CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.4. Các giải pháp thực hiện chiến lƣợc kinh doanh tập trung hóa của công ty
4.4.2. Giải pháp kiểm soát chi phí hợp lý
Tiêu chuẩn hóa các hoạt động của DN theo hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2015
ISO 9001:2015 giúp các tổ chức có một hệ thống rõ ràng đƣợc xây dựng trên các nguyên tắc đã đƣợc kiểm chứng nhằm đạt đƣợc các mục tiêu chính:
- Bảo đảm chất lƣợng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng; - Khả năng cải tiến liên tục để tăng chất lƣợng và năng suất
- Bảo đảm các công việc đƣợc “làm đúng ngay từ đầu”; giảm thiểu các sai lỗi, giảm thiểu các lãng phí.
Áp dụng các công cụ quản trị tinh gọn để tối thiểu hóa lãng phí, kiểm soát chi phí hợp lý: 5S, Kaizen…
5S bắt nguồn từ 5 từ trong tiếng Nhật đó là Seiri - Sàng lọc, Seiton - Sắp xếp, Seiso - Sạch sẽ, Seiketsu - Săn sóc và Shitsuke - Sẵn sàng.
Kaizen: “Kai” trong tiếng Nhật là thay đổi và “Zen” có nghĩa là tốt hơn. Kaizen có nghĩa là cải tiến hơn và sự cải tiến liên tục này đƣợc thực hiện bởi tất cả nhân sự của công ty, từ giám đốc tới nhân viên. Nguyên tắc của Kaizen:
- Cải tiến liên tục: Theo triết lý Kaizen, kết thúc công việc không có nghĩa là hoàn thành công việc đó mà chỉ đơn giản là kết thúc một giai đoạn trong quá trình để chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Vì vậy DN phải liên tục cải tiến để tốt hơn nhằm cắt giảm lãng phí, nâng cao năng suất lao động.
- Xây dựng văn hóa không đổ lỗi: Quản lý phòng, ban, đơn vị nào chịu trách nhiệm mọi công việc trong phòng, ban, đơn vị đó. Mọi công việc đều đƣợc phân chia cụ thể, rõ ràng cho từng cá nhân để nắm rõ trách nhiệm.
- Tạo môi trƣờng làm việc khuyến khích làm việc nhóm: Văn hóa mở và môi trƣờng làm việc nhóm có thể tạo ra môi trƣờng làm việc thoải mái và thân thiện hơn khi chia sẻ kinh nghiệm. Khi làm việc nhóm, giữa các thành viên sẽ có sự trao đổi, thông tin đa chiều, nhanh chóng, minh bạch, rõ ràng, hợp tác và nỗ lực chung sẽ tạo nên danh tiếng và kết quả cho cả nhóm.
-Truyền thông nội bộ hiệu quả: Thông tin là yếu tố quan trọng trong quá trình SXKD. Kênh thông tin “xuống” từ phía quản lý tới nhân viên cần đƣợc kịp thời, chuẩn xác, rõ ràng và tới đúng ngƣời.
-Cải tiến năng suất và hiệu quả: Kaizen hƣớng tới cải thiện năng suất và công việc hiệu quả thông qua rất nhiều phƣơng pháp bao gồm: Đào tạo, khuyến khích, phân công việc rõ ràng, truyền thông nội bộ hiệu quả, xây dựng văn hóa công ty mở cho những sáng kiến mới.
Tăng cƣờng hoạt động lập kế hoạch và kiểm tra, kiểm soát để nâng cao hiệu quả công việc, cắt giảm chi phí hợp lý
Chủ động trong việc nắm bắt các thông tin thị trƣờng ngành về sản phẩm, dịch vụ, giá cả, thị hiếu của khách hàng, công nghệ, quy định, chính sách pháp luật, các biến động trong nền kinh tế vĩ mô nhƣ tỉ giá, lãi suất, tăng trƣởng kinh tế, chính trị… để có những dự báo, kế hoạch phù hợp. Tránh tình trạng bị động, phát sinh chi phí trong quá trình kinh doanh.
Lập kế hoạch các hoạt động của DN đồng bộ, chặt chẽ để chủ động trong công việc Kiểm tra, kiểm soát thƣờng xuyên để hỗ trợ thực hiện tốt kế hoạch.
Phân tích qui trình tạo nên giá trị gia tăng cho thị trƣờng và khách hàng, làm rõ vai trò và chức năng của từng giai đoạn, xác định công việc quan trọng, mấu chốt để kiểm soát.
Thiết lập cơ cấu tổ chức hiệu quả, mô tả công việc đầy đủ rõ ràng về trách nhiệm của từng bộ phận, xây dựng quy trình, hệ thống kiểm soát
Khuyến khích nhân viên tự kiểm soát tốt công việc của mình là cách hiệu quả nhất