5. Kết cấu của luận văn
1.2. Cơ sở lý luận về tạo động lực cho ngƣời lao động trong doanh nghiệp
1.2.3. Quy trình tạo động lực cho người lao động trong doanh nghiệp
Theo cách tiếp cận của luận văn, quy trình tạo động lực cho người lao động trong doanh nghiệp bao gồm 5 bước được thể hiện ở Hình 1.2.:
Hình 1.2. Quy trình tạo động lực cho người lao động trong công ty
Nguồn: Mai Thanh Lan và Nguyễn Thị Minh Nhàn, 2016 1.2.3.1. Xác định nhu cầu của người lao động
Mục đích: Xác định nhu cầu của người lao động là bước đầu tiên trong quy
trình tạo động lực cho người lao động. Quá trình này giúp chỉ ra đâu là những nhu cầu, mong muốn thực sự của người lao động để từ đó làm nền tảng cho các bước tiếp theo.
Nhu cầu của người lao động luôn thay đổi theo thời gian, vị trí công tác,…nên công việc xác định nhu cầu của người lao động cần được tiến hành thường xuyên, liên tục, đảm bảo bám sát với thực tế nhất để người quản lý đưa ra được các biện pháp tạo động lực phù hợp nhất.
Nội dung:
Xác định nhu cầu của người lao động
Phân loại nhu cầu của người lao động
Thiết kế biện pháp tạo động lực cho người lao động
Đánh giá tạo động lực cho người lao động Triển khai tạo động lực cho người
(i) Các căn cứ xác định nhu cầu của người lao động
- Năng lực chuyên môn của người lao động: Người lao động có chuyên môn, trình độ cao thường có những kỳ vọng cao hơn, muốn được thăng tiến và được thể hiện bản thân hơn.
- Thái độ của người lao động: Thái độ của người lao động tích cực hay tiêu cực sẽ cho thấy họ có hài lòng với công việc, mức lương, môi trường làm việc trong tổ chức,… hay bản thân doanh nghiệp hay không.
- Tính cách của người lao động: Tính cách của người lao động cũng là một yếu tố mà nhà quản lý doanh nghiệp cần chú ý khi xác định nhu cầu của người lao động. Những người hướng ngoại với các tính cách nổi bật như hay nói, ưa hoạt động, quyết đoán thì thường có nhu cầu tự chủ trong công việc, mong muốn được giao tiếp với người xung quanh. Trong khi những người hướng nội với các nét tính cách như ít nói, sống kín đáo thì thường mong muốn có một công việc ổn định, an toàn.
- Các căn cứ khác: Ngoài các căn cứ trên đây, độ tuổi, giới tính, hoàn cảnh gia đình,… cũng giúp xác định được nhu cầu của người lao động. Ví dụ những người có hoàn cảnh gia đình không được sung túc thì thường quan tâm đến mức lương thưởng nhiều hơn những người gia đình có điều kiện,…
(ii) Các phương pháp xác định nhu cầu của người lao động
Để xác định nhu cầu của người lao động, nhà quản lý trong doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp như: Điều tra bằng bản hỏi với hệ thống các câu hỏi được thiết kế sẵn; Phương pháp phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với người lao động; Phương pháp thảo luận nhóm,…
Trên cơ sở kết quả thu thập được sẽ tiến hành phân loại nhu cầu của người lao động theo các nhóm đối tượng từ đó có thể thiết kế các biện pháp phù hợp nhằm thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm đối tượng.
Mục đích:
Phân loại nhu cầu của người lao động là bước xác định thứ tự nhu cầu ưu tiên cho các nhóm đối tượng lao động khác nhau trong doanh nghiệp, từ đó tạo căn cứ thiết kế các biện pháp hướng tới việc thỏa mãn các nhu cầu của người lao động theo thứ tự, nhu cầu nào quan trọng, cấp bách nhất thì được ưu tiên xem xét thỏa mãn trước trên cơ sở phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Nội dung:
Xác định tiêu chí phân loại nhu cầu của người lao động:
Có nhiều cách để phân loại nhu cầu của người lao động như theo tiêu chí thâm niên; theo đặc điểm công việc; theo năng lực;..
