CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Phân tích thực trạng kiểm soát chi ngân sách nhà nƣớc theo mô hình kho bạc
3.2.1. Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu
Trƣớc kia, kiểm soát chi theo phƣơng pháp thủ công truyền thống, khi cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu từ khách hàng, cán bộ KSC sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ, tài liệu nhận đƣợc với các văn bản quy định về tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu nhƣ:
- Hồ sơ có đầy đủ các tài liệu, biểu mẫu quy định không;
- Các tài liệu đƣợc lập trong hồ sơ có theo thứ tự thời gian logic không; - Hồ sơ, tài liệu có đƣợc lập theo quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành không;
toán đơn vị không.
Công việc kiểm tra này cán bộ KSC phải đối chiếu thủ công giữa hồ sơ, tài liệu giấy của khách hàng gửi đến với các quy định trên văn bản giấy tại KBNN.
Nay, thực hiện KSC NSNN theo mô hình KBNN điện tử, công việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu do máy tính thực hiện, cán bộ KSC chỉ việc ra lệnh cho máy tính thực hiện thông qua việc ứng dụng phần mềm KSC trong hoạt động nghiệp vụ KSC NSNN của KBNN.
Theo đó, tất cả các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu quy định trên văn bản giấy đƣợc đƣa vào cơ sở dữ liệu của phần mềm KSC, cán bộ KSC căn cứ vào dữ liệu trên hồ sơ, tài liệu của khách hàng gửi đến KBNN nhập vào phần mềm KSC sau đó ra lệnh cho máy tính kiểm tra, đối chiếu dữ liệu nhập vào với dữ liệu điều kiện trong CSDL của phần mềm KSC. Với trình độ kỹ thuật CNTT hiện nay, việc kiểm tra chỉ diễn ra trong tích tắc, ngay sau khi cán bộ KSC nhấn nút kiểm tra lập tức kết quả kiểm tra hiện ra trên màn hình máy tính, tài liệu nào hợp pháp hợp lệ sẽ đƣợc đánh dấu vƣợt qua khâu KSC, tài liệu nào không hợp pháp hợp lệ sẽ đƣợc cảnh báo trên màn hình và có thể in ra báo cáo kết quả kiểm soát để cán bộ KSC thông báo cho khách hàng biết và hoàn thiện hồ sơ. Quá trình kiểm tra trên máy tính rút ngắn rất nhiều thời gian kiểm tra so với phƣơng pháp thủ công truyền thống và đạt độ chính xác tuyệt đối, không xảy ra sai sót nhƣ phƣơng pháp kiểm tra thủ công truyền thống.