(Trưởng phòng) - lập
phương án
sửa chữa (Cán bộ Kỹ thuật).
- P.KT tiếp nhận báo giá từ
các nhà
phương án sửa chữa.
Kiểm soát hồ sơ:
- Lập danh mục hồ sơ chủ yếu của Phương án sửa chữa.
- Kiểm soát tính hiện hữu, đầy đủ của hồ sơ.
Bước 3,4: Thi công xây dựng công trình và quản lý Nghiệm thu và hoàn thành công việc
ủy quyền - phê duyệt:
- Phó ban được ủy quyền tham gia và ký biên bản nghiệm thu.
- Đảm bảo tiến độ và chất lượng thi công của công trình theo hợp đồng. - Chất lượng của công trình sau khi sửa Biên bản nghiệm thu vật tư, thiết bị, sản phẩm chế tạo sẵn trước khi sử dụng (Phụ lục 8)
Biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc thi công
(Phụ lục 11)
Phân chia trách nhiệm:
- Nghiệm thu vật tư thiết bị trước
khi sử dụng và nghiệm thu hoàn
thành công việc được tiến
hành bởi
2 cán bộ là Phó Ban,
Trưởng phòng
Bước 5: Thanh quyết toán công trình (hợp đồng) và ghi nhận
Phân chia trách nhiệm:
- Phân chia trách nhiệm giữa cán - Tổng số chiphí
nghị thanh toán (Trưởng Kỹ thuật) - Thanh toán (Kế toán). - Kế toán thanh toán lập hồ
sơ
thanh toán với sự giám sát
lượng thực tế của công trình. - Lập hồ sơ thanh toán hợp lệ, hợp pháp. - Ghi nhận chi phí đúng giá trị, tài khoản, đúng kỳ. lục 12) Bảng tổng hợp quyết toán kinh phí (Phụ lục 15) Thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán (Phụ lục 17) Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 19)
Uỷ nhiệm chi
(Phụ lục 21) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phiếu chi ngân hàng (phụ lục 20)
Hóa đơn GTGT
ủy quyền - phê duyệt:
- Phó ban được ủy quyền
phê duyệt
hồ sơ quyết toán.
- Trưởng ban phê duyệt hồ sơ
thanh toán.
Kiểm soát hồ sơ:
- Lập danh mục hồ sơ chủ yếu của công trình sửa chữa thường xuyên. - Thanh toán đúng theo giá trị và điều khoản trong hợp đồng. - Kiểm Phương án và lựa chọn nhà thầu được duyệt. Bảng báo giá. Hồ sơ nghiệm thu, quyết toán. Bảo lãnh, bảo hành.
Đối chiếu — Kiểm soát hồ sơ thanh
toán:
Đối chiếu giá trị thanh toán với bảng quyết toán và báo giá của đơn
sửa chữa: Ghi nhận vào chi phí
sản xuất chung - chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ trong năm theo số thực tế phát sinh. Không hạch toán vào chi phí xây dựng, mua sắm/ nâng cấp TSCĐ. tài khoản, đúng kỳ. QyĐ-03 Quy định về công tác lưu trữ hồ sơ QT-02 Quy trình
Lưu trữ - kiểm soát hồ sơ:
P.TCKT lưu trữ và kiểm soát hồ sơ
theo quy định của ISO.
- Cung cấp bằng chứng về thực hiện công trình SCL của Ban QLCOVP.
Ban QLCOVP chú trọng xây dựng kế hoạch và quy trình đánh giá, quản trị rủi ro
chặt chẽ: Mục tiêu, nhận diện rủi ro, phân tích - đánh giá rủi ro và phương hướng giải quyết rủi ro.
2.3.5.1 Mục tiêu
Trong năm 2020, Ban QLCOVP đã thiết lập các mục tiêu đối với hoạt động cho thuê và sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động:
-I- Cho thuê TSCĐ cho thuê hoạt động: a) Mục tiêu chung
b) Mục tiêu cụ thể
- Đảm bảo cho thuê TSCĐ có lợi nhuận
- Sử dụng TSCĐ đúng mục đích; TSCĐ không bị hư hỏng sau khi cho thuê
-I- Sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động: a) Mục tiêu chung
- Hoàn thành kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch vốn TSCĐ cho thuê hoạt động
trong năm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2020 của Tổng công ty giao đầy đủ và hiệu quả.
