2.1. Tổng quan về Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh
2.2.1.3. Công tác quản lí nguyên vật liệu
NVL chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, tỷ trọng về chi phí NVL trong giá thành sản phẩm chiếm khoảng 65-75% do đó khi có sự biến động về chi phí NVL sẽ gây ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm. Quản lý NVL có hiệu quả sẽ góp phần kiểm soát được chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Tại Công ty, công tác quản lý NVL được thực hiện tương đối chặt chẽ và khoa học. Ngay từ khâu mua, Công ty đã có sự phân công quản lý hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì sản xuất một cách liên tục. Lượng NVL mua vào căn cứ theo kế hoạch sản xuất sản phẩm, định mức vật tư để sản xuất, gia công chi tiết sản phẩm và số lượng hàng tồn kho theo kết quả thống kê hàng tháng. Tiếp đó Phòng Vật tư có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp và lựa chọn những bạn hàng có uy tín, chất lượng ổn định, giá cả hợp lý, thanh toán giao nhận thuận lợi nhằm đảm bảo quy cách, chủng loại, chất lượng và tiến độ cung ứng.
Mặt khác, trong quá trình sản xuất do đặc tính đa dạng về chủng loại, công dụng và tính năng kỹ thuật nên NVL cần được bảo quản trong các môi trường, điều kiện phù hợp. Đặc biệt các kim loại được sử dụng chủ yếu là kim loại màu, kim loại đen dễ bị oxy hóa, nếu không bảo quản tốt thì rất dễ bị hư hỏng do vận chuyển, do thời gian, do bảo quản,… ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Chính vì vậy, Công ty đã xây dựng một hệ thống kho tàng đầy đủ tiêu chuẩn quy định để bảo quản NVL.
Bên cạnh đó, NVL Công ty mua về chủ yếu ở dạng thô, chưa qua các bước gia công chế biến, chỉ trong quá trình sản xuất mới gia công, cắt gọt,… sao cho phù hợp với từng loại sản phẩm. Ví dụ như tôn silic, đồng lá, Công ty thường mua về ở dạng tấm có kích thước rất lớn, khi sản xuất sẽ căn cứ kích thước từng loại máy mà tôn silic, đồng lá sẽ được cắt ra thành các kích cỡ khác nhau phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của từng loại sản phẩm và đảm bảo tiết kiệm NVL.
Ngoài ra để phát hiện những hư hỏng, mất mát có thể xảy ra, cuối mỗi năm Công ty thường tiến hành kiểm kê NVL nhằm xác định số tồn kho thực tế về số lượng, chất lượng và đối chiếu với số liệu trên sổ sách. Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm 3 người: Thủ kho, Thống kê kho, Kế toán vật liệu. Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả kiểm kê do phòng sản xuất kinh doanh lập.
Tại Công ty, hệ thống kho tàng được sắp xếp gần các PX sản xuất đồng thời bố trí bảo vệ nghiêm túc nên NVL trong quá trình dự trữ vận chuyển từ kho đến nơi sản xuất ít bị hao hụt. Thêm vào đó có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở Công ty hầu như không có sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách.
2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá NVL là việc xác định giá trị của NVL tại những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định.
Tính giá NVL là khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán NVL, có tính giá NVL chính xác, đầy đủ thì mới biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí NVL trong giá thành để có thể xác định được giá thành của sản phẩm và một mức hoàn vốn mong muốn đảm bảo có lãi.
Vật liệu Công ty sử dụng được mua từ nhiều nguồn khác nhau. Với các nguồn thu mua khác nhau thì việc xác định trị giá vốn của NVL cũng khác nhau. Hiện nay, Công ty cũng căn cứ vào các nguồn nhập liệu để xác định trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho trong kỳ.
Với số liệu thu thập được từ Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh, số liệu NVL được chọn để xuyên suốt toàn bài là số liệu của Thép tấm CT3 d8 trong tháng 2/2013 của Công ty.
Ví dụ tổng hợp: Trong tháng 02/2013, Công ty TNHH đầu tư và ứng dụng công nghệ Bình Minh có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên vật liệu Thép tấm CT3 d8 như sau:
Ngày Chứng từ Nội dung lượng (Kg) (chưa VAT 10%) Thành tiền Tồn đầu kì 1.200 10.272,73 12.327.276 01/02 HĐ 80328, PNK 20012
Nhập mua – Công ty VT Thiết bị Tuấn Long, đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
80 10.270,30 821.624
05/02 HĐ 80339,
PNK 20022
Nhập mua – Công ty VT Thiết
bị Tuấn Long, chưa thanh toán 17.000 10.272,73 174.636.410
09/02 PXK 20120 Xuất kho NVL sản xuất máy
biến áp. 10.000 10.272,72 102.727.200
16/02 PXK 20128 Xuất kho NVL dùng sửa chữa
máy biến áp cho PX sản xuất. 2.800 10.272,72 28.763.616
21/02 PXK 20134 Xuất kho NVL nhượng bán –
Công ty TNHH Hoằng Cơ. 2.200 10.272,72 22.599.984
28/02 HĐ 80455,
PNK 20034
Nhập mua – Công ty VT Thiết bị Tuấn Long, đã thanh toán bằng tiền mặt.
20.347 10.272,73 209.019.274
Tồn cuối kỳ 23.627 10.272,72 242.713.555