CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.3. Phân tích môi trƣờng nội bộ công ty
3.3.1. Phân tích môi trường nội bộ theo chuỗi giá trị của công ty
3.3.1.1. Hoạt động chính
a. Hoạt động đầu vào (cung ứng)
Danh mục hàng hóa gồm hơn 100 mã bao gồm: hóa chất, than, cát, sỏi, lõi lọc, hạt nhựa trao đổi ion, muối hoàn nguyên, bơm, bình lọc, van điều khiển, vật
liệu xử lý nƣớc, dụng cụ, đồ nghề, máy móc, thiết bị phục vụ cho thi công, bảo dƣỡng, bảo hành…
Hàng hóa chủ yếu đƣợc nhập khẩu từ nhiều quốc gia: Mỹ, EU, Israel, Ấn Độ, Trung Quốc…một số hàng hóa cơ bản nhƣ than, cát, sỏi, hóa chất cơ bản nhập trong nƣớc. Thời gian nhập hàng về kho tùy thuộc từ mặt hàng, tùy thuộc nhu cầu dao động từ 1 tuần đến 2 tháng
Thủ kho theo dõi xuất nhập kho hàng ngày, ghi chép sổ sách, báo cáo cho bộ phận kế toán, tổng hợp thống kê, kiểm kê cuối mỗi tháng.
Hiện tại công ty chỉ dự trữ hàng hóa tại địa bàn chính là Hà nội. Kho dự trữ hàng hóa diện tích tổng cộng 1000m2 nằm trên đại lộ Thăng Long, huyện Hoài Đức, Hà nội, lắp đặt camera theo dõi để kiểm soát tồn kho, giám sát các hoạt động tại kho, quản lý vật tƣ và kịp thời xử lý các phát sinh hạn chế chi phí nếu có.
Điểm mạnh
Số lƣợng dự trữ thƣờng xuyên khoàng 300 tấn hàng, đáp ứng đủ nhu cầu kinh doanh, có lợi thế với đối thủ cạnh tranh ở một số mặt hàng chiến lƣợc nhƣ muối, hạt trao đổi ion, hóa chất chuyên dụng…mà công ty đƣợc phân phối độc quyền.
Kho nằm xa khu dân cƣ, giao thông thuận tiện, thích hợp cho việc lƣu trữ lƣợng lớn hàng hóa, vận chuyển hàng hóa bằng xe tải, xe container.
Điểm yếu
Tuy nhiên, trang thiết bị bảo quản, quy trình hƣớng dẫn bảo quản đối với mỗi loại vật tƣ vẫn còn chƣa đầy đủ dẫn tới tỉ lệ tiêu hao, hƣ hỏng còn cao. Việc bố trí mặt bằng cũng chƣa đạt tối ƣu.
Quy trình kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng, xuất nhập kho chƣa chặt chẽ, chƣa có đủ trang thiết bị, chƣa có sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng, chủ yếu do thiếu nhân lực, do hàng hóa nhập khẩu nguyên đai nguyên kiện từ đối tác lâu năm.
Việc tổng hợp báo cáo số lƣợng tồn kho chỉ thực hiện 1 tháng 1 lần nên đôi khi có sai lệch, có tình trạng chậm thông tin tới bộ phận vật tƣ/nhập khẩu để có kế hoạch mua sắm bổ sung kịp thời dẫn tới bỏ lỡ một số cơ hội kinh doanh.
b.Hoạt động sản xuất:
DN chủ yếu hoạt động thƣơng mại, nhập khẩu hàng hóa, hóa chất từ nƣớc ngoài sau đó phân phối lại trên thị trƣờng và thiết kế lắp đặt, bảo dƣỡng, bảo trì hệ thống nên hoạt động sản xuất bao gồm:
-Sang chiết hóa chất, đóng gói lại từ những téc, phuy lớn sang thùng, can nhỏ phù hợp với yêu cầu sử dụng
-Lắp đặt, chế tạo cơ khí, lắp ráp các thiết bị hệ thống nƣớc -Thi công bảo dƣỡng, bảo trì tại hiện trƣờng
Điểm mạnh
Việc quản lý chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ vận hành bảo trì thiết bị đƣợc thực hiện theo quy trình, biện pháp thi công, phƣơng án thi công cho mỗi dự án, đƣợc giám sát bởi bộ phận kỹ thuật, bộ phận kinh doanh và các bộ phận liên quan.
