Mục tiờu:
- Trỡnh bày vai trũ, nhiệm vụ và trỡnh tự cỏc bước điều hành hội thảo, tập huấn và những kỹ năng chớnh của người điều hành;
- Vận dụng được kỹ năng giao tiếp và thỳc đẩy trong điều hành hội thảo, tập huấn. Điều hành được một hội thảo, tập huấn về hoạt động nụng lõm nghiệp tại địa phương cú hiệu quả;
- Cú tinh thần trỏch nhiệm, hợp tỏc, chia sẻ lẫn nhau trong cụng việc và thỳc đẩy nụng dõn cựng học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm.
A. Nội dung:
1. Chức năng chớnh của người điều hành hội thảo, tập huấn
Phõn cụng đỳng vai trũ, trỏch nhiệm và đảm bảo những vai trũ quan trọng được đảm nhiệm chu đỏo:
+ Lónh đạo: nờn điều khiển cuộc họp và giải thớch rừ mục đớch, mục tiờu, khú khăn và phạm vi quyền hạn. Chịu trỏch nhiệm và theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện sau cuộc họp.
+ Chuyờn gia: hướng dẫn nhúm thụng qua cuộc thảo luận, giải quyết vấn đề và quỏ trỡnh đưa ra quyết định trong cuộc họp. Đúng gúp kiến thức chuyờn mụn khi được yờu cầu. Cú thể chịu trỏch nhiệm cụng việc hậu cần trước và sau khi kết thỳc cuộc họp.
+ Thư ký: ghi chộp lại cỏc nội dung, ý kiến và quyết định chớnh của cuộc họp. Thư ký cũng cú thể dự thảo cỏc biờn bản hoặc bản ghi chộp sau cuộc họp.
+ Người cộng tỏc: tham gia một cỏch tớch cực vào cuộc họp bằng cỏch đúng gúp ý kiến và thảo luận đỳng hướng.
Xỏc định rừ ai là người ra quyết định trong cuộc họp cũng như cỏch thức
(phương phỏp) để đạt được kết quả đú (bỏ phiếu, biểu quyết, ý kiến lónh đạo....)
2. Vai trũ, nhiệm vụ của người điều hành 2.1. Vai trũ người điều hành 2.1. Vai trũ người điều hành
- Theo dừi thời gian
- Thống nhất nội dung, tổ chức họp theo nội dung, vμ điều chỉnh nội dung khi cần thiết
- Giỳp cho thảo luận được diễn ra thuận lợi
- Khẳng định lại cỏc quyết định và hoạt động dự kiến.
2.2. Nhiệm vụ điều hành
- Thực hiện theo đỳng chương trỡnh, kế hoạch cuộc họp đó được thụng qua (khai mạc, triển khai cỏc nội dung, thảo luận, bế mạc….)
- Giữ ổn định, trật tự và điều chỉnh nội dung cuộc họp để đạt được mục tiờu. - Cung cấp, đảm bảo cỏc điều kiện cho cuộc họp triển khai: vật tư, phũng họp, ỏnh sỏng, thiết bị õm thanh….
- Phõn cụng và kiểm tra, giỏm sỏt thực hiện của cỏc thành viờn trong ban tổ chức cuộc họp.
- Thu hỳt sự tham gia của tất cả mọi người:
+ Thu hỳt sự quan tõm, chỳ ý của những người tham gia về cỏc chủ đề sẽ đề cập.
+ Tạo được khụng khớ thoải mỏi
+ Cho mọi người cơ hội được phỏt biểu
+ Khuyến khớch những người tham gia lắng nghe người khỏc núi. - Tổ chức, dẫn dắt cuộc họp đạt được mục tiờu:
+ Chuẩn bị thật kỹ buổi họp và xỏc định cỏc mục tiờu cuộc họp + Hướng dẫn thảo luận đi đỳng chủ đề và đỳng trọng tõm + Túm ý và tổng hợp để giỳp mọi người dễ hiểu và dễ nhớ
+ Khuyến khớch mọi người tham gia đúng gúp ý kiến một cỏch xõy dựng và hữu ớch
+ Ghi lại cỏc ý chớnh và những quyết định đó thụng qua tại buổi họp để viết biờn bản
* Người điều hành nờn điều khiển cuộc thảo luận, đảm bảo những yờu cầu sau:
- Mọi thành viờn tham dự họp chuẩn bị tốt trước khi thảo luận, nếu cần thiết cú thể dành thời gian cho cỏc vị đại biểu đọc tài liệu.
