6. Kết cấu đề tài
1.2. Nội dung công tác đào tạo nhân lực của doanh nghiệp
1.2.2. Xây dựng kế hoạch đào tạo
Kế hoạch đào tạo nhân lực của doanh nghiệp thực chất là một hệ thống các nội dung dự kiến về công việc với sự tham gia của các nguồn lực và sự phân bổ thời gian tương thích sẽ được tiến hành để tổ chức hoạt động đào tạo trong phạm vi doanh nghiệp. Kế hoạch đào tạo nhân lực là cụ thể hóa nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp theo tiếp cận quản trị nhằm đạt được những mục tiêu đặt ra một cách tối ưu nhất so với những nguồn lực phải bỏ ra. Kế hoạch đào tạo được chuẩn bị chu đáo sẽ là cơ hội tốt để tổ chức thực hiện quá trinh đào tạo đạt kết quả cao. Vì vậy, doanh nghiệp luôn phải đầu tư cho kế hoạch đào tạo, đánh giá tính khả thi của các kế hoạch đào tạo để từ đó có thể phê duyệt và đưa ra những quyết định phù hợp cho quá trình đào tạo.
Kế hoạch đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp thường bao gồm những nội dung như:
- Hoạch định chính sách đào tạo
Chính sách đào tạo là đường lối cơ bản, các định hướng có tính chiến lược về công tác đào tạo của doanh nghiệp trong những khoảng thời gian nhất định. Nó có thể bao gồm cả những biện pháp có tính chất hướng dẫn cho công tác đào tạo của doanh nghiệp ở mỗi thòi kỳ, làm cơ sở cho việc xây dựng các chương trình đào tạo, xác định đối tượng và quy mô của các chương trình đào tạo cũng như phân bổ ngân sách đào tạo và các kế hoạch đào tạo chi tiết. Nội dung của chính sách đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp thường bao gồm các vấn đề cụ thể như: Định hướng chung phát triển hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp; Các định hướng chính về đánh giá nhân lực và phương án lựa chọn, xác định các nhóm đối tượng sẽ được đào tạo; các định hướng về quy mô, loại hình, phương pháp và chương trình đào tạo nhân lực; các định hướng về chi phí đào tạo và huy động nguồn nhân lực cho đào tạo; định hướng về tổ chức đánh giá quá trình đào tạo và chính sách sử dụng, sắp xếp nhân lực sau quá trình đào tạo.
- Xác lập các mục tiêu đào tạo
Trong kế hoạch đào tạo, việc xác định mục tiêu đào tạo được xem là rất quan trọng, bởi nó chính là cái đích cần đạt đến của hoạt động đào tạo. Mọi nội dung cụ thể từ phương pháp đến nội dung, quy trình đào tạo, quy mô và đối tượng đào tạo đều xuất phát từ mục tiêu đào tạo đã được xác lập. Vì thế mục tiêu đào tạo là hết sức quan trọng, không có mục tiêu cụ thể thì rất khó để có thể xây dựng chương trình đào tạo. Xác định mục tiêu đào tạo chính là xác định kết quả cuối cùng cần đạt đến của chương trình đào tạo nhân lực và gồm: Đích đạt đến trong việc hoàn thiện các kỹ năng trong thực hiện công việc của từng nhóm đối tượng đào tạo; phẩm chất cần phải được rèn luyện, các kiến thức văn hóa cần được hoàn thiện, cập nhật; hoàn thiện về phương pháp đào tạo, trình độ kỹ năng và phương pháp áp dụng cho từng chương trình cụ thể và từng nhóm đối tượng cụ thể…
Việc xác định chính xác và rõ ràng mục tiêu đào tạo sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của công tác đào tạo và từ đó tạo cơ hội tốt để phát triển nguồn nhân lực
cũng như dựa vào đó để đánh giá trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng, phẩm chất của người lao động trong doanh nghiệp. Khi xác định mục tiêu đào tạo, yêu cầu cơ bản là phải rõ ràng, cụ thể và có thể kiểm soát và đánh giá được. Từ mục tiêu đào tạo nhân lực đã được xác lập, nhà quản trị có thể lựa chọn các hình thức và phương pháp đào tạo cho hợp lý nhất với điều kiện thực tiến của doanh nghiệp.
