STT VỊ TRÍ CÔNG
VIỆC CHÍNH MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN
1 Quản lý điều hành
• Có trách nhiệm kiểm tra, giám sát, quản lý và phân công trong tất cả quá trình hoạt động cho mỗi bộ phận.
• Đại diện tham gia vào các giao dịch hoặc các buổi trao đổi gặp mặt với đối tác.
Huỳnh Hoàng Như Phương
2 Bộ phận
Marketing
• Đề xuất và xây dựng các chiến lược Marketing cụ thể và chi tiết cho từng giai đoạn, từng đối tượng.
• Tham gia quá trình triển khai và hướng dẫn thực hiện các chiến lược cùng với các bộ phận khác liên quan.
• Quản lý các trang mạng xã hội, website; thường xuyên cập nhật các bài viết, hình ảnh liên quan đến sản phẩm
Huỳnh Hồng Thảo Hương
3 Bộ phận Chăm sóc khách hàng
• Trực tiếp quản lý các thông tin liên quan đến khách hàng, các vấn đề về thắc mắc, góp ý và khiếu nại của khách hàng để kịp thời tư vấn.
Lại Thị Phương Trang
• Phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình giải quyết vấn đề khách hàng.
• Hỗ trợ bộ phận Marketing trong quản lý nền tảng website, trong quá trình thu thập dữ liệu, phát triển chiến lược Marketing, khảo sát khách hàng.
4 Kho vận
• Quản lý và kiểm soát số lượng hàng hóa xuất và nhập.
• Quản lý các giấy tờ, chứng từ, thủ tục liên quan đến quá trình xuất nhập hàng hóa, vận chuyển, giao nhận.
Nguyễn Công Gia Qui
5 Bộ phận Hành chính - Nhân sự
• Thực hiện quá trình đăng tuyên và tuyển dụng nhân sự cho từng vị trí công việc đáp ứng mục tiêu của công ty.
• Quản lý và lưu trữ thông tin nhân sự, các giấy tờ liên quan của nhân viên.
• Thực hiện các quy trình và thủ tục về quản trị nguồn nhân lực đảm bảo chính xác và đầy đủ
Phạm Thị Ngọc Thùy
6 Bộ phận Kinh doanh
• Trực tiếp tiếp nhận và xử lý các đơn hàng từ website.
• Lên đơn hàng và làm các thủ tục xuất hàng để kịp thời gửi cho bộ phận Kho
Trần Thị Huỳnh Như
• Chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi quá trình sản xuất và vận đơn.
• Hỗ trợ trong việc giải đáp các thắc mắc của khách hàng.
• Thực hiện các báo cáo tình hình đơn hàng định kỳ để có thể đưa ra những đánh giá và đối chiếu với kết quả bán hàng.
7 Bộ phận Tài chính - Kế toán
• Thường xuyên thực hiện các báo cáo tài chính định kỳ để đưa ra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh để đưa ra phương hướng trong tương lai.
• Phụ trách quản lý các khoản thu chi của công ty.
• Cập nhật, kiểm tra, đối chiếu và nắm bắt rõ về các số liệu một cách cẩn thận và chi tiết. Nguyễn Đỗ Thúy Hiền 8 Bộ phận IT • Xử lý các vấn đề về kỹ thuật liên quan đến website, các thiết bị công nghệ của công ty.
• Thiết kế, xây dựng và phát triển nền tảng website một cách tốt nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nguyễn Trọng Tố và Nguyễn Văn Nhã
CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG VẬN HÀNH CỦA DỰ ÁN 3.1 Workflow
3.1.1 Workflow của dự án
Workflow sẽ giải thích cách mà hệ thống hoạt động từ khi xuất hiện đơn hàng cho đến khi hàng được giao đến tay khách hàng.
• Phần mũi tên xanh sẽ thể hiện những gì mà khách hàng được thấy trong quá trình mua hàng và hệ thống ghi nhận.
• Phần mũi tên cam sẽ thể hiện quá trình làm việc của hệ thống khi xử lý một đơn hàng.
Sau khi khách hàng đăng nhập và đến trang mua hàng (nơi khách hàng lựa chọn sản phẩm), sản phẩm được lựa chọn sẽ được lưu trữ và hiển thị tại trang giỏ hàng. Nếu khách hàng muốn hủy chỉ cần chọn sản phẩm và ấn hủy rồi quay lại trang trước để tiếp tục mua hàng, nếu quyết định mua hàng thì chuyển đến trang tiếp theo, nơi hiển thị tổng số tiền cho sản phẩm đã chọn và lựa chọn hình thức thanh toán và đơn vị vận chuyển. Khi khách hàng đã hoàn thành thủ tục mua hàng thì được chuyển đến trang đơn hàng được xác nhận. Lúc này hệ thống sẽ thực hiện quy trình xử lý đơn hàng.
Khách hàng: có thể thấy được quá trình vận chuyển đơn hàng của họ và chỉ việc
chờ đợi cho đến khi được thông báo và nhận hàng, sau đó họ có thể để lại phần ý kiến phản hồi của mình hoặc không, kết thúc việc mua hàng một cách đơn giản, cùng với quá trình mua hàng diễn ra nhanh và tiện lợi.
Hệ thống:
• Hệ thống Data sẽ lưu trữ dữ liệu của khách hàng để bộ phận Marketing và Kinh Doanh có thể phân tích và lên các chiến lược nhằm thu hút và tăng trải nghiệm mua sắm trực tuyến của khách hàng.
• Bộ phận Kinh Doanh sẽ thông báo đơn hàng cho bộ phận Kho.
• Bộ phận Kho sẽ tổ chức việc lấy hàng và đóng gói sau đó là thông báo cho đơn vị vận chuyển và cập nhật số lượng hàng tồn kho.
Trong quá trình vận chuyển thường sẽ xảy ra hai trường hợp:
• Khách hàng nhận hàng: sau khi khách đã nhận hàng và xác nhận đã nhận được hàng, hệ thống sẽ xác nhận. Lúc này, bộ phận Kinh doanh ghi nhận vào doanh thu bán hàng và bộ phận Kế Toán sẽ kiểm tra việc chuyển nhận tiền và ghi nhận. • Khách hàng hủy/ không nhận hàng:
Khách hàng hủy đơn hàng: Đơn vị vận chuyển xác nhận hủy đơn và đem trả hàng lại kho, bộ phận Kho cập nhật tồn kho và thông báo bộ phận Kinh Doanh.
Khách hàng không nhận hàng: Đơn vị vận chuyển sẽ tiếp tục vận chuyển và liên lạc đến khách hàng trong 3 lần. Nếu khách hàng vẫn không nhận thì đơn vị vận chuyển xác nhận hủy đơn và thực hiện quá trình như trên.
Ngoài ra trong việc theo dõi đơn hàng, nếu khách hàng thắc mắc và yêu cầu sự giúp đỡ thì bộ phận Hỗ Trợ và Chăm Sóc khách hàng sẽ làm việc. Đây cũng là nơi nhận những phản hồi của khách hàng để đưa ra những chính sách chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất để tăng trải nghiệm của khách hàng khi mua sắm.
3.1.2 Giao diện
Flora Cosmetics là một website chuyên cung cấp những sản phẩm làm đẹp cho phụ nữ, nơi mà họ có thể tìm được những gì cần thiết cho mục tiêu làm mình trở nên đặc biệt và quyến rũ cùng với sự chất lượng đến từ Hàn Quốc.
Website được thiết kế gồm 5 khu vực chính:
Trang chủ: là nơi gặp gỡ đầu tiên giữa khách hàng và Flora, bạn sẽ có được cái
nhìn tổng thể về website. công ty sẽ liên tục cập nhật những sản phẩm nổi bật và mới nhất của công ty tại đây để giúp khách hàng có thể dễ dàng chọn lựa.
Hình 3. 2: Giao diện trang chủ của website
Trang giới thiệu: Bạn sẽ biết được vì sao Flora Cosmetics được hình thành, đó
là dựa vào tầm nhìn và sứ mệnh trong tương lai của công ty. Những gì công ty đang làm là tạo ra một nơi cung cấp những sản phẩm chất lượng từ Hàn Quốc đến với người phụ nữ Việt Nam vì công ty nhận ra vẻ đẹp của họ cần được tôn vinh và công ty rất vinh dự khi được đồng hành để đưa vẻ đẹp của người phụ nữ Việt vươn tầm thế giới.
Hình 3. 3: Giao diện trang giới thiệu của website
Trang sản phẩm: tất cả sản phẩm sẽ được trưng bày tại đây, mỗi sản phẩm được
hiển thị rõ hình ảnh, giá thành và có phần chi tiết ở mỗi sản phẩm, bạn có thể ấn vào để biết được rõ hơn công dụng, xuất xứ, thành phần cũng như là chất lượng của sản phẩm.
Công ty đã chia sản phẩm thành những dòng khác nhau phục vụ cho những nhu cầu khác nhau của khách hàng: dòng sản phẩm dành cho mắt, môi, mặt. Giúp khách hàng nhanh chóng tìm được sản phẩm bạn đang mong muốn.
