6. Kết cấu luận văn
4.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản tại Công ty CP Bê
4.2.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của Công ty
Quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp. Đặc biệt với Công ty Cổ phần Bê tông và Xây dựng Vinaconex Xuân Mai khi các khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn (trên 40%) đạt 60,7 % trong năm 2014. Việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu vốn thiếu do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Hơn nữa, tăng khoản phải thu làm tăng rủi ro đối với doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ quá hạn khó đòi hoặc không thu hồi đƣợc do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có một chính sách tín dụng hợp lý doanh nghiệp sẽ thu hút đƣợc khách hàng, làm tăng doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy, để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, Công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
Thành lập ban thu hồi công nợ
Để quản lý và thu hồi các khoản phải thu này cần phải có bộ phận chuyên trách nghiên cứu, đôn đốc thu hồi công nợ. Việc làm này có thể mất thêm chi phí để duy trì hoạt động của ban thu hổi, tuy nhiên hiệu quả mà ban này mang lại hứa hẹn sẽ lớn hơn rất nhiều.
Phân tích khách hàng
Đây là khâu rất quan trọng để Công ty xác định rõ khách hàng là ai và quyết định thực hiện chính sách thƣơng mại nhƣ thế nào. Do vậy, để thẩm định độ rủi ro
cần có sự phân tích đánh giá khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng, nhất là với những khách hàng tiềm năng. Trên cơ sở đó quyết định hình thức hợp đồng.
Xác định chính sách tín dụng thƣơng mại với khách hàng: Công ty cần xem xét, đánh giá các yếu tố sau:
- Mục tiêu mở rộng thị trƣờng, thu hút khách hàng, hoạt động công tác đấu thầu hiệu quả, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận của doanh Công ty. - Tình trạng cạnh tranh: Công ty cần xem xét tình hình bán chịu của các
đối thủ cạnh tranh để có đối sách bán chịu thích hợp và có lợi nhƣ giãn thời hạn thanh toán trong các hợp đồng kinh tế.
- Tình trạng tài chính của Công ty: Công ty không thể mở rộng việc bán chịu cho khách hàng khi đã có nợ phải thu ở mức cao và có sự thiếu hụt vốn lớn vốn bằng tiền trong cân đối thu chi bằng tiền.
Xác định điều kiện thanh toán
Công ty cần quyết định thời hạn thanh toán và tỷ lệ chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán là phần giảm trừ một số tiền nhất định cho khách hàng khi khách hàng trả tiền trƣớc thời hạn thanh toán. Chiết khấu thanh toán đƣợc xác định bằng một tỷ lệ phần trăm tính theo doanh số mua hàng ghi trên hoá đơn. Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trƣớc hạn và thu hút thêm đƣợc khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhƣng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, Công ty cần cân nhắc tỷ lệ chiết khấu cho phù hợp.
Thƣờng xuyên kiểm soát nợ phải thu
Công ty phải mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách hàng, thƣờng xuyên xem xét, đánh giá tình hình nợ phải thu và dự đoán nợ phải thu từ khách hàng theo công thức sau:
Npt = Dn x Kpt Trong đó:
Npt: Nợ phải thu dự kiến trong kỳ (năm)
Dn: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tính theo giá thanh toán bình quân một ngày
Kpt: Kỳ thu tiền bình quân trong năm
Để tránh tình trạng mở rộng việc bán chịu quá mức, Công ty cần xác định giới hạn bán chịu qua hệ số nợ phải thu. Công thức xác định nhƣ sau:
Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn
Đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán, Công ty phải chuẩn bị các chứng từ cần thiết đồng thời thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán, nhắc nhở, đôn đốc khách hàng. Đối với các khoản nợ quá hạn, Công ty phải chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi. Bên cạnh đó, Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi thích hợp.
Ngoài ra, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn vốn ngắn hạn phải dựa trên cơ sở là thời gian quá hạn trả nợ và tổng mức nợ của khách hàng. Công ty cần chia thời gian quá hạn trả nợ và tổng nợ ra các mức khác nhau, tƣơng ứng với mỗi mức sẽ có tỷ lệ trích lập dự phòng phù hợp. Mặt khác, việc thƣờng xuyên nhận định, đánh giá về khoản phải thu sẽ nâng cao nhận thức, trách nhiệm và hiệu quả hoạt động thu nợ.
Thuê các đơn vị chuyên thu hồi công nợ.
Đây là biện pháp cuối cùng để thực hiện thu hồi công nợ, và cũng là biện pháp tốn kém nhất khi công ty phải trích tiền hoa hồng khá nhiều cho các đơn vị tham gia thu hồi.
Tóm lại, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, thúc đẩy công tác thanh toán nợ là một trong những biện pháp tháo gỡ khó khăn về vốn, giảm lƣợng vốn ứ đọng ở khâu thanh toán, nhanh chóng thu hồi và quay vòng vốn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng nhƣ hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
4.2.2.2 Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty đƣợc diễn ra liên tục, việc dự trữ nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Lƣợng hàng tồn kho này liên quan đến các chi phí
Nợ phải thu từ khách hàng Doanh số hàng bán ra Hệ số nợ phải thu =
nhƣ: chi phí bốc xếp, bảo hiểm, chi phí do giảm giá trị hàng hoá trong quá trình dữ trữ, chi phí hao hụt, mất mát, chi phí bảo quản, chi phí trả lãi tiền vay,…
Hiện tại, Công ty chƣa áp dụng một mô hình hay phƣơng pháp quản lý việc cung cấp hay dự trữ nguyên vật liệu cụ thể nào mà chỉ quản lý theo kinh nghiệm, việc đặt hàng với khối lƣợng nhƣ thế nào, lƣợng dự trữ trong kho bao nhiêu chƣa đƣợc quản lý một cách khoa học và bài bản. Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu, lựa chọn phƣơng pháp quản lý tồn kho một cách thích hợp.
* Đối với hàng hóa chưa bán được: Cụ thể là các công trình BĐS chƣa bán
đƣợc cần có các biện pháp kích cầu nhƣ:
- Thúc đẩy chiến dịch marketing quảng bá thƣơng hiệu, và chất lƣợng sản phẩm của Công ty Xuân Mai đến với khách hàng hơn nữa
- Giảm giá thành sản phẩm, tăng tỷ lệ chiết khấu, tích cực tìm kiếm đối tác tin cậy trong việc phân phối sản phẩm nhƣ các sàn giao dịch BĐS có uy tín. Đồng thời có chính sách khuyến mại hợp lý để thúc đẩy bán hàng hàng. - Có các chính sách hỗ trợ tín dụng cho khách hàng mua nhà nhƣ liên kết với
các ngân hàng cho khách hàng thế chấp và vay vốn căn hộ định mua.
- Thay đổi chiến lƣợc bán hàng bằng cách chia nhỏ căn hộ phù hợp với túi tiền và nhu cầu thực sự của ngƣời dân. Việc chia nhỏ căn hộ sẽ làm giảm giá trị hợp đồng mua nhà góp phần tạo điều kiện cho ngƣời mua nhà tiếp cận với gói kích cầu BĐS 30.000 tỷ của chính phủ đối với các căn hộ có giá trị dƣới 1.05 tỷ và diện tích nhỏ hơn 70m2… Tiếp đó là bổ sung các gói hợp đồng mua nhà linh hoạt cho phù hợp với mục đích của ngƣời mua hàng nhƣ: gói mua nhà hoàn thiện cao cấp (bao gồm hoàn thiện và nội thất cao cấp, đầy đủ tiện nghi), gói hoàn thiện (gồm hoàn thiện cơ bản), và gói xây thô (chƣa bao gồm hoàn thiện).
* Đối với các công trình dở dang
Đây là khoản mục chiếm tỷ trọng hầu nhƣ toàn bộ giá trị hàng tồn kho. Trong đó có chi phí sản xuất kinh doanh dở dang tại các công trình làm chủ đầu tƣ và chi phí sản xuất kinh doanh tại các công trình làm nhà thầu.
a. Với các công trình làm nhà thầu:
- Tập trung nguồn lực để sản xuất thi công các công trình trọng điểm, đẩy mạnh tiến độ thi công thu hồi vốn nhƣ: tập trung nguồn vốn, máy móc, tăng cƣờng cán bộ hiện trƣờng có năng lực và kinh nghiệm cao để kiểm soát kiểm tra hiện trƣờng hàng ngày nhằm giải quyết kịp thời những vƣớng mắc phát sinh.
- Thúc đẩy, đôn đốc quá trình làm thủ tục hồ sơ thanh quyết toán nhƣ bố trí các cán bộ có năng lực để làm hồ sơ thanh, quyết toán với chủ đầu tƣ. Đồng thời có các chính sách làm tăng sự liên kết, gắn bó với chủ đầu tƣ để đẩy nhanh tiến độ thanh toán.
b. Với các công trình làm Chủ đầu tƣ:
Đây là các dự án phải tạm dừng và chƣa có phƣơng án xử lý trong tƣơng lai. Để giải quyết các dự án này cần phải thực hiện:
- Áp dụng các biện pháp kích cầu nhƣ các biện pháp áp dụng đối với hàng hóa chƣa bán đƣợc, nhằm tăng lƣợng khách hàng đặt cọc mua căn hộ của các dự án nhà 11T2 Khu chung cƣ Vinaconex Xuân Mai và nhà 19T2 khu chung cƣ thu nhập thấp Vĩnh Phúc.
- Đối với các dự án phía Nam cần gấp rút hoàn thiện thủ tục pháp lý, chuyển đổi mục đích sử dụng. Xây dựng phƣơng án kinh doanh mới phù hợp với diễn biến nền kinh tế từ năm 2014.
* Đối với nguyên liệu, vật liệu:
- Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty, từ đó xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho toàn Công ty nhằm kiểm soát đƣợc định mức tiêu hao một cách toàn diện, đồng thời kiểm soát đƣợc chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty. Việc đƣa ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần đi kèm với cơ chế tiền lƣơng phù hợp để thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong Công ty tăng cƣờng tiết kiệm, nỗ lực tìm tòi và phát huy sáng kiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả quản lý.
Định mức tiêu hao nguyên vât liệu cần đƣợc thƣờng xuyên kiểm tra, điều chỉnh cho phù hợp đảm bảo vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn cung cấp cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ chất lƣợng.
- Xác định mức tồn kho nguyên vật liệu
Đây là việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và không gây tồn đọng vốn cho Công ty. Công ty cần xác định rõ danh mục các loại nguyên vật liệu cần dự trữ, nhu cầu số lƣợng, thời gian cung cấp.
- Công tác mua sắm nguyên vật liệu
Trên cơ sở kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu, phòng vật tƣ sẽ nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán, ký kết hợp đồng, quản lý việc cung cấp và kiểm tra chất lƣợng. Yêu cầu trong quá trình mua sắm nguyên vật liệu này là phải tăng cƣờng quản lý nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các hiện tƣợng tiêu cực. Với nguồn cung ứng ngày càng đa dạng, Công ty cần luôn cập nhật thông tin về thị trƣờng để lựa chọn đƣợc nguồn cung cấp với chi phí thấp nhất, chất lƣợng cao nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
- Kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu
Để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho, hoạt động kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Công ty cần quan tâm hơn trong hoạt động này đồng thời theo dõi tình hình nguyên vật liệu tồn kho không sử dụng, nguyên vật liệu kém chất lƣợng, từ đó đƣa ra quyết định xử lý vật tƣ một cách phù hợp nhằm thu hồi vốn và tăng hiệu quả sử dụng tài sản.