- Trỏnh lặp lại: túm tắt ý kiến thảo luận, cắt ngang những ý kiến lặp lại - Nờn tạo một khụng khớ thoải mỏi, thõn mật: nhưng cũng nờn trỏnh những xỳc phạm cỏ nhõn. Đụi khi những cõu núi vui đựa cú tỏc dụng tớch cực.
- Cơ hội bỡnh đẳng cho mọi thμnh viờn tham gia thảo luận: đặc biệt chỳ ý đến những thành viờn ớt tham gia đúng gúp ý kiến (phụ nữ?, người nghốo?), hoặc những người ở gúc xa phũng họp bằng cỏch đặt những cõu hỏi.
- Hạn chế những người cố tỡnh ỏp đặt ý kiến
- Trỏnh lạc đề, cỏc ý kiến thảo luận phải đi đỳng hướng
- Trong trường hợp phải đưa ra những quyết định quan trọng nhưng chưa kết thỳc được cuộc thảo luận: cố gắng đưa vấn đề đến kết luận, hoặc tự quyết định (dựa trờn những ý kiến nổi bật hay được hầu hết cỏc đại biểu tỏn thành), hay tổ chức bỏ phiếu.
- Khẳng định lại cỏc quyết định và cỏc hoạt động dự kiến sau khi đó xỏc định trỏch nhiệm của mọi người đối với từng cụng việc.
3. Những kỹ năng chớnh của người điều hành/giảng viờn 3.1. Kỹ năng đặt cõu hỏi 3.1. Kỹ năng đặt cõu hỏi
3.1.1. Yờu cầu đặt cõu hỏi trong phương phỏp họp cú sự tham gia
Cõu hỏi được sử dụng thườngxuyờn trong giao tiếp hàng ngày. Khụng cú cỏc cõu hỏi thỡ sự trao đổi thụng tin sẽ rất hạn chế. Cú thể núi gần 1/3 những gỡ chỳng ta sử dụng trong buổi họp được núi dưới dạng cõu hỏi. Chỳng ta đưa ra cõu hỏi và nhận được cõu trả lời khơi nguồn cho những cõu hỏi tiếp theo. Vũng trũn hỏi - trả lời đú tạo ra một cuộc núi chuyện.
Trong một buổi họp theo phương phỏp cú sự tham gia chỳng ta sử dụng cõu hỏi nhằm một số mục đớch sau:
- Khuyến khớch sự tham gia của tất cả mọi người
- Khuyến khớch mọi người suy nghĩ. Hướng dẫn người tham gia tự phõn tớch, đỏnh giỏ vấn đề.
- Dẫn dắt, điều khiển buổi họp thảo luận đỳng chủ đề, đỳng trọng tõm. - Củng cố kiến thức thụng qua việc trao đổi kiến thức, quan điểm giữa cỏc thành viờn tham dự, làm rừ những vấn đề chưa hiểu. Thực chất đú là sự khai thỏc cỏc thụng tin và kinh nghiệm mà những người tham gia thu được từ trước thảo luận.
- Kiểm tra mức độ hiểu và kiến thức của người tham gia về một chủ đề cú liờn quan, biết được họ cần gỡ, gặp khú khăn gỡ để định hướng thảo luận trong cuộc họp.
- Thu hỳt sự chỳ ý của người tham gia, khuyến khớch họ đúng gúp ý kiến và chấm dứt những cuộc núi chuyện riờng hoặc trỏnh những trườnghợp người này lấn ỏt người khỏc trong buổi họp.
3.1.2. Cỏc cỏch đặt cõu hỏi
a. Hỏi trực tiếp
Đõy là cỏch đặt cõu hỏi cho một người cụ thể. Thụng thườngchủ toạ đặt cõu hỏi loại này để buộc người được hỏi phải tư duy hoặc để phỏ vỡ sự im lặng khi khụng ai tự giỏc phỏt biểu.