Hình 3. 4: Giao diện trang sản phẩm của website
Trang khuyến mãi: Đây là nơi thật tuyệt vời dành cho khách hàng, họ sẽ tìm
được những sản phẩm đang được áp dụng chương trình khuyến mãi và những voucher mà Flora Cosmetics gửi tặng. Khi bạn đã trở thành thành viên của đại gia đình Flora, bạn sẽ nhận được những ưu đãi chỉ bạn mới có và phần điểm tích lũy bạn có được trong quá trình mua hàng sẽ được quy đổi thành tiền để giảm giá cho những lần mua sau. Khách hàng có thể click vào từng mục trong danh sách các chương trình khuyến mãi, voucher
để xem chi tiết nội dung ưu đãi cũng như mức ưu đãi dành cho số điểm tích lũy hiện có của mình.
Hình 3. 5: Giao diện trang khuyến mãi của website
Ngoài ra, phía góc trên bên phải website là nơi hiển thị đăng nhập/ đăng ký, giỏ hàng và thanh công cụ tìm kiếm. Khi khách hàng đăng nhập tài khoản vào website, họ có thể xem được lịch sử mua hàng tại giỏ hàng và điểm tích lũy đang có cũng như những ưu đãi dành cho thành viên.
Hình 3. 7: Giao diện thanh công cụ phía trên của website
Hình 3. 9: Giao diện phần giỏ hàng của website
Trên giao diện phía góc dưới bên phải luôn hiển thị thanh liên hệ, khách hàng có thể sử dụng nó liên lạc với công ty 24/24 để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc. Cuối cùng, phần footer là nơi thể hiện những cách thức mà bạn liên lạc với Flora thông qua các trang mạng xã hội mà Flora đang hoạt động (Instagram, Facebook, YouTube, TikTok) để cập nhật, theo dõi những thông tin mới nhất và các chính sách đổi trả - hỗ trợ 24/24 của Flora.
3.1.3 Quy trình dành cho người mua
• Đăng ký tài khoản và đăng nhập vào website Flora Cosmetics
• Tìm kiếm thông tin sản phẩm (có thể vào thanh tìm kiếm tên sản phẩm) và sau đó chọn sản phẩm muốn mua để xem thêm các thông tin của sản phẩm.
• Click vào nút “mua ngay” nếu chỉ mua một sản phẩm hoặc là click vào nút “thêm vào giỏ hàng” nếu có ý định mua cùng lúc nhiều sản phẩm.
• Nếu khách hàng muốn hủy chỉ cần chọn sản phẩm và ấn hủy rồi quay lại trang trước để tiếp tục mua hàng, nếu quyết định mua hàng thì chuyển đến trang tiếp theo, nơi hiển thị tổng số tiền cho sản phẩm đã chọn và lựa chọn hình thức thanh toán và đơn vị vận chuyển.
• Hệ thống sẽ tự động lấy thông tin cá nhân của khách hàng (số điện thoại, tên người nhận, địa chỉ,…) ở bước đăng ký tài khoản.
• Khách hàng vào kiểm tra đơn hàng và chọn hình thức thanh toán (có thể thanh toán bằng phương thức online hoặc thanh toán khi nhận hàng).
• Ở bước thanh toán, nếu khách hàng có voucher của shop có thể sử dụng tại mục “Mã giảm giá” để có thể áp dụng khuyến mãi. Sau đó “Đặt hàng ngay”.
Hình 3. 11: Giao diện mục thanh toán của website
• Đơn hàng sẽ được chuyển về cho hệ thống website duyệt. Trong vòng thời gian 2 tiếng nếu đơn hàng không được duyệt hệ thống sẽ hủy đơn hàng và báo lại với khách hàng.
• Sau khi hoàn thành đơn hàng, khách hàng sẽ tiến hành đánh giá dịch vụ trên website và khiếu nại (nếu có) qua mục feedback hoặc liên hệ qua hotline 0337874173.
3.1.4 Các lưu ý dành cho người mua
• Khách hàng có trách nhiệm cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác khi tham gia giao dịch tại Website. Trong trường hợp khách hàng nhập sai thông tin Flora Cosmetics có quyền từ chối thực hiện giao dịch. Ngoài ra, trong mọi trường hợp,
khách hàng đều có quyền đơn phương chấm dứt giao dịch bằng cách thông báo cho công ty về việc hủy giao dịch qua đường dây nóng (hotline) hoặc gửi yêu cầu qua địa chỉ email.
