Ưu điểm và nhược điểm của việc lấy kiến người tham gia bằng cỏch đặt cõu hỏi
* Ưu điểm:
- Lấy ý kiến nhanh và cụ thể.
- Người được hỏi trả lời đỳng tõm tư, nguyện vọng của mỡnh. * Nhược điểm:
- Hỏi được ớt người.
- Khụng mang tớnh khỏch quan.
Ưu điểm và nhược điểm của việc lấy kiến người tham gia hội thảo tập huấn bằng phiếu cõu hỏi
Trong tổ chức tập huấn sau khi kết thỳc chuyờn đề ban tổ chức thường lấy ý kiến người tham gia bằng phiếu cõu hỏi. Tuy nhiờn việc lấy ý kiến phản hồi bằng phiếu cõu hỏi cũng cú những ưu điểm và nhược điểm như sau:
* Ưu điểm:
- Mang tớnh khỏch quan cao. * Nhược điểm:
- Khú thực hiện. - Mất nhiều thời gian.
2.4. Tổ chức lấy ý kiến phản hồi và đỏnh giỏ 2.4.1 Tổ chức lấy ý kiến phản hồi 2.4.1 Tổ chức lấy ý kiến phản hồi
Tổ chức lấy ý kiến phản hồi thường được tổ chức vào cuối buổi hội thảo, tập huấn. Nhưng trong những thời điểm nhạy cảm cần phải tổ chức lấy ý kiến phản hồi trực tiếp hoặc giỏn tiếp để đỏnh giỏ khỏch quan.
Tổ chức lấy ý kiến phản hồi giỏn tiếp: - Chuẩn bị nội dung lấy ý kiến phản hồi.
- Chuẩn bị cõu hỏi và dự kiến số lượng người lấy ý kiến. - Tiến hành lấy ý kiến phản hồi.
Tổ chức lấy ý kiến phản hồi trực tiếp: Người làm cụng tỏc tổ chức chuẩn bị đầy đủ số lượng phiếu (theo mẫu
Hướng dẫn cho người tham gia cỏch điền cỏch thụng tin vào phiếu đỏnh giỏ và đỏnh giỏ theo cỏc nội dung. Phỏt phiếu cho người tham gia nếu nhiều người cú thể phỏt theo đơn vị rồi từng đơn vị phỏt cho cỏ nhõn.
Sau khoảng thời gian quy định tiến hành thu phiếu đỏnh giỏ, thực hiện như khi phỏt phiếu đỏnh giỏ. Kiểm tra lại số phiếu đỏnh giỏ của từng đơn vị và so sỏnh với số phiếu phỏt ra.
Khi kiểm tra phỏt hiện số phiếu thu vào bị thiếu so với số phiếu phỏt ra thỡ người thu phiếu yờu cầu đơn vị bị thiếu khẩn trương kiểm tra lại và khắc phục.
2.4.2. Tổng hợp ý kiến phản hồi
Tổng hợp thụng tin sau khi lấy ý kiến phản hồi trực tiếp:
- Do số người được lấy ý kiến phản hồi trực tiếp thường ớt cho nờn cụng việc tổng hợp tương đối dễ dàng.
- Khi hỏi và ghi chộp cỏc ý kiến phản hồi người ghi cũng thường chuẩn bị trước theo cỏc nội dung và tiờu chớ đỏnh giỏ để thuận lợi cho cụng việc tổng hợp.
Vớ dụ: trong 4 người được hỏi về nội dung A theo 3 cấp độ (Rất tốt, Tốt, Chưa đạt) thỡ 1 người trả lời tốt cũn 3 người trả lời chưa đạt. Tổng hợp số ý kiến phản hồi về nội dung A như sau:
Biểu 10. Tổng hợp số ý kiến phản hồi
TT Nội dung Rất tốt Tốt Chƣa đạt
2 Nội dung B
Tổng hợp thụng tin phản hồi giỏn tiếp
- Nếu phiếu đỏnh giỏ của học viờn tham gia lớp tập huấn được trỡnh bày trờn giấy A4 và treo ở trờn bảng.
