2.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Ghi chú: :Quan hệ lãnh đạo
2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận.
Giám Đốc:
Là người đứng đầu chi nhánh, chịu trách nhiệm về việc kinh doanh của công ty trước công ty mẹ và trước những người có chức năng.
Giám đốc có trách nhiệm phải làm cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh mang lại hiệu quả, sử dụng có hiệu quả đồng vốn bỏ ra.
Là người đưa ra những quy định để hoạt động chi nhánh được trôi chảy và là người đưa ra các quyết định cuối cùng và có giá trị cao nhất.
Bộ Phận Kế Hoạch-Kinh Doanh:
Thực hiện công việc theo dõi số lượng hàng hoá và đưa ra các đề xuất nhập hàng, số lượng hàng sẽ nhập và đề lên giám đốc.
Là những người giúp đỡ cho giám đốc đắc lực nhất, họ luôn nghĩ ra những cách làm mới, đưa ra những kế hoạch kinh doanh mới và dưới sự chấp nhận
PHÒNG GIÁM ĐỐC Cửa Hàng Sữa Vinamilk Bộ Phận Kế Hoạch- Kinh Doanh Cửa Hàng Bánh Vĩnh Thành Bộ Phận Tổ Chức - Hành Chính Bộ Phận Tài Chính- Kế Toán Kho Chứa Hàng
của giám đốc sẽ làm cho kế hoạch được phát triển và mang lại hiệu quả kinh doanh cho chi nhánh.
Họ có trách nhiệm về thị trường, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tìm kiếm những vị trí kinh doanh mới, thuận lợi cho chi nhánh trong kinh doanh khi chi nhánh có ý định mở rộng việc kinh doanh. V à có trách nhiệm báo cáo cho giám đốc để giám đốc đưa ra quyết định cuối cùng.
Bộ Phận Kế Toán-Tài Chính:
Các nhân viên trong bộ phận này có trách nhiệm ghi chép các số liệu và các hoạt động nhập xuất kho xảy ra h àng ngày một cách chính xác và đầy đủ, báo cáo kịp thời đến giám đốc những điều bất th ường xảy ra.
Cuối năm kế toán sẽ tập hợp các báo cáo t ài chính để trình lên giám đốc, công ty mẹ và các tổ chức có liên quan.
Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước, đóng các khoản phí và lệ phí theo quy định.
Bộ Phận Tổ Chức Hành Chính:
Là bộ phận chuyên thực hịên những vấn đề liên quan đến cán bộ, nhân viên. Họ thực hiện công việc phát lương, thưởng.
Là những người thực hiện các hoạt động để cho đời sống tinh thần của nhân viên trong chi nhánh được nâng cao hơn: tổ chức liên hoan, du lịch, thi đua…
Triển khai thực hiện các quy định, thủ tục h ành chính của nhà nước và các quyền lợi đối với nhân viên theo quy định hiện hành.
Các Cửa Hàng:
Các cửa hàng có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp th ương mại. Là nơi các nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, là nơi khách hàng sẽ biết đến doanh nghiệp.
Là nơi để trưng bày các sản phẩm của chi nhánh và để thực hiện các hoạt động buôn bán của chi nhánh..
Kho Chứa Hàng:
Là nơi hàng hoá được nhận về và lưu lại, khi cửa hàng hết hàng thì hàng hoá sẽ được xuất ra kịp thời.
2.4. NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN V À PHƯƠNG HƯỚNG PHÁTTRIỂN CỦA CHI NHÁNH TRONG THỜI GIAN TỚI. TRIỂN CỦA CHI NHÁNH TRONG THỜI GIAN TỚI.
2.4.1. Thuận lợi.
Chi nhánh được sự cố vấn, giúp đỡ của công ty mẹ, đ ược sự hỗ trợ, giúp đỡ về máy móc, trang thiết bị của công ty sữa Vinamilk Việt Nam.
Cán bộ quản lý, đội ngũ công nhân vi ên là những người có kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc, say mê công việc, năng động sẵn sàng chia sẻ và giúp đỡ đồng nghiệp. Lãnh đạo luôn quan tâm đến đời sống vật chất v à tinh thần của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy năng lực của mình.
Chi nhánh kinh doanh mặt hàng có thương hiệu mạnh trên thị trường, được khách hàng biết đến nhiều và tiêu thụ mạnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi nhánh chuyên bán lẻ nên không gặp rủi ro nhiều do bán lẻ so với các nh à phân phối kinh doanh cùng nhóm sản phẩm.
Chất lượng của sản phẩm luôn là mới nhất và tốt nhất, sản phẩm có thể đáp ứng được nhu cầu của nhiều loại khách h àng khác nhau.
Chi nhánh có vị trí kinh doanh quan rất thuận lợi, có chỗ cho khách h àng để xe, khu vực người tiêu dùng qua lại đông.
