Mục tiờu:
- Trỡnh bày yờu cầu cụng việc đún tiếp khỏch mời và cỏc bước tổ chức khai mạc hội thảo, tập huấn;
- Thực hiện đún tiếp và hướng dẫn cho khỏch mời đến tham dự hội thảo, tập huấn; tổ chức khai mạc một hội thảo, tập huấn theo chủ đề cụ thể cỏc bước và theo đỳng trỡnh tự. Xõy dựng được kế haochj hội thảo, tập huấn.
- Cú ý thức trỏch nhiệm, tụn trọng, hũa nhó và lịch sự trong giao tiếp, tự tin trong quỏ trỡnh đún tiếp khỏch mời và khi trỡnh bày trước tập thể, cú tớnh khoa học
A. Nội dung:
1. Đún tiếp khỏch mời 1.1. Nhận biết khỏch mời 1.1. Nhận biết khỏch mời
Cụng việc đún khỏch là cụng việc rất quan trọng trong quỏ trỡnh tổ chức hội thảo, tập huấn.
- Người đún tiếp khỏch phải biết trước được người tham gia thuộc đơn vị nào, số lượng nam, nữ, là những người ở địa phương hay ở cỏc xó khỏc. - Khỏch mời thuộc đơn vị, chức vụ và chuyờn mụn.
- Muốn thực hiện được điều đú người làm nhiệm vụ đún khỏch phải đọc trước bản danh sỏch khỏch mời và người tham gia để nhận biết trước, nếu chưa rừ thỡ liờn hệ bộ phận tổ chức để tỡm hiểu.
1.2. Tiếp nhận thư mời và đún khỏch
Khỏch đi dự hội thảo, tập huấn tại địa phương cú người đến trước, người đến sau, cú người đó đến vài lần, cú người mới đến lần đầu; khi đến nơi họ sẽ hỏi thăm để xỏc minh lại xem đó đỳng địa điểm chưa;
Người đún khỏch vui vẻ trả lời những cõu hỏi của khỏch, chào xó giao và tiếp nhận thư mời của họ.
Ghi lại họ tờn, địa chỉ của khỏch, hướng dẫn cho khỏch và mời họ vào trong phũng làm việc hoặc phũng đợi ngồi uống nước.
Những nơi nếu cú 2- 3 hội nghị khỏc nhau cựng tổ chức thỡ khi người làm nhiệm vụ đún tiếp khỏch mời phải quan sỏt, khi thấy cú người đang hỏi thăm để dự hội thảo, tập huấn thỡ người đún khỏch nhanh chúng trả lời và hướng dẫn.
Nếu là khỏch mời của đơn vị mỡnh thỡ ghi lại họ tờn, địa chỉ của khỏch, hướng dẫn cho khỏch và mời họ vào trong phũng làm việc hoặc phũng đợi ngồi uống nước.
1.3. Hướng dẫn khỏch thực hiện cỏc thủ tục và ổn định nơi nghỉ 1.3.1. Bố trớ cho khỏch ở xa đến trước ngày hội thảo, tập huấn. 1.3.1. Bố trớ cho khỏch ở xa đến trước ngày hội thảo, tập huấn.
Đối với những người khỏch ở xa, họ đến trước và cú nhu cầu ở lại khoảng 2 - 3 ngày như chuyờn gia, khỏch mời đơn vị liờn quan,...
Người làm cụng việc đún tiếp cú kế hoạch đún tiếp tại 1 địa điểm nhất định và chuẩn bị phũng ở thậm chớ thuờ phũng cho họ nghỉ ngơi và làm việc ngoài giờ.
Phũng nghỉ ngơi được bố trớ khụng nờn quỏ xa nơi tổ chức. Điều kiện sinh hoạt của cỏc phũng được sắp xếp phải đảm bảo cỏc yờu cầu tối thiểu cho khỏch.
1.3.2. Bố trớ chỗ cho khỏch nghỉ ngơi
Khỏch mời đến tham gia hội thảo, tập huấn tại địa phương khi đến nơi họ thường được gặp lại bạn bố và cú nhiều chuyện để hỏi thăm, nhiều vấn đề để trao đổi.
Người đún khỏch hướng dẫn, mời họ vào bàn ngồi uống nước và tạo điều kiện cho họ trũ chuyện, trao đổi và nghỉ ngơi.
Khỏch đến tham dự hội thảo, tập huấn tại địa phương phần lớn là những người ở gần cho nờn sau khi tham dự họ sẽ về nhà nghỉ ngơi, khi gần đến giờ họ lại đến tham dự.
Nhưng đối với những người vỡ cú lý do cho nờn buổi trưa khụng về được, người làm cụng việc đún tiếp phải chuẩn bị chỗ nghỉ trưa cho khỏch.
1.3.3. Mời khỏch lờn phũng hội thảo, tập huấn
- Khi gần đến giờ tổ chức; người cỏn bộ khuyến nụng lõm hoặc người đại diện trong ban tổ chức mời khỏch lờn phũng hội thảo, tập huấn.
- Khi mời cần thụng bỏo trước giờ tổ chức hội thảo, tập huấn khoảng 5 phỳt để cho mọi người chuẩn bị.
- Truyền đạt cỏc thụng tin rừ ràng, chớnh xỏc và đảm bảo tất cả mọi người đều nghe; hướng dẫn mọi người đi đến phũng hội thảo, tập huấn.
- Khỏch mời khi đến tham gia hội thảo, tập huấn tại địa phương nhiều khi đi muộn cho nờn khi gần đến giờ tổ chức mà cũn thiếu nhiều người ta cú thể linh động chờ thờm 10 đến 15 phỳt.
- Ngoài ra cũn người đến muộn, sau khi hội thảo, tập huấn đó làm việc vỡ vậy cần bố trớ người bao quỏt và khi thấy khỏch đến thỡ tiếp đún và hướng dẫn họ nhanh chúng vào trong phũng hội thảo, tập huấn.
1.3.4. Hướng dẫn khỏch vào vị trớ trong phũng hội thảo, tập huấn
- Trong phũng hội thảo, tập huấn thường cú sơ đồ bố trớ: cú khi bố trớ chỗ ngồi theo từng đơn vị hoặc sắp xếp theo tờn của từng người tham gia, người hướng dẫn khỏch vào vị trớ trong phũng hội thảo, tập huấn cần nhanh chúng nắm được sơ đồ bố trớ.
- Khỏch vào phũng cú lỳc vào từng người một, cú lỳc tập trung vào đụng người và khi vào họ khụng thể hỡnh dung được vị trớ được sắp xếp của họ.
- Người hướng dẫn cần nhẹ nhàng giới thiệu và chỉ: khu vực A là của đơn vị A hoặc bàn C là của đơn vị C và nhắc họ đọc bảng tờn để trờn bàn để rừ thờm thụng tin.
- Ngoài ra, cần trao đổi để biết được khỏch họ ở đơn vị nào, họ tờn... để hướng dẫn cụ thể cho họ.
2. Khai mạc hội thảo 2.1. Ổn định tổ chức 2.1. Ổn định tổ chức
- Khỏch đến dự hội thảo, tập huấn khi vào trong phũng cũn chưa ổn định về vị trớ ngồi, trong khi đú nhiều người cũn cú nhiều vấn đề đang trao đổi chưa xong do đú cú người chưa về theo vị trớ được sắp xếp.
- Lỳc này người làm cụng tỏc tổ chức phải bỡnh tĩnh để thực hiện cụng việc. Trong quỏ trỡnh điều hành cụng việc ổn định tổ chức cần căn cứ vào điều kiện thực tế để linh hoạt thực hiện.
- Cỏch thức thực hiện như sau:
+ Cập nhật số lượng đại biểu chuyờn gia và số lượng người tham gia.
+ Trực tiếp hoặc giỏn tiếp lấy thụng tin qua những người cú liờn quan về trường hợp những khỏch mời chưa cú mặt tại phũng hội thảo, tập huấn.