Ví dụ phân loại người lao động theo thâm niên và đặc điểm công việc gắn với các nhu cầu đó là:
- Nhóm mới vào nghề thâm niên từ 1-2 năm: Là nhóm những người thuộc đối tượng học việc, làm những công việc không quá phức tạp và đòi hỏi nhiều kỹ năng, cần có sự chỉ đạo sát sao của cấp trên. Nhu cầu ưu tiên đối với nhóm người này là hòa nhập với môi trường làm việc của doanh nghiệp, có cơ hội được tham gia các khóa đào tạo, có thu nhập tương xứng,…
- Nhóm có thâm niên trên 2 năm: Đây là nhóm người lao động đã có thời gian công tác và bắt đầu thành thạo với công việc. Nhu cầu chính của họ là được trả thu nhập tương xứng, được ghi nhận và đánh giá xứng đáng với những thành tích mà họ đã đạt được, bên cạnh đó là nhu cầu được học hỏi và tự khẳng định mình…
- Nhóm có thâm niên trên 4 năm: Đây là nhóm người có kinh nghiệm, thành thạo trong công việc và có khả năng hướng dẫn, truyền đạt lại những kinh nghiệm của mình cho các người lao động mới. Nhóm người này mong muốn có cơ hội thăng tiến, cơ hội cạnh tranh thể hiện năng lực so với các đồng nghiệp, và một mức lương cao hơn 2 nhóm trên.
- Nhóm có thâm niên trên 6 năm: Nhóm người này rất thành thạo và hiểu rõ công việc, có thể truyền cảm hứng, động lực làm việc và tầm nhìn cho người khác. Nhu cầu của nhóm người này là thăng tiến, có địa vị và quyền lực.
Ví dụ phân loại người lao động theo trình độ chuyên môn gắn với các nhu cầu như sau:
- Nhóm lao động giản đơn: Đây là nhóm có trình độ chuyên môn thấp, chỉ đủ khả năng đảm đương các công việc đơn giản, lặp lại và không đòi hỏi đào tạo nhiều. Mong muốn của họ chỉ là có công việc ổn định, mức lương vừa phải, môi trường làm việc an toàn.
- Nhóm lao động có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ: Đây là nhóm lao động được đào tạo, có trình độ chuyên môn, họ có nhu cầu cao về công việc đúng chuyên môn, được thừa nhận, có cơ hội tự khẳng định mình và một mức lương tương xứng,…
- Nhóm lao động có năng lực quản lý: Đây thường là quản trị viên tập sự hoặc các nhà quản lý đương nhiệm, nhu cầu của họ tập trung vào khả năng thăng tiến, uy tín, thu nhập tương xứng,…
1.2.3.3. Thiết kế biện pháp tạo động lực
Mục đích: Mục đích chính của bước này là tìm ra cách thức tạo động lực phù
hợp cho một nhóm đối tượng cụ thể gắn với mục tiêu cụ thể
Nội dung:
(i) Xác định mục tiêu tạo động lực cho người lao động
Mục tiêu tạo động lực cho người lao động cần hướng tới các nội dung sau:
- Thúc đẩy, khuyến khích người lao động làm việc tự giác, chủ động - Tăng năng suất lao động
- Thu hút và giữ chân người lao động, làm người lao động gắn bó với doanh nghiệp - Xây dựng hình ảnh, uy tín tổ chức/doanh nghiệp
- …
(ii) Xác định đối tượng tạo động lực
Doanh nghiệp xác định đối tượng tạo động lực phù hợp với từng giai đoạn, thời kỳ dựa trên mục tiêu của chương trình tạo động lực, chiến lược kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp, năng lực của người lao động,…
(iii) Một số biện pháp tạo động lực cho người lao động
a) Các biện pháp tài chính * Tạo động lực qua tiền lương:
Tiền lương là số tiền mà người lao động nhận được một cách cố định thường xuyên theo một đơn vị thời gian như tuần, tháng, quý….
