2.1. Tổng quan về Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Công ty là đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, tiến hành tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng phù hợp với quy mô sản xuất cũng như chức năng và nhiệm vụ của Công ty. Đứng đầu là giám đốc, giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc phụ trách về kĩ thuật và một phó giám đốc phụ trách về kinh doanh, trực tiếp chịu trách nhiệm về từng mặt hoạt động.
Sơ đồ 2.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh
Giám đốc
Phó GĐ kỹ thuật Phó GĐ kinh doanh
Phòng kỹ thuật Phòng KCS Phòng Cơ điện Khối phân xưởng sản xuất Phòng Tổ chức lao động Phòng Hành chính y tế Phòng Thanh tra bảo vệ Ngành Đời sống Phòng Vật tư Phòng Tài chính kế toán Phòng Kế hoạch điều độ
- Giám đốc Công ty: Là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phòng Hành chính y tế: Thu nhận và xử lý công văn, đón tiếp phục vụ khách, công tác quản trị trong toàn Công ty.
- Phòng Tổ chức lao động: Theo dõi và thực hiện chế độ, chính sách về lao động, tiền lương và bảo BHXH, xây dựng định mức lao động, định mức đơn giá tiền lương.
- Ban thanh tra bảo vệ.
- Ngành đời sống: Phục vụ ăn ca và chế độ bồi dưỡng độc hại cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.
- Phó Giám đốc kĩ thuật: Do Giám đốc Công ty bổ nhiệm. Phó giám đốc kĩ thuật là người giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực sản xuất, quản lý và điều hành hoạt động của khối kĩ thuật bao gồm các phòng ban:
+ Phòng kĩ thuật: Thiết kế và chế tạo, chỉ đạo công nghệ sản xuất.
+ Phòng KCS: Kiểm tra chất lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm nhập kho. + Phòng cơ điện: Quản lý hệ thống điện nước và các máy móc thiết bị. + Khối phân xưởng sản xuất: Trực tiếp sản xuất ra sản phẩm.
- Phó Giám đốc kinh doanh: Do Giám đốc Công ty bổ nhiệm. Phó Giám đốc kinh doanh là người giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh, quản lý và điều hành hoạt động của khối kinh tế gồm các phòng ban:
+ Phòng Kế hoạch điều độ: Làm công tác lập kế hoạch điều độ sản xuất và theo dõi việc thực hiện kế hoạch đã đề ra, Marketing bán hàng.
+ Phòng Vật tư: Đảm bảo nhu cầu về NVL, thu nhận và bảo quản vật tư, giao dịch để mua vật tư và tiêu thụ sản phẩm của Công ty.
+ Phòng Tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện hạch toán kế toán trong toàn Công ty. Tham mưu đắc lực cho Giám đốc trong việc quản lý chi tiêu, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn của toàn Công ty.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán của Công ty đều tập trung tại phòng Tài chính kế toán, dưới các PX chỉ bố trí các nhân viên thống kê PX làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ gửi về phòng Tài chính kế toán.
Bộ máy kế toán Công ty có nhiệm vụ tổ chức hướng dẫn và kiểm tra thực hiện toàn bộ công tác thu thập xử lý các thông tin kế toán, công tác thống kê trong phạm vi toàn Công ty. Hướng dẫn và kiểm tra thống kê PX thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, cung cấp cho Giám đốc những thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế.
Sơ đồ 2.4. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Nhiệm vụ chức năng của kế toán:
- Trưởng phòng Tài chính kế toán: Chỉ đạo, đôn đốc, giám sát toàn bộ hoạt động tài chính của Công ty. Quản lý và kiểm tra toàn bộ công việc hạch toán của nhân viên trong phòng, là tham mưu đắc lực cho Giám đốc trong việc sử dụng đồng vốn một cách có hiệu quả trong công tác sản xuất kinh doanh, công tác đối ngoại…
- Kế toán tổng hợp: Thay mặt kế toán trưởng giải quyết toàn bộ công việc khi kế toán trưởng đi vắng, phụ trách toàn bộ công tác kế toán, đồng thời còn làm kế toán tổng hợp, là tham mưu cho kế toán trưởng trong mọi lĩnh vực. Ngoài ra, còn phụ trách công tác nghiên cứu khoa học kĩ thuật, theo dõi các quỹ.
