Bài 2 : Chuẩn bị cỏc điều kiện cho hội thảo, tập huấn
3. Chuẩn bị hậu cần cho tập huấn, hội thảo
3.5. Lập bảng thanh toỏn chi phớ cho chuyờn gia và người tham gia
Những người tham gia hội thảo, tập huấn hoạt động khuyến nụng lõm phần lớn đều cú sự hỗ trợ chi phớ đi lại và tiền ăn trưa, căn cứ theo định mức kinh phớ của hoạt động. Những chuyờn gia hội thảo, tập huấn nếu là đại điện cấp trờn thỡ thường khụng phải trả tiền nhưng nếu là mời bờn ngoài thỡ lập hợp đồng ký kết và thanh toỏn chi phớ sau khi thực hiện xong cụng việc. Người thanh toỏn lập cỏc biểu mẫu để thanh toỏn chi phớ cho người tham gia, nội dung chớnh của biểu mẫu như sau:
Biểu 6. Bảng thanh toỏn chi phớ cho người tham gia
TT Họ và tờn Đơn vị Số ngày Định mức Số tiền Ký nhận Ghi chỳ 1 2 ... Tổng cộng Ngày ... thỏng ... năm 200...
B. Cõu hỏi và bài tập thực hành
Cõu 1. Chuẩn bị tài liệu cho tập huấn kỹ thuật trồng cõy keo giõm hom. Cõu 2: Chuẩn bị 1 phũng hội thảo giả định tại lớp học?
Nội dung bài tập:
- Trang thiết bị của phũng hội thảo là trang thiết bị của phũng học.
- Nhúm 1: bố trớ cho 16 người (4 đại biểu thuộc 2 đơn vị và 12 người tham gia). - Nhúm 2: bố trớ cho 18 người (4 đại biểu thuộc 2 đơn vị và 14 người tham gia). - Nhúm 3: bố trớ cho 20 người (2 đại biểu thuộc 2 đơn vị và 18 người tham gia). Sản phẩm của cỏc nhúm: Phũng hội thảo, tập huấn được trỡnh bày theo giả định. Bảng kiểm của cỏc nhúm được trỡnh bày trờn giấy A0.
C. Ghi nhớ
- Địa điểm tổ chức hội thảo tập huấn thuận tiện cho việc đi lại, phự hợp với điều kiện của địa phương.
- Bố trớ phũng hội thảo, tập huấn và chuẩn bị cỏc phương tiện, thiết bị phự hợp với điều kiện thực tế của địa phương.
Bài 3: Mời chuyờn gia và đối tƣợng tham gia tập huấn Mục tiờu:
- Trỡnh bày được trỡnh tự cỏc bước lựa chọn chuyờn gia, tư vấn tham gia tập huấn theo chủ đề đỳng qui định;
- Soạn thảo nội dung văn bản mời chuyờn gia, tư vấn và người tham gia hội thảo/ tập huấn theo đỳng chủ đề;
- Cú ý thức trỏch nhiệm cao và tinh thần hợp tỏc trong cụng việc được giao, kiểm tra đỏnh giỏ cỏc hoạt động.
A. Nội dung chớnh:
1. Mời chuyờn gia
1.1. Liệt kờ cỏc nội dung cú thể thực hiện và cỏc nội dung cần tư vấn Cần xỏc định rừ cỏc nội dung cỏn bộ khuyến nụng lõm cú thể thực hiện Cần xỏc định rừ cỏc nội dung cỏn bộ khuyến nụng lõm cú thể thực hiện được và cỏc nội dung cần mời chuyờn gia. Nội dung thật sự cần thiết phải mời chuyờn gia thỡ mới mời chuyờn gia để giảm tối đa kinh phớ.
1.2. Lựa chọn và sắp xếp thứ tự ưu tiờn nội dung tư vấn 1.2.1. Sắp xếp thứ tự ưu tiờn 1.2.1. Sắp xếp thứ tự ưu tiờn
Sử dụng phương phỏp cho điểm để sắp xếp thứ tự ưu tiờn cỏc nội dung cần mời chuyờn gia.