Theo Maslow, hệ thống nhu cầu cá nhân gồm năm nhóm nhu cầu trong đó nhóm nhu cầu sinh lý hay nhu cầu vật chất là nhu cầu hàng đầu. Trong doanh nghiệp thì tiền lương người lao động nhận được chính là hình thức cơ bản nhất của sự thoả mãn về nhu cầu sinh lý hay nhu cầu vật chất. Tiền lương có thực sự là một đòn bẩy kinh tế hay không hoàn toàn phụ thuộc vào mức độ thoả mãn nhu cầu vật chất của người lao động bằng chính khoản tiền công, tiền lương mình nhận được.
Tiền lương là phần cơ bản nhất trong thu nhập của người lao động và là mối quan tâm hàng đầu của người lao động. Tuy nhiên, tiền lương về bản thân nó chưa phải là động lực. Tiền lương quá thấp không đủ để người lao động tái sản xuất sức lao động, không đủ để họ lo toan cho con cái họ thì tiền lương không thể trở thành động lực cho người lao động đựơc, thậm trí nó còn có tác dụng phản nghịch. Tiền lương chỉ trở thành động lực khi nó đáp ứng đủ nhu cầu vật chất cho người lao động, tạo cho họ yên tâm về khoản thu nhập của mình.
Tiền lương không chỉ quan trọng đối với cá nhân người lao động mà còn quan trọng đối với doanh nghiệp. Bởi vì không phải doanh nghiệp nào cũng có thể trả lương cao cho người lao động vì còn tùy thuộc vào tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của đơn vị. Nhưng doanh nghiệp cần biết tận dụng tối đa chức năng của
tiền lương để tạo động lực mạnh nhất cho người lao động trong tổ chức. Ngoài ra, tiền lương còn là công cụ để giữ gìn, duy trì và thu hút được những lao động giỏi có khả năng phù hợp được với công việc của tổ chức. Do vậy, để tiền lương thực sự phát huy được vai trò, khi xây dựng chế độ trả lương, doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ đúng nguyên tắc: trả lương ngang nhau cho những lao động như nhau; tốc độ tăng năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân để đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo các yêu cầu về tổ chức tiền lương: Rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu; làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao qua đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh; đảm bảo tái sản xuất sức lao động, không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động. Sử dụng hình thức trả lương hiệu quả như: Căn cứ trả lương theo trình độ chuyên môn của người lao động, dựa vào mức độ quan trọng của công việc hoặc dựa vào sức sản xuất …. sẽ góp phần tạo động lực cho người lao động.
Khi mức sống của người lao động còn thấp thì việc nâng cao vai trò của tiền lương sẽ đáp ứng đúng nhu cầu thiết yếu nhất đối với người lao động đó là nhu cầu vật chất.
* Tạo động lực thông qua tiền thưởng
Tiền thưởng thực chất là khoản tiền bổ sung tiền lương nhằm quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động, đồng thời tạo động lực cho người lao động để họ quan tâm đến tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quản sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. Tiền thưởng được biểu hiện bằng tiền hoặc vật chất.
Tiền thưởng không những kích thích vật chất mà còn có tác dụng kích thích tinh thần cho người lao động, vì tiền thưởng là cơ sở để đánh giá thành tích, tinh thần, trách nhiệm, trình độ làm việc...của người lao động. Khoản tiền thưởng sử dụng đúng cách, kịp thời sẽ có tác dụng thôi thúc lòng nhiệt huyết, sự nỗ lực phấn đấu, tinh thần trách nhiệm của người lao động để thi đua hoàn thành kế hoạch, đồng thời góp phần quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động trong tổ chức tiền lương, tạo điều kiện để đảm bảo hài hòa mối quan hệ giữa lợi ích của nhà nước, lợi
ích doanh nghiệp và lợi ích của cá nhân người lao động. Cách tính tiền thưởng rất đa dạng với các loại tiền thưởng năng suất, tiền thưởng sáng kiến lớn có giá trị, thưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất sớm trước thời gian quy định, thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu… Do đó, việc xây dựng hệ thống tiền thưởng công bằng, phù hợp, đảm bảo khoảng cách thời gian diễn ra hoạt động được thưởng với thời điểm thưởng không quá dài … sẽ thực sự trở thành công cụ kích thích người lao động làm việc hiệu quả.