Tuy nhiên, do yêu cầu của khách hàng ngày càng cao, nên các quy trình của công ty cần phải đƣợc rà soát, bổ sung để chặt chẽ hơn, cập nhật và đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn chất lƣợng chung.
Điểm yếu
Trang thiết bị, công cụ, số lƣợng lao động chỉ đáp ứng nhu cầu các hệ thống vừa và nhỏ, với các công trình, đơn hàng lớn, công ty phải thuê nhân công, vận tải, thiết bị bên ngoài
Sử dụng nhiều lao động thủ công, ít máy móc, thiết bị tự động hóa nên chi phí sản xuất còn cao.
Hiệu quả của hệ thống kiểm soát sản xuất để nâng cao chất lƣợng sản phẩm và giảm chi phí chƣa cao, còn nhiều lãng phí và chất lƣợng sản phẩm chƣa đạt tối ƣu.
Hiệu suất bố trí mặt bằng sản xuất và thiết kế công việc chƣa cao do chƣa có bộ phận chuyên môn đảm nhiệm.
c.Hoạt động đầu ra: các hoạt động nhằm đƣa sản phẩm tới với khách hàng bao gồm xử lý đơn hàng, theo dõi đơn hàng, thực hiện đơn hàng đƣợc thực hiện bởi bộ phận kinh doanh, phối hợp với bộ phận vận chuyển, giao hàng.
Điểm mạnh
Tình hình tiêu thụ hàng hóa, quản lý hàng tồn kho khá tốt, lƣợng hàng hóa nhập về quay vòng trong vòng trung bình 2 tháng, giúp cắt giảm chi phí lƣu kho và các chi phí do tiêu hao, hƣ hỏng.
Bảng 3.8 Vòng quay hàng tồn kho qua các năm
Năm 2013 2014 2015 2016 Giá vốn hàng bán 12.563.502.565 12.270.271.039 14.336.807.331 14.729.614.112 Hàng tồn kho 1.165.741.550 2.512.989.260 2.615.206.871 2.222.475.496 HTK trung bình 1.839.365.405 2.564.098.066 2.418.841.184 Vòng quay HTK 7 6 6 Số ngày bình quân vòng quay HTK 54,72 65,28 59,94
(Nguồn: bộ phận kế toán, cty TNHH Xử lý nƣớc Minh Hoàng) Công ty hiện có 3 xe tải 750kg, 1250 kg, 3500 kg để chủ động vận chuyển và giao hàng hóa, phù hợp với đặc thù địa bàn kinh doanh trong nội thành và các khu công nghiệp lân cận.
Điểm yếu
Với những đơn hàng lớn, địa chỉ giao hàng xa hơn, DN phải thuê vận tải, nâng hạ, bốc xếp. Nhân viên giao hàng kiêm nhân viên kỹ thuật nên thƣờng thiếu nhân lực vào những thời gian cao điểm.
Năng lực giao nhận bao gồm cơ sở vật chất và nhân lực của công ty còn chƣa đáp ứng đƣợc số lƣợng và thời gian giao hàng, chƣa làm hài lòng khách hàng, chi phí thuê ngoài vận chuyển bốc xếp cao hơn và không chủ động gây ảnh hƣởng không tốt tới các cơ hội kinh doanh của DN.
d.Hoạt động Marketing
Hoạt động marketing của công ty nằm trong chức năng của phòng Kinh doanh nói chung, công ty không có phòng Marketing riêng biệt.