Biểu 7. Vớ dụ thứ tự ưu tiờn cỏc nội dung mời chuyờn gia tập huấn tại thụn A
STT Nội dung Thứ tự ƣu tiờn
1 Kỹ thuật nuụi bũ vỗ bộo 1
2 Kỹ thuật trồng rau an toàn 2
3 Kỹ thuật nuụi gà thả vườn 3
1.2.2. Lựa chọn nội dung tư vấn
Từ kết quả sắp xếp thứ tự ưu tiờn sẽ lựa chọn nội dung tư vấn theo thứ tự ưu tiờn. Thứ tự ưu tiờn số 1 sẽ được lựa chọn đầu tiờn, sau đú đến cỏc thứ tự ưu tiờn kế tiếp. Trong trường hợp cú nhiều nội dung cựng một thứ tự ưu tiờn, ta chọn nội dung cú số lượt lựa chọn nhiều nhất.
1.2.3. Xỏc định đối tỏc tư vấn
Xỏc định đối tỏc tư vấn được dựa trờn mục tiờu và nội dung tư vấn. Đối tỏc tư vấn sẽ lựa chọn là những đơn vị, cỏ nhõn cú năng lực, chuyờn mụn và cú bề dày kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực hội thảo, tập huấn.
1.3.1. Xỏc định mục đớch
Xỏc định rừ mục đớch của việc thuờ tư vấn và cỏc nội dung cụng việc tư vấn sẽ làm. Vớ dụ mời chuyờn gia tư vấn tập huấn kỹ thuật nuụi bũ vỗ bộo cho 30 hộ gia đỡnh thụn A, cỏc nội dung cụng việc là:
- Chuẩn bị tài liệu tập huấn
- Tập huấn cho 30 hộ gia đỡnh thụn A trong thời gian 3 ngày - Viết bỏo cỏo kết quả tập huấn
1.3.2. Chuẩn bị hồ sơ, nội dung tư vấn
Soạn thư mời chuyờn gia . Kết cấu của 1 thư mời gồm cú 3 phần: + Phần tiờu đề: Ghi tờn đơn vị mời, và người đại diện mời.
+ Phần nội dung: Ghi họ tờn chuyờn gia, địa chỉ, nội dung mời, thời gian và địa điểm.
+ Phần kết thỳc: Ghi lời yờu cầu, đề nghị chuyờn gia đến tập huấn đỳng thành phần và chuẩn bị nội dung theo đỳng yờu cầu.
Thụng thường 1 thư mời chuyờn gia tập huấn được trỡnh bày như sau: Đơn vị:... CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do - Hạnh phỳc GIẤY MỜI
Ủy ban nhõn dõn xó Lạc An trõn trọng kớnh mời:
ễng, Bà: ...
Đơn vị:... Địa chỉ: ...
Gửi Đề xuất Kỹ thuật và Đề xuất Tài chớnh cho nội dung cụng việc được đớnh kốm theo đõy. Chỳng tụi mong muốn nhận được Đề xuất của quớ cơ quan. Hạn cuối cựng nhận Đề xuất là ngày 22/7/2011. (Nếu quớ cơ quan từ chối thư mời này, xin hóy thụng bỏo cho chỳng tụi được biết trước thời hạn cuối cựng nờu trờn.) Nếu cú yờu cầu, thắc mắc về việc gửi Đề xuất của quớ cơ quan, xin vui lũng liờn hệ với những người sau:
...………... Thụn: ... xó: ... huyện :... tỉnh :...
T/M ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
Chủ tịch
Chuẩn bị mẫu đề xuất kỹ thuật và mẫu đề xuất tài chớnh; nội dung và yờu cầu về khúa tập huấn để gửi cho chuyờn gia.
1.3.3. Thụng bỏo và lựa chọn tư vấn
Cần thành lập một ban đỏnh giỏ Đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chớnh của chuyờn gia. Sau khi đỏnh giỏ và lựa chọn tư vấn cần phải thụng bỏo cho cỏc chuyờn gia về sự lựa chọn mỡnh.
