Phong cách quản lý của Nam Việt vẫn tuân theo phong cách đặc trƣng đơn giản của Công ty nhỏ, đƣợc tổ chức theo mô hình chức năng với các phòng ban nhƣ sau: Phòng hành chính, Phòng kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng thu mua, Phòng kho và Giao nhận và Nhà máy sản xuất.
Kế toán
- Chức năng: Là ngƣời giúp việc cho ban lãnh đạo các vấn đề liên quan tới các
bộ phận và vấn đề luân chuyển tiền tệ.
- Quyền hạn và nhiệm vụ:
o Kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê kho định kỳ.
o Hoàn thành, lập báo cáo chừng từ sổ sách.
o Theo dõi công nợ phải trả, phải thu, hoàn thành các thủ tục liên quan tới thuế.
o Thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán theo đối tƣợng và nội dung công
việc kế toán.
o Giao dịch với các ngân hàng, quỹ tín dụng để huy động vốn, đáp ứng vốn
cho các hoạt động kinh doanh.
o Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh
toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản.
Hành chính văn phòng
- Hoàn thiện hồ sơ thủ tục giấy tờ liên quan tới việc báo giá; Soạn thảo hợp động mua bán, vay, thế chấp hoặc thuê, hỗ trợ kế toán trong giao dịch với ngân hàng.
- Tiến hành mua sắm trang thiết bị cần thiết cho văn phòng. Quản lý hồ sơ,
giấy tờ, công văn,… của Công ty.
- Giải đáp thắc mắc của khách hàng.
Thu mua
- Tìm nguồn cung ứng, có uy tín; Theo dõi tình hình công ty cung ứng.
- Tiến hành nhận mẫu hàng và phân tích hàng hóa trƣớc khi quyết định trình
giám đốc về vấn đề mua lô hàng mới.
- Theo dõi sát sao lịch trình vận chuyển; Hoàn tất các thủ tục giấy tờ để nhập
kho lô hàng.
Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu mua các mặt hàng của công ty; Chăm sóc khách hàng hiện tại và phát triển mối quan hệ bền lâu.
Kho và giao nhận: Tiến hành giao nhận hàng theo lịch trình đƣợc phân công; Kiểm tra số lƣợng sản phẩm, và vấn đề bảo quản; Có kế hoạch về tiếp nhận và giao hàng hợp lý; Phối hợp với bên giao nhận để kết hợp hàng hóa giao hàng cho các đối tác tiết kiệm chi phímột cách tối đa.
Nhà máy sản xuất: Tiếp nhận nguyên vật liệu và đƣa vào sản xuất sản phẩm theo đúng quy trình, đảm bảo chất lƣợng sản phẩm đầu ra phục vụ nhu cầu của khách hàng.
Chức năng các bộ phận, phòng ban trong công ty đƣợc thể hiện rõ ràng nhƣng chƣa có sự thống nhất đồng bộ, chặt chẽ giữa các bộ phân trong quá trình kinh doanh, nguyên nhân là do khoảng cách địa lý xa giữa văn phòng (Hà Nội) và Nhà máy (Hòa Bình), đôi lúc gây gián đoạn trong trao đổi thông tin.
Hiện nay với quy mô và cơ cấu tổ chức nhƣ trên đã đáp ứng đƣợc nhu cầu quản lý của Công ty cổ phần chế biến gỗ Nam Việt. Nhƣng trong tƣơng lai khi công ty phát triển lớn mạnh thì cần xem xét lại tính hiệu quả của bộ máy tổ chức.