+ Bố trớ hoặc trực tiếp quan sỏt để đún tiếp và hướng dẫn cho những người đến sau.
+ Mời một vài thành viờn cú năng khiếu về văn nghệ (dự trự trước) lờn trỡnh bày 1-2 tiết mục văn nghệ.
+ Giao nhiệm vụ cho cỏc tổ: từng tổ một lần lượt kể một cõu chuyện, hoặc tổ chức trũ chơi để khởi động.
- Khi nhận thấy mọi người đó ổn định và sẵn sàng làm việc và đến giờ quy định thỡ người làm cụng tỏc ổn định tổ chức trỡnh bày lý do tổ chức.
- Nếu trong hội thảo tập huấn quan trọng thỡ cú thể giới thiệu đại biểu được phõn cụng lờn trỡnh bày lý do tổ chức.
2.2. Trỡnh bày lý do tổ chức hội thảo, tập huấn
Người cỏn bộ khuyến nụng lõm cần chuẩn bị trước bài phỏt biểu: trỡnh bày lý do tổ chức hội thảo, tập huấn.
Nội dung bài phỏt biểu ngắn gọn và bao gồm trả lời cỏc cõu hỏi: + Tại sao cú buổi hội thảo, tập huấn (lý do) ?
+ Hội thảo, tập huấn thành cụng giải quyết được vấn đề gỡ?
+ Hội thảo, tập huấn thành cụng sẽ cú tỏc dụng như thế nào với người tham gia?
Người trỡnh bày phải được phõn cụng và chuẩn bị trước: nếu là hội thảo hoặc tập huấn quan trọng nờn mời đại diện địa phương lờn trỡnh bày.
Người được phõn cụng trỡnh bày lý do tổ chức hội thảo, tập huấn sau khi được giới thiệu của ban tổ chức thỡ đứng lờn và vào vị trớ đó chuẩn bị để trỡnh bày.
Khi đứng lờn trỡnh bày: tỏc phong phải nhanh nhẹn, tư thế thoải mỏi, mắt nhỡn bao quỏt, giọng núi to rừ ràng và trỏnh dựng từ địa phương.
2.3. Giới thiệu đại biểu hội thảo, tập huấn 2.3.1.Chuyờn gia, đơn vị hỗ trợ 2.3.1.Chuyờn gia, đơn vị hỗ trợ
Hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nụng lõm tại địa phương trong quỏ trỡnh tổ chức nhiều khi cú đại biểu tới dự nhưng phần lớn khụng cú đơn vị hỗ trợ. Trước khi tiến hành giới thiệu phải cú số liệu cụ thể về: họ tờn, chức vụ và đơn vị cụng tỏc của đại biểu cũng như chuyờn gia và đơn vị hỗ trợ.
Căn cứ vào thực tế cú mặt của đại biểu, chuyờn gia và đơn vị hỗ trợ mà người được phõn cụng giới thiệu theo thứ tự: đại biểu, chuyờn gia đến đơn vị hỗ trợ.
Lưu ý : Lỗi thường gặp khi giới thiệu đại biểu, chuyờn gia và đơn vị hỗ trợ là: sai họ tờn, chức vụ và đơn vị.
2.3.2. Giới thiệu thành phần tham gia
Thành phần tham gia hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nụng lõm tại địa phương thường rất đa dạng cả về thành phần, độ tuổi, giới tớnh, dõn tộc do đú người giới thiệu cần căn cứ vào thực tế mà cú cỏch giới thiệu phự hợp.
Nếu số lượng người tham gia hội thảo, tập huấn khoảng 10 đến 15 người thỡ người giới thiệu cú thể lần lượt giới thiệu tờn cỏc thành viờn và sau đú họ tự giới thiệu về bản thõn.
Nếu số lượng người tham gia nhiều và cú nhiều đơn vị tham gia thỡ giới thiệu tờn cỏc đơn vị và tạo điều kiện cho một người đại diện đứng lờn giới thiệu cỏc thành viờn trong đơn vị hoặc để cho cỏc cỏ nhõn tự giới thiệu về bản thõn mỡnh.