Để tiền thưởng thực sự có tác dụng tạo động lực cho người lao động thì các nhà quản lý cần thiết phải có những quan điểm rõ ràng, cụ thể về tiêu chí, điều kiện thưởng sao cho phù hợp với trình độ, kỹ năng của lao động và điều kiện của đơn vị mình. Đồng thời các nhà quản lý cũng phải đưa ra mức tiền thưởng phù hợp với những kết quả mà người lao động đạt được.
* Tạo động lực thông qua phụ cấp, phúc lợi
Phụ cấp: là một khoản tiền được trả thêm cho người lao động do họ đảm nhận thêm trách nhiệm hoặc làm việc trong các điều kiện không bình thường. Phụ cấp có tác dụng tạo ra sự công bằng về đãi ngộ thực tế. Doanh nghiệp có thể sử dụng các chính sách phụ cấp như: phụ cấp trách nhiệm công việc; phụ cấp độc hại, nguy hiểm; phụ cấp khu vực; phụ cấp thu hút; phụ cấp lưu động…
Phúc lợi: là phần thù lao gián tiếp được trả dưới dạng các hỗ trợ về cuộc sống cho người lao động. Phúc lợi được cung cấp cho người lao động để họ có thêm điều kiện nâng cao chất lượng cuộc sống và sinh hoạt của gia đình. Phúc lợi có hai phần chính: phúc lợi theo quy định của pháp luật và phúc lợi do các doanh nghiệp tự nguyện áp dụng. Phúc lợi theo quy định của pháp luật do Nhà nước quy định nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động ở mức độ tối thiểu do họ ở vào thế yếu hơn so với người sử dụng lao động. Tùy theo đặc điểm của mỗi quốc gia mà những phúc lợi này được quy định trong luật hay các văn bản dưới luật. Phúc lợi tự nguyện được các doanh nghiệp áp dụng nhằm kích thích người lao động gắn bó với doanh nghiệp cũng như thu hút những người có tài năng về làm việc. Phúc lợi tự nguyện
phụ thuộc nhiều vào khả năng tài chính của doanh nghiệp, bao gồm: bảo hiểm y tế, chương trình bảo vệ sức khỏe, các loại dịch vụ như xe đưa đón đi làm, đảm bảo chăm sóc trẻ em,… Trong doanh nghiệp, các chính sách phúc lợi phải đảm bảo để người lao động cảm nhận thấy sự quan tâm đến cuộc sống của tất cả mọi người. Do vậy, chính sách phúc lợi phải đảm bảo các phúc lợi được cung cấp cho tất cả người lao động.
Để biện pháp tạo động lực cho người lao động thông qua phụ cấp, phúc lợi đạt hiệu quả cao thì các chính sách phụ cấp, phúc lợi cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Phụ cấp, phúc lợi phải đảm bảo vừa có lợi có người lao động và vừa có lợi cho nhà quản lý, tức là giúp thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh mà không làm ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Các chính sách phụ cấp, phúc lợi phải khách quan, rõ ràng, việc áp dụng phải công bằng vô tư.
+ Các điều khoản của chính sách phụ cấp, phúc lợi phải chặt chẽ, dựa trên các tiêu chí định lượng như thâm niên công tác, mức lương.
+ Các chính sách phụ cấp, phúc lợi cần có sự tham gia ủng hộ tích cực của người lao động.
Việc cung cấp các chế độ phụ cấp và phúc lợi ý nghĩa rất lớn đối với cả người lao động và doanh nghiệp bởi nó giúp:
+ Đảm bảo cuộc sống thông qua việc nâng cao thu nhập, hỗ trợ viện phí, khám sức khoẻ miễn phí….
+ Tăng cường uy tín của doanh nghiệp trên thương trường, tăng cường khả năng cạnh tranh trong việc thu hút những nhân tài vào làm việc.
+ Nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của người lao động
+ Tạo niềm tin, gây dựng sự tin tưởng của người lao động với công ty.
Khi xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu vật chất được đảm bảo thì nhu cầu phi vật chất sẽ chi phối mạnh mẽ hoạt động của con người. Do vậy, sử dụng những biện pháp nhằm thoả mãn nhu cầu về mặt tinh thần tức là dùng lợi ích tinh thần sẽ