- Xác định nội dung đào tạo
Trước hết, nội dung đào tạo phải xuất phát và gắn liền với mục tiêu đào tạo đã được xác lập. Nội dung đào tạo nhân lực thường đề cấp đến: những nội dung đạo tạo chuyên môn – kỹ thuật (như nâng cao tay nghề, kiến thức chuyên môn với từng nhóm đối tượng và công việc cụ thể); nội dung đào tạo về nhận thức, chính trị lý luận, phẩm chất của người lao động (cập nhật các tình hình chính trị, kinh tế, các vấn đề của văn hóa doanh nghiệp và giao tiếp,…); Nọi dung đào tạo về kỹ năng quản lý và phương pháp công tác (kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng quản lý công việc, phương pháp công tác cho từng nhóm nhân viên,..)
Đào tạo về chuyên môn – kỹ thuật nghiệp vụ là nội dung được đào tạo thường xuyên nhất. Đây là nội dung cần liên tục được cập nhật để người lao động có thể theo kịp với sự thay đổi và phát triển của khoa học công nghệ cũng như có cơ hội nâng cao tay nghề, đáp ứng nhu cầu cạnh tranh của doanh nghiệp. Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ có thể được tiến hành liên tục trong suốt quá trình làm việc của người lao động ở doanh nghiệp, nhằm giúp nhân viên nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ thuật để thực hiện tốt nhất công việc hiện tại, cập nhật kiến thức, kỹ năng mới cho nhu cầu phát triển tương lai.
Đào tạo về chính trị lý luận thường tập trung vào cập nhật kiến thức thời sự, chính trị xã hội, các kiếm thức có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc mà người lao động đảm nhận như các lý luận về sản xuất, lưu thông phân phối hàng hóa, các lý thuyết và hành vi tiêu dùng, những kiến thức về tinh thần hợp tác, các giá trị nhân văn và trách nhiệm xã hội,.. Khá phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Nam khi đào tạo về chính trị, lý luận là đào tạo về: các nghị quyết, chính sách chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước; các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp và liên quan đến người lao động trong doanh nghiệp; các quy định, hướng dẫn của cơ quan chủ quản và các cơ quan ban ngành có liên quan; đạo đức kinh doanh; trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
Đào tạo về văn hóa doanh nghiệp sẽ tập trung vào các nội dung như: các giá trị nhân văn và quan niệm ứng xử của doanh nhiệp trong hoạt động sản xuất, kinh doanh; các cách ứng xử và phong tục, các quy định và quy tắc nội bộ của doanh nghiệp buộc và khuyến khích tuân theo; các giá trị truyền thống, các thói quen trong doanh nghiệp, chuẩn mực tác phong làm việc, sinh hoạt,..
Đào tạo về văn hóa sẽ giúp cho người lao động có có hội hiểu và nhận thức đúng về doanh nghiệp, những giá trị mà doanh nghiệp theo đuổi, những thành quả và đóng góp của các thế hệ người lao động cho một môi trường làm việc nhân văn và gắn bó hơn, từ đó sẽ tạo ra sự thống nhất về ý chí, hành động của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp với tư cách là một cộng đồng người, giúp cho doanh nghiệp có thể phân biệt được với doanh nghiệp khác, tạo bản sắc riêng cho mỗi doanh nghiệp.
- Lựa chọn các phương pháp đạo tạo
Doanh nghiệp có thể áp dụng rất nhiều phương pháp đào tạo nhân lực khác nhau, theo đó, mỗi phương pháp đào tạo lại có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với điều kiện thực tiễn của doanh nghiệp. Sẽ không có phương pháp đào tạo nào được xem là tốt nhất, mà chỉ có phương pháp đào tạo phù hợp nhất cho từng chương trình đào tạo, từng nhóm đối tượng đào tạo và những điều kiện thực tiễn về công việc, đặc điểm lao động và nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
Một cách tương đối, có thể tiếp cận theo 3 phương pháp đào tạo chủ yếu đối với người lao động trong doanh nghiệp, đó là: Phương pháp kèm cặp; phương pháp sử dụng dụng cụ mô phỏng và phương pháp đào tạo và phát triển nghề nghiệp. Ngoài ra, để tiến hành đào tạo các kỹ năng, có thể áp dụng chi tiết các phương pháp đào tạo khác như phương pháp nghiên cứu tình huống dựa trên quan sát thực tế và tập duyệt giải quyết vấn đề; sử dụng mô hình ứng xử, nhập vai, trong đào tạo các kỹ năng giao tiếp, tổ chức luân phiên công việc, tổ chức hội thảo, hội nghị khoa học,…
Trong thực tế, khi lựa chọn phương pháp đào tạo cũng cần xuát phát từ các hình thức đào tạo nhân lực mà doanh nghiệp sử dụng, điều kiện tài chính mà doanh nghiệp có thể khai thác, trình độ văn hóa và năng lực tiếp thu của người được đào tạo,…Trong doanh nghiệp, hoạt động đào tạo có thể nhắm đến 2 nhóm đối tượng chủ yếu là nhân viên (người lao động) và các nhà quản trị.