• Chỉ chấp nhận những Đơn hàng đặt hàng khi đã cung cấp đủ thông tin chính xác về địa chỉ, số điện thoại cố định , di động… ở bước đăng ký tài khoản. Sau khi quý khách đặt hàng, công ty sẽ liên lạc lại để kiểm tra thông tin và thỏa thuận thêm những điều có liên quan.
3.1.5 Dịch vụ booking
• Dịch vụ booking trang điểm tại nhà không chỉ dành riêng cho khách hàng nữ mà là bất cứ khách hàng nào của Flora Cosmetics có nhu cầu trang điểm tại nhà. Khách hàng chỉ cần book lịch trước trên trang web của công ty hoặc liên hệ với nhân viên tư vấn thì đúng hẹn sẽ có 1 chuyên viên makeup lành nghề của công ty đến ngay tận nhà và đáp ứng mọi yêu cầu trang điểm của khách hàng.
• Cam kết chỉ sử dụng những mỹ phẩm cao cấp từ thương hiệu Flora Cosmetics. Mỹ phẩm mà công ty lựa chọn sử dụng được điều chỉnh phù hợp với từng loại da, không gây dị ứng, nổi mẩn ngứa cho khách hàng. Công ty tuyệt đối không dùng các loại mỹ phẩm không rõ nguồn gốc, trôi nổi trên thị trường, chưa thông qua khâu kiểm định của các cơ quan nhà nước.
• Đội ngũ chuyên viên trang điểm của công ty được tuyển dụng, chọn lọc và đào tạo bài bản, hoặc có nhiều kinh nghiệm trong nghề, luôn làm việc với thái độ chuyên nghiệp và tận tâm nhất, sẽ luôn lắng nghe ý kiến của khách hàng và tư vấn cho khách phong cách trang điểm, làm tóc, chọn trang phục, phụ kiện phù hợp nhất.
• Dịch vụ trang điểm trọn gói của Flora Cosmetics bao gồm trang điểm và làm tóc có giá vô cùng cạnh tranh, chỉ từ 200.000 VNĐ, khách hàng đã có thể nhận được
sự hài lòng về chất lượng dịch vụ từ dòng mỹ phẩm, phong cách trang điểm và làm tóc, cách làm việc chuyên nghiệp tận tâm của đội ngũ chuyên viên make up.
• Workflow của dịch vụ trang điểm tại nhà:
Khách hàng đăng nhập và đến trang Booking Make up. Tại đây, khách hàng lựa chọn và chọn thợ trang điểm mà họ muốn rồi chọn “Booking now”. Sau đó chuyển đến trang “Đặt lịch trang điểm” và lựa chọn địa điểm thực hiện make up tại trang tiếp theo.
Hình 3. 14: Giao diện lựa chọn artist và bảng giá tham khảo của dịch vụ trang điểm tại nhà
Hình 3. 16: Giao diện đặt lịch trang điểm của dịch vụ trang điểm tại nhà
Hệ thống:
• Hệ thống Data sẽ lưu trữ dữ liệu của khách hàng để bộ phận Marketing và Kinh Doanh có thể phân tích và lên các chiến lược thu hút và tăng trải nghiệm mua sắm trực tuyến của khách hàng.
• Bộ phận Kinh Doanh thông báo cho Bộ Phận Quản Lý Make up.
• Bộ phận Quản Lý Make up liên hệ với artist đã được chọn và sau đó đến địa điểm đã xác định để thực hiện đơn hàng.
• Sau khi khách đã xác nhận hoàn thành đơn hàng, hệ thống sẽ xác nhận. Lúc này, bộ phận Kinh doanh ghi nhận vào doanh số bán hàng và bộ phận Kế Toán kiểm tra việc chuyển nhận tiền và ghi nhận.
• Sau khi hoàn thành các thủ tục trên, khách hàng được chuyển đến trang Đơn Hàng Được Xác Nhận. Lúc này hệ thống bắt đầu xử lý đơn hàng. Trong quá trình theo dõi đơn hàng, nếu khách hàng thắc mắc và yêu cầu sự giúp đỡ thì bộ phận Hỗ Trợ và Chăm Sóc khách hàng sẽ làm việc. Đây cũng là nơi nhận những phản hồi của
khách hàng để đưa ra những chính sách chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất để tăng trải nghiệm của khách hàng khi mua sắm.
Hình 3. 17: Giao diện xác nhận đơn hàng
Quy trình dành cho người mua:
• Khách hàng vào trang dịch vụ để tham khảo thông tin về các gói dịch vụ trang điểm của shop. Khách cũng có thể liên hệ với shop qua khung Chat hoặc qua hotline để được tư vấn kỹ hơn về các gói dịch vụ trang điểm tại shop.