Bài 8 : Phối hợp chuyờn gia và hỗ trợ người tham gia hội thảo, tập huấn
1. Kiểm tra và phỏt tài liệu cho người tham gia
1.1. Xỏc lập danh mục cỏc tài liệu cần chuẩn bị cho hội thảo, tập huấn
Hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nụng lõm thường liờn quan đến nhiều loại tài liệu khỏc nhau, người chuẩn bị phải lập danh sỏch những tài liệu liờn quan và cú kiến thức về nội dung cần chuẩn bị trong từng tài liệu.
Thực hiện cụng việc chuẩn bị tài liệu cho hội thảo, tập huấn cần phải biết cỏch lập danh mục cỏc tài liệu cần chuẩn bị để đưa ra được những tài liệu cần thiết phục vụ cho hội thảo, tập huấn.
Kết cấu của danh mục tài liệu cần chuẩn bị như sau:
Biểu 17. Bảng kiểm tài liệu nhõn bản
TT Tài liệu cần chuẩn bị Nội dung tài liệu Mục tiờu sử dụng Ngƣời biờn soạn Ghi chỳ 1 2 ….. N
Trong quỏ trỡnh chuẩn bị thường cú những tài liệu đề cập đến nhiều nội dung và nhiều trang, nhưng phần cần chuẩn bị chỉ là nội dung ở một chương, một phần hoặc từ trang số x đến trang số y thỡ chỳng ta cần ghi rừ ở cột nội dung tài liệu.
Trờn cơ sở của danh mục tài liệu cần chuẩn bị được lập, kiểm tra những tài liệu cú sẵn ở cơ quan và ghi vào danh mục tài liệu cần chuẩn bị là đó cú.
Những tài liệu cũn thiếu thỡ phải xỏc định cơ quan, đơn vị nào quản lý để liờn hệ. Phần lớn tài liệu về khuyến nụng lõm được cấp miễn phớ nhưng cú tài liệu phải mượn hoặc mua lại mới cú.
1.2. Kiểm tra và phỏt tài liệu cho người tham gia
Kiểm tra số lượng người tham gia hiện cú mặt và đối chiếu với số tài liệu được chuẩn bị, nếu cú vấn đề gỡ phỏt sinh thỡ liờn hệ với ban tổ chức để tỡm cỏch khắc phục.
Phỏt tài liệu cho người tham gia (phỏt theo trỡnh tự) và ký nhận nếu cú. 2. Hỗ trợ cho chuyờn gia và người tham gia hội thảo, tập huấn
2.1. Xỏc định nội dung chủ đề cần đưa ra thảo luận
Những nội dung chủ đề cú liờn quan đến hội thảo, tập huấn cần đưa ra trao đổi, thống nhất giữa chuyờn gia, người tham gia hội thảo, tập huấn và cỏn bộ. Để thực hiện cụng việc này Ban tổ chức cần chuẩn bị nội dung chủ đề cần thảo luận cú liờn quan đến hội thảo, tập huấn. Chủ đề hội thảo, tập huấn khỏc nhau thỡ nội dung chủ đề thảo luận của mỗi hội thảo, tập huấn cũng khỏc nhau. Nội dung chủ đề thảo luận nờn tập trung vào những điểm chớnh nổi bõt của chủ đề.
Vớ dụ:
Nội dung chủ đề thảo luận của khúa tập huấn về kỹ thuật canh tỏc trờn đất dốc cú thể là:
1) Tỡnh hỡnh canh tỏc trờn đất dốc tại địa phương của người tham gia? 2) Ảnh hưởng của cỏc biện phỏp canh tỏc đối với đất, mụi trường, xó
hội và hiệu quả kinh tế?
3) Cỏc biện phỏp khắc phục đó thực hiện?