Cỏch hỏi này cũn được sử dụng nhằm lụi kộo sự tham gia của những người rụt rố, ớt núi hoặc thiếu tập trung. Tuy nhiờn cỏch đặt cõu hỏi trực tiếp cũng cú một số hạn chế: những người khụng được hỏi cảm thấy mỡnh khụng liờn quan nờn sẽ khụng suy nghĩ để tỡm ra cõu trả lời, hoặc cú thể họ nghĩ rằng ý kiến của mỡnh sẽ khụng được tớnh đến.
Vớ dụ: Anh Duy nghĩ sao về vấn đề này?
Đõy là cỏch đặt cõu hỏi chung cho tất cả mọi người chứ khụng nhằm vào một đối tượngcụ thể nào. Cõu hỏi chung được sử dụng để khuyến khớch tất cả mọi người suy nghĩ.
Loại cõu hỏi này khiến tất cả những người tham gia tớch cực suy nghĩ và chủ động trả lời. Tất cả những người tham gia đều cú cơ hội trỡnh bày ý kiến của mỡnh và người điều khiển cú thể thu được rất nhiều ý kiến. Tuy nhiờn cỏch hỏi này cú một hạn chế, đú là những người rụt rố ớt phỏt biểu.
Nếu khụng ai muốn hoặc cú thể trả lời được cõu hỏi này thỡ đặt một cõu hỏi trực tiếp cú thể được làm thảo luận sụi nổi trở lại.
Vớ dụ: Mọi người cú đồng ý với giải phỏp này khụng? 3.1.3. Cỏc loại cõu hỏi
a. Cõu hỏi mở
Loại cõu hỏi này sử dụng cỏc từ để hỏi như: Tại sao? Như thế nào? Cỏi gỡ? Người điều khiển nờn đặt cõu hỏi như thế nào để cho người tham gia dễ trả lời. Một cõu hỏi mở cho phộp người điều khiển thu được những cõu trả lời rất rộng chứa nhiều thụng tin. Ngược lại, cỏc cõu trả lời cho cõu hỏi loại này và việc phõn tớch chỳng chiếm rất nhiều thời gian.
Vỡ vậy, người điều khiển phải cú khả năng tổng hợp và phõn tớch tốt để làm cho cỏc cõu trả lời được đưa ra dễ hiểu hơn.
Vớ dụ: Tại sao thụn ta cần phải xõy dựng cụng trỡnh thuỷ lợi?
b. Cõu hỏi đúng
Là loại cõu hỏi cho phộp người mà người trả lời chỉ cú thể đưa ra được một số lượng hạn chế cỏc cõu trả lời cụ thể. Lợi ớch của loại cõu hỏi này là mang lại nhanh chúng cỏc cõu trả lời cụ thể nhưng bất lợi là khụng chứa đựng nhiều thụng tin.
Vớ dụ: Cho lợn nhảy trực tiếp tốt hơn thụ tinh nhõn tạo đỳng hay sai? hoặc Giữa hai cỏch sau cỏch nào hiệu quả hơn:
Cho nhảy trực tiếp và thụ tinh nhõn tạo ?
Trong cỏc buổi họp theo phương phỏp cú sự tham gia khụng nờn sử dụng quỏ nhiều cỏc cõu hỏi đúng. Nếu người điều khiển muốn thu thập được nhiều thụng tin hay, khuyến khớch suy nghĩ và cải thiện hiểu biết thỡ nờn đặt cỏc cõu hỏi mở. Mặt khỏc sau một cõu hỏi đúng, người điều khiển luụn cú thể đặt thờm một số cõu hỏi mở như (Tại sao? Như thế nào ?) để thu thập thờm thụng tin.
Vớ dụ: Theo bỏc, nờn cho lợn con mới sinh ngủ chung với lợn mẹ đỳng hay sai? Vỡ sao?
c. Cõu hỏi dẫn dắt
Loại cõu hỏi này chứa đựng những thụng tin gợi ý cho người nhận thụng tin suy nghĩ.