2.4. Giới thiệu chương trỡnh hội thảo, tập huấn
Sau khi giới thiệu đại biểu chuyờn gia và đơn vị hỗ trợ, người giới thiệu cú thể tiếp tục giới thiệu chương trỡnh hội thảo, tập huấn hoặc ban tổ chức sẽ cú kế hoạch sắp xếp người khỏc điều hành phần này.
Mục đớch cung cấp thụng tin cho người tham gia biết thời gian làm việc, thời gian nghỉ giải lao, nội dung làm việc của buổi hội thảo, tập huấn và người phụ trỏch.
Người cỏn bộ khuyến nụng lõm phải soạn thảo và chuẩn bị trước bài giới thiệu trờn cơ sở nội dung của chương trỡnh hội thảo, tập huấn.
Nội dung của bài giới thiệu:
+ Mục tiờu của buổi tập huấn, hội thảo.
+ Thời gian làm việc, thời gian nghỉ giải lao trong ngày và những ngày tiếp theo (nếu cú).
+ Chuyờn gia chủ trỡ nội dung.
+ Và những vấn đề khỏc cú liờn quan.
Trỡnh tự giới thiệu: Căn cứ theo điều kiện thực tế và khả năng để vận dụng chứ khụng cứng nhắc theo khuụn mẫu.
Lưu ý: Những người chưa tự tin cần chuẩn bị cẩn thận bài giới thiệu.
B. Cõu hỏi và bài tập thực hành
Bài tập 1:
- Tỡnh huống: Hội thảo về cõy điều cao sản được tổ chức tại lớp học. - Nội dung bài tập:
+ Bạn và cỏc thành viờn trong nhúm là cỏn bộ khuyến nụng lõm đúng vai là người đún tiếp.
+ Thành viờn trong lớp đúng vai là khỏch mời.
- Sản phẩm của nhúm: Quỏ trỡnh đúng vai thực hiện đún tiếp khỏch mời.
Bài tập 2:
- Tỡnh huống: như bài tập 1 - Nội dung bài tập:
+ Đúng vai người tổ chức khai mạc hội thảo.
+ Sử dụng số bàn ghế, trang thiết bị của phũng học để làm phũng hội thảo, tập huấn.
- Sản phẩm của học viờn: Quỏ trỡnh đúng vai thực hiện tổ chức khai mạc hội thảo.
C. Ghi nhớ
- Đún tiếp khỏch mời nhiệt tỡnh và chu đỏo.
- Cỏc tiờu chớ (giọng núi, thỏi độ, cử chỉ) khi phỏt biểu trước tập thể. - Nội dung bài phỏt biểu ngắn gọn, đủ ý và nờu rừ trọng tõm.
Bài 5: Điều hành hội thảo, tập huấn Mục tiờu: Mục tiờu:
- Trỡnh bày vai trũ, nhiệm vụ và trỡnh tự cỏc bước điều hành hội thảo, tập huấn và những kỹ năng chớnh của người điều hành;
- Vận dụng được kỹ năng giao tiếp và thỳc đẩy trong điều hành hội thảo, tập huấn. Điều hành được một hội thảo, tập huấn về hoạt động nụng lõm nghiệp tại địa phương cú hiệu quả;
- Cú tinh thần trỏch nhiệm, hợp tỏc, chia sẻ lẫn nhau trong cụng việc và thỳc đẩy nụng dõn cựng học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm.
A. Nội dung:
1. Chức năng chớnh của người điều hành hội thảo, tập huấn
Phõn cụng đỳng vai trũ, trỏch nhiệm và đảm bảo những vai trũ quan trọng được đảm nhiệm chu đỏo:
+ Lónh đạo: nờn điều khiển cuộc họp và giải thớch rừ mục đớch, mục tiờu, khú khăn và phạm vi quyền hạn. Chịu trỏch nhiệm và theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện sau cuộc họp.
+ Chuyờn gia: hướng dẫn nhúm thụng qua cuộc thảo luận, giải quyết vấn đề và quỏ trỡnh đưa ra quyết định trong cuộc họp. Đúng gúp kiến thức chuyờn mụn khi được yờu cầu. Cú thể chịu trỏch nhiệm cụng việc hậu cần trước và sau khi kết thỳc cuộc họp.