2.2. Ghi chộp nội dung ý kiến của người tham gia hội thảo, tập huấn cần chia sẻ
Để thực hiện nội dung này Ban tổ chức cần phải : - Chuẩn bị giấy viết hoặc mỏy tớnh
- Tập trung lắng nghe cỏc ý kiến của cỏc thành viờn về nội dung thảo luận. - Ghi chộp lại những nội dung cỏc ý kiến cần chia sẻ
- Lựa chọn cỏc ý kiến ưu tiờn để trao đổi chia sẻ và thống nhất. Nếu khụng cú thời gian thỡ cỏc ý kiến cũn lại sẽ được trao đổi, trả lời vào dịp khỏc hoặc trả lời bằng viết.
2.3. Truyền đạt thụng tin từ chuyờn gia đến người tham gia và tiếp nhận sản phẩm của cỏc nhúm sản phẩm của cỏc nhúm
Truyền đạt cỏc thụng tin cho người tham gia một cỏch chớnh xỏc, ngắn gọn và dễ hiểu.
Khi cỏc nhúm hoàn thành cụng việc và giao nộp thỡ người hỗ trợ tiếp nhận ghi lại tờn của cỏc nhúm và hướng dẫn họ để hoặc treo sản phẩm vào vị trớ thớch hợp.
Để thực hiện cụng việc này người hỗ trợ phải được trang bị kiến thức về quan sỏt nhúm và lắng nghe tớch cực.
Trong quỏ trỡnh quan sỏt khụng nờn để cho người tham gia biết, trỏnh trường hợp gõy ảnh hưởng quỏ trỡnh hoạt động của người tham gia.
Lắng nghe tất cả cỏc ý kiến trỡnh bày và ghi lại đầy đủ cỏc thụng tin phản hồi. 3. Thảo luận cỏc vấn đề của người tham gia quan tõm
3.1. Chuyển ý kiến của người tham gia đến chuyờn gia Nghe và ghi chộp lại cỏc thụng tin phản hồi. Nghe và ghi chộp lại cỏc thụng tin phản hồi.
Chuyển lại toàn bộ ý kiến của người tham gia đến chuyờn gia. Nếu số lượng nội dung cần truyền đạt quỏ nhiều thỡ người truyền đạt chỉ nờu những ý chớnh nhưng phải mang tớnh tổng hợp và đầy đủ ý kiến của người tham gia.
3.2 Khuyến khớch mọi người tham gia, giải quyết những xung đột trong thảo luận nhúm, giỳp nhúm đi đến kết luận thảo luận nhúm, giỳp nhúm đi đến kết luận
Trong quỏ trỡnh tổ chức hội thảo, tập huấn cú những lỳc khụng khớ hoạt động bị trầm lắng xuống hoặc cú những người vỡ lý do (khụng bảo vệ được ý kiến của mỡnh hoặc rụt rố...) mà hạn chế sự tham gia, thỡ người hỗ trợ phải kịp thời cú biện phỏp thỳc đẩy và khuyến khớch họ tham gia.
Vớ dụ: khi cú một thành viờn trong nhúm hoạt động muốn đưa ra ý kiến của mỡnh nhưng vỡ ngại núi và suy nghĩ rằng khụng biết ý kiến của mỡnh cú đỳng hay khụng. Bạn phỏt hiện được điều đú qua cử chỉ và thỏi độ của họ.
Bạn khuyến khớch họ rằng đõy chỉ là quan điểm của cỏ nhõn và cần được chia sẻ với mọi người, nếu nú phự hợp với quan điểm của nhúm thỡ rất tốt, nếu cú những điểm khỏc biệt thỡ nhúm cần phải lưu ý và bản thõn người trỡnh bày cú cơ hội để xột lại ý kiến của mỡnh. Nếu họ trỡnh bày khụng rừ ý hoặc quỏ dài thỡ người hỗ trợ phải lắng nghe và giỳp họ diễn giải vấn đề.
Khi thảo luận một vấn đề trong hội thảo, tập huấn thường cú nhiều ý kiến và nhiều người tham gia. Cú những vấn đề được tranh luận - thảo luận rất sụi nổi và đưa ra những ý tưởng rất tớch cực và được sự thống nhất cao, nhưng cú vấn đề được thảo luận rất nhiều nhưng quan điểm và ý kiến vẫn cũn trỏi ngược nhau, mỗi người đều cú quan điểm, lý lẽ riờng để bảo vệ ý kiến của mỡnh một cỏch căng thẳng.