2.4.2. Khó khăn.
Vì đây là những mặt hàng tiêu dùng, nên số lượng các đại lý, nhà bán buôn, bán lẻ lớn nên ít nhiều có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
Là chi nhánh của một công ty mới chuyển sang h ình thức cổ phần từ một doanh nghiệp nhà nước nên còn hạn chế trong việc quản lý.
Giá cả của các sản phẩm đã được công ty cung cấp ấn định trước, buộc chi nhánh phải bán theo giá đó.
Các mặt hàng chi nhánh kinh doanh cũng bị ảnh hưởng bởi thời tiết, đặc biệt là vào mùa lạnh. Do đó số lượng sản phẩm tiêu thụ cũng biến động theo.
2.4.3. Phương hướng phát triển của chi nhánh trong thời gian tới.
Việc hiện nay chi nhánh đang làm và cũng là công việc trong thời gian tới là tăng doanh số bán ra, dùng các biện pháp khuyến khích để giữ chân các khách hàng cũ và lôi kéo thêm một số khách hàng mới.
Công việc kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay nói chung l à khó khăn. Do đó, để có thể tồn tại và phát triển trong thời gian tới, chi nhánh cũng đ ã tự đề ra cho mình một số hướng đi cho tương lai là:
Trong thời gian tới, chi nhánh sẽ mở rộng th êm một hoặc hai cửa hàng kinh doanh về phía bắc để giảm bớt sự đi lại cho khách h àng. Và hiện nay chi nhánh đang tiến hành các hoạt động nghiên cứu để có thể tìm được vị trí tốt nhất.
Chi nhánh sẽ ra tăng thêm các mặt hàng bán ra, cụ thể là kinh doanh thêm các mặt hàng từ thịt của công ty VISAN, đó cũng là một thương hiệu khá mạnh trên thị trường hiện nay.
Hiện tại chi nhánh thấy mặt hàng bánh Vĩnh Thành được tiêu thụ với số lượng không cao, vì vậy trong thời gian tới sẽ không kinh doanh mặt h àng này và thay vào đó là sản phẩm có thương hiệu mạnh hơn, được người tiêu dùng tiêu thụ nhiều hơn.
Chính vì nhu cầu tăng doanh số bán ra, tăng th êm các mặt hàng kinh doanh và mở thêm một số của hàng nên trong tương lai vị trí kinh doanh hiện tại sẽ được chi nhánh phát triển lên thành một siêu thị tổng hợp của tổng công ty.
Nói tóm lại, với một hướng đi mới đầy triển vọng và một đội ngũ nhân viên giỏi thì khả năng thành công hơn của chi nhánh trong tương lai là rất lớn.
2.5. MỘT SỐ ĐẶC ĐIIỂM KINH TẾ, KỸ THUẬT CHỦ YẾU CỦA CHI NHÁNH.2.5.1. Đặc điểm về vốn. 2.5.1. Đặc điểm về vốn.
Chi nhánh tiến hành các hoạt động kinh doanh dựa trên nguồn vốn đã có, kinh doanh hoàn toàn trên nguồn vốn chủ sở hữu.
Chi nhánh hoàn toàn chủ động về nguồn vốn kinh doanh của m ình và đủ khả năng về vốn. Do chi nhánh mua hàng theo hình thức thanh toán ngay khi nhận hàng nên nguồn vốn của chi nhánh chủ yếu là dưới hình thức tiền tại quỹ và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn.
BẢNG 2.1: Tình hình vốn kinh doanh của chi nhánh năm 2004-2006 (đvt: đồng)
CHỈ TIÊU NĂM 2004 NĂM 2005 NĂM 2006
Vốn kinh doanh 1,477,244,833 1,365,252,029 1,706,357,119
Qua bảng trên ta thấy nguồn vốn kinh doanh của chi nhánh có sự biến động qua các năm, tuy nhiên biến động không nhiều lắm và mức biến động tương đối đều nhau.
2.5.2. Đặc điểm về vị trí địa lý.
Đối với các doanh nghiệp thì việc lựa chọn một vị trí kinh doanh thuận lợi l à rất quan trọng. Việc lựa chọn vị trí kinh doanh lại c àng quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp thương mại. Đối với chi nhánh do công việc chủ yếu l à bán hàng nên việc lựa chọn một vị trí thuận lợi cho v iệc bán hàng là vô cùng quan trọng. Hiện nay chi nhánh đã có một vị trí rất thuận lợi là mặt tiền, lại có bãi đậu xe và nằm ở trung tâm thành phố là nơi tập trung đông dân cư, lại nằm ở nơi hội tụ của 7 con đường nên luôn có nhiều người qua lại, rất tiện cho mọi người rẽ vào mua hàng.