Chính sách về sản phẩm, dịch vụ:
Các sản phẩm hóa chất, thiết bị vật tƣ tiêu hao thay thế cho hệ thống xử lý nƣớc Các dịch vụ vệ sinh, bảo dƣỡng, bảo trì thiết bị xử lý nƣớc, hệ thống trao đổi nhiệt: nồi hơi, tháp làm mát
Hóa chất, thiết bị,lắp đặt, vận hành, tƣ vấn bể bơi
Tƣ vấn, cung cấp, lắp đặt hệ thống xử lý nƣớc sinh hoạt, tinh khiết, bể bơi, sản xuất, nƣớc thải…
Điểm mạnh
Công ty định hƣớng phát triển nhiều sản phẩm, dịch vụ để có thể cung cấp trọn gói, đáp ứng tối đa các nhu cầu có liên quan tới hoạt động xử lý nƣớc, môi trƣờng của khách hàng.
Sản phẩm chủ yếu là sản phẩm nhập khẩu, đạt tiêu chuẩn có chứng nhận từ nhà sản xuất. Nhu cầu của khách hàng đƣợc khảo sát, tƣ vấn cụ thể để phù hợp với năng lực tài chính, đáp ứng yêu cầu từ đơn giản tới khắt khe của khách hàng
Công ty chú trọng phát triển mảng sản phẩm tiêu hao, dịch vụ bảo dƣỡng bảo trì vận hành định kỳ vì duy trì doanh thu thƣờng xuyên, ổn định cho công ty
Bên cạnh đó, công ty cũng nỗ lực giành các dự án cung cấp, lắp đặt hệ thống mang lại doanh thu lớn, gây dựng đƣợc thƣơng hiệu và cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp vật tƣ tiêu hao, dịch vụ định kỳ cho khách hàng, cũng là phù hợp với xu thế phát triển chung của ngành.
Công ty cũng luôn nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, dựa trên mối quan hệ sâu sát với khách hàng để nhận dạng các nhu cầu về các sản phẩm, dịch vụ mới để cải tiến, mở rộng danh mục sản phẩm dịch vụ của mình, phát triển những thị trƣờng ngách một cách hiệu quả.
Công ty cũng luôn tìm cách kết hợp yếu tố bí quyết công nghệ vào các sản phẩm để mang lại sự khác biệt cho sản phẩm nhƣ: tƣ vấn về công nghệ, hƣớng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm sao cho hiệu quả nhất, hỗ trợ việc kiểm tra chất lƣợng, kết quả sử dụng, theo dõi, báo cáo…tạo nên các giá trị gia tăng và bằng cách này công ty luôn theo sát và nắm rõ nhu cầu của khách hàng.
Chính sách giá cả: sản phẩm dịch vụ đƣợc định giá linh hoạt để đáp ứng phù hợp nhất với nhu cầu và năng lực của mỗi khách hàng, đặc biệt ƣu đãi cho khách hàng chiến lƣợc ký hợp đồng nguyên tắc với sản lƣợng lớn, đều đặn, thƣờng xuyên.
Điểm yếu
Sản phẩm chất lƣợng tốt nhƣng mẫu mã, bao bì chƣa đƣợc chú trọng, chƣa đƣợc thiết kế đồng bộ để tạo ấn tƣợng, nhấn mạnh thƣơng hiệu, hình ảnh của công ty trong tâm trí của khách hàng, đối tác
Các hệ thống xử lý nƣớc mà công ty có năng lực cung cấp ở công suất vừa và nhỏ (nƣớc cấp <2400m3/ngày, nƣớc thải <1000m3/ngày)
Chính sách phân phối:
Công ty tập trung vào tập khách hàng mục tiêu: các DN có vốn nƣớc ngoài tại các khu công nghiệp, các nhà hàng khách sạn, khu nghỉ dƣỡng cao cấp, các công ty cổ phần, tƣ nhân lớn và hoạt động tốt…phân đoạn thị trƣờng này phù hợp với DN vì họ thƣờng xuyên có nhu cầu về các sản phẩm, dịch vụ xử lý nƣớc, có khả năng tài chính tốt và có sự hiểu biết nhất định về sản phẩm và sự cần thiết phải sử dụng sản phẩm.
Hiện tại công ty sử dụng hình thức phân phối trực tiếp đến khách hàng cuối cùng, chƣa chú trọng phát triển các kênh phân phối thƣơng mại, trung gian.