Vớ dụ: Thảo luận nhúm chủ đề: nờn trồng loại cõy gỡ trờn đất trống đồi nỳi trọc tại thụn bản. Người hỗ trợ phải bỡnh tĩnh và lắng nghe đầy đủ cỏc ý kiến và giỳp họ giải quyết xung đột bằng cỏch: Tỡm những điểm chung nhất trong ý kiến của họ và phỏt biểu rằng mỗi người đều cú lý khi đưa ra ý kiến của mỡnh, ý kiến của mỡnh đó xuất phỏt từ nguyện vọng chung của nhiều người, chiến lược của địa phương và phự hợp với điều kiện thực tế của địa phương. Nếu chưa thống nhất được thỡ cần phải bảo lưu ý kiến của họ.
Thời gian để thực hiện là vấn đề quan trọng để giỳp nhúm thực hiện cụng việc đỳng tiến độ và chuyển sang cụng việc khỏc. Khi quan sỏt cỏc nhúm
làm việc sẽ phỏt hiện nhiều vấn đề ta phải giải quyết như thế nào? Vớ dụ: Thời gian đó gần hết mà nhúm chưa thống nhất được và đi đến kết luận thỡ người hỗ trợ giỳp nhúm đi đến kết luận. Khi hỗ trợ phải sử dụng cỏc kỹ năng lắng nghe tớch cực và quan sỏt hành vi và quỏ trỡnh làm việc theo nhúm.
3.3. Phỏt hiện và xử lý sớm những hành vi bất ổn trong hội thảo, tập huấn Trong hội thảo, tập huấn thường xảy ra cỏc vấn đề vớ dụ như: cú người chỉ Trong hội thảo, tập huấn thường xảy ra cỏc vấn đề vớ dụ như: cú người chỉ thớch nờu ra khú khăn nhưng khụng muốn giải quyết khú khăn, những người luụn to mồm và lấn ỏt những người khỏc, những người quỏ nhạy cảm. Từ những điều đó trỡnh bày ở trờn người hỗ trợ viờn cú thể đưa ra những giải phỏp hạn chế bằng cỏch:
- Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý;
- Đưa thờm những nguyờn tắc giỳp hạn chế những bất ổn; - Chỳ ý đến những thành viờn cú hành vi bất ổn;
- Trao đổi thờm với những thành viờn cú khả năng gõy bất ổn trong giờ giải lao;
Phỏt hiện những người cú hành vi bất ổn từ sớm. Vớ dụ:
- Khụng núi năng gỡ. - Khoanh tay, đứng nhỡn. - Núi chuyện riờng.
Giải quyết những hành vi bất ổn
- Gặp riờng cỏ nhõn cú hành vi bất ổn để giỳp họ bàn bạc trước cả nhúm. - Đồng cảm với những triệu chứng của họ.
Vớ dụ: “Hỡnh như chị cú một số cụng việc quan trọng cần phải làm gấp. Vỡ tham dự cuộc hội thảo này nờn chị khụng thể hoàn thành như dự kiến nờn chị phải mang đến cuộc họp để làm...”
- Tỡm và giải quyết nguyờn nhõn gốc rễ của sự bất ổn.
- Đưa ra cỏc giải phỏp và cú sự thỏa thuận thực hiện giải phỏp. - Thống nhất ý kiến của nhúm:
- Con người thường bất đồng ý kiến trong hội thảo, tập huấn do những nguyờn nhõn sau:
- Chưa nghe rừ và hiểu đỳng ý của người khỏc.
- Kiến thức, kinh nghiệm và giỏ trị tin tưởng khỏc nhau. - Tớnh cỏch khỏc nhau và cú lịch sử quỏ khứ với nhau.