+ Thư ký: ghi chộp lại cỏc nội dung, ý kiến và quyết định chớnh của cuộc họp. Thư ký cũng cú thể dự thảo cỏc biờn bản hoặc bản ghi chộp sau cuộc họp.
+ Người cộng tỏc: tham gia một cỏch tớch cực vào cuộc họp bằng cỏch đúng gúp ý kiến và thảo luận đỳng hướng.
Xỏc định rừ ai là người ra quyết định trong cuộc họp cũng như cỏch thức
(phương phỏp) để đạt được kết quả đú (bỏ phiếu, biểu quyết, ý kiến lónh đạo....)
2. Vai trũ, nhiệm vụ của người điều hành 2.1. Vai trũ người điều hành 2.1. Vai trũ người điều hành
- Theo dừi thời gian
- Thống nhất nội dung, tổ chức họp theo nội dung, vμ điều chỉnh nội dung khi cần thiết
- Giỳp cho thảo luận được diễn ra thuận lợi
- Khẳng định lại cỏc quyết định và hoạt động dự kiến.
2.2. Nhiệm vụ điều hành
- Thực hiện theo đỳng chương trỡnh, kế hoạch cuộc họp đó được thụng qua (khai mạc, triển khai cỏc nội dung, thảo luận, bế mạc….)
- Giữ ổn định, trật tự và điều chỉnh nội dung cuộc họp để đạt được mục tiờu. - Cung cấp, đảm bảo cỏc điều kiện cho cuộc họp triển khai: vật tư, phũng họp, ỏnh sỏng, thiết bị õm thanh….
- Phõn cụng và kiểm tra, giỏm sỏt thực hiện của cỏc thành viờn trong ban tổ chức cuộc họp.
- Thu hỳt sự tham gia của tất cả mọi người:
+ Thu hỳt sự quan tõm, chỳ ý của những người tham gia về cỏc chủ đề sẽ đề cập.
+ Tạo được khụng khớ thoải mỏi
+ Cho mọi người cơ hội được phỏt biểu
+ Khuyến khớch những người tham gia lắng nghe người khỏc núi. - Tổ chức, dẫn dắt cuộc họp đạt được mục tiờu:
+ Chuẩn bị thật kỹ buổi họp và xỏc định cỏc mục tiờu cuộc họp + Hướng dẫn thảo luận đi đỳng chủ đề và đỳng trọng tõm + Túm ý và tổng hợp để giỳp mọi người dễ hiểu và dễ nhớ
+ Khuyến khớch mọi người tham gia đúng gúp ý kiến một cỏch xõy dựng và hữu ớch
+ Ghi lại cỏc ý chớnh và những quyết định đó thụng qua tại buổi họp để viết biờn bản
* Người điều hành nờn điều khiển cuộc thảo luận, đảm bảo những yờu cầu sau:
- Mọi thành viờn tham dự họp chuẩn bị tốt trước khi thảo luận, nếu cần thiết cú thể dành thời gian cho cỏc vị đại biểu đọc tài liệu.
- Trỏnh lặp lại: túm tắt ý kiến thảo luận, cắt ngang những ý kiến lặp lại - Nờn tạo một khụng khớ thoải mỏi, thõn mật: nhưng cũng nờn trỏnh những xỳc phạm cỏ nhõn. Đụi khi những cõu núi vui đựa cú tỏc dụng tớch cực.
- Cơ hội bỡnh đẳng cho mọi thμnh viờn tham gia thảo luận: đặc biệt chỳ ý đến những thành viờn ớt tham gia đúng gúp ý kiến (phụ nữ?, người nghốo?), hoặc những người ở gúc xa phũng họp bằng cỏch đặt những cõu hỏi.
- Hạn chế những người cố tỡnh ỏp đặt ý kiến
- Trỏnh lạc đề, cỏc ý kiến thảo luận phải đi đỳng hướng