III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI TẠI CƠNG TY CỔ
4. Tổ chức giao nhận và vận chuyển sản phẩm
4.1 Xử lý đơn đặt hàng:
Thơng thường khi đại lý muốn lấy hàng của Cơng ty thì Đại lý sẽ Fax đơn đặt hàng hoặc là đặt hàng qua điện thoại với phịng kinh doanh. Khi phịng kinh doanh nhận được đơn đặt hàng từ phía các đại lý thì họ sẽ xem xét lại tình hình cơng nợ của các đại lý rồi từ đĩ mới đưa ra quyết định là cĩ chấp nhận đơn đặt hàng hay khơng.
Một đơn đặt hàng sẽ được chấp nhận khi hợp đồng đặt h àng kỳ trước của đại lý với Cơng ty thỏa mãn 2 điều kiệu sau :
+ Chưa quá hạn thanh tốn (theo điều kiện thanh tốn trong hợp đồng) + Đảm bảo định mức cơng nợ.
Sau khi xem xét các điều kiện trên nếu chấp nhận đơn hàng thì thơng báo cho đại lý biết. Khi đại lý cho phương tiện vận tải đến lấy hàng thì chủ phương tiện phải đến phịng kinh doanh để làm lại đầy đủ thủ tục đặt hàng. Chủ phương tiện sẽ đọc biển số xe hoặc số ghe để ph ịng kinh doanh kiểm tra lại xem cĩ đúng là số mà đại lý đã đề cập trước khơng. Nếu đúng là số xe đĩ thì phịng kinh doanh sẽ in phiếu xuất kho, hĩa đơn, phiếu ra cửa cho chủ phương tiện.
Chủ phương tiện sẽ cầm phiếu xuất kho đến đưa cho thủ kho để nhận hàng. Khi nhận hàng 2 bên phải kiểm tra lại đầy đủ về số lượng loại phân và chất lượng cĩ đúng như yêu cầu. Cuối cùng khi ra cửa, chủ phương tiện phải trình phiếu ra cửa cho bảo vệ xem.
Thời gian từ lúc đại lý đặt hàng cho đến khi giao hàng thơng thường nhanh nhất là trong ngày. Cịn nếu các đại lý ở các khu vực xa, hoặc đ ơn đặt hàng quá lớn thì thời gian cĩ thể kéo dài hơn do phải báo cho bộ phận sản xuất để họ cĩ kế hoạch đảm bảo cung ứng đủ số l ượng phân bĩn cho đơn đặt hàng.
Nhìn chung quá trình xử lý đơn đặt hàng của Cơng ty tuy phải qua nhiều bước khác nhau nhưng cũng vì muốn cĩ sự chặt chẽ và chính xác nên quy trình đĩ cũng là hợp lý. Quá trình xử lý tuy qua nhiều bước nhưng chỉ trong thời gian ngắn là giao hàng được nên đây là một ưu điểm của Cơng ty.
85
Hiện nay,cơng ty sản xuất 90% sản phẩm theo đ ơn đặt hàng đặt trước, chỉ cĩ 10% sản phẩm sản xuất ra theo kiểu cung ứng đĩn đầu.
4.2.Cơng tác lưu kho.
Do sản phẩm của cơng ty là sách và các thiết bị trường học, đa phần được sản xuất theo đơn đặt hàng. Thường vào những ngày khai giảng năm học mới sản phẩm sau khi sản xuất và in xong tại xưởng sẽ được tập kết chở đến các đại lý ngay để kịp phục vụ nhu cầu, khi đĩ Cơng ty sẽ tạm thời khoanh cơng nợ của đại lý lại xử lý sau.
Với cách xử lý như vậy Cơng ty đã phần nào hạn chế bớt phần chi phí lưu kho tại Cơng ty mà vẫn cĩ thể cung ứng hàng cho đại lý khi vào cao điểm. Tuy nhiên khơng phải lúc nào Cơng ty cũng đủ khả năng đáp ứng kịp thời khi nhu cầu của thị trường cao lên. Do đĩ, tuy việc lưu kho sẽ tốn kém chi phí nhưng chính việc lưu kho sẽ giúp Cơng ty giải quyết tình trạng đảm bảo cung ứng hàng hĩa kịp thời, nhanh chĩng mọi lúc. N ên Cơng ty cũng cần phải tính tốn một tỷ lệ l ưu kho hợp lý hơn để lúc nào cũng cĩ hàng cho người mua khơng phải tập kết hàng trước tại các đại lý trong khi phải khoanh cơng nợ lại, v ì việc khoanh cơng nợ sẽ mang lại rủi ro cho Cơng ty.
4.3. Vận chuyển
Cơng ty sử dụng phương tiện vận tải chủ yếu là xe ơ tơ tải. Cơng ty sử dụng lực lượng vận tải của cơng ty và thuê ngồi. Hàng ngày, căn cứ vào đơn đặt hàng từ trước, số lượng sản phẩm ở kho và lịch giao hàng các nhân viên giao hàng sẽ tiến hành giao hàng và vận chuyển. Trong một số trường hợp cơng ty khơng sử dụng đội ngũ hay phương tiện vận chuyển riêng của Cơng ty, mà các đại lý tự đưa phương tiện vận chuyển của mình đến Cơng ty, để nhận hàng. Phía Cơng ty sẽ chịu chi phí bốc dỡ hàng lên, cịn chi phí vận chuyển hàng từ kho của Cơng ty đến cơ sở của đại lý và chi phí đỡ xuống hồn thành là do đại lý chịu.
Từ đặc điểm này làm phát sinh vấn đề là các đại lý sẽ cộng thêm chi phí vận chuyển của mình vào giá mua từ Cơng ty thành giá bán lại cho đại lý cấp dưới. Những đại lý nào lớn cĩ đội ngũ vận chuyển riêng của mình thì chi phí vận chuyển sẽ thấp do đĩ giá bán sẽ thấp hơn so với những đại lý khơng cĩ đội ngũ vận chuyển riêng mà phải thuê bên ngồi. Đặc biệt là trong những lúc giá xăng
86
dầu lên cao như hiện nay thì chi phí vận chuyển cũng bị đội lên rất cao, từ đĩ giá đại lý mà sẽ cĩ các mức giá khác nhau bán lại cho khách hàng, điều này sẽ tạo ra sự chênh lệch về giá ở các nơi. Sự chênh lệch giá này cĩ thật sự tốt cho Cơng ty hay khơng bởi vì ban đầu mức giá mà Cơng ty dành cho đại lý cấp 1 là đều như nhau. hơn nữa khi xảy ra sự chênh lệch giá thì Cơng ty rất khĩ cĩ thể kiểm sốt bởi vì mỗi người chịu chi phí vận chuyển khác nhau v à họ được quyền tính chi phí đĩ vào giá bán của mình. Cơng ty cần cĩ chính sách về vận chuyển hợp lý hơn để khắc phục tình trạng chênh lệch giá do chi phí vận chuyển gây ra.