1.3.4. Thống nhất với chuyờn gia về kế hoạch thực hiện
- Trỡnh bày rừ ràng những yờu cầu về nội dung và thời gian... của chương trỡnh. - Lắng nghe ý kiến của chuyờn gia về nội dung của buổi làm việc ( những đề xuất, yờu cầu …….
- Thống nhất với chuyờn gia về nội dung, chương trỡnh và thời gian tập huấn. 1.3.5. Theo dừi, giỏm sỏt đỏnh giỏ kết quả thực hiện của chuyờn gia/ tư vấn
Theo dừi giỏm sỏt tập huấn của chuyờn gia để đảm bảo chắc chắn rằng nội dung, yờu cầu của khúa tập huấn được chuyờn gia thực hiện. Nội dung giỏm sỏt bao gồm:
- Nội dung, chương trỡnh tập huấn - Tài liệu giảng dạy
- Phương phỏp giảng dạy và tỏc phong nghệ thuật sư phạm - Thời gian làm việc
- Khả năng chuyờn mụn - Tinh thần trỏch nhiệm
2. Mời người tham gia hội thảo, tập huấn 2.1. Cỏc phương phỏp mời 2.1. Cỏc phương phỏp mời
Đưa thư mời, gửi thư mời qua những người cú trỏch nhiệm, gọi điện mời... Áp dụng đối với người dõn.
Đối với người ở xa: gửi thư mời qua bưu diện nhằm giảm thiểu việc đi lại gõy tốn kộm, mất nhiều thời gian và đảm bảo thời gian mời hợp lý (qua bưu điện hay trực tiếp, thụng bỏo) .
2.2. Soạn thư mời người tham gia
2.2.1. Kết cấu thư mời. Kết cấu của một thư mời gồm 3 phần: + Phần tiờu đề: Ghi tờn đơn vị mời và người đại diện mời. + Phần tiờu đề: Ghi tờn đơn vị mời và người đại diện mời.
+ Phần nội dung: Ghi họ tờn, địa chỉ, nội dung mời, thời gian và địa điểm. + Phần kết thỳc: Ghi lời yờu cầu, đề nghị người tham gia đến hội thảo, tập huấn đỳng thời gian, địa điểm.
Thụng thường 1 thư mời người tham gia hội thảo, tập huấn được trỡnh bày như sau:
Đơn vị:... CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do - Hạnh phỳc
GIẤY MỜI
Ủy ban nhõn dõn xó Lạc An trõn trọng kớnh mời:
ễng, Bà: ...
Địa chỉ: ... Vào lỳc .... giờ .... phỳt đến hội trường thụn Giỏp Lạc, xó Lạc An để dự tập huấn:... do Trung tõm khuyến nụng khuyến lõm xó tổ chức.
Thời gian: ... ngày; từ ngày ... đến ngày .... thỏng ... năm ... Kớnh mong ụng, bà sắp xếp thời gian để đến dự đỳng giờ.
Ngày ... thỏng ... năm ………
T/M ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
Chủ tịch
2.2.2. Điền thụng tin vào trong thư mời
- Thu thập những thụng tin cần thiết theo danh sỏch những người tham gia. - Điền họ tờn và địa chỉ của từng người tham gia vào trong thư mời.
- Cỏc thụng tin về người tham gia được điền rừ ràng, chớnh xỏc.
- Để trỏnh bị nhầm lẫn những thư được điền xong nờn để riờng và đỏnh dấu tờn những người tham gia đó được điền trong thư mời. Trong quỏ trỡnh thực hiện phải tập trung chỳ ý để trỏnh điền sai tờn và địa chỉ của người được mời. Cú thể ghi giấy mời theo thứ tự A, B, C trong danh sỏch mời để hạn chế nhầm lẫn.
2.2.3. Gửi thư mời
- Kiểm tra số lượng thư mời với danh sỏch người được mời.
- Xỏc định thời gian đi mời trước khi tổ chức hội thảo, tập huấn hợp lý (khoảng 5- 7 ngày).