Đội ngũ bán hàng chủ yếu là nhân sự trẻ, nhiệt tình, năng động, mặc dù kinh nghiệm cũng nhƣ kiến thức chƣa cao. Tuy nhiên, công ty luôn có các nhân sự chủ chốt, giàu kinh nghiệm theo sát, hƣớng dẫn và hỗ trợ.
Điểm mạnh
Chính sách này có ƣu điểm giúp công ty theo sát hiểu rõ nhu cầu của mỗi khách hàng, chủ động không phụ thuộc đối tác trong việc phân phối sản phẩm, tránh các xung đột giữa các kênh phân phối, luôn đảm bảo về chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ cung cấp.
Điểm yếu
Tuy nhiên chính sách này cũng giới hạn khả năng tiếp cận khách hàng do nguồn lực về con ngƣời và tài chính của công ty có hạn, không tận dụng đƣợc tài nguyên của các kênh phân phối trung gian, khó mở rộng đƣợc thị trƣờng nhanh chóng.
Chính sách thúc đẩy bán hàng:
Do khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp, nên hiện tại DN đang sử dụng hình thức chào bán hàng cá nhân: gặp gỡ trực tiếp, gọi điện, email…kết hợp với việc quảng bá, SEO website trên Internet, tuyên truyền giới thiệu của các khách hàng.
Điểm mạnh
Hình thức này có ƣu điểm là chi phí không cao, DN nắm bắt rõ và chủ động tiếp cận, theo sát khách hàng và cũng tƣơng đối hiệu quả.
DN cũng bƣớc đầu chú ý đến việc xây dựng hình ảnh, nhận diện thƣơng hiệu thông qua việc sử dụng logo công ty trên danh thiếp, đồng phục, mũ bảo hộ, tham gia các hoạt động thiện nguyện để lan tỏa và kết nối với cộng đồng, đối tác tiềm năng. Nhờ vậy, hình ảnh thƣơng hiệu của công ty cũng khá tốt đối với phân khúc khách hàng mục tiêu, mang lại những khách hàng trung thành, gắn bó.
Điểm yếu
Tuy nhiên, DN chƣa sử dụng các hình thức xúc tiến quan trọng khác nhƣ quảng cáo, quan hệ công chúng, tổ chức sự kiện, hội thảo, tham gia hội chợ…Những hình thức này đòi hỏi sự đầu tƣ lớn nhƣng hiệu quả truyền bá hình ảnh, xây dựng thƣơng hiệu cho công ty nhanh và mạnh mẽ hơn.
e.Dịch vụ hậu mãi bao gồm lắp dặt, sửa chữa, hƣớng dẫn khách hàng, giải quyết các thắc mắc và khiếu nại của khách hàng.
Điểm mạnh
Công ty chú trọng việc khảo sát, tƣ vấn, hƣớng dẫn sử dụng cụ thể đối với mỗi sản phẩm, dịch vụ. Ngoài ra, công ty còn kết hợp việc kiểm tra, theo dõi, báo cáo tình hình sử dụng sản phẩm, dịch vụ của khách hàng. Đây chính là cách DN thiết lập mối quan hệ sâu sát, đƣa bí quyết, công nghệ vào sản phẩm dịch vụ, mang lại điểm khác biệt cho DN, vì nhờ có sự am hiểu về công nghệ, kinh nghiệm lâu năm trong nghề mới có thể đƣa ra cho khách hàng những tƣ vấn phù hợp, hiệu quả và kinh tế nhất.
Điểm yếu
Công ty chƣa có hệ thống quản lý, chăm sóc khách hàng riêng biệt, việc xử lý các khiếu nại, bảo hành của khách hàng do nhân viên kinh doanh kiêm nghiệm
phụ trách, vì vậy cũng chƣa đồng bộ, nhất quán và đạt hiệu quả cao cho tất cả mọi khách hàng
3.3.1.2. Các hoạt động hỗ trợ
a.Nguồn nhân lực: Công ty TNHH Xử lý nƣớc Minh Hoàng có tổng số 20 CBCNV chính thức trong đó: 03 thạc sĩ, 12 kỹ sƣ, cử nhân, 05 trung cấp và một số nhân công các ngành nghề thời vụ tùy theo yêu cầu của dự án
* Bộ máy điều hành bao gồm:
Giám Đốc là đại diện trực tiếp chủ sở hữu tại Công ty, có quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến việc xác định và thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợi của Công ty.