- Cỏc thành viờn tham gia cứ lần lượt đỏnh giỏ theo cỏc đề mục và đỏnh dấu vào, ngoài ra cú ý kiến gỡ khỏc thỡ ghi thờm phớa dưới. Người làm cụng việc tổng hợp cứ lần lượt đếm theo cỏc nội dung.
- Nội dung A bao nhiờu người đỏnh giỏ rất tốt, bao nhiờu người đỏnh giỏ tốt, bao nhiờu người đỏnh giỏ chưa đạt và ghi lại cỏc ý kiến khỏc.
Nếu phiếu đỏnh giỏ được đưa cho cỏc học viờn tham dự lớp tập huấn và thu lại ý kiến đỏnh giỏ bằng phiếu thỡ tổng hợp như sau:
Biểu 11. Tổng hợp số ý kiến phản hồi
TT Nội dung Rất tốt Tốt Chƣa đạt
1 Nội dung A 3 4 1
2 Nội dung B 4 4
- Người làm cụng tỏc tổng hợp kẻ bảng biểu như trờn. Phiếu đỏnh giỏ của người thứ nhất về nội dung A được đỏnh giỏ là rất tốt thỡ đỏnh dấu vào cột rất tốt, nội dung B được đỏnh giỏ là tốt thỡ thỡ đỏnh dấu vào cột tốt. Thực hiện đỏnh dấu theo phiếu đỏnh từ phiếu của người thứ nhất cho đến người cuối cựng.
- Sau đú đếm số gạch của từng nội dung theo từng cột và ghi ra thành số ý kiến đỏnh giỏ. Vớ dụ theo bảng trờn thỡ số phiếu đỏnh giỏ là 8, số ý kiến đỏnh giỏ nội dung A: Rất tốt là: 3; Tốt là 4; Chưa đạt là: 1. Lưu ý là số ý kiến theo từng nội dung phải bằng số phiếu đỏnh giỏ của học viờn.
- Ngoài ra cũn cỏc ý kiến đúng gúp khỏc thỡ người tổng hợp ghi lại đầy đủ và những ý kiến tương tự nhau chỉ ghi một lần và ghi tổng số người đúng gúp ý kiến đú.
- Sau khi cú kết quả đỏnh giỏ thỡ ban tổ chức cựng với chuyờn gia tập huấn và đại diện lớp tiến hành hội ý, đưa ra những điều chỉnh cho phự hợp để thực hiện tập huấn chuyờn đề tiếp theo hoặc rỳt kinh nghiệm cho lần sau.
- Tất cả cỏc mẫu biểu tổng hợp từ cỏc phiếu lấy ý kiến của cỏc thành viờn được viết thành bỏo cỏo trỡnh bày trong phần tổng kết đỏnh giỏ cuối buổi hội thảo, tập huấn.
- Tổng hợp kết quả đỏnh giỏ của người tham gia; ban tổ chức cú thể trực tiếp cựng với đại diện người tham gia tổng hợp lại kết quả.
- Cú thể ban tổ chức cho người tham gia nghỉ giải lao để làm cụng việc tổng hợp kết quả đỏnh giỏ của người tham gia và ghi lại những ý kiến đúng gúp của người tham gia.
B. Cõu hỏi và bài tập thực hành
Bài tập 1:
- Nội dung:
+ Mỗi nhúm 3 người, thực hiện cụng việc: Lập phiếu đỏnh giỏ của học viờn tham dự lớp tập huấn trờn giấy A4 hoặc trờn mỏy vi tớnh.
- Sản phẩm của nhúm:
01 Phiếu đỏnh giỏ của học viờn tham dự lớp tập huấn.
Bài tập 2:
- Nội dung:
+ Mỗi nhúm 5 người, thực hiện cụng việc: Lấy ý kiến phản hồi và tổng hợp ý kiến của học viờn tham gia tập huấn bằng phiếu đỏnh giỏ trong điều kiện giả định.
- Sử dụng phũng học để thực hành. Số lượng người được tham gia lấy ý kiến là 12 người.
- Sản phảm của nhúm:
Quỏ trỡnh thực hiện việc lấy ý kiến phản hồi.
C. Ghi nhớ
- Chọn thời điểm lấy ý kiến phản hồi phự hợp.
- Đặt cõu hỏi phải rừ ràng, nờn đặt cõu hỏi mở khi lấy ý kiến phản hồi trực tiếp. - Tiờu chớ đỏnh giỏ phải cụ thể, và thể hiện rừ cỏc cấp độ đỏnh giỏ.
Bài 10: Tổ chức bế mạc hội thảo, tập huấn Mục tiờu:
- Trỡnh bày được nội dung cỏc bước cụng việc trong phần bế mạc một hội thảo, tập huấn;
- Bế mạc được một hội thảo giả định đầy đủ cỏc bước và theo đỳng trỡnh tự; - Phỏt hiện được những khuyết điểm của người bế mạc hội thảo, tập huấn.
- Cú tinh thần trỏch nhiệm cụng việc được giao, làm việc khoa học, cẩn thận, chớnh xỏc.
A. Nội dung:
1. Chuẩn bị
1.1. Chuẩn bị nội dung bỏo cỏo bế mạc hội thảo, tập huấn
+ Tổng hợp phiếu đỏnh giỏ kết quả hội thảo
Biểu 12. Phiếu đỏnh giỏ cụng tỏc tổ chức hội thảo, tập huấn
TT Nội dung lấy ý kiến Rất tốt Tốt Chƣa tốt
1 Thời gian tổ chức lớp học
2 Địa điểm, nơi học tập và thực hành 3 Cụng tỏc hậu cần (ăn, ở, sinh hoạt) … n Tổng hợp í kiến khỏc: ... ... ... ... ... ... ... ...
- Kết thỳc chương trỡnh tập huấn, ban tổ chức tiến hành tổng hợp phiếu đỏnh giỏ kết quả tập huấn.
- Thành phần gồm cỏn bộ khuyến nụng lõm, ban tổ chức lớp, đại diện học viờn. Bảng tổng hợp được thực hiện như sau
BẢNG TỔNG HỢP
Phiếu đỏnh giỏ kết quả lớp tập huấn
Nội dung tập huấn: ...
Thời gian tổ chức: Từ ngày.... /.../... đến ngày.../.../... Địa điểm tập huấn: ...
Số lượng học viờn:...người. Đối tượng học viờn ... 1.Đỏnh giỏ chất lượng lớp tập huấn
Biểu 13. Mẫu đỏnh giỏ chất lượng lớp tập huấn
TT Nội dung tập huấn và thực hành
Tờn tập huấn viờn
Kết quả
(Ghi số lượng phiếu đỏnh giỏ)
Rất tốt Tốt Chƣa tốt học viờn Tổng số 1 Nội dung A 2 Nội dung B 3 4 Tổng hợp đỏnh giỏ chất lượng học tập Số lượng Phần trăm 2. Đỏnh giỏ cụng tỏc tổ chức
Biểu 14. Mẫu đỏnh giỏ cụng tỏc tổ chức
TT Nội dung đỏnh giỏ Rất tốt Tốt Chƣa tốt Ghi chỳ
1 Thời gian tổ chức lớp học 2 Địa điểm nơi học tập và thực
3 Cụng tỏc hậu cần (ăn, ở, sinh hoạt)
Tổng hợp đỏnh giỏ cụng tỏc tổ chức (số lượng)
3. Kết quả học tập của học viờn: % giỏi:..., % khỏ..., % trung bỡnh...% 4. í kiến đỏnh giỏ của học viờn phụ trỏch lớp:
Tờn học viờn:... Nơi cụng tỏc, đơn vị: ... ...
ĐẠI DIỆN BấN B
(Lónh đạo ký, đúng dấu) BAN
Tổ CHỨC LỚP ĐẠI DIỆN HỌC VIấN
1.2 Chuẩn bị cơ sở vật chất
Phũng hội thảo/tập huấn
Viờc lựa chọn phũng họp giữ vai trũ quan trọng, phũng họp phải thoả món cỏc tiờu chớ sau đõy:
- Nằm ở vị trớ thuận lợi để những người tham dự cú thể đi đến phũng họp một cỏch dễ dàng.
- Phũng họp phải tiện nghi: những người tham dự họp phải cú chỗ ngồi thoải mỏi, ớt nhất phải cú chiếu sạch trải trờn nền đất.
Nhưng nếu cú bàn và ghế ngồi thỡ càng tốt. Phũng họp nờn cú đủ cỏc thiết bị cần thiết để tổ chức cuộc họp (õm thanh, chiếu sỏng)
- Cho phộp người tham dự nghe tốt (khụng cú tiếng ồn từ bờn ngoài) những vẫn đảm bảo thoỏng khớ.
- Thuận tiện cho việc trỡnh bày bằng hỡnh ảnh (cú bảng, cú tường trống để cú thể treo những khổ giấy lớn hoặc cú mỏy chiếu hỡnh)
- Sắp xếp bàn ghế: ghế phải được sắp xếp theo hỡnh trũn hoặc hỡnh bỏn nguyệt để thỳc đẩy trao đổi giữa những người tham dự họp. Ngược lại với những
gỡ người ta thường nghĩ, khi ngồi theo vũng trũn cú rất ớt người núi chuyện riờng ngoài chủ đề buổi họp hơn là ngồi theo hàng ngang.
- Khả năng sẵn cú: trong thụn, xó tốt nhất là luụn chỉ sử dụng một phũng họp để trỏnh nhầm lẫn. Vỡ vậy nờn chọn những phũng họp rỗi. Mặt khỏc cũng cần tớnh toỏn tới giỏ thuờ phũng.
Chuẩn bị cỏc cụng cụ hỗ trợ
Cụng cụ hỗ trợ cho cuộc họp chớnh là cỏc vật tư, dung cụ, tranh ảnh, giấy bỳt, bảng, biểu…. để phục vụ trực tiếp cho cuộc họp. Đõy chớnh là những cụng cụ cần thiết hỗ trợ cho quỏ trỡnh thảo luận, trao đổi cũng như tỡm kiếm thụng tin cho quỏ trỡnh tổ chức cuộc họp.
Tuỳ theo nội dung, tớnh chất của từng cuộc họp để chuẩn bị cỏc loại cụng cụ này cho phự hợp và phải đảm bảo nguyờn tắc cụng cụ chỉ cú tớnh chất hỗ trợ cho cuộc họp chứ khụng phải là nhõn tố chớnh quyết định thành cụng của cuộc họp.
2. Trỡnh tự cỏc bước bế mạc hội thảo, tập huấn 2. 1. Ổn định tổ chức 2. 1. Ổn định tổ chức
- Chào hỏi người tham gia: Về nguyờn tắc, chủ toạ phải là người đầu tiờn cú mặt tại địa điểm họp. mời những người tham dự vào phũng họp, mời họ ngồi vào vị trớ được bố trớ sao cho dễ thảo luận. Trong khi chờ đợi mọi người đến đụng đủ, người điều khiển cú thể thư gión bằng cỏch uống trà và trũ chuyện đụi chỳt với những người tới dự họp.
- Kiểm tra số lượng người hiện cú trong phũng hội thảo, tập huấn: Quan sỏt người tham gia hội thảo, tập huấn; Ghi tờn những người tham gia hiện cú tại phũng hội thảo, tập huấn. Tổng hợp số lượng người tham gia hiện cú, bỏo cỏo với bộ phận chức năng
- Khai mạc: Người điều hành (Chủ toạ) tuyờn bố lý do, nhắc lại mục tiờu của cuộc họp, chỉ định thư ký viết biờn bản. Trước mỗi buổi họp việc giới thiệu cụ thể cỏc mục tiờu và chương trỡnh buổi họp là rất quan trọng. Điều này cho phộp những người tham dự biết được mỡnh sẽ phải thảo luận về việc gỡ, suy nghĩ về việc gỡ và trờn hết là bổ sung chương trỡnh (nếu cần thiết).
- Giới thiệu đại biểu: Để mở đầu cuộc họp theo phương phỏp cú sự tham gia, người điều khiển luụn phải giới thiệu người tham gia và cảm ơn họ đó đến dự. Việc giới thiệu cú thể do chớnh những người tham dự tự làm. Tất cả những người tham dự họp đều biết nhau là điều rất quan trọng và sẽ cho phộp tạo ra một khụng khớ cởi mở và thõn thiện. Mặt khỏc, việc cảm ơn đại biểu đó đến tham dự khụng chỉ đơn thuần là một hành động lịch sự vỡ việc làm này cũng cho phộp
bày tỏ cho cỏc đại biểu thấy rằng người điều khiển rất hào hứng và hài lũng vỡ đó thu hỳt được sự chỳ ý cũng như mối quan tõm của họ.