- Người đi mời phải tiếp xỳc với nhiều đối tượng cú thành phần và độ tuổi khỏc nhau cho nờn người mời phải sử dụng kiến thức giao tiếp trong khuyến nụng lõm và lựa lời để trỡnh bày cho tế nhị và hợp tỡnh, hợp lý.
- Những người được mời sau khi mời xong cần đỏnh dấu vào trong danh sỏch đó mời để trỏnh nhầm lẫn với những người khỏc. Trong quỏ trỡnh mời cú những người vỡ điều kiện gia đỡnh khụng thể tham gia được hoặc cú những ý kiến khỏc, người mời cần ghi lại để sau khi mời xong cú cơ sở để điều chỉnh bổ sung.
2.2.4. Nhắc lại lời mời
Mời chuyờn gia và đặc biệt là người tham gia thường hay quờn, để đảm bảo số lượng thỡ sau khi mời một thời gian nhất định phải tổ chức nhắc lại người được mời. Thời gian nhắc lại trước khi hội thảo, tập huấn đối với chuyờn gia là 5 ngày, đối với người tham gia là 2- 3 ngày.
Nhắc lại lời mời là một cụng việc rất khú vỡ nếu khụng khộo thỡ dễ bị hiểu nhầm. Trong thực tế người tham gia nhận lời mời nhưng sau đú vỡ một lý do đột xuất nào đú mà khụng thể tham gia được, nếu khụng nhắc lại thỡ khụng thể biết được.
Khi nhắc lại lời mời cú thể trực tiếp hoặc giỏn tiếp trao đổi với chuyờn gia và người tham gia, nhưng phải tựy theo từng trường hợp cụ thể mà đưa ra hỡnh thức cho phự hợp. Vớ dụ: Người được nhắc lại là những người thõn quen và dễ dàng thụng cảm thỡ ta cú thể nhắc qua điện thoại hoặc thụng qua người khỏc nhưng với những người cao tuổi thỡ phải gặp trực tiếp để nhắc lại lời mời.
2.2.5. Bổ sung người tham gia
Thời điểm nhắc lại lời mời là gần đến ngày tổ chức hội thảo, tập huấn. Nhưng vỡ một lý do đột xuất cú người khụng thể tham gia được ( lỗi hẹn lần sau sẽ tham gia) thỡ cần phải bổ sung người thay thế.
Để việc bổ sung người được nhanh chúng và đạt yờu cầu thỡ phải cú sự chuẩn bị từ trước. Người đi mời phải cú phương ỏn dự phũng, dự trự trước danh sỏch những người bổ sung khoảng 10% để khi cần thiết là cú thể mời bổ sung.
Những người được mời bổ sung phải là những người cú đủ tiờu chuẩn và khả năng để tham gia hội thảo, tập huấn. Khụng vỡ số lượng mà đưa những người tham gia khụng đỳng thành phần làm ảnh hưởng đến chất lượng của hội thảo, tập huấn.
B. Cõu hỏi và bài tập thực hành
Cõu hỏi 1: Viết thư mời ? - Nội dung bài tập:
+ Học viờn soạn thảo viết 01 thư mời chuyờn gia và 01 thư mời người dõn tham gia buổi tập huấn do Trung tõm khuyến nụng huyện tổ chức.
+ Chủ đề: Tập huấn chuyển giao kỹ thuật phũng trừ dịch bệnh H5N1 tại đi địa phương.
- Sản phẩm:
+ Thư mời chuyờn gia và thư mời người tham gia được trỡnh bày trờn tờ giấy A4 hoặc giấy A5 (trỡnh bày trờn mỏy tớnh nếu cú điều kiện thực hiện).
Cõu hỏi 2:
+ Đúng vai mời 1 chuyờn gia và 5 người tham gia.
+ Phũng học là nơi thực hiện bài tập, từng nhúm thực hiện cỏc học viờn cũn lại đúng vai người tham gia.
- Sản phẩm:
Quỏ trỡnh thực hiện đúng vai mời chuyờn gia và người tham gia của cỏc nhúm.
C. Ghi nhớ
- Khi điền họ tờn và địa chỉ chuyờn gia, người tham gia vào trong thư mời cần viết rừ ràng, khụng để sai sút và nhầm lẫn xảy ra.
- Chuyờn gia và người tham gia được mời phải phự hợp với nội dung hội thảo, tập huấn.
- Khi đi mời chuyờn gia, người tham gia hội thảo, tập huấn tại địa phương cần phải đặt vấn đề thuyết phục và hợp tỡnh hợp lý.
Bài 4: Đún tiếp khỏch mời và tổ chức khai mạc hội thảo, tập huấn Mục tiờu: Mục tiờu:
- Trỡnh bày yờu cầu cụng việc đún tiếp khỏch mời và cỏc bước tổ chức khai mạc hội thảo, tập huấn;
- Thực hiện đún tiếp và hướng dẫn cho khỏch mời đến tham dự hội thảo, tập huấn; tổ chức khai mạc một hội thảo, tập huấn theo chủ đề cụ thể cỏc bước và theo đỳng trỡnh tự. Xõy dựng được kế haochj hội thảo, tập huấn.
- Cú ý thức trỏch nhiệm, tụn trọng, hũa nhó và lịch sự trong giao tiếp, tự tin trong quỏ trỡnh đún tiếp khỏch mời và khi trỡnh bày trước tập thể, cú tớnh khoa học
A. Nội dung:
1. Đún tiếp khỏch mời 1.1. Nhận biết khỏch mời 1.1. Nhận biết khỏch mời
Cụng việc đún khỏch là cụng việc rất quan trọng trong quỏ trỡnh tổ chức hội thảo, tập huấn.
- Người đún tiếp khỏch phải biết trước được người tham gia thuộc đơn vị nào, số lượng nam, nữ, là những người ở địa phương hay ở cỏc xó khỏc. - Khỏch mời thuộc đơn vị, chức vụ và chuyờn mụn.
- Muốn thực hiện được điều đú người làm nhiệm vụ đún khỏch phải đọc trước bản danh sỏch khỏch mời và người tham gia để nhận biết trước, nếu chưa rừ thỡ liờn hệ bộ phận tổ chức để tỡm hiểu.
1.2. Tiếp nhận thư mời và đún khỏch
Khỏch đi dự hội thảo, tập huấn tại địa phương cú người đến trước, người đến sau, cú người đó đến vài lần, cú người mới đến lần đầu; khi đến nơi họ sẽ hỏi thăm để xỏc minh lại xem đó đỳng địa điểm chưa;
Người đún khỏch vui vẻ trả lời những cõu hỏi của khỏch, chào xó giao và tiếp nhận thư mời của họ.
Ghi lại họ tờn, địa chỉ của khỏch, hướng dẫn cho khỏch và mời họ vào trong phũng làm việc hoặc phũng đợi ngồi uống nước.
Những nơi nếu cú 2- 3 hội nghị khỏc nhau cựng tổ chức thỡ khi người làm nhiệm vụ đún tiếp khỏch mời phải quan sỏt, khi thấy cú người đang hỏi thăm để dự hội thảo, tập huấn thỡ người đún khỏch nhanh chúng trả lời và hướng dẫn.
Nếu là khỏch mời của đơn vị mỡnh thỡ ghi lại họ tờn, địa chỉ của khỏch, hướng dẫn cho khỏch và mời họ vào trong phũng làm việc hoặc phũng đợi ngồi uống nước.
1.3. Hướng dẫn khỏch thực hiện cỏc thủ tục và ổn định nơi nghỉ 1.3.1. Bố trớ cho khỏch ở xa đến trước ngày hội thảo, tập huấn. 1.3.1. Bố trớ cho khỏch ở xa đến trước ngày hội thảo, tập huấn.
Đối với những người khỏch ở xa, họ đến trước và cú nhu cầu ở lại khoảng 2 - 3 ngày như chuyờn gia, khỏch mời đơn vị liờn quan,...
Người làm cụng việc đún tiếp cú kế hoạch đún tiếp tại 1 địa điểm nhất định và chuẩn bị phũng ở thậm chớ thuờ phũng cho họ nghỉ ngơi và làm việc