- Khi bất đồng ý kiến xảy ra, người hỗ trợ viờn cần tự hỏi: cú nhất thiết phải cú sự thống nhất ý kiến khụng. Nếu khụng cần, khụng nhất thiết yờu cầu nhúm phải thống nhất ý kiến. Nếu cần thiết, để cho nhúm cú thời gian thảo luận để đi đến thống nhất. Người hỗ trợ cần can thiệp khi:
- Nhúm làm việc tốn nhiều thời gian để thống nhất ý kiến. - Nhúm thảo luận đi ra ngoài trọng tõm.
- Chỉ một vài người tham gia.
- Cú những yếu tố tỡnh cảm (tức giận, căm phẫn...) xen vào trong thảo luận. - Một số phương phỏp người hỗ trợ viờn cú thể dựng để can thiệp
- Cho điểm từng giải phỏp/quyết định hoặc sự lựa chọn.
- Phõn tớch điểm mạnh, yếu (hoặc thuận lợi/ khú khăn) để làm cơ sở đi đến thống nhất.
- Tớnh toỏn nguồn lực (so sỏnh trong từng giải phỏp/ sự lựa chọn, nếu thực hiện cần những nguồn lực nào). Cú thể liệt kờ: nhõn lực, thời gian, vật lực và cỏc sự hỗ trợ khỏc.
- Đưa ra cỏc giải phỏp mới/ sự lựa chọn mới kết hợp những điểm mạnh của những giải phỏp/ sự lựa chọn đó đưa ra.
3.4. Chuyờn gia giải thớch cỏc vấn đề người tham gia quan tõm
Người tham gia sẽ đưa ra những cõu hỏi liờn quan đến cỏc vấn đề họ quan tõm vỡ vậy chuyờn gia cú trỏch nhiệm giải thớch tất cả những thắc mắc của người tham gia trong quỏ trỡnh hội thảo, tập huấn.
B. Cõu hỏi và bài tập thực hành
Phõn nhúm 2 người đúng vai giả định thực hiện cụng việc:
- Hỗ trợ chuyờn gia và người tham gia cho hội thảo trồng cõy điều ghộp tại địa phương.
- Cỏc thành viờn cũn lại quan sỏt và gúp ý.
C. Ghi nhớ
- Biờn bản tập huấn phải ghi đầy đủ nội dung và thật khỏch quan. - Lắng nghe đầy đủ cỏc ý kiến của người tham gia.
- Phản hồi thụng tin cho người điều hành một cỏch khỏch quan và cung cấp thụng tin cho người tham gia đầy đủ, rừ ràng và dễ hiểu.
Bài 9: Tổ chức lấy ý kiến phản hồi Mục tiờu Mục tiờu
- Trỡnh bày được sự cần thiết lấy ý kiến phản hồi và trỡnh tự cỏc hỡnh thức lấy ý kiến phản hồi của người tham gia cho một chủ đề cụ thể .
- Thực hiện được phương phỏp lấy ý kiến phản hồi của người tham gia trong hội thảo, tập huấn giả định cho nội dung cụ thể bằng phiếu đỏnh giỏ.
- Phỏt hiện được những sai sút trong quỏ trỡnh lấy ý kiến người tham gia của cỏc nhúm khỏc.
- Cú trỏch nhiệm với cụng việc, trung thực khiờm tốn, cẩn thận.
A. Nội dung:
1. Sự cần thiết lấy ý kiến phản hồi
Lấy ý kiến phản hồi nhằm đỏnh giỏ hội thảo, tập huấn. Xem xột mức độ đạt được mục tiờu đề ra. Tỡm ra những điểm yếu, điểm mạnh nhằm khắc phục điểm yếu, phỏt huy điểm mạnh, kịp thời chỉnh sửa bổ xung cho kế hoạch và quỏ trỡnh hội thảo, tập huấn tiếp theo.
2. Trỡnh tự và cỏch thức thực hiện cụng việc 2.1. Xỏc định thời điểm lấy ý kiến phản hồi 2.1. Xỏc định thời điểm lấy ý kiến phản hồi
- Trong quỏ trỡnh tổ chức hội thảo, tập huấn, việc xỏc định thời điểm lấy ý kiến phản hồi là rất quan trọng.