Phó giám đốc là ngƣời trợ giúp cho Giám đốc Công ty điều hành công ty theo phân công và uỷ quyền của Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm trƣớc đại diện chủ sở hữu, và trƣớc pháp luật về nhiệm vụ đƣợc phân công và uỷ quyền. Công ty hiện có 1 phó Tổng giám đốc phụ trách chung việc sản xuất và kinh doanh.
* Bộ máy giúp việc các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ có nhiệm vụ giúp lãnh đạo Công ty triển khai, giám sát tình hình hoạt động của Công ty, đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển ổn định, bao gồm:
Phòng Tài chính Kế toán: có nhiệm vụ hạch toán kế toán công tác tài chính của Công ty theo chế độ Nhà nƣớc hiện hành, thiết lập và quản lý hệ thống kế toán, xây dựng kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm; kế hoạch sử dụng các nguồn vốn để đầu tƣ phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng Hành chính quản trị: có nhiệm vụ quản lý con dấu theo đúng quy định; quản lý công văn, lƣu trữ giấy tờ chung của Công ty; mua sắm trang thiết bị văn phòng và chịu trách nhiệm về các công việc hành chính khác.
Phòng nhân sự: tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu nhân sự của công ty
Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm và quản lý khách hàng; theo dõi và thúc đẩy việc thực hiện kế hoạch kinh doanh, theo dõi cập nhật doanh thu và phối hợp với bộ phận kế toán thu hồi công nợ
Phòng Xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tìm kiếm đối tác cung cấp nƣớc ngoài, tiến hành các thủ tục nhập khẩu, theo dõi báo cáo tình hình nhập khẩu hàng hóa
Phòng Kỹ thuật: có nhiệm vụ phối hợp với bộ phận kinh doanh khảo sát, thiết kế, dự toán xây dựng và triển khai các công tác kỹ thuật
Bộ phận thủ kho: ghi chép báo cáo, theo dõi xuất nhập kho
Bộ phận giao hàng: Bốc xếp hàng hóa, vận chuyển xuất nhập theo các đơn hàng
Điểm mạnh
Cơ cấu bộ máy tổ chức đơn giản, gọn nhẹ, có tính linh hoạt cao, có nhiều cơ hội phát triển cho mỗi cá nhân
Điểm yếu
Quy mô công ty nhỏ, nhân sự mỏng nên việc phân chia công việc, trách nhiệm chƣa rõ ràng. Hầu hết nhân viên đều kiêm nhiệm chồng chéo nhiều chức năng, chƣa đƣợc xác định rõ ràng về quyền hạn và nhiệm vụ. Vì vậy, nhân sự của công ty tuy có tính linh hoạt cao nhƣng tính chuyên môn hóa thấp, phối hợp chƣa chặt chẽ và chƣa đạt hiệu tối ƣu.
Đặc biệt, việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. DN chƣa có bộ phận nhân sự chuyên trách, nhân viên phụ trách tuyển dụng kiêm nhiệm việc kinh doanh, bán hàng nên việc tuyển dụng chỉ nhằm giải quyết nhu cầu tức thời của DN, chƣa có kế hoạch đào tạo, phát triển, chiến lƣợc xây dựng đội ngũ nhân sự dài hơi cho DN
Về cơ cấu, trình độ nguồn nhân lực: tuổi trung bình là 29.6 khá trẻ, cơ cấu theo trình độ chuyên môn chƣa hợp lý: lực lƣợng kỹ sƣ chƣa tƣơng xứng với khối lƣợng công việc, chủ yếu là kỹ sƣ điện, tự động hóa, thiếu kỹ sƣ chuyên ngành hóa môi trƣờng
Văn hóa công ty: chƣa đƣợc quan tâm, chƣa rõ nét và thiếu sự gắn kết giữa