. 8
Giai đoạn: Lập PAKT-DT Rủi trong quá trình lập PAKT-DT:
Tiến độ quá trình lập và phê duyệt PAKT-DT chậm.
- Nhà thầu thiếu thông tin trong quá trình lập
PAKT- DT.
- Tiến độ chậm: Quá trình lựa chọn đơn vị tư
8
Nguồn: Kế hoạch sổ 33/QLCOVP-KHKD về quản trị rủi ro năm 2020 Ban QLCOVP
Ban QLCOVP đã phân tích, đánh giá các rủi ro tương ứng với nhận diện rủi ro như sau:
-I- Sửa chữa lớn TSCĐ cho thuê hoạt động
Không lựa chọn được nhà thầu:
Không có nhà thầu tham dự/ đạt yêu cầu theo HSMT.
- Công tác lập KHLCNT chưa phù hợp trong
việc phân chia gói thầu; xây dựng giá
gói thầu;
hình thức lựa chọn; ...
- Công tác lập HSMT chưa phù hợp
6
Nhà thầu được lựa chọn không đáp ứng năng lực để thực hiện hợp đồng:
Kéo dài thời gian thi công, chất
lượng thi công không đạt theo yêu cầu của thiết kế, ... như cam kết trong HSDT
- Nhà thầu kê khai năng lực, kinh nghiệm không đúng với năng lực thực tế. 7
Rủi ro thông thầu: Thỏa thuận giữa các nhà thầu với nhau để một bên thắng thầu.
- Hành vi cố ý thực hiện. 9
Bảo mật thông tin trong quá trình thực hiện thầu.
- Cố ý thực hiện hành vi tiết lộ, tiếp nhận tài liệu, thông tin không được phép tiếp cận hoặc phổ biến. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
9
Các rủi ro khác liên quan đến
quy trình lựa chọn nhà thầu, ký
hợp đồng.
- Không biết, không nắm rõ quy định. - Sai sót khi thực hiện theo trình tự thủ
tục và
thẩm quyền. - Cố ý làm trái.
10
Rủi ro trong quá trình thi công, nghiệm thu:
Thi công không đạt chất lượng; tiến độ thi công chậm phát sinh chi phí trong.
sát.
- Đơn vị thi công, giám sát không đủ
năng lực,
để xảy ra sai sót trong quá trình giám
sát, thi
công.
- Đơn vị thi công bỏ dở hợp đồng hoặc
bị chủ
9 8
Giai đoạn thanh quyết toán: Rủi ro trong công tác giải ngân vốn.
Không đăng ký bổ sung kế hoạch vốn đến
EVN HCMC kịp thời. 5
Rủi ro trong công tác thanh toán:
Thời gian và trình tự giải quyết
hồ sơ thanh toán không theo hợp đồng đã ký kết.
- Không nắm rõ quy định về trình tự
giải quyết
hồ sơ.
- Không đảm bảo thời gian thanh toán trong
điều kiện hợp đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
8
Rủi ro kinh tế vi mô, vĩ mô:
Thay đổi giá cả thị trường. - Các công trình SCL không thực hiện đúng tiến độ thi công, ảnh hưởng đến vốn SCL. 8
Rủi ro từ việc lập hồ sơ quyết
toán:
Thời gian lập hồ sơ quyết toán chậm.
Chất lượng thẩm tra phê duyệt dự án kém.
- Quá trình quyết toán không nắm rõ
thủ tục,
hồ sơ nhất là các biểu mẫu quyết toán. - Không nắm rõ quy định thời gian
quyết toán.
- Không thực hiện kiểm tra đối chiếu dự toán
Tiếp cận thông tin không đủ
thầu khi nhà thầu phản ánh và cung cấp hồ sơ.
- Không kiểm tra, đối chiếu thủ tục, hồ sơ với
nhà thầu.
8
Nhận diện rủi ro Phân tích Mức độ
Rủi ro về doanh thu/ nợ xấu cần thanh toán:
Doanh thu cho thuê giảm so với năm trước/ Không thu được tiền từ khách hàng.
- Khách hàng không thể
thanh toán
do khách hàng không có
khả năng
thanh toán, công ty giải thể, chuyển
7
Rủi ro về giá cho thuê:
Giá cho thuê mặt bằng bị tác động bởi
thị trường.
Các yếu tố ảnh hưởng giá cho thuê: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tình hình kinh tế, nguồn cung, cầu thị trường.
