TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh
3.1.1. Ưu điểm
Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh là một doanh nghiệp đã gặt hái được nhiều thành công và có vị trí nhất định trên thị trường điện Việt Nam. Nhìn chung Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh có bộ máy quản lý khá chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ tương đối rõ ràng, khoa học và phối hợp nhịp nhàng. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác tổ chức, quản lý và hạch toán NVL nói riêng và hạch toán nói chung cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Thực hiện được điều đó sẽ góp phần vào việc sử dụng NVL hiệu quả hơn nữa và góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường.
Sau một thời gian được thực tập tại phòng Tài chính – Kế toán của Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh và được tiếp xúc với cán bộ, nhân viên kế toán cũng như các phần mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán tại Công ty có những điểm nổi bật sau đây:
Thứ nhất, về công tác quản lý NVL.
Về phân loại, mã hóa NVL: NVL của Công ty đa dạng về chủng loại, quy cách và mẫu mã, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục nên Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu một cách hợp lý, khoa học. Việc phân loại NVL để chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu cho xây dựng đồng thời Công ty tiến hành mã hóa cho từng danh điểm vật tư. Điều này giúp cho việc hạch toán của Công ty được chính xác hơn, thuận lợi hơn, và đơn giản được công tác quản lý NVL.
Về công tác quản lý NVL: Công ty đã chú trọng hơn trong công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng.
+ Đối với công tác thu mua vật liệu: Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm vững được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua NVL và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vào dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. Bên cạnh đó, Công ty không ngừng tìm kiếm các nhà cung cấp NVL có uy tín, đảm bảo tốt quá trình vận chuyển, cung cấp NVL kịp thời và chất lượng đáp ứng sản xuất.
+ Đối với công tác tổ chức kho vật tư: Các kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho rộng rãi, thoáng mát, đủ ánh sáng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu. Trong kho, NVL được tổ chức sắp xếp, bảo quản một cách khoa học và hợp lý, thuận tiện cho việc xuất nhập NVL, kể cả trong trường hợp đột xuất. Dưới sự quản lý và giám sát chặt chẽ của phòng Vật tư, từ lực lượng thủ kho, nhân viên bảo vệ đến hệ thống kho tàng của Công ty nhìn chung đều được tổ chức tốt, hoạt động có hiệu quả, giảm thiểu hao hụt, mất mát và hư hỏng.
+ Đối với khâu sử dụng vật liệu: Trong mọi trường hợp xuất kho NVL, cho dù sử dụng chúng vào bất cứ mục đích gì cũng đều được thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và được thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đo, đong, đếm phù hợp với từng loại NVL. Trên các chứng từ xuất NVL của Công ty đều ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu (xuất cho ai? để làm gì?)... Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh được tình trạng hao hụt, lãng phí vật liệu. Công ty cũng không ngừng tìm kiếm các biện pháp kỹ thuật, học hỏi kinh nghiệm, nghiên cứu công nghệ nhẳm tối ưu hóa việc sử dụng NVL, tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành.
Thứ hai, về tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá và phương pháp hạch toán.
Công ty tổ chức hệ thống chứng từ đã vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành trong Quyết định số 15/QĐ/BTC cho các doanh nghiệp có quy mô lớn. Hệ thống tài khoản của Công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Việc sắp xếp các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh.
Công ty áp dụng phương pháp KKTX để thực hiện kế toán HTK và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tục một cách chi tiết tình hình biến động vật tư ở các kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì Công ty luôn chú trọng việc bảo toàn giá trị HTK cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Bên cạnh đó, số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm NVL trong kỳ. Kế toán NVL đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho NVL, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông
giữa sổ kế toán với kho NVL, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Về phương pháp tính giá xuất NVL, Công ty đang áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Phương này có đặc điểm là đơn giản, giúp cho công tác quản lý NVL nhẹ nhàng hơn, giảm thiểu được công việc cho các cán bộ phụ trách quản lý NVL.