- Sử dụng không vượt hạn mức chi phí sửa chữa thường xuyên do Trưởng ban phê duyệt.
- Tiếp tục thực hiện hiệu quả phương châm 4Đ trong công tác sửa chữa là “Đúng tiến
độ, Đạt chất lượng, Đủ trình tự thủ tục, Đúng quy trình quy phạm”.
- Nâng cao năng lực quản trị và chất lượng nguồn nhân lực làm công tác SCL, ứng dụng
khoa học công nghệ và CNTT vào công tác đấu thầu.
b) Mục tiêu cụ thể
- Sử dụng nguồn vốn sửa chữa có hiệu quả, không lãng phí.
- Kết quả sau sửa chữa có hiệu lực, hiệu quả, đúng yêu cầu kỹ thuật.
- Hoàn thành giải ngân, quyết toán các dự án SCL trước khi kết thúc niên độ. - 100% gói thầu đủ điều kiện đều áp dụng hình thức đấu thầu qua mạng.
Đánh giá rủi ro: Để hoàn thành mục tiêu đã đề ra nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng
vốn, kinh doanh TSCĐ có lợi nhuận và đảm bảo tính kỹ thuật của TSCĐ cho thuê hoạt động, Ban QLCOVP đã triển khai mạnh về công tác nhận biết và đánh giá rủi ro. Phòng Hành chính quản trị được giao nhiệm vụ hoàn thiện và triển khai kế hoạch quản trị rủi ro trong các mảng công tác sản xuất kinh doanh - tài chính - quản lý nguồn nhân lực - đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn cho toàn ban QLCOVP. Trong đó mảng sản xuất kinh
sửa chữa lớn TSCĐ cho thuê hoạt động. Tùy theo công việc của mảng công tác và từng giai đoạn, mà P.HCQT sẽ phối hợp với các phòng ban khác để phân tích và nhận diện các sự kiện, yếu tố có khả năng ngăn cản, làm suy giảm hoặc trì hoãn việc đạt được mục
tiêu công việc, từ đó lập cập nhật danh sách phạm vi và nhận diện rủi ro phát sinh. Các rủi ro được nhận diện cần có mô tả một cách ngắn gọn về các yếu tố:
■ Phạm vi rủi ro
■ Nhận diện rủi ro tương ứng với từng phạm vi rủi ro
Sau khi được Trưởng/phó ban phê duyệt, cán bộ tại P.HCQT chủ động gửi danh mục các rủi ro tương ứng với việc cho thuê TSCĐ và các giai đoạn thực hiện SCL để có sự can thiệp sớm, phòng tránh tổn thất có thể xảy ra góp phần đảm bảo an toàn cho hoạt động kiểm soát TSCĐ cho thuê hoạt động.
Theo như thống kê từ danh mục nhân diện rủi ro, đa phần các rủi ro phát sinh tại quy trình SCL TSCĐ cho thuê hoạt động sẽ làm gia tăng chi phí, gây sử dụng nguồn vốn
lãng phí và kết quả sửa chữa không hiệu quả, sai yêu cầu kỹ thuật.
Về mặt sản xuất kinh doanh (cho thuê văn phòng), rủi ro phát sinh hầu hết liên quan
đến khách hàng đi thuê và các yếu tố vi mô, vĩ mô từ đó gây ảnh hưởng đến việc thu lợi nhuận từ TSCĐ cho thuê hoạt động.
2.3.5.3 Ve công tác phân tích - Đánh giá rủi ro
Trên cơ sở rủi ro đã được nhận diện và mô tả, theo sự chủ trì của Phòng HCQT, các phòng ban khác hợp tác thực hiện phân tích các rủi ro theo các yếu tố khả năng xảy ra rủi ro, thời điểm xảy ra rủi ro, nguyên nhân và nguồn gốc xảy ra rủi ro.
Sau khi phân tích rủi ro, Ban QLCOVP xác định mức độ ảnh hưởng, tính nghiêm trọng của rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu công việc và so sánh mức độ rủi ro đã được phân tích với khả năng chấp nhận rủi ro của đơn vị; đồng thời xác định cấp có đến cao, đánh giá càng cao có nghĩa là mức độ ảnh hưởng của rủi ro đó đối với công tác SCL TSCĐ càng nghiêm trọng.