- Kế toán tiền mặt: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thu chi bằng tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan như: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu tạm ứng, phải thu, phải trả khác... Lập Nhật ký chứng từ số 1, Bảng kê số 1, Bảng kê chi tiết TK 141, TK 138, TK 3388.
- Kế toán TGNH: Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thanh toán, vay vốn, ký quỹ, ký cược qua ngân hàng. Lập Nhật ký chứng từ số 2, số 4, Bảng kê nhật ký chứng từ số 2, Bảng kê chi tiết TK 641, 642, 133.
Kế toán tổng hợp
(kiêm phó phòng Tài chính kế toán )
Kế toán thanh toán tiền mặt Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán Tài sản cố định Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán NVL và công cụ dụng cụ Kế toán tập hợp CPSX và tính giá thành Kế toán tiêu thụ và thành phẩm Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán Thủ quỹ
Trưởng phòng Tài chính kế toán
Lập Nhật ký chứng từ số 9 và Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán: Theo dõi chi tiết nghiệp vụ mua vật tư và công nợ thanh toán với người bán. Lập Nhật ký chứng từ số 5.
- Kế toán NVL và công cụ dụng cụ: Theo dõi chi tiết nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho NVL và công cụ dụng cụ. Lập Bảng kê số 3, Bảng phân bổ số 2.
- Kế toán tiền lương và BHXH: Theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ thanh toán tiền lương, BHXH và các khoản phải thu, phải trả theo lương cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Lập Bảng phân bổ số 1.
- Kế toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm:
Theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí, tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. Lập Nhật ký chứng từ số 7, Bảng kê số 4.
- Kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh: Theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm. Tổng hợp doanh thu bán hàng, chi tiết công nợ phải thu, chi tiết thuế GTGT phải nộp, xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ. Lập bảng kê số 8, Nhật ký chứng từ số 8, Bảng kê số 11, Nhật ký chứng từ số 10.
- Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt tồn quỹ. Đối chiếu tồn quỹ thực tế với số dư hàng ngày trên sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Chế độ kế toán áp dụng:
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doạnh nghiệp và các văn bản khác có liên quan.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch. Đồng tiền ghi sổ: đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán, nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Việt Nam Đồng (VNĐ).
Phương pháp hạch toán tổng hợp:
- Phương pháp hạch toán HTK: Là phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính.
- Kỳ hạch toán kế toán: tháng Hình thức sổ kế toán:
Công ty vận dụng hình thức sổ kế toán Nhật kí chứng từ. Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa sổ kế
toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết, giữa ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng.
Hệ thống sổ sách:
- Sổ kế toán tổng hợp: Các nhật ký chứng từ, các sổ cái TK, các Bảng kê.
- Sổ kế toán chi tiết: Ngoài các Sổ kế toán chi tiết sử dụng như Sổ kế toán chi tiết TSCĐ, vật liệu, thành phẩm,… còn sử dụng các Bảng phân bổ.
Công ty không áp dụng các phần mềm kế toán máy mà chỉ sử dụng kế toán
thủ công và trên excel. Trình tự ghi sổ:
(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê, bảng phân bổ liên quan.
(2) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà chưa phản ánh trong Bảng kê, Nhật ký chứng từ thì đồng thời ghi vào Sổ kế toán chi tiết làm căn cứ ghi vào Nhật ký chứng từ.
(3) Chứng từ liên quan đến thu chi được ghi vào Bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan.
(4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu từ các Bảng phân bổ để ghi vào Bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan rồi từ các Nhật ký chứng từ ghi vào Sổ cái.
(5) Căn cứ vào các Sổ kế toán chi tiết, kế toán lập các Bảng tổng hợp số liệu chi tiết.
(6) Cuối tháng, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các Nhật ký chứng từ với nhau, giữa Nhật ký chứng từ với Bảng kê, giữa sổ cái với Bảng tổng hợp số liệu chi tiết.
(7) Căn cứ vào số liệu từ Bảng kê, Bảng tổng hợp số liệu chi tiết, Sổ cái, Nhật ký chứng từ để lập Báo cáo tài chính.
Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh