cho thuê tại Ban
QLCOVP - EVN HCMC 2.4.2.1Môi trường kiểm soát
-I- Phong cách điều hành và triết lý ban quan trị
Dù ban quản lý nhận thức được tầm quan trọng và phê duyệt ban hành Quy chế quản lý nội bộ, tuy nhiên Trưởng/phó ban vẫn chủ quan trong việc theo sát tình hình thực
tế về kiểm soát tòa nhà cho thuê, mà chỉ cập nhật thực trạng thông qua báo cáo định kỳ của Ban kiểm tra. Dẫn đến những sai sót trong quá trình theo dõi kế hoạch và quy trình.
-I- Chính sách nhân sự
■ Công tác tuyển dụng:
Trong các năm gần đây, Ban QLCOVP không trực tiếp tổ chức tuyển dụng mà gửi đề nghị đến EVN HCMC tuyển dụng lao động. Do đó, tình trạng đầu vào của nhân viên tại đơn vị phải phụ thuộc vào thực trạng kiểm soát về công tác tuyển dụng tại EVN HCMC. Một số nhược điểm từ việc thiếu chủ động trong công tác tuyển dụng nhân sự có thể kể đến như sau:
■ Chính sách đảm bảo thu nhập:
vẫn còn chung chung, mục tiêu đảm bảo thu nhập (triệu đồng/người/tháng) cho CNVC-LĐ năm sau không thấp hơn năm trước liền kề chưa thực tế do tình hình dịch Covid-19 sẽ làm lợi nhuận của đơn vị giảm đi, dẫn đến quỹ tiền lương và các quỹ khác cũng giảm.
■ Chế độ tiền lương, tiền tăng ca:
Chế độ tiền lương tăng ca, tiền thưởng đôi khi chưa gắn với hiệu quả công việc của
cán bộ công nhân viên làm giảm đi năng lực công tác của nhân viên
■ Công tác đào tạo:
Danh mục kế hoạch đào tạo của Ban QLCOVP chưa đào tạo riêng về các thủ tục, chu trình Sửa chữa lớn TSCĐ và cho thuê văn phòng.
2.4.2.2Đánh giá rủi ro
Việc nhận diện và đánh giá rủi ro trong việc quản lý TSCĐ cho thuê hoạt động được nhận diện, đánh giá chủ yếu dựa trên ý chí chủ quan của các ban lãnh đạo tại các phòng ban chuyên môn.
Nhận thức của Ban QLCOVP trong công tác kiểm soát rủi ro trong sửa chữa TSCĐ
còn hạn chế, việc kiểm soát công tác sửa chữa còn dựa vào danh mục quản lý rủi ro của đầu tư xây dựng.
Kế hoạch quản trị rủi ro được định kỳ hằng năm và không được đánh giá lại trong năm, do đó những rủi ro phát sinh thêm sẽ không được cập nhật cho đến khi có chỉ thị từ Ban lãnh đạo. Ví dụ: Những rủi ro phát sinh trong giai đoạn đại dịch Covid - 19 như hiện nay: Rủi ro gia tăng chi phí do kéo dài tiến độ thi công sửa chữa TSCĐ cho thuê.
Về công tác đánh giá rủi ro, Ban QLCOVP chưa thực hiện việc xác định mức độ ưu tiên cần xử lý đối với từng nhóm rủi ro.
Ban QLCOVP chỉ tập trung vào giải quyết rủi ro phát sinh từ nội bộ mà chưa đề ra
thủ tục kiểm soát để kiểm soát rủi ro từ phía ngành nghề của khách hàng đi thuê.
Việc lựa chọn khách hàng cho thuê tiềm ẩn hiều rủi ro, do Ban QCLVOP chưa chú trọng về việc thẩm định khách hàng và xác định khả năng trả tiền thuê mặt bằng.
-I- Sửa chữa TSCĐ cho thuê hoạt động
■ Ve thực hiện công tác quản lý tiến độ và tuân thủ quy trình, quy định
Mặc dù Ban QLCOVP đề ra thời gian của từng giai đoạn trong quy trình, tuy nhiên
việc thực hiện đúng theo kế hoạch thời gian đề ra vẫn chưa thực sự nghiêm túc và hiệu quả. Dẫn đến công tác lập hồ sơ quyết toán chậm, kéo dài đến sang năm.