2.5.3. Đặc điểm về hoạt động thu mua h àng hoá.
Hiện tại chi nhánh có một bộ phận theo dõi số lượng hàng hoá, lượng hàng hoá và khi thấy có nhu cầu cần mua thêm thì họ sẽ đề ra số lượng và trình nên giám đốc để xin ý kiến mua.
Đối với mặt hàng gạo thì số lượng khách hàng không lớn, nên việc thu mua, vận chuyển không tiến hành thường xuyên. Thường thì bình quân một năm chi nhánh mua tới 12 lần với tổng trị giá là 5 tỷ VNĐ. Trước kia thì giám đốc là người trực tiếp đến các cơ sở sản xuất, hợp tác xã để kiểm tra chất lượng và nếu thấy đạt yêu cầu thì cho vận chuyển về ngay. Nhưng hiện nay chi nhánh gọi điện tới các c ơ sở sản xuất và họ sẽ vận chuyển đến chi nhánh. Tại chi nhánh có một nhân vi ên chuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm, nếu thấy đạt yêu cầu thì tiến hành nhận hàng.
Đối với các sản phẩm từ sữa thì sau khi xem xét đề xuất mua hàng của nhân viên theo dõi kho, nếu thấy hợp lý thì ký chấp nhận và làm các thủ tục đặt hàng.
Hàng sẽ được giao, nhận và kiểm tra chất lượng tại chính cửa hàng và mọi chi phí vận chuyển, phí tổn về hư hỏng, mất mát do công ty sữa Vinamilk chịu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua bảng phân tích tình hình thu mua hàng ta có nhận xét sau: (Xem bảng 2.2) Đối với sản phẩm gạo thì doanh số nhập giảm dần qua các năm nhưng chi nhánh vẫn kinh doanh mặt hàng này, cụ thể là: năm 2005 giảm 10,180,864 đồng tương đương giảm 0.19% so với năm 2004, năm 2006 giảm 953,394,896 đồng tương đương giảm 17.61% so với năm 2005. Nguy ên nhân của tình trạng này là do mức tiêu thụ gạo của các khách hàng của chi nhánh giảm, do sự xuất hiện của nhiều điểm bán gạo khác trên thị trường.
Đối với mặt hàng công nghệ phẩm thì tăng một cách nhanh chóng, năm 2004 không nhập nhưng sang năm 2005 đã nhập tới 7,351,013,215 đồng, đến năm 2006 thì tăng 4,163,559,560 đồng tương đương tăng 56.64% so với năm 2005. Đó là do nhu cầu của con người về sản phẩm này ngày càng tăng.
Đối với mặt hàng đậu, sắn, bắp thì doanh số nhập về không cao và giảm dần, đến năm 2006 thì không nhập nữa. Cụ thể là năm 2005 giảm 1,558,282,530 đồng tương đương giảm 80.10% so với năm 2004. Sở dĩ chi nhánh không nhập nữa v ì thấy được nhu cầu về mặt hàng này giảm mạnh và kinh doanh không có lãi.
2.5.4. Đặc điểm về lao động.
Qua bảng phân tích tình hình lao động của chi nhánh ta có nhận xét sau: (Xem bảng 2.3)
Số lượng lao động trong 3 năm biến động theo h ướng giảm dần. Cụ thể là năm 2005 giảm 20 người tương đương giảm 44.44% so với năm 2004, năm 2006 giảm 8 người tương đương giảm 32% so với năm 2005. Đồng thời số lao động gián tiếp chiếm tỷ trọng ít hơn trong tổng số lao động cụ thể là năm 2004 chiếm 37.78%, năm 2005 chiếm 40% và năm 2006 chiếm 29.41%, điều này rất phù hợp với đặc điểm hoạt động của chi nhánh. Nh ư vậy ta thấy chi nhánh đã có sự cắt giảm nhân viên nhằm thu gọn và hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức của chi nhánh. Nguyên nhân của tình trạng này là do năm 2004 chi nhánh vẫn là một doanh nghiệp của Nhà nước, tổ chức cồng kềnh, hoạt động không có hiệu quả. Nh ưng sang năm 2005 chi nhánh chuyển sang hình thức sở hữu của công ty cổ phần. V à do tình hình công việc nên chi nhánh đã có một nhân viên bảo vệ.
