Bài 2 : Chuẩn bị cỏc điều kiện cho hội thảo, tập huấn
2. Chuẩn bị tài liệu cho hội thảo, tập huấn
2.1. Lập danh mục cỏc tài liệu cần chuẩn bị cho hội thảo, tập huấn
Hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nụng lõm thường liờn quan đến nhiều loại tài liệu khỏc nhau, người chuẩn bị phải lập danh sỏch những tài liệu liờn quan và cú kiến thức về nội dung cần chuẩn bị trong từng tài liệu.
Thực hiện cụng việc chuẩn bị tài liệu cho hội thảo, tập huấn cần phải biết cỏch lập danh mục cỏc tài liệu cần chuẩn bị để đưa ra được những tài liệu cần thiết phục vụ cho hội thảo, tập huấn.
Kết cấu của danh mục tài liệu cần chuẩn bị như sau:
Biểu 4. Bảng kiểm tài liệu nhõn bản
TT Tài liệu cần chuẩn bị
Nội dung tài liệu Mục tiờu sử dụng Người biờn soạn Ghi chỳ 1 2 3
Trong quỏ trỡnh chuẩn bị thường cú những tài liệu đề cập đến nhiều nội dung và nhiều trang, nhưng phần cần chuẩn bị chỉ là nội dung ở một chương, một phần hoặc từ trang số x đến trang số y thỡ chỳng ta cần ghi rừ ở cột nội dung tài liệu.
2.2. Tỡm tài liệu theo danh mục được lập
Trờn cơ sở của danh mục tài liệu cần chuẩn bị được lập, kiểm tra những tài liệu cú sẵn ở cơ quan và ghi vào danh mục tài liệu cần chuẩn bị là đó cú.
Những tài liệu cũn thiếu thỡ phải xỏc định cơ quan, đơn vị nào quản lý để liờn hệ. Phần lớn tài liệu về khuyến nụng lõm được cấp miễn phớ nhưng cú tài liệu phải mượn hoặc mua lại mới cú.
Hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nụng lõm thường cú nhiều người và đơn vị tham gia. Người làm cụng tỏc chuẩn bị tài liệu cần tổng hợp số lượng người tham gia căn cứ trờn chương trỡnh hội thảo, tập huấn. Trờn cơ sở số liệu chớnh thức được tổng hợp cần cú phương ỏn dự phũng (cú thể tăng thờm khoảng 10 %) vỡ ở địa phương thường rất khú khăn trong việc đi lại để nhõn bản tài liệu bổ sung.
2.4. Nhõn bản tài liệu chuẩn bị cho hội thảo, tập huấn
Cụng việc nhõn bản tài liệu chuẩn bị cho hội thảo, tập huấn cú nhiều hỡnh thức khỏc nhau nhưng phổ biến cú cỏc hỡnh thức sau:
+ In ấn, + Phụ tụ,
+ Viết lại, vẽ lại.
Người thực hiện cụng việc nhõn bản tài liệu căn cứ vào điều kiện thực tế của địa phương để thực hiện, và chủ yếu người ta sử dụng hỡnh thức phụ tụ tài liệu.
Trong quỏ trỡnh phụ tụ tài liệu phải chỳ ý vỡ thường xảy ra những trường hợp như sau: sử dụng tài liệu nguồn cú cỡ chữ quỏ nhỏ, phụ tụ quỏ mờ và sắp xếp trang tài liệu khụng đỳng thứ tự gõy khú khăn cho người đọc. Thực hiện phụ tụ cuốn chiếu theo từng loại, vừa làm đỏnh dấu và kiểm tra số lượng để hạn chế việc nhõn bản quỏ nhiều hoặc quỏ ớt.
2.5. Sắp xếp và kiểm tra tài liệu được nhõn bản
Tài liệu phục vụ cho hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nụng lõm thường nhiều và trong mỗi tài liệu thường cú nhiều trang. Sau khi thực hiện xong cụng việc nhõn bản tài liệu thỡ tiến hành kiểm tra: số bản của từng tài liệu và nếu cú vấn đề gỡ phỏt sinh thỡ tỡm cỏch khắc phục kịp thời.
Để kiểm tra cụng việc nhõn bản tài liệu, nờn sử dụng bảng kiểm như sau:
Biểu 5. Bảng kiểm tài liệu nhõn bản
TT Tờn tài liệu Nội dung
nhõn bản Số bản
Đạt yờu
cầu Chƣa đạt Ghi chỳ
1 2 3
Bảng kiểm gồm 7 cột và số dũng ứng với số tài liệu nhõn bản, cỏch ghi trong bảng kiểm được thực hiện như sau:
- Cột thứ 2 ghi tờn tài liệu nhõn bản.
- Cột thứ 3 ghi nội dung cần nhõn bản của tài liệu, cú khi chỉ là một phần hoặc một chương của tài liệu và cú thể ghi rừ số trang.
- Cột thứ 4 ghi số lượng bản tài liệu cần nhõn bản.
- Cột thứ 5 ghi đạt yờu cầu (nếu tài liệu nhõn bản được kiểm tra đủ số lượng, đạt yờu cầu thỡ ghi đạt).
- Cột thứ 6 ghi chưa đạt (nếu tài liệu nhõn bản được kiểm tra, tài liệu nào chưa đạt yờu cầu thỡ ghi chưa đạt).
- Cột thứ 7 ghi: ghi chỳ (ghi lại nội dung chưa đạt yờu cầu hoặc cũn thiếu, phần cũn thiếu để thực hiện: chỉnh sửa hoặc làm lại và bổ sung.
2.6. Sắp xếp tài liệu theo từng bộ
Tài liệu sau khi phụ tụ và kiểm tra được sắp xếp theo từng loại. Căn cứ vào mức độ quan trọng của tài liệu mà sắp xếp lại theo trỡnh tự và theo từng bộ. Người sắp xếp để tài liệu theo từng loại ở phớa trước mặt, lần lượt lấy tài liệu từ phải sang trỏi hoặc ngược lại khi hết lượt thỡ đúng lại thành một bộ tài liệu. Sau khi thực hiện xong thỡ kiểm tra đối chiếu số bộ tài liệu hiện cú và số lượng cần chuẩn bị nếu thiếu tài liệu thỡ cần phải nhõn bản bổ sung.