- Xỏc định đỳng thời điểm lấy ý kiến phản hồi sẽ cung cấp cho người lấy ý kiến một sự phản ỏnh rất cụ thể nguyện vọng của người tham gia.
- Ban tổ chức sẽ hội ý sau khi cú kết quả và cú những quyết định điều chỉnh cho thớch hợp.
- Thời điểm lấy ý kiến phản hồi trong hội thảo thường được tiến hành vào những thời điểm người tham gia cú những biểu hiện: khụng hiểu vấn đề, khụng tập trung chỳ ý và cú những biểu hiện bất thường.
- Thời điểm lấy ý kiến phản hồi trong tập huấn thường được thực hiện sau khi kết thỳc từng chuyờn đề. Trong những trường hợp cần thiết cú thể lấy ý kiến phản hồi khi đang tổ chức tập huấn chuyờn đề.
Những hỡnh thức lấy ý kiến phản hồi trong hoạt động khuyến nụng lõm:
- Lấy ý kiến người tham gia trực tiếp bằng cỏch đặt cõu hỏi.
- Lấy ý kiến người tham gia giỏn tiếp bằng cỏch soạn phiếu đỏnh giỏ của học viờn. - Lấy ý kiến người tham gia giỏn tiếp bằng cỏch trả lời cõu hỏi theo kiểu trắc nghiệm - Phương phỏp xõy dựng nội dung lấy ý kiến phản hồi .
- Cỏch lập phiếu đỏnh giỏ của học viờn tham dự lớp tập huấn. - Tổ chức lấy ý kiến phản hồi giỏn tiếp và tổng hợp thụng tin.
2.2. Cỏc phương phỏp lấy ý kiến phản hồi 2.2.1. Xõy dựng nội dung phản hồi trực tiếp 2.2.1. Xõy dựng nội dung phản hồi trực tiếp
Muốn cú thụng tin phản hồi trực tiếp từ phớa người tham gia thỡ việc quan trọng đầu tiờn đú là phải chuẩn bị cõu hỏi. Cõu hỏi tốt là cõu hỏi ngắn gọn, rừ ý hỏi, giỳp người tham dự định hướng suy nghĩ và suy nghĩ hiệu quả:
a. Cõu hỏi tốt là cõu hỏi cú mục đớch rừ ràng hay ý hỏi rừ ràng. Khi đặt cõu hỏi cần biết rừ mỡnh đang tỡm kiếm thụng tin gỡ hoặc muốn người được hỏi nghĩ về điều gỡ. Khi mục đớch rừ ràng mới tỡm được từ hỏi đỳng. Khi dựng cõu hỏi chung chung thỡ thụng tin ta thu nhập được nhiều khi khụng đỳng mục đớch. Nờn trỏnh dựng cõu hỏi vớ dụ như: Dạo này tỡnh hỡnh anh chị như thế nào?
b. Cõu hỏi tốt là cõu hỏi ngắn gọn, người nghe dễ nắm bắt nội dung cõu hỏi và dễ trả lời.
c. Cõu hỏi tốt chỉ cú một ý hỏi. Đối với người tham gia cần trỏnh đưa ra cõu hỏi cú nhiều ý cựng một lỳc khiến người tham dự khụng biết trả lời từ đõu.
d. Cõu hỏi từ dễ đến khú, mang tớnh gợi mở. 2.2.2. Xõy dựng nội dung phản hồi giỏn tiếp
Lập phiếu đỏnh giỏ của học viờn tham gia lớp tập huấn theo mẫu sau:
PHIẾU ĐÁNH GIÁ CỦA HỌC VIấN THAM GIA LỚP TẬP HUẤN
Đơn vị tập huấn: ... Địa điểm tổ chức: ...
Thời gian tập huấn: Từ ngày... đến ngày....thỏng....năm... (Đỏnh dấu (X) vào cột lựa chọn)
Chuyờn đề 1: ...
Nội dung đỏnh giỏ Rất tốt Tốt Chƣa tốt
Nội dung bài giảng Nội dung thực hành
Phương phỏp trỡnh bày của tập huấn viờn Sử dụng phương tiện giảng dạy
Chuyờn đề 2: ...