Thứ ba, về việc vận dụng hình thức sổ kế toán.
Hình thức kế toán Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ, hình thức này rất thuận tiện cho việc thực hiện công tác kế toán, giúp cho công việc của kế toán NVL gọn nhẹ, dễ làm hơn. Cùng với việc áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ thì kế toán đã áp dụng kế toán HTK theo phương pháp KKTX, đây là phương pháp phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty khi mà tình hình nhập - xuất diễn ra hàng ngày.
3.1.2. Nhược điểm
Mặc dù các thành tích đạt được về công tác kế toán NVL là rất đáng ghi nhận, phản ánh sự cố gắng của bộ máy kế toán Công ty. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được, công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh vẫn còn tồn tại một số hạn chế, thiếu sót sau:
Thứ nhất, về công tác kiểm tra số lượng NVL thừa cuối kỳ.
Hiện nay việc sử dụng NVL không hết, cuối kỳ còn thừa vẫn chưa được kế toán NVL theo dõi chặt chẽ. Cuối kỳ kế toán, bộ phận sản xuất không nhất thiết phải báo cáo số NVL thừa lại cuối kỳ. Trong thực tế, việc xuất kho NVL sử dụng cho sản xuất không hết, thừa lại cuối kỳ là chuyện thường xuyên xảy ra. Ở Công ty, vật liệu thừa thường không nhập lại kho mà để kỳ sau tiếp tục sản xuất. Do đó, kế toán NVL cần phải nắm được trị giá của NVL thừa cuối kỳ làm cơ sở tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm.
Mặt khác, thông qua trị giá số vật liệu thừa cuối kỳ giúp kế toán NVL phần nào đánh giá được việc thực hiện kế hoạch sử dụng NVL, kế hoạch sản xuất, nhờ đó phát huy hơn nữa vai trò kiểm tra, giám sát của kế toán NVL, ngăn ngừa được tình trạng thất thoát NVL của Công ty.
Thứ hai, về Nhật ký chứng từ số 5.
Công ty theo dõi công nợ phải trả người bán trên Nhật ký chứng từ số 5 ghi tổng hợp theo từng nhóm đối tượng (các Công ty, các Công ty xí nghiệp, các hợp tác xã, các ban trạm) cho nên rất khó đối chiếu và kiểm tra số dự Nợ cũng như số dư Có của từng đối tượng công nợ cụ thể. Trên một dòng của Nhật ký chứng từ vừa thể hiện số dư Nợ lại vừa thể hiện số dư Có của cả một nhóm đối tượng nên không xác định cụ thể đối tượng nào dư Nợ, đối tượng nào dư Có và với số tiền là bao nhiêu. Nếu muốn biết
cụ thể thì phải kiểm tra sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mặc dù số lượng nhà cung cấp cho Công ty là rất nhiều nhưng cũng rất cần thiết phải lập Nhật ký chứng từ số 5 tổng hợp số dư, số phát sinh của từng nhà cung cấp để giúp cho kế toán thanh toán cũng như Ban giám đốc Công ty có thể đánh giá tình hình công nợ phải trả trong kỳ rõ ràng hơn và có kế hoạch thanh toán trong các kỳ tiếp theo.
Thứ ba, về việc trích lập dự phòng giảm giá HTK.
Trong kinh doanh, để hạn chế bớt những thiệt hại cũng như để chủ động hơn về tình hình tài chính trong trường hợp xảy ra các rủi ro do các tác nhân khách quan gây nên như giảm giá vật tư, hàng hóa, các doanh nghiệp cần thực hiện chính sách lập dự phòng giảm giá giá trị vật tư. Đối với Công ty đang sử dụng rất nhiều loại NVL mà có nhiều loại NVL lại có giá cả không thật ổn định trong những năm gần đây như sắt, thép, đồng... thì việc lập dự phòng giảm giá cho vật liệu là một điều rất cần thiết.