7
Rủi ro trong hợp đồng kinh doanh cho thuê: Những vấn đề phát sinh ngoài hợp đồng: Những điều khoản và
quyền lợi cả bên cho thuê và bên thuê
văn phòng chưa được quy định rõ ràng, chi tiết,... dẫn đến sự không
- Thiếu căn cứ pháp lý khi xảy ra trường hợp ngoài mong muốn như khách trả mặt bằng trước hạn, bên
cho thuê muốn lấy lại mặt bằng. 7
Các rủi ro khác:
- Rủi ro môi trường 7
Nguồn: Kế hoạch sổ 33/QLCOVP-KHKD về quản trị rủi ro năm 2020 Ban QLCOVP
-I- Cho thuê hoạt động TSCĐ
sóc
phương án xử lý ở những phạm vi có rủi ro được ước lượng từ cao tới thấp. Nguyên nhân
gây ra các rủi ro trên đa phần liên quan mật thiết đến tính tuân thủ, quy trình, năng lực của nhân viên. Đặc biệt, một trong các nguyên nhân được phòng HCQT chú ý là việc gian lận trong quá trình thực hiện công tác sửa chữa TSCĐ.
2.3.5.4 Ve công tác xử lý rủi ro:
Căn cứ vào phạm vi rủi ro, các trưởng phòng chuyên môn đề ra phương án xử lý rủi ro, trình lên Trưởng/phó ban phê duyệt và đưa đến phòng HCQT tổng hợp.
Trường hợp phát sinh các rủi ro mới hoặc có những rủi ro hiện hữu nhưng chưa được xử lý triệt để, đơn vị phải bắt đầu thực hiện lại quy trình đối với những rủi ro đó.
> Các hướng xử lý rủi ro:
■ Rủi ro phát sinh do thiếu năng lực của nhân viên, đề ra phương án bồi dưỡng năng
lực và xử lý trách nhiệm sai phạm đối với từng cá nhân tùy theo mức độ.
■ Rủi ro do thông tin truyền thông, phòng kỹ thuật sẽ tham mưu cácphương án cải thiện truyền thông thông tin trong đơn vị.
■ Rủi ro liên quan đến sự thông đồng và vi phạm đạo đức của bên thứ 3, P.HCQT chỉ
■ Rủi ro liên quan đến công tác cho thuê TSCĐ cho thuê hoạt động sẽ kiểm soát liên quan đến hợp đồng cho thuê và tăng cường cập nhật tình hình kinh tế - xã hội, ...
Nguồn: Sổ tay quy chế quản lý nội bộ - Ban QLCOVP
Hinh 2.8 Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong công tác quản trị rủi ro
2.3.6 Thông tin và truyền thông
Hệ thống truyền thông của EVN nói chung và Ban QLCOVP nói riêng, đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp lãnh đạo.
-I- Thông tin nội bộ
> Mạng nội bộ E-Office:
Việc cập nhật và truyền thông tin đến toàn bộ các phòng chức năng và cá nhân có liên quan được thông qua mạng nội bộ E-Office - mạng thông tin quản lý tài liệu có phân cấp về truy cập cho các cá nhân. Mạng nội bộ E-Office vừa là nơi cập nhật đầy đủ các hoạt động của toàn bộ EVN, EVN HCMC, Ban QLCOVP, các đơn vị khác vừa là nguồn cung cấp thông tin chính xác về tình hình kinh tế, xã hội cho Ban QLCOVP. E- Office có hệ thống quản lý văn bản nội bộ có phân cấp giúp cán bộ nhân viên kịp thời nắm bắt thông báo, quy định mới của Tập đoàn Điện lực, các văn bản pháp luật mới cũng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các thông tin được phân cấp và thẩm quyền tiếp cận khác nhau. Văn thư và Trưởng
ban sẽ được truy cập tất cả các thông tin từ EVN HCMC gửi đến và các văn bản, quy định. Trưởng ban sẽ phân cấp cho Phó ban theo dõi. Các Trưởng phòng chuyên môn được truy cập vào những tài liệu chuyên môn do Trưởng QLCOVP cấp thẩm quyền và sau đó truyền thông tin đến các chuyên viên có liên quan.