Vớ dụ : Sõu đục thõn hoỏ nhộng vào thời điểm phỏt triển nào của lỳa ?
d. Cõu hỏi tu từ
Đõy là loại cõu hỏi mà người đưa ra khụng cần trả lời, chỉ cốt thu hỳt sự chỳ ý của người tham gia. Cõu hỏi này thường được dựng để bắt đầu một buổi họp trao đổi và thảo luận hoặc chuyển sang chủ đề mới.
Vớ dụ: Cỏc bỏc sẽ làm gỡ nếu chuột phỏ hết ruộng mạ của cỏc bỏc ? (dừng một lỏt) Ta cần phải chống lại lũ chuột tham ăn này !
3.1.4. Làm thế nào để đặt cõu hỏi phự hợp
Đặt cõu hỏi thườngđược coi là một kỹ năng nhưng thực ra đú là một phương phỏp suy nghĩ logic. Trướcnbất kỳ một buổi họp, người điểu khiển phải biết rừ những gỡ mà người tham gia cần phải biết, phải hiểu và quyết định vào cuối buổi họp. Tất cả những cõu hỏi được đặt ra đều nhằm đạt được cỏc mục tiờu này. Ở bất kỳ thời điểm nào, người điều khiển cũng phải nắm được những giai đoạn mà trao đổi phải tiến hành theo nhúm. Vỡ vậy, người điều khiển phải đặt cỏc cõu hỏi để dẫn dắt cuộc trũ chuyện theo cỏc giai đoạn khỏc nhau của chu trỡnh thảo luận.
Người điều khiển luụn phải tự hỏi mỡnh:
- Mọi người tham gia họp đó suy nghĩ đầy đủ về vấn đề chưa?
- Liệu cũn những điểm quan trọng nào chưa được đề cập trong buổi họp ? Đú là những điểm gỡ?
- Cõu hỏi nào sẽ lỏi buổi họp hướng sõu về cỏc điểm này ?
- Nờn đặt cõu hỏi nào để chuyển tiếp sang một khớa cạnh khỏc của vấn đề hoặc một vấn đề mới ?
3.2. Cỏc kỹ năng chớnh của người điều hành/giảng viờn 3.2.1. Kỹ năng lắng nghe 3.2.1. Kỹ năng lắng nghe
a. Khỏi niệm về lắng nghe tớch cực
Lắng nghe tớch cực là chủ động lắng nghe, trong khi nghe thỡ tập trung chỳ ý và tỡm hiểu ý nghĩa của vấn đề mà người khỏc đang trỡnh bày.
+ Trong thực tế, khi đang núi chuyện hoặc trao đổi với nhau về một vấn đề chỳng ta tưởng mỡnh đang lắng nghe nhưng thật ra chỳng ta chỉ đang nghe những điều mỡnh muốn nghe.
+ Đõy khụng phải là một quỏ trỡnh mang tớnh chủ định mà hoàn toàn tự nhiờn. Lắng nghe tớch cực và sỏng tạo (chọn những khớa cạnh tớch cực, những vấn đề, những khú khăn và căng thẳng) là kỹ năng cơ bản nhất của thỳc đẩy.
+ Vỡ vậy người lắng nghe cần hiểu được những trở ngại khi lắng nghe nhằm nõng cao cỏc kỹ năng của mỡnh. Sau đõy là những trở ngại cơ bản trong lắng nghe hiệu quả và tớch cực. Khi nhận thức được những trở ngại chỳng ta sẽ dễ dàng vượt qua hơn.
b. Cỏc trở ngại trong lỳc lắng nghe.
- Lỳc nghe lỳc khụng
+ Trong lỳc nghe cú nhiều người do khụng chủ tõm nhưng vỡ khả năng nghe nhanh hơn khả năng núi và cú những vấn đề cú khi người nghe đó biết nờn họ suy nghĩ qua việc riờng và những điều phiền muộn cỏ nhõn.
+ Khụng hoàn toàn lắng nghe, khụng nắm rừ được nội dung truyền đạt. + Khắc phục điều này bằng cỏch chỳ tõm lắng nghe khụng chỉ lời núi mà cũn cả những ngụn ngữ cơ thể như cử chỉ, thỏi độ... của người núi.