Nguyên nhân: Vẫn còn xảy ra tình trạng chưa phối hợp chặt chẽ giữa các Phòng
chức năng trong đơn vị dẫn đến tiến độ thực hiện các thủ tục kéo dài. Tại một vài trường
hợp ở giai đoạn thanh quyết toán, cán bộ phòng Kế hoạch - kinh doanh không thực hiện thủ tục kiểm soát tài liệu đầy đủ, hợp lý trước khi lưu chuyển đến Kế toán. Do đó, kế toán gặp khó khăn hơn trong việc kiểm soát tài liệu dẫn đến công tác xử lý, thực hiện thanh quyết toán bị kéo dài thời gian và có thể gặp nhiều sai sót. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công tác lập biểu mẫu công trình chưa được quan tâm đúng mức. Mặc dù đã có biểu mẫu từ phía EVN HCMC, nhưng trong một số trường hợp đơn vị không chuyển biểu mẫu công trình đến nhà thầu thi công/giám sát dẫn đến sự không nhất quán giữa hồ sơ các công trình với nhau.
■ Ve nhân sự: Chuyên viên phụ trách công tác đấu thầu, quản lý dự án, quản lý hợp
đồng kiêm nhiệm nhiều mảng công tác khác nhau dẫn đến việc thực hiện còn chậm.
thống được văn bản theo từng lĩnh vực hoạt động chuyên môn nghiệp vụ để dễ dàng tra cứu, hay chưa thể hiện được văn bản nào còn hiệu lực.
Thực chất đơn vị chưa có cổng thông tin nội bộ riêng biệt. Vì thế các quy chế nội bộ tại đơn vị được in ra thành cuốn đặt tại văn phòng mà không được đăng tải trên trang hệ thống, do đó các cán bộ khó khăn trong việc tiếp cận bao quát đối với các quy chế, quy định mà Ban QLCOVP ban hành.
2.4.2.5 Giám sát
Mặc dù, Ban QLCOVP có cơ chế giám sát thường xuyên do ban lãnh đạo Ban QLCOVP thực hiện. Tuy nhiên, có thể nói các nhà quản lý chưa thực sự chú trọng nhiều
đến hoạt động giám sát thường xuyên.
2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Nhận thức về khái niệm, mục tiêu, vai trò, các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB của Ban lãnh đạo còn nhiều hạn chế dẫn đến một số yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp này chưa được hình thành đầy đủ.
Chưa có bộ phận thẩm định đánh giá kết quả của hệ thống KSNB, các thủ tục kiểm
soát ban hành nhiều khi còn mâu thuẫn với nhau và chưa đồng bộ nhưng lại chưa được xem xét và điều chỉnh kịp thời.
Nguồn nhân lực tại đơn vị có sự chênh lệch tương ứng với mức độ công việc của các phòng ban. Phòng Kế hoạch - kinh doanh có trách nhiệm chính ở hoạt động cho thuê
và công tác sửa chữa lớn TSCĐ nhưng nhân lực vẫn còn hạn chế. Từ đó, gây tình trạng kiêm nhiệm công việc trong quá trình thực hiện kiểm soát TSCĐ cho thuê hoạt động.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2, tác giả đề cập một số nội dụng cơ bản sau:
Giới thiệu sơ lược về Ban QLCOVP và mối quan hệ giữa đơn vị với EVN HCMC, trình bày kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình thực hiện chỉ tiêu quản lý của Ban QLCOVP trong giai đoạn 2019-2020.
Phản ánh thực trạng kiểm soát nội bộ TSCĐ cho thuê hoạt động thông qua việc tìm
hiểu về quy định, quy trình và quy chế nội bộ kết hợp với phỏng vấn nhân viên tại Ban QLCOVP. Phản ánh thực trang bao gồm: Môi trường kiểm soát, phân tích đánh giá rủi ro, quy trình và hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát. Từ đó, tìm hiểu ưu điểm, hạn chế của từng yếu tố và nguyên nhân chung gây nên những tồn
tại trong kiểm soát nội bộ TSCĐ cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP.
Những hạn chế và nguyên nhân của những tồn tại trong hệ thống KSNB cho thuê hoạt động tại Ban QLCOVP tại chương 2 chính là cơ sở thực tiễn cho việc đề xuất các
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CHO THUÊ HOẠT ĐỘNG TẠI BAN QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG THUỘC TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LựC THÀNH
PHỐ HỒ CHÍ MINH