Tùy theo đối tượng được đào tạo mà phương pháp cũng cần có sự linh hoạt nhất định, theo đó, có thể tiến hành theo các hình thức như;
- Đào tạo ngay tại doanh nghiệp (tiến hành tại doanh nghiệp, theo cách cầm tay chỉ việc hay kèm cặp hoặc mời chuyên gia giảng dạy tại doanh nghiệp với sự tham gia hỗ trợ của các trang thiết bị,…). Rất nhiều trường hợp đào tạo tại doanh nghiệp sẽ do chính các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp thực hiện. Hình thức đào tạo này thường có chi phí khá thấp và khai thác tối đa được các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp và rất phù hợp khi đào tạo tay nghề cho người lao động.
- Đào tạo bên ngoài doanh nghiệp là hình thức đào tạo được thực hiện ở các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp như các trường học, các học viện, các trung tâm đào tạo. Người được đào tạo sẽ phải di chuyển đến các địa điểm đào tạo tập trung và tách rời khỏi công việc tại doanh nghiệp. Hình thúc này sẽ phù hợp hơn khi tiến hành đào tạo cho đội ngũ các nhà quản trị, các cấp lãnh đạo hoặc đào tạo những kiến thức chuyên môn sâu.
- Xác định ngân sách đào tạo
Hoạt động đào tạo luôn đòi hỏi một nguồn ngân sách nhất định. Việc xác định ngân sách cho đào tạo luôn là mối quan tâm của rất nhiều doanh nghiệp, bởi nó sẽ quyết định hoạt động đào tạo có được thực hiện hay không và quy mô cũng như tần suất đào tạo trong doanh nghiệp. Ngân sách cho đào tạo có thể được tiếp cận như là kế hoạch đào tạo dưới góc nhìn và ngôn ngữ tài chính.
Ngân sách đào tạo sẽ bao gồm các koanr thu từ các quỹ danh cho công tác đào tạo của doanh nghiệp (quỹ phát triển doanh nhiệp, quỹ khuyến khích tài năng trẻ, sự tham gia đóng góp của người được đào tạo hoặc ngân sách tư nguồn xã hội hóa) và các khoản chi phí bằng tiền liên quan trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động
đào tạo của doanh nghiệp (các chi phí cho vật tư, thiết bị, thù lao giảng dạy, các chi phí địa điểm, xay dựng chương trình, bồi dưỡng trong quá trình đào tạo,…). Xây dựng ngân sách đào tạo là cơ sở để thực hiện cân đối chi phí cho từng hoạt động đào tạo cụ thể, góp phần giúp hoạt động đào tạo của doanh nghiệp tránh được tình trạng thâm hụt hoặc mất cân đối ngân sách.
Thực tế, chi phí cho học tập và đào tạo thường bao gồm rất nhiều các khoản chi tiết mà rất cần phải được tính đúng khi xây dựng kế hoạch về ngân sách cho đào tạo. Có thể liệt kê những chi phí về học tập như: Tiền cho người lao động khi học việc; chi phí nguyên vật liệu dùng cho học tập; giá trị hàng hóa bán do gia công không đúng khi thực tập; giá trị sản lượng bị giảm xuống do hiệu quả làm việc thấp của sinh học nghề,…Trong khi đó, chi phí cho đào tạo có thể gồm: tiền lương của những người quản lý trong thời gian họ quản ls bộ phận học việc; tiền thù lao cho giáo viên hay những nhân viên đào tạo và bộ phận giúp việc của họ; những chi phí cho dụng cụ giảng dạy như: máy chiếu phim, tài liệu, sách báo, bài kiểm tra, chương trình học tập,…DN phải tính toán để xác định chi phí đào tạo cho hợp lý và có hiệu quả.