BẢNG 2.2: Tình hình thu mua hàng hoá của chi nhánh năm 2004-2006 (đvt: đồng)
CHÊNH LỆCH 2005/2004 CHÊNH LỆCH 2006/2005
SẢN PHẨM NĂM 2004 NĂM2005 NĂM 2006
Số tiền(+/-) Tỷ lệ(%) Số tiền(+/-) Tỷ lệ(%)
Gạo 5,425,056,140 5,414,875,276 4,461,480,380 -10,180,864 -0.19 -953,394,896 -17.61
CNP 0 7,351,013,215 11,514,572,775 7,351,013,215 - 4,163,559,560 56.64
Đậu, sắn, bắp 1,945,412,130 387,129,600 0 -1,558,282,530 -80.10 -387,129,600 -100.00
BẢNG 2.3: Tình hình lao động của chi nhánh năm 2004-2006
NĂM 2004 NĂM 2005 NĂM 2006 CHÊNH LỆCH
2005/2004 CHÊNH LỆCH 2006/2005 CHỈ TIÊU Số người Tỷ trọng(%) Số người Tỷ trọng(%) Số người Tỷ trọng(%) Số người(+/-) Tỷ lệ(%) Số người(+/-) Tỷ lệ(%) Tổng số LĐ 45 100.00 25 100.00 17 100.00 -20 -44.44 -8 -32.00 - Gián tiếp 17 37.78 10 40.00 5 29.41 -7 -41.18 -5 -50.00 - Trực tiếp 28 62.22 15 60.00 12 70.59 -13 -46.43 -3 -20.00
Hiện nay theo giám đốc chi nhánh th ì với quy mô như vậy là chưa hợp lý lắm, chỉ có thể xem là hợp lý khi giảm thêm 1 đến 2 nhân viên nữa. Nhưng vì một số lý do riêng nên không thể cắt giảm, buộc chi nhánh phải duy tr ì mô hình như hiện tại.
BẢNG 2.4: Trình độ cán bộ công nhân viên của chi nhánh năm 2004-2006
NĂM 2004 NĂM 2005 NĂM 2006
TRÌNH ĐỘ Số người Tỷ trọng(%) Số người Tỷ trọng(%) Số người Tỷ trọng(%) Đại học 4 8.89 5 20.00 3 17.65 Trung cấp 2 4.44 3 12.00 2 16.67 Trung học phổ thông 39 86.67 17 68.00 12 65.68 Tổng 45 100.00 25 100.00 17 100.00
Qua bảng trình độ cán bộ công nhân viên của chi nhánh ta thấy số lượng lao động có trình độ đại học năm 2004 là 4 người chiếm 8.89%, năm 2005 là 5 người chiếm 20%, năm 2006 là 3 người chiếm 17.65%. Và hầu hết số lao động này tốt nghiệp các chuyên ngành như: kinh tế, kế toán, quản lý và họ hiện đang đảm nhiệm công tác quản lý, kế toán trong chi nhánh. Với số lượng nhân viên trình độ đại học này chi nhánh đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên đảm bảo tương đối tốt về các lĩnh vực chuyên môn liên quan đến hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
Còn lao động có trình độ trung học phổ thông thì chiếm tỷ trọng cao và số lao động có trình độ trung cấp tuy không chiếm tỷ trọng cao nh ưng nói chung là số lao động này chủ yếu là lao động trực tiếp. Mà đối với lao động trực tiếp của chi nhánh là nhân viên bán hàng, nên không cần yêu cầu đòi hỏi cao về trình độ học vấn. Cái chính là đòi hỏi đảm bảo tốt yêu cầu về công việc, không xảy ra một vấn đề trục trặc nào trong quá trình làm việc. Do vậy số lao động trình độ trung cấp và trung học phổ thông này là có thể coi là đáp ứng về trình độ học vấn.
2.5.5. Đặc điểm về tình hình tiêu thụ.
Do chi nhánh là một doanh nghiệp thương mại, nên việc bán sản phẩm có vai trò vô cùng quan trọng. Hiện nay hoạt động kinh doanh buôn bán của chi nhánh được tiến hành như sau:
Đối với mặt hàng gạo thì chi nhánh mua về và giao ngay cho những khách hàng quen thuộc của chi nhánh, không tiến hành nhập kho.
Đối với mặt hàng công nghệ phẩm được các nhân viên tiến hành trưng bày, giới thiệu và bán theo giá đã được quy định.
Qua bảng phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm của chi nhánh ta có nhận xét sau (Xem bảng 2.5)
Đối với mặt hàng gạo thì doanh thu tiêu thụ năm 2005 giảm 10,180,864 đồng tương đương giảm 0.19% so với năm 2004. Sang năm 2006 th ì giảm 953,394,896 đồng tương đương giảm 17.61% so với năm 2005.
Đối với mặt hàng CNP thì doanh thu tiêu th ụ năm 2005 tăng 6,686,863,814 đồng so với năm 2004. Sang năm 2006 th ì tăng 5,200,171,040 đồng tương đương tăng 77.77% so với năm 2005.
Đối với mặt hàng sắn, đậu, bắp thì doanh thu tiêu thụ năm 2005 giảm 1,852,938,046 đồng tương đương giảm 82,72% so với năm 2004. Sang năm 2006 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});