2.2. Trỡnh bày bỏo cỏo đỏnh giỏ hội thảo, tập huấn
Bỏo cỏo đỏnh giỏ đó chuẩn bị sẽ được trỡnh bày trong buổi bế mạc và được trỡnh bày bởi ban tổ chức lớp học hoặc chuyờn gia tư vấn.
2.3. Phỏt biểu rỳt kinh nghiệm
- Bộ phận tổ chức phải phõn cụng trước người phỏt biểu rỳt kinh nghiệm, người phỏt biểu rỳt kinh nghiệm cú thể là đại diện địa phương hoặc cỏn bộ khuyến nụng lõm nhưng khi phỏt biểu rỳt kinh nghiệm phải đảm bảo cỏc tiờu chớ:
- Phỏt biểu to, rừ ràng.
- Nội dung phỏt biểu phải nờu bật lờn cỏc chủ đề:
+ Những mặt mạnh trong cụng tỏc tổ chức hội thảo, tập huấn.
+ Bộ phận tổ chức sẽ nghiờm tỳc rỳt kinh nghiệm để cụng tỏc tổ chức lần sau được tốt hơn.
2.4. Phỏt biểu cảm ơn
- Phỏt biểu cảm ơn và phỏt biểu rỳt kinh nghiệm khụng nhất thiết phải theo một thứ tự nhất định, tuỳ theo điều kiện cụ thể trong quỏ trỡnh tổ chức mà cú thể phỏt biểu rỳt kinh nghiệm trước hoặc cảm ơn trước.
- Khi phỏt biểu cảm ơn người trỡnh bày phải thể hiện được cỏc nội dung: + Cỏm ơn đại biểu, đơn vị hỗ trợ (nếu cú).
+ Cỏm ơn người tham gia đó đến dự hội thảo, tập huấn.
+ Cỏm ơn sự đỏnh giỏ trung thực và cỏc ý kiến gúp ý của người tham gia. 2.5. Đưa tiễn khỏch
- Đưa tiễn khỏch là một vấn đề tế nhị; nghe thỡ đơn giản nhưng để thực hiện tốt được việc này cũng khụng dễ dàng.
- Khỏch ra về người tiễn khỏch cú thỏi độ vui vẻ, cử chỉ thõn mật và hẹn mong được gặp lại những người tham gia.
- Trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc chuyờn đề đó được hội thảo, tập huấn mà gặp những khú khăn, vướng mắc thỡ cú thể trao đổi qua điện thoại hoặc trực tiếp đến văn phũng khuyến nụng lõm cơ sở để trao đổi.
B. Cõu hỏi và bài tập thực hành
Bài tập 1:
- Nội dung:
+ Mỗi nhúm 3 người thực hiện cụng việc: tổ chức lấy ý kiến của người tham gia về cụng tỏc tổ chức theo 1 trong 2 hỡnh thức vừa được học, tổ chức phỏt biểu bế mạc chương trỡnh tập huấn giả định.
+ Thực hành tại phũng học, cỏc nhúm khỏc quan sỏt và gúp ý. - Sản phẩm:
Quỏ trỡnh tổ chức lấy ý kiến và quỏ trỡnh tổ chức phỏt biểu bế mạc của nhúm.
Bài tập 2:
- Nội dung:
+ Mỗi nhúm 3 người, thực hiện cụng việc: lập Bảng tổng hợp phiếu đỏnh giỏ kết quả lớp tập huấn trờn giấy A0.
- Sản phẩm của nhúm:
+ 01 Bảng tổng hợp phiếu đỏnh giỏ kết quả tập huấn.
+ Giỏo viờn nhận xột sản phẩm của cỏc nhúm trong thời gian: 10 phỳt.
C. Ghi nhớ
- Lập bảng tổng hợp phiếu đỏnh giỏ kết quả lớp tập huấn phải rừ ràng và đầy đủ