Hinh 2.9 Quy trình xử lý thông tin mạng thông tin E-Office
> ERP:
Ban QLCOVP cũng đã triển khai thành công ERP với sự quản lý của EVN HCMC và là phần mềm quản lý quan trọng tại đơn vị, hỗ trợ Trưởng/ phó ban, các cấp lãnh đạo kiểm soát tính chính xác và đạt mục tiêu kế hoạch. Hệ thống ERP là nguồn thông tin được chia sẻ liên thông giữa các phòng chuyên môn do có cơ sở dữ liệu chung duy nhất về các nghiệp vụ, giao dịch tại Ban QLCOVP như tài chính, vật tư, về khách hàng, về nhà cung cấp, về kho hàng, về công nợ phải thu, phải trả, kế hoạch sản xuất, ... Ngoài ra, ERP còn giúp phòng Tài chính - kế toán giảm bớt những sai sót mà chuyên viên dễ mắc phải khi hạch toán thủ công, đồng thời nhanh chóng thực hiện các báo cáo kế toán, tài chính và công tác đối chiếu thống kê.
> Các chương trình quản lý liên quan kiểm soát TSCĐ cho thuê hoạt động:
ERP tại Ban QLCOVP chỉ giúp đơn vị kiểm soát về các giá trị, đơn vị chưa áp dụng
phần mềm này vào việc quản lý quy trình. Do đó, muốn quản lý quy trình nghiệp vụ và kiểm soát hồ sơ liên quan nên Ban QLCOVP còn sử dụng các chương trình quản lý là trung gian lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban, giúp các cán bộ tại đơn vị có thể cập nhật theo dõi quy định, thủ tục, quyết định và các giấy tờ liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, từ đó phối hợp hoạt động hiệu quả.
Tại chương trình "Quản lỷ sửa chữa lởn", chuyên viên ở các phòng ban Kế hoạch
kinh doanh, kỹ thuật, tài chính kế toán sẽ cập nhật tiến độ, scan giấy tờ, hợp đồng liên quan và đăng lên hệ thống để các cán bộ liên quan, ban lãnh đạo theo dõi. Về việc
lỷ khách hàng".
Nguồn: Phần mềm thực tế tại Ban QLCOVP
Hinh 2.10 Chương trình "Quản lý sửa chữa lớn" -I- Truyen thông tin ngoài đơn vị
EVN HCMC để lập báo cáo tài chính. Do đó, Ban QLCOVP sẽ không cung cấp thông tin tài chính với đơn vị bên ngoài.
Ban QLCOVP chú trọng việc tạo ra sự nhất quán, chính xác trong công tác phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí thông qua Quy chế số 15 về việc phát ngôn và
cung cap thông tin cho báo chỉ trong Ban quản lỷ Cao ốc Văn phòng. Quy chế đề cập về quyền phát ngôn, nội dung có thể cung cấp với bên thứ 3 và đơn vị chịu trách nhiệm về sự chính xác của thông tin công bố.
Việc truyền thông thông tin liên quan đến công tác Sửa chữa lớn, Ban QLCOVP thực hiện công khai, minh bạch các thông tin cần thiết trong việc đấu thầu lên trang
mạng
Đẩu thầu quốc gia. Ban QLCOVP cũng thực hiện cung cấp thông tin đầy đủ đối với khách hàng muốn thuê văn phòng tại Tòa nhà Green Power. Bên cạnh đó, đơn vị cũng thiết lập công khai đường dây nóng, để hỗ trợ khách hàng và các đơn vị khác.
2.3.7 Giám sát
2.3.7.1 Hoạt động giám sát thường xuyên
Hoạt động giám sát thường xuyên quá trình cho thuê văn phòng và sửa chữa tòa nhà Green Power là việc ban lãnh đạo Ban QLCOVP được EVN HCMC ủy quyền kiểm soát các hạng mục sửa chữa và từng hoạt động cho thuê theo đúng trình tự, thủ tục được quy định thông qua hoạt động phê duyệt.
2.3.7.2 Hoạt động giám sát định kỳ
Việc đánh giá chuyên biệt thường được thực hiện định kỳ bởi Ban kiểm tra của Ban
QLCOVP thông qua chương trình đánh giá nội bộ định kỳ.
Bên cạnh đó, ban kiểm toán nội bộ của EVN HCMC cũng thực hiện việc đánh giá định kì thông qua các cuộc kiểm tra định kỳ. Sau khi kiểm tra, ban kiểm toán lập báo cáo
kiểm soát gửi về cho EVN HCMC và ban lãnh đạo Ban QLCOVP.
Đoàn kiểm tra nội bộ
Ban QLCOVP (Quý 1năm 2020 - Kiểm tra tại Phòng Kỹ thuật) ngày 20/02/2020. HCQT, Trưởng KHKD, Trưởng TCKT, Ủy ban kiểm tra CĐ, chuyên viên HCQT).
các hệ thống kỹ thuật tòa nhà. Xem xét chất lượng của các hệ thống sau khi được bảo bảo trì. HÔ sơ sửa chữa thường xuyên, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
các hô sơ nghiệm thu, các biên bản kiểm tra chất lượng đối 157/QĐ-QLCOVP
Thành lập Đoàn kiểm tra nội bộ Ban QLCOVP (Quý 2 năm 2020 - Kiểm tra Tài chính - Kê toán) ngày 15/05/2020. Ban QLCOVP (Phó phòng HCQT, Trưởng KHKD, Trưởng KT, Ủy ban kiểm tra CĐ,
chuyên
Giám sát định kỳ.
Xem xét quy định quản lý tài chính trong việc thanh quyêt toán; Các hô sơ thanh quyêt toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên.
262/QĐ-QLCOVP ngày 31/07/2020 Thành lập Đoàn kiểm tra nội bộ Ban
QLCOVP (Quý 3 năm 2020 - Kiểm tra
Ban QLCOVP (Phó phòng HCQT, Trưởng TCKT, Trưởng KT, Ủy ban kiểm tra CĐ, Giám sát định kỳ.
Kiểm tra hô sơ đấu thâu, hô sơ mua sắm phục vụ khách hàng, hô sơ sửa chữa lớn; xem xét việc quản lý và thực hiện công tác đấu thâu, mua sắm theo quy
357/QĐ-QLCOVP ngày 03/11/2020 Thành lập Đoàn kiểm tra nội bộ Ban QLCOVP (Quý 3 năm 2020 - Kiểm tra Phòng Hành chính - Quản trị). Ban QLCOVP (Phó phòng HCQT, Trưởng TCKT, Trưởng KT, Trưởng TCKT, Ủy ban kiểm tra CĐ, chuyên viên HCQT). Giám sát định kỳ.
SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LY CAO ỐC VĂN PHÒNG
THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LựC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.4.1 Ưu điểm kiểm soát nội bộ tài sản cố định cho thuê hoạt động
tại Ban QLCOVP
- EVN HCMC
2.4.1.1Môi trường kiểm soát
Ban QLCOVP đã nhận thức được tầm quan trọng của việc KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động (Tòa nhà Green Power) trong việc ban hành Sổ tay nội bộ để hướng dẫn cán bộ tại đơn vị thực thi theo quy chế kiềm soát do ban lãnh đạo đề ra.
-I- Phong cách điều hành và triết lý ban quan trị
■ Công tác thanh tra, kiểm tra:
Trưởng đoàn sẽ được Phó phòng HCQT phụ trách, bởi vì Trưởng phòng là người xét duyệt các giấy tờ thẩm tra, thẩm định thủ tục KSNB TSCĐ cho thuê hoạt động.
-I- Công tác lập kế hoạch:
Xây dựng kế hoạch một cách khá rõ ràng, sát với thực tế, có tính khả thi cao trong tất cả các hoạt động của Ban, nhất là công tác lập kế hoạch SCL TSCĐ cho thuê hoạt động do có sự quy định chặt chẽ, phân rõ trách nhiệm của các phòng ban liên quan.
-I- Cơ cấu tổ chức:
Ban lãnh đạo, các phòng, ban chức năng được phân công chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, không chồng chéo.
Ban QLCOVP nghiên cứu xây dựng và ban hành áp dụng “Sổ tay mô tả công
việc”
tương ứng với từng vị trí công việc, qua đó dễ dàng cho việc phân công nhiệm vụ, tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
■ Kiểm soát rủi ro:
Ban QLCVOVP đã cài đặt chức năng kiểm soát rủi ro nằm trong các quy trình nghiệp vụ liên quan đến kiểm soát TSCĐ cho thuê hoạt động qua việc tách biệt, quy định
rõ các chức năng của các khâu thực hiện quy trình sửa chữa - thẩm định, thẩm tra; quy định rõ về việc phân quyền kiểm soát của Trưởng/ phó ban và Trưởng/ phó phòng. Việc xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức giúp cán bộ tại đơn vị hình dung được mối quan hệ phối hợp, hợp tác trong quy trình kiểm soát tòa nhà Green Power.
-I- Nhân sự: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
■ Công tác đào tạo:
Công tác đào tạo nâng cao trình độ cán bộ Ban QLCOVP được quan tâm nhiều qua
việc bắt buộc tất cả các cán bộ tại Ban QLCOVP phải trải qua các khóa đào tạo theo các chuyên ngành và các khóa bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng mềm cần
■ Chính sách nhân sự:
Các chính sách liên quan đến việc đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật