1.2. Quản lý dự án đầu tƣ xây dựng hạ tầng giao thông từ nguồn vốn NSNN
1.2.2. Quản lý dự án đầu tư sử dụng vốn NSNN
1.2.2.1. Khái niệm quản lý dự án đầu tư
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đƣợc duyệt và đạt đƣợc các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lƣợng sản phẩm dịch vụ, bằng những phƣơng pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Quản lý dự án đầu tƣ chính là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hƣớng quá trình đầu tƣ (bao gồm công tác chuẩn bị đầu tƣ, thực hiện đầu tƣ, kết thúc, đƣa vào khai thác sử dụng và vận hành kết quả đầu tƣ cho đến khi thanh lý tài sản do đầu tƣ tạo ra). Quản lý dự án đầu tƣ là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hƣớng và áp dụng những hiểu biết, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào hoạt động dự án nhằm đạt đƣợc những yêu cầu và mục tiêu mong muốn từ dự án.
Quản lý dự án đầu tƣ bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu:
Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần đƣợc hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự.
Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian
Giám sát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vƣớng mắc trong quá trình thực hiện. Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án nhƣ trình bày trong hình 1.6:
Lập kế hoạch
* Thiết lập mục tiêu * Dự tính nguồn lực * Xây dựng kế hoạch
Điều phối thục hiện
* Bố trí tiến độ thời gian * Phân phối nguồn lực * Phân phối các hoạt động * Khuyến khích động viên
Giám sát
* Đo lường kết quả * So sánh mục tiêu * Báo cáo
* Giải quyết các vấnđề
Hình 1.6. Chu trình quản lý dự án đầu tƣ
(Nguồn: [13, tr.13]) 1.2.2.2. Mục tiêu của quản lý dự án
Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lƣợng, trong phạm vi ngân sách đƣợc duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn theo công thức sau:
C = f(P, T, S)
Trong đó: C: chi phí
P: mức độ hoàn thành công việc (kết quả) T: yếu tố thời gian
S: phạm vi dự án
Ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhƣng nói chung, đạt đƣợc kết quả tốt đối với mục tiêu này thƣờng phải “hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thƣờng diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt đƣợc một cách tốt nhất tất cả các mục tiêu
đặt ra. Tuy nhiên, thực tế không đơn giản. Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý hy vọng đạt đƣợc sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án nhƣ thể hiện trong hình 1.7.
Kết quả
Kết quả
mong muốn Mục tiêu
cộng hợp Chi phí
Chi phí Thời gian cho phép
cho phép
Hình 1.7. Mối quan hệ giữa ba mục tiêu: thời gian, chi phí và kết quả
(Nguồn: : [13, tr.16]) 1.2.2.3. Vai trò của quản lý dự án
Công tác quản lý dự án có những tác dụng chủ yếu sau: - Quản lý, điều hành dự án đi đúng mục tiêu đã đề ra. - Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thƣờng xuyên, gắn bó giữa các nhóm dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án.
- Tăng cƣờng sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án.
- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn, vƣớng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trƣớc những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán đƣợc.
- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lƣợng cao, đáp ứng đúng tiến độ và tiết kiệm chi phí.
1.2.2.4. Mô hình quản lý dự án đầu tư
Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án, căn cứ vào điều kiện năng lực của cá nhân, tổ chức và yêu cầu của dự án, có thể chia hình thức tổ chức quản lý dự án thành 2 nhóm chính là hình thức thuê tƣ vấn quản lý dự án (gồm mô hình tổ chức theo hình thức chủ nhiệm điều hành dự án và mô hình chìa khóa trao tay) và hình thức chủ đầu tƣ trực tiếp quản lý dự án.
*. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án
Mô hình chủ đầu tƣ trực tiếp quản lý dự án là mô hình quản lý dự án mà chủ đầu tƣ hoặc tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và tự chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật) hoặc chủ đầu tƣ lập ra ban quản lý dự án để quản lý việc thực hiện các công việc dự án theo sự ủy quyền.
Mô hình này thƣờng đƣợc áp dụng cho các dự án quy mô, kỹ thuật gần với chuyên môn sâu của chủ đầu tƣ, đồng thời chủ đầu tƣ có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm quản lý dự án. Ban quản lý dự án đƣợc đồng thời quản lý nhiều dự án khi có đủ năng lực và đƣợc chủ đầu tƣ cho phép.
Có bộ máy đủ năng lực Chủ đầu tư lập ra
Hình 1.8. Mô hình chủ đầu tƣ trực tiếp quản lý dự án
(Nguồn: [13, tr.36])
Chủ đầu tƣ
Tự thực hiện Ban quản lý dự án
Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II Tổ chức thực hiện dự án n
*. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án
Là mô hình tổ chức quản lý trong đó chủ đầu tƣ giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê một tổ chức tƣ vấn quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với quy mô, tính chất của dự án làm chủ nhiệm điều hành, quản lý việc thực hiện dự án. Mô hình này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp.
Hình 1.9. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án
(Nguồn: [13, tr.37])
Ngoài ra còn có các mô hình quản lý dự án khác nhƣ: - Mô hình chìa khoá trao tay
- Mô hình tự thực hiện dự án
- Mô hình quản lý dự án đầu tƣ theo chức năng - Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án - Mô hình quản lý dự án theo ma trận…
*. Những căn cứ lựa chọn mô hình quản lý dự án đầu tƣ
Để lựa chọn mô hình quản lý dự án cần dựa vào những nhân tố cơ bản nhƣ quy
Thuê tƣ vấn Chủ nhiệm điều hành dự án Tổ chức thực hiện dự án I Tổ chức thực hiện dự án II Thuê tƣ vấn Thuê nhà
thầu A … Thuê nhà thầu B
trong cùng thời kỳ và tầm quan trọng của nó. Ngoài ra cũng cần phân tích các tham số quan trọng khác là phƣơng thức thống nhất các nỗ lực, cơ cấu quyền lực, mức độ ảnh hƣởng và hệ thống thông tin.