- Từ ngữ nhạy cảm
+ Đối với một vài người từ ngữ nhạy cảm mang tớnh trờu ngươi hoặc làm người nghe giận dỗi và thậm chớ khụng thốm lắng nghe nữa.
+ Người núi và người nghe khụng thể tiếp tục giao tiếp và hai bờn khụng cú cơ hội trao đổi, khụng cú cơ hội hiểu nhau.
+ Những đối tượng khỏc nhau thường nhạy cảm với những từ khỏc nhau, những từ nờn hạn chế dựng đú là “khụng học”, “chậm hiểu”, “nghốo hốn”, “dõn tộc”.
- Tai nghe nhưng tõm trớ để nơi khỏc
+ Những người này khi nghe nhanh chúng cho rằng chủ đề hoặc người núi chuyện rất nhàm chỏn và khụng cú gỡ đỏng nghe.
+ Họ mới nghe đó vội vàng tin rằng họ cú thể đoỏn trước những gỡ người khỏc núi và sau đú vội vàng kết luận nếu cú nghe tiếp cũng khụng cú thụng tin gỡ mới.
- Nghe vụ hồn
+ Đụi lỳc người lắng nghe cú cử chỉ rất chăm chỳ nhưng trong đầu của họ đang nghĩ đến những chuyện khỏc.
+ Trong đầu họ cú những việc rất quan trọng đỏng quan tõm hơn hoặc đang cú chuyện buồn, họ chỡm trong suy nghĩ riờng và giương mặt vụ hồn.
+ Những lỳc này người điều hành cần cú những điều chỉnh thớch hợp về giờ giấc để người nghe nghỉ giải lao hoặc thay đổi nhịp độ làm việc.
- Chủ đề khú và phức tạp:
+ Khi truyền đạt những chủ đề khú và phức tạp, người lắng nghe thường phải cố gắng nghe và cố hiểu.
+ Khi họ hiểu và nhận thức được vấn đề thỡ thấy rằng chủ đề khỏ thỳ vị. Trong thực tế thụng thường một người khụng hiểu thỡ những người khỏc cũng vậy. Người truyền đạt cú thể dựng cỏc hỡnh thức: nhấn mạnh hoặc dựng hỡnh ảnh, vớ dụ để minh hoạ làm rừ vấn đề.
+ Trong hội thảo, tập huấn thường cú nhiều ý kiến khỏc nhau. Những người đưa ra ý kiến đều cú lý lẽ và quan điểm riờng của họ vỡ thế họ khụng dễ dàng từ bỏ ý kiến của họ để chấp nhận ý kiến của người khỏc.
+ Khi gặp trường hợp này người điều hành phải tụn trọng ý kiến của họ, chia sẻ ý kiến với tập thể sau đú bày tỏ thỏi độ của mỡnh một cỏch xõy dựng.
Trong một buổi họp theo phương phỏp cú sự tham gia, chỳng ta sẽ khụng thể tiến hành cỏc cuộc thảo luận và trao đổi thỳ vị nếu khụng cú kỹ năng lắng nghe. Một cuộc họp cú thể gồm nhiều phần bàn về nhiều vấn đề khỏc nhau. Chu kỳ thảo luận nờu ở phiếu kỹ thuật 6 cho chỳng ta thấy rừ tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe. Quả vậy, để phõn tớch và tổng hợp được cỏc ý kiến, cần phải lắng nghe. Nhờ lắng nghe mà ta biết được ý kiến của những người tham gia, mức độ hiểu vấn đề của họ, những khú khăn mà họ gặp phải và nhu cầu cần được hỗ trợ.v.v.
Ghi nhớ: Nghe sai sẽ dẫn đến nguy cơ hiểu sai thụng tin, hiểu sai ý kiến và nhận xột của người tham gia (cú thể tham khảo thờm phiếu kỹ thuật 2 về giao tiếp). Hậu quả là sẽ trả lời sai, dẫn dắt thảo luận sai, thực